WORKSECTION

Управління списком задач

Як структурувати задачі за мітками і статусами?

Для швидкого пошуку і зручної роботи з задачами в проєкті ви можете використовувати статуси та мітки.

Статус у задачі завжди один, а міток може бути багато. Наприклад, мітки «3D-графіка», «документація» і статус  «на перевірці».

Мітки можна використовувати:

  • щоб описати характер роботи: дизайн, програмування, обговорення, брейншторм
  • щоб описати обсяг роботи: XL-size, M-size, S-size  все як у вас )
  • щоб описати результат роботи: зроблено добре, зроблено норм, зроблено так собі
  • щоб описати складність роботи: складна, середня складність, нескладна. Це полегшить вибір виконавця відповідно до його проф. рівня.
  • щоб описати тип роботи: планове завдання, додаткові побажання або переробка. Тоді в кінці проєкту в ретроспективі буде зрозуміло, чи то робили так собі та переробляли постійно, чи то клієнт примхливий.

За замовчуванням у вашому акаунті створено 9 міток, 6 з яких загальнодоступні та 3 для застосування всередині вашої компанії (відзначені замочком і не видно вашим клієнтам). Ви можете налаштувати мітки під вашу компанію, як вам зручно. Налаштовувати мітки можуть адміністратори компанії.


1 — Розділ загальних міток акаунту

2 — