WORKSECTION

Управління учасниками

Де я можу переглядати та управляти учасниками в моєму акаунті?

Для цього в системі служить розділ ​“Люди”. Якщо ви знаходитесь на ​“Головній” сторінці (в масштабі акаунта), просто перейдіть в розділ ​“Люди”:


Якщо ж ви перебуваєте всередині проекту, розділу ​“Люди” в ньому немає. Щоб перейти в масштаб акаунта — натисніть на ​“логотип” або ​“назву компанії”:

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як знайти учасника в розділі "Люди"?

Поле ​“Пошук” в правому верхньому куті швидко дозволяє знайти потрібних вам людей за першими літерами імені або цифрами телефону.

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Користувач з мого акаунту забув пароль. Як нагадати?

Нехай користувач зайде на сторінку авторизації і натисніть на ​“Забули пароль”. Система відправить йому інструкцію щодо зміни пароля на реєстраційний email.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Що таке картка учасника? Яка інформація в ній присутня?

На сторінці Люди всі учасники акаунта представлені картками-візитками. 

Візитка містить: ім’я учасника, його контактні дані, посаду, кількість проектів, в яких він бере участь, онлайн статус та час останньої активності в системі.


Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як редагувати дані учасників?

У розділі Люди відзначте візитки потрібних учасників і у додатковому меню, що з’явилось, натисніть на «Редагувати»:


Для кожного користувача відкриється вікно редагування профілю. Переходити між користувачами можна за допомогою меню, що з’явилося зверху, з їх іменами1.



У лівій частині вікна можна змінити налаштування приватності1, команду і відділ, ввести ім’я, посаду користувача, стать, а також вказати дату народження, мову інтерфейсу і додати контактні дані2.

У правій частині вікна3 можна налаштувати email, push сповіщення, а також системні повідомлення для користувача.

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як змінити доступ до проєктів для користувача?

Щоб змінити доступ до проєктів для певного учасника, відкрийте розділ Люди.


Відмітьте візитку потрібної людини та в меню, яке відкриється, натисніть ​“Доступ”.

З’явиться вікно з повним списком проєктів. Виберіть проєкти, до яких потрібно надати доступ і застосуйте зміну, натиснувши на ​“Оновити доступ” (ті, в яких він бере участь, відзначені галочкою).

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як подивитися список днів народження співробітників і клієнтів?

Список днів народження співробітників і клієнтів показаний в календарі і відзначений спеціальною іконкою навпроти імені співробітника. Крім того, Worksection завжди нагадає про наближення днів народження в щоденному поштовому дайджесті.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як вносити зміни відразу в групу користувачів?

Спочатку відмітьте візитки потрібних вам людей:


Щоб вибрати всіх учасників команди, наведіть курсор на іконку команди та відмітьте галочкою.


При виборі декількох користувачів вгорі з’явиться меню групових операцій:

  • “Редагувати” — редагувати профілі;
  • “Запросити” — запросити користувачів в систему (тільки якщо у виділеній групі є незапрошені);
  • “Права” — змінити ролі та права;
  • “Доступ” — змінити доступ до проєктів;
  • “Підписка” — підписати на завдання або відписати від них;
  • “Перенести” — перенести в інші команди/​відділи;
  • “Експорт” — експортувати контактні дані у файли vCard, CVS або TAB;
  • “Запросити повторно” — вислати запрошення учаснику ще раз;
  • “Ставки” — встановити індивідуальну ставку обраним співробітникам;
  • “Видалити” — видалити учасників.

Якщо в меню не з’явилися всі вказані операції, натисніть кнопку ​“Ще”.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як видалити користувача/відділ/команду?

Права Видалити користувача може

  • власник акаунта
  • адміністратор з правами «Дозволити керувати учасниками».
​

Перейдіть в розділ ​“Люди”. В розділі ​“Люди” виділіть візитку користувача, якого ви збираєтесь видалити (або декількох), в меню виберіть пункт «Видалити», потім натисніть кнопку «Видалити». Користувач вилучений і не зможе більше увійти в систему.


​

Як видалити відділ?

Видалити можна тільки пустий відділ (в якому немає співробітників і контактів). Якщо відділ не порожній, то спочатку потрібно видалити або перенести всіх працівників у інші відділи. 

