WORKSECTION

Управління проектами

Де подивитися повний список проектів?

Для цього є розділ «Проекти». Учасники проектів можуть бачити всі свої проекти в цьому розділі. Бачать дату старту та дату завершення проекту, відсоток виконаних задач і витрачений час. Крім цього, адміністратори і власник акаунта мають доступ до прихованої від всіх інших людей колонки «Примітки». Зазвичай, у ролі адміністраторів і власника акаунта, виступають директори компаній та їх заступники, у цих колонках вони можуть записувати конфіденційну інформацію, яка допоможе їм правильно розставити пріоритети у виконанні проектів.

Проекти у розділі можна відображати як на картках, так і у вигляді таблиці. Для цього служить перемикач «Вид»1 .



Перемикач відображення зліва під головним меню1. Поруч знаходиться панель сортування і динамічних фільтрів2. В головному меню також є динамічний пошук за проектами3.

Картка проекту містить наступну інформацію:



1 Назва проекту
2 Статус
3 Терміни
4 Задачі і ресурси
5 Примітки (доступно тільки адміністраторам)
6 Керівник проекту
7 Учасники
8 Остання дія у проекті

Так само, список проектів відображається на вкладці Головна в масштабі акаунта:



Для перегляду архівних проектів — перейдіть на сторінку «Архів»:


Як перейти в налаштування проекту? Як редагувати проект?

Всі дані, які вводились при створенні проекту, можна змінити на самій сторінці Проекти. Для цього просто клікніть на іконку налаштувань у картці проекту.



Якщо ви знаходитесь в масштабі проекту, також натисніть «Налаштування» біля назви проекту і виберіть пункт «Налаштування проекту»:



Зверніть увагу! Створювати і редагувати проекти можуть тільки користувачі з ролями Адміністратор компанії і вище. При цьому, вони повинні мати права на створення і редагування проектів (галочка повинна стояти біля пункту з правами «дозволити керувати проектами»). Якщо ви не бачите кнопки «шестерня», значить ваших прав не достатньо для створення та редагування.
Редагувати проект також може і керівник проекту. Але якщо у нього роль «користувач», — створювати проекти він не зможе.

Де подивитися всі проекти, в яких я беру участь?

Це можна зробити у верхньому меню швидкого доступу «Мої проекти». Перейшовши туди, ви побачите список всіх проектів, в яких ви берете участь.



Вгорі вікна є поле для «живого пошуку». Якщо список проектів великий, просто почніть вводити в нього перші літери назви проекту ви його знайдете.

Як подивитися, хто бере участь у проєкті?

На сторінці «Команда» видно список учасників, що беруть участь в проєкті.


На сторінці учасників ви можете здійснювати масові операції з карточками учасників. Наприклад, редагувати, змінювати права, переносити у відділи тощо.

Відзначте кілька користувачів, натисніть на картки з їх іменами — і з’явиться блок масових операцій1 у верхній частині екрану.

Як додати до проєкту учасників з різних команд?

Перед тим, як додавати команди і їх співробітників в проєкт, необхідно додати їх в акаунт. Створіть команди та запросіть в них людей.

Припустимо, у вашому акаунті вже є всі потрібні команди та співробітники. Тоді при створенні або редагуванні проєкту, в нижній частині сторінки у вас буде розділ «Учасники проєкту».
Щоб додати учасників, просто натисніть на їх імена. Вони відмічаться галочкою. Натисніть «Створити проект», щоб додати людей для спільної роботи над проектом.


Порада Якщо вам потрібно включити в проєкт відразу всіх співробітників будь-якої команди або весь відділ цілком — натисніть на іконку команди або назву відділу:

Що таке «основна компанія» проєкту і на що це впливає?

У ролі основної компанії проєкту може виступати як ваша компанія, так і компанія ваших клієнтів. На головній сторінці в блоці «Ваші проєкти», проєкт завжди знаходиться під назвою основної компанії.


Крім цього, на всіх сторінках проєкту, у верхній частині, буде видно логотип і назву основної компанії.

Щоб призначити компанії статус «основної», при створенні проєкту (або в Налаштуваннях проєкту, якщо проєкт вже створений) наведіть на компанію і на спливаючу кнопку «Зробити основною». Готово!


Порада Якщо з одним клієнтом Ви працюєте більше, ніж над одним проєктом, то має сенс призначати основною компанією проєкту саме компанію вашого клієнта. Тоді всі його проєкти будуть згруповані під назвою його компанії, а також на всіх його проєктах буде стояти логотип клієнта. Клієнту буде дуже приємно, а вам буде легко орієнтуватися в проєктах.

У мене в акаунті дуже багато проектів. Чи можна виконувати масові операції одразу над групою проектів?

Звичайно. Якщо на сторінці проектів виділити один або більше проектів, вгорі з’явиться панель меню масових операцій. Для виділення наступного проекту — не обов’язково потрапити в чекбокс, достатньо клікнути на картку проекту або його рядок в таблиці.


Кількість функцій в меню панелі масових операцій залежить від прав користувача. Розглянемо, які є операції над вибраними проектами:

  • Сплячий — присвоїти проектам статус «Очікування»;
  • Архів — присвоїти проектам статус «Архівний»;
  • Команда — забрати або дати людям доступ до обраних проектів;
  • Параметри — змінити параметри проектів (основну компанію, керівника, відповідального за замовчуванням, політику закриття задач і передачі відповідальності)

Примітка! Ця група опцій доступна тільки адміністраторам з правами «дозволити керувати проектами».

  • Задачі — переглянути всі задачі за обраними проектами;
  • Звіти — сформувати звіт для вибраних проектів;
  • Календар — переглянути на календарі ключові дати для вибраних проектів;
  • Діаграма Ганта — побудувати діаграму Ганта для вибраних проектів.

Як створити шаблонний проєкт?

Створіть проєкт і назвіть його, наприклад, «Шаблон». У статусі відзначте режим «Сплячий», а потім наповніть його типовими задачами та підзадачами. Задайте задачам/підзадачам терміни та зв’язки. Завдання з такого проєкту не з’являються в списках завдань і в календарі активності. Для того, щоб наповнити новий проєкт завданнями, використовуйте функцію масового копіювання. При копіюванні є можливість зберегти терміни та зв’язки вибраних завдань.

Що таке «архівний» проєкт і проєкт в «сплячому» режимі? Як змінити статус проєкту?

У будь-якому тарифному плані, крім Максимального, існує обмеження за кількістю активних проєктів. Водночас ми жодним чином не обмежуємо кількість проєктів у вашому архіві. Після того, як ви повністю завершили роботу над проєктом, не має сенсу його видаляти, зробіть його архівним, тим самим звільнивши місце для нових активних проєктів. У разі необхідності, ви у будь-який момент можете повернути проєкт в активний статус. Проекти у «сплячому» режимі не розсилають email повідомлень, їх завдання не відображаються у стрічці активності та в списку завдань користувача. Запрошення будуть відправлені тільки після того, як ви активуєте проєкт. Також проєкт, який знаходиться в «сплячому» режимі, може бути використаний для створення «Шаблонного проєкту». Також, такі проєкти враховуються при підрахунку кількості всіх проєктів акаунту.

Для того, щоб змінити статус проєкту, перейдіть в Налаштування проєкту в Головному меню. У правій частині поля «Назва проєкту» виберіть статус проєкту «Архів» або «Сплячий» і натисніть кнопку «Оновити проєкт».

Чи можу я зробити проєкт архівним, якщо у ньому залишилися незакриті завдання?

Звичайно. Наприклад, якщо робота над проєктом тимчасово зупинена, зробіть його архівним. Коли ви вирішите повернутися до роботи над проєктом, просто активуйте його. Все збережеться у такому ж вигляді, як і було до архівації.

Навіщо зберігати архівні проєкти?

