Для цього є розділ «Проекти». Учасники проектів можуть бачити всі свої проекти в цьому розділі. Бачать дату старту та дату завершення проекту, відсоток виконаних задач і витрачений час. Крім цього, адміністратори і власник акаунта мають доступ до прихованої від всіх інших людей колонки «Примітки». Зазвичай, у ролі адміністраторів і власника акаунта, виступають директори компаній та їх заступники, у цих колонках вони можуть записувати конфіденційну інформацію, яка допоможе їм правильно розставити пріоритети у виконанні проектів.
Проекти у розділі можна відображати як на картках, так і у вигляді таблиці. Для цього служить перемикач «Вид»1 .
Перемикач відображення зліва під головним меню1. Поруч знаходиться панель сортування і динамічних фільтрів2. В головному меню також є динамічний пошук за проектами3.
Картка проекту містить наступну інформацію:
1 Назва проекту
2 Статус
3 Терміни
4 Задачі і ресурси
5 Примітки (доступно тільки адміністраторам)
6 Керівник проекту
7 Учасники
8 Остання дія у проекті
Для перегляду архівних проектів — перейдіть на сторінку “Архів”:
Всі дані, які вводились при створенні проекту, можна змінити на самій сторінці “Проекти”.Для цього простоклікніть на іконку налаштувань у картці проекту.
Права Редагувати проекти можуть:
Власник акаунту.
Адміністратор команди з правами “будь-які дані в проектах своєї команди” та “дозволити керувати проектами” (за умови, що проект розташований в папці команди).
Адміністратор акаунту з правом “дозволити керувати проектами”.
Керівник проекту.
Якщо ви не бачите кнопки “шестерня”, значить ваших прав не достатньо для редагування.
Якщо ви знаходитесь в масштабі проекту, також натисніть “Налаштування” біля назви проекту і виберіть пункт “Налаштування проекту”:
Перед тим, як додавати команди і їх співробітників в проєкт, необхідно додати їх в акаунт. Створіть команди та запросіть в них людей.
Припустимо, у вашому акаунті вже є всі потрібні команди та співробітники. Тоді при створенні або редагуванні проєкту, в нижній частині сторінки у вас буде розділ «Доступ».
Щоб додати учасників, просто натисніть на їх імена. Вони відмітяться галочкою. Натисніть «Створити проект», щоб додати людей для спільної роботи над проектом.
Зверніть увагу! Якщо вам потрібно включити в проєкт відразу всіх співробітників будь-якої команди або весь відділ цілком — натисніть на іконку команди або назву відділу:
У мене в акаунті дуже багато проектів. Чи можна виконувати масові операції одразу над групою проектів?
Звичайно. Якщо на сторінці проектів виділити один або більше проектів, вгорі з’явиться панель меню масових операцій. Для виділення наступного проекту — не обов’язково потрапити в чекбокс, достатньо клікнути на картку проекту або його рядок в таблиці.
Кількість функцій в меню панелі масових операцій залежить від прав користувача. Розглянемо, які є операції над вибраними проектами:
Сплячий — присвоїти проектам статус «Очікування»;
В архів — присвоїти проектам статус «Архівний»;
Статуси і мітки — присвоїти проектам статус та мітки;
Доступ — забрати або дати людям доступ до обраних проектів;
Параметри — змінити параметри проектів (основну компанію, керівника, відповідального за замовчуванням, політику закриття задач і передачі відповідальності)
Права Ця група опцій доступна тільки адміністраторам з правами “дозволити керувати проектами”.
Задачі — переглянути всі задачі за обраними проектами;
Звіти — сформувати звіт для вибраних проектів;
Календар — переглянути на календарі ключові дати для вибраних проектів;
Діаграма Ганта — побудувати діаграму Ганта для вибраних проектів.
Що таке «архівний» проєкт і проєкт в «сплячому» режимі? Як змінити статус проєкту?
У будь-якому тарифному плані, крім Преміум та Enterprise, існує обмеження за кількістю активних проєктів. Водночас ми жодним чином не обмежуємо кількість проєктів у вашому архіві. Після того, як ви повністю завершили роботу над проєктом, не має сенсу його видаляти, зробіть його архівним, тим самим звільнивши місце для нових активних проєктів. У разі необхідності, ви у будь-який момент можете повернути проєкт в активний статус. Проекти у «сплячому» режимі не розсилають email повідомлень, їх завдання не відображаються у стрічці активності та в списку завдань користувача. Запрошення будуть відправлені тільки після того, як ви активуєте проєкт. Також проєкт, який знаходиться в «сплячому» режимі, може бути використаний для створення «Шаблонного проєкту». Також, такі проєкти враховуються при підрахунку кількості всіх проєктів акаунту.
Для того, щоб змінити статус проєкту, перейдіть в “Налаштування” проєкту. У правій частині поля «Назва проєкту» виберіть статус проєкту «Сплячий» і натисніть кнопку «Оновити проєкт».
Чи можу я зробити проєкт архівним, якщо у ньому залишилися незакриті завдання?
Звичайно. Наприклад, якщо робота над проєктом тимчасово зупинена, зробіть його архівним. Коли ви вирішите повернутися до роботи над проєктом, просто активуйте його. Все збережеться у такому ж вигляді, як і було до архівації.