Потім, для видалення відділу — натисніть на назву потрібного відділу у списку. У вікні, натисніть на пункт ​“Видалити відділ”1 (даний пункт буде тільки в тому випадку, якщо відділ не містить співробітників і контакти): 


Як видалити команду?

Щоб видалити команду, спочатку потрібно видалити всіх її співробітників (в тому числі і контакти) або перенести їх в інші команди. Крім того, в команди не повинно бути проектів.


Для видалення — натисніть на назву потрібної команди в списку. У вікні натисніть на пункт ​“Видалити команду”2 (даний пункт буде тільки в тому випадку, якщо команда не містить співробітників, контакти і проекти):


Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як дізнатися, хто є адміністраторами?

Щоб дізнатися, хто є адміністратором, перейдіть в розділ ​“Люди”.

Зверху розділу знаходиться фільтр відображення ​“Права”. У ньому виберіть пункт ​“Адміністратор команди”, і в розділі відобразяться тільки візитки адміністраторів компаній. Аналогічно можна показати всіх адміністраторів акаунту.

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як встановити погодинну ставку для співробітника?

Для початку необхідно зайти в Акаунт > Налаштування та ​“Облік фінансів”, активувати функцію ​“використовувати годинні ставки” і виставити ставку за замовчуванням1:


Права Заповнювати це поле можуть 

  • Адміністратори з правами ​“дозволити керувати учасниками”
  • Власник
 Учасник з роллю ​“Користувач” не бачить цього поля і не може встановити ставку сам. Він також не бачить ставки інших учасників.


Після активації ставок в профілі кожного користувача з’являється поле для запису його персональної ставки. Заповнювати його необхідно тільки в тому випадку, коли персональна ставка людини відрізняється від ​“ставки за замовчуванням” у налаштуваннях акаунта.



Масово встановити Ставки можна на сторінці ​“Люди”. Відзначте картки учасників, яким ви збираєтеся змінити ставку1. У меню, що з’явилося, натисніть на кнопку «Ставки»2, після чого введіть загальне значення і застосуйте.



Потім введіть індивідуальну ставку і натисніть ​“Застосувати”:



Персональні ставки1 позначені спеціальним значком і їх видно на картках співробітників.


Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як перенести учасника з однієї команди/відділу в іншу команду/відділ?

Перейдіть в розділ ​“Люди”, потім виділіть картку учасника (у правому нижньому куті) і виберіть в меню пункт ​“Перенести”1:


Перед вами відкриється вікно, у якому виберіть команду2 (або відділ3), в яку хочете перенести учасника. А після натисніть ​“Застосувати”.


Примітка для масового виділення всіх учасників команди — наведіть курсор мишки на назву команди і поставте галочку в чекбокс зліва від її назви.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як перейти на вкладку "Контакти"?

При наведенні курсора миші на розділ ​“Люди”, у випадаючому списку натисніть на ​“Контакти”:


Або ж перейдіть в розділ ​“Люди”. Потім натисніть на ​“Учасники” та виберіть пункт ​“Контакти”:


Зверніть увагу! Вкладку Контакти можуть бачити учасники від ролі ​“користувач” та вище з команди ​“Моя”. Учасники з команди ​“Клієнт” розділ Контакти не бачать.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як вести базу контактів?

Вести базу контактів можна в розділі ​“Люди”. Для цього перейдіть у розділ, потім натисніть на зелену іконку і на ​“Контакт…”:


і потім заповніть дані: впишіть email учасника1, при необхідності вкажіть посаду2 та натисніть ​“Зберегти контакт”3:



Зверніть увагу! Контакти не отримують повідомлень та фізичного доступу в систему. Фактично — це візитка і знаходитися вона буде в розділі ​“Люди” на вкладці ​“Контакти”.

Примітка також, для ведення бази контактів можна створити окремий проект. Назвати, наприклад, ​“База контактів” і в ньому за допомогою задач вести базу.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як "контакт" зробити учасником акаунта?

Перейдіть в розділ ​“Люди” і на сторінку ​“Контакти” та відзначте картку учасника і натисніть ​“Запросити”:


У вікні, що з’явилося, виберіть роль1, яку хочете присвоїти учаснику. За замовчуванням встановлюється роль ​“Користувач”. Оберіть проекти2, в які хочете дати доступ учаснику та натисніть ​“Запросити в акаунт”3:

Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як запросити учасника наново до акаунту?