Ваш Worksection акаунт дозволяє зберігати необмежену кількість архівних проєктів. Після того, як ви повністю завершили роботу над проєктом, не має сенсу його видаляти, зробіть його архівним. Ви та ваші клієнти як і раніше зможуть заходити на сторінки проєкту, переглядати завдання, коментарі, завантажувати файли. Різниця лише в тому, що у статусі архівного проєкту не дозволено нічого створювати, видаляти та редагувати.

Якщо у вас виникне бажання відновити роботу над проєктом, перейдіть в Налаштування проєкту, в поле з назвою виберіть статус «Активний» і натисніть «Оновити проєкт».

Як організувати Wiki проекта?

Якщо у вас є необхідність вести Wiki та обговорювати проект без прив’язки до конкретних задач, — зробити це дуже просто!
Перейдіть в редагування проекту. Розкрийте опцію «Додати опис проекту і файли»1.


Створіть порожній Google документ, використовуючи кнопку «+»1.



Обов’язково відкрийте документ для редагування, як показано нижче!



Назвіть його і натисніть «Оновити оформлення».

Після цього, відкритий для роботи документ з’явиться на Головній сторінці проекту. Всі учасники проекту побачать цей файл і зможуть спільно його редагувати. При цьому буде доступна повна історія всіх змін.

Як повністю видалити проект?

Перш ніж видалити проект, його потрібно архівувати. Для цього перейдіть в розділ Проекти, позначте потрібний проект1 та у спливаючому меню виберіть пункт «архів»2


Перейдіть у вкладку Архів. Для цього натисніть на «Активні» і в меню виберіть пункт «Архів»


На картці проекту, який ви хочете видалити, знайдіть значок і натисніть на нього. Підтвердьте дію і проект буде видалено.


На відміну від архівованого, відновити видалений проект неможливо.

Примітка: видалити проект може тільки власник акаунта і адміністратор акаунта з правами «дозволити керувати проектами».

Як архівувати проект?

Перейдіть в розділ Проекти. Потім відзначте проект1 і натисніть «В архів»2



Щоб перейти на сторінку Архів, натисніть на «Активні» і в меню виберіть пункт «Архів»:



Примітка: Архівувати/активувати проекти можуть: власник акаунта, адміністратор акаунта з правами «дозволити керувати проектами» і адміністратор компанії з правами «дозволити керувати проектами» (в рамках своєї компанії).

Як встановити робочий процес для проекту?

Перейдіть в налаштування проекту, натиснувши на «шестирню» і на відповідний пункт:



На сторінці, що відкрилася, натисніть на поле «Статуси/Набори міток»1. Потім відзначте робочий процес2, набір міток3 і натисніть OK4. Потім натисніть на «Оновити проект» щоб зберегти зміни.



Важливо! Робочий процес в проекті може бути тільки один, але наборів міток — скільки завгодно.
Встановити/змінити робочий процес проекту може: власник акаунта, адміністратор акаунта з правами «Дозволити керувати проектами», адміністратор команди з правами «Дозволити керувати проектами» (в рамках своєї команди) і керівник проекту.

Примітка: якщо внести зміни в робочий процес одного проекту, вони будуть діяти і для інших проектів, в яких встановлено даний процес.
При зміні робочого процесу в проекті — всі завдання на канбан-дошці потрапляють в бэклог.

Як встановити статус і мітки проекту?

Встановити статус і мітки для проекту можна при створенні проекту. Для цього в полі створення проекту натисніть на "Без статусів і міток" і виберіть необхідний.



Також встановити статус і мітки проекту можна для створеного проекту. Для цього перейдіть розділ проекти і натисніть на порожній значок міток, який знаходиться поруч з датою створення проекту.



Призначати статус і мітки проекту може:

керівник проекту, адміністратор команди з правом "дозволити управляти проектами" в рамках проектів своєї команди, адміністратор всього аккаунта з правом "дозволити управляти проектами" і власник аккаунта.