Ваш Worksection акаунт дозволяє зберігати необмежену кількість архівних проєктів. Після того, як ви повністю завершили роботу над проєктом, не має сенсу його видаляти, зробіть його архівним. Ви та ваші клієнти як і раніше зможуть заходити на сторінки проєкту, переглядати завдання, коментарі, завантажувати файли. Різниця лише в тому, що у статусі архівного проєкту не дозволено нічого створювати, видаляти та редагувати.
Знаходячись в масштабі проекту, також натисніть“Налаштування” біля назви проекту і виберіть пункт“Архівувати проєкт”:
Якщо у вас виникне бажання відновити роботу над проєктом, відкрийте Налаштування архівного проєкту, в меню натисніть «Активувати».
Якщо у вас є необхідність вести Wiki та обговорювати проект без прив’язки до конкретних задач, — зробити це дуже просто!
Перейдіть в редагування проекту.
Створіть порожній Google документ, використовуючи кнопку «Створити документ».
Обов’язково відкрийте документ для редагування, як показано нижче!
Назвіть його і натисніть «Оновити проект».
Після цього, відкритий для роботи документ з’явиться насторінці огляду проекту. Всі учасники проекту побачать цей файл і зможуть спільно його редагувати. При цьому буде доступна повна історія всіх змін.
Права видалити проект може тільки Власник і Адміністратор акаунта з правами “дозволити керувати проектами”.
Перш ніж видалити проект, його потрібно архівувати. Для цього перейдіть в розділ “Проекти”, позначте потрібний проект1 та у меню натисніть пункт “В архів” 2
Перейдіть у вкладку “Архів”. Для цього натисніть на “Активні” і в спадному меню виберіть пункт “Архів”.
На картці проекту, який ви хочете видалити, знайдіть і натисніть іконку корзини. Підтвердьте дію і проект буде видалено.
На відміну від архівованого, відновити видалений проект неможливо.
Перейдіть в налаштування проекту, натиснувши на “шестирню” і на відповідний пункт:
Права Встановити/змінити робочий процес проекту може:
власник акаунта
адміністратор акаунта з правами “Дозволити керувати проектами”
адміністратор команди з правами “Дозволити керувати проектами” (в рамках своєї команди)
керівник проекту
На сторінці, що відкрилася, натисніть на поле “Статуси/Набори міток”. Потім відзначте робочий процес1, набір міток2 і натисніть OK3. Потім натисніть на “Оновити проект” щоб зберегти зміни.
Зверніть увагу! Робочий процес в проекті може бути тільки один, але наборів міток — скільки завгодно.
Приміткаякщо внести зміни в робочий процес одного проекту, вони будуть діяти і для інших проектів, в яких встановлено даний процес.
При зміні робочого процесу в проекті — всі завдання на канбан-дошці потрапляють в бэклог.
Встановити статус і мітки для проекту можна при створенні проекту. Для цього в полі створення проекту натисніть на “Без статусу і міток” і виберіть необхідний.
Права Призначати статус і мітки проекту може:
керівник проекту
адміністратор команди з правом “дозволити управляти проектами” в рамках проектів своєї команди
адміністратор всього акаунта з правом “дозволити управляти проектами”
власник акаунта
Також встановити статус і мітки проекту можна для створеного проекту. Для цього перейдіть розділ “Проекти” і натисніть на порожній значок міток, який знаходиться поруч з датою створення проекту.
Як встановити/прибрати колір проекту і для чого він потрібен?
Колір можна встановити при Створенні / Редагуванні проекту. Натисніть на правий кут поля назви проекту. Виберіть колір серед 10 представлених системою.
Права Хто може виставляти колір проекту:
керівник проекту
адміністратор команди з правами “дозволити управляти проектами” в рамках проектів своєї команди
адміністратор всього акаунта з правами “дозволити управляти проектами”
власник акаунта
Встановити колір можна вже створеному проекті. Натисніть на правий верхній кут картки проекту і виберіть колір. Щоб прибрати — натисніть на раніше обраний колір.
Наявність кольору проекту дає можливість надалі фільтрувати проекти по ньому. Зручно використовувати кольори для розмежування проектів за обраними типами, наприклад, по клієнтам.
Права Створювати статуси і Мітки для проектів може:
адміністратор акаунту з правами “Доступ до налаштування акаунта”
власник акаунта.
Наборів міток проектів може бути скільки завгодно. Для створення нового набору — натисніть на “Додати набір міток”. Придумайте йому назву і натисніть “ОК”.
Можливо створити набір міток проектів для учасників, які не будуть видимі команді “Клієнт”1.
Натисніть на “+” для створення нової мітки проекту. У меню, виберіть колір мітки і впишіть назву. Після, натисніть“Додати”
Фільтрувати проект по мітці ви можете на всіх видах списків завдань.
Щоб відобразити список проектів з необхідною міткою на діаграмі Ганта перейдіть в розділ Календар > Діаграмма Ганта. Натисніть на меню “Проект” і у випадаючому меню “Проект-Мітки” виберіть необхідну мітку.
У кожному проекті є можливість імпортувати дані в CSV форматі попередньо привівши файл до потрібного виду. Натисніть на кнопку налаштувань проєкту1, Імпорт2, Worksection CSV3 та Вибрати CSV файл 4.
Окрім цього у нас є відкритий API, через який ви можете спробувати самостійно імпортувати потрібні дані: документація API .