Щоб запросити учасника до акаунту наново, перейдіть в розділ ​“Люди”. Потім знайдіть картку учасника і відзначте її1. У меню, що з’явилося, натисніть на пункт ​“Ще”2:


Потім відкриються ще додаткові опції в меню. Знайдіть і натисніть на ​“Запросити наново”:


Учасник отримає запрошення на свій email, що вказаний в системі. 
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Не приходить запрошення учаснику. Що робити?

Якщо ви відправили запрошення новому учаснику і він не отримав лист: 
  1. Попросіть додатково перевірити на пошті папку ​“Спам” та ​“Пропозиції”
  2. Якщо використовуєте корпоративний поштовий домен, додайте у білий список наші адреси:
  • notifications@​worksection.​com
  • info@​worksection.​com 

Якщо це не допомогло – зверніться в підтримку.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні

Як переглянути лікарняні та відпустки учасників та як їх призначати?

У Worksection ви можете легко відстежувати лікарняні та відпустки учасників команди. 

Права призначити відпустку чи лікарняний можуть:
  • Власник акаунту
  • Адміністратори акаунту, команди або відділу, які мають право «Дозволити управляти учасниками», в межах усього акаунту, своєї команди або відділу.
  • Учасник (тільки для себе), якщо в Акаунт -> Налаштування в блоці ​“Вихідні дні” встановлено дозвіл ​“Дозволити учасникам правити свій графік роботи”. Ця функція доступна на тарифі ​“Преміум” і вище.
Щоб переглянути або змінити графік роботи учасника на сторінці ​“Люди”, натисніть на ​“картку учасника”1 та на ​“графік роботи”2 у вікні, що з’явилось: 



Також графік можна відкрити на сторінці профілю учасника: 



У розділі ​“Графік роботи” ви можете переглянути дні відпустки (позначаються бірюзовим кольором та іконкою пальми) або лікарняного (фіолетовий колір та іконка градусника).



На Графіку роботи ви можете:

1 — Встановити ​“норму робочих годин” та побачити загальну кількість робочих годин за 
рік, враховуючи всі неробочі години. Кількість годин на рік вказана під ім’ям учасника. 

2 — Вимкнути або ввімкнути ​“Звітність” для обраного учасника

3 — Переглянути загальну кількість неробочих днів учасника і перейти до їх редагування.

4 — Перемикніть на режим призначення днів відпустки та позначте потрібні дні в календарі, що відмітить їх які ​“відпустка” та позначить бірюзовим кольором.

5 — Перемикніть на режим призначення лікарняного та позначте потрібні дні в календарі, що відмітить їх які ​“лікарняні” та позначить фіолетовим кольором. 

6 — Вказані на графіку лікарняні учасника фіолетовим кольором. 

7 — Відмічені дні відпустки бірюзовим кольором. 

8 — У нижній частині сторінки ви можете встановити дату прийняття на роботу та дату звільнення, якщо ці події вже відбулися.

Як і де відображається інформація про відпустку та лікарняний? 


Відпустки та лікарняні відображаються при призначенні термінів завдань:



Зверніть увагу! Якщо у налаштуваннях акаунту ви заборонили встановлення термінів завдань на вихідні дні, то система не дасть вам поставити завдання на час відпустки і допоможе правильно розрахувати тривалість завдань у робочих днях.

На діаграмі Ганта лікарняні, відпустка та вихідні дні позначаються сірим кольором:



А також на календарі:



1 — Приклад відображення відпустки на календарі. 

2 — Приклад відображення лікарняного на календарі. 

Перебування учасника у відпустці або на лікарняному позначається відповідною іконкою у наступних місцях: 
  • Сторінки ​“Люди” та ​“Команда проєкту”
  • На сторінках списку завдань замість аватарки відповідального
  • При виборі відповідального та у списку підписників до задачі


Примітка Іконки будуть сірими, якщо до відпустки чи лікарняного залишилося сім або менше днів.

Інформація про те, що співробітник знаходиться у відпустці або на лікарняному видна всім учасникам проєкту.
Ця стаття була вам корисною? Так, дякую! Ні
esc
или
Роздрукувати