Примітка Доступно на тарифах Преміум і вище. 

Як встановити/прибрати колір проекту і для чого він потрібен?

Колір можна встановити при Створенні / Редагуванні проекту. Натисніть на правий кут поля назви проекту. Виберіть колір серед 10 представлених системою.



Встановити колір можна вже створеному проекту. Натисніть на правий верхній кут картки проекту і виберіть колір. Щоб прибрати — натисніть на раніше обраний колір.


Наявність кольору проекту дає можливість надалі фільтрувати проекти по ньому. Зручно використовувати кольори для розмежування проектів за обраними типами, наприклад, по клієнтам.

Хто може виставляти колір проекту:

керівник проекту, адміністратор команди з правами «дозволити управляти проектами» в рамках проектів своєї команди, адміністратор всього аккаунта з правами «дозволити управляти проектами» і власник аккаунта.

Як відфільтрувати проекти одного кольору?

Щоб відфільтрувати проекти одного кольору перейдіть в розділ «Проекти», потім в меню «Показати» виберіть потрібний колір.

Як створити статуси і мітки для проектів?

В розділі Акаунт -> Статуси і мітки -> для проектів PRO натисніть на «+» для створення статусу.


Наборів міток проектів може бути скільки завгодно. Для створення нового набору — натисніть на «Додати набір міток». Придумайте йому назву і натисніть «ОК».

Можливо створити набір міток проектів для учасників, які не будуть видимі команді Клієнт1.



Натисніть на «+» для створення нової мітки проекту. У меню, виберіть колір мітки і впишіть назву. Після, натисніть"Додати"


Створювати статуси і Мітки для проектів може:

адміністратор облікового запису з правами «Доступ до налаштування та оплати аккаунта» і власник аккаунта .
Примітка Доступно на тарифах преміум і вище.

Як відфільтрувати дані по мітці проекту?

Фільтрувати проект по мітці ви можете на всіх видах списків завдань.
Щоб відобразити список проектів з необхідною міткою на діаграмі Ганта перейдіть в розділ «Календар  Діаграмма Ганта». Натисніть на меню Проект і у випадаючому меню «Проект-Мітки» виберіть необхідну мітку.


Які є види папок для проектів?

Для зручності групування проєктів — використовуйте папки.


  1. зеленого кольору папки папки «Моя» команда. З такою ж назвою, як називається команда у розділі Люди
  2. сині — папки команди «Клієнт»
  3. жовті — додані учасниками акаунту
Також можна додати потрібну папку4, якщо такої немає в акаунті. Обмеження на кількість папок не існує.

Створювати папки може:
  • власник акаунту
  • адміністратор акаунту з правами «дозволити керувати проєктами»
  • адміністратор команди з правами «будь-які дані в проєктах своєї команди» і «дозволити створювати проєкти»
  • адміністратор команди з правами «дії своєї команди в будь-яких проєктах» і «дозволити управляти проєктами»
  • адміністратор відділу з правами «дозволити створювати проєкти»
Видалити та редагувати може:
  • власник акаунту
  • адміністратор акаунту з правами «дозволити керувати проєктами»

Як створити папку для проєктів?

Створити папку для проєктів можна при створенні самого проєкту.
Натисніть на іконку + і на Новий проєкт:


Над назвою проєкту є іконка у вигляді папки з її назвою. Натисніть на назву папки:


Потім у списку, що відкрився, натисніть на Додати папку:


Впишіть назву для папки та натисніть на OK


Потім після заповнення даних за проєктом, натисніть на Створити:


Проект буде створений у новій папці.

Примітка: нову папку можна створити також і при редагуванні проєкту, перенісши його таким чином в потрібну папку.

Як закріпити проєкт за командою/папкою?

Закріпити проект за командою/папкою можна при створенні та редагуванні проекту.
Натисніть на папку над назвою проекту:


І відзначте папку, за якою хочете закріпити проект.


Потім збережіть зміни, натиснувши на Оновити проект

esc
или
Роздрукувати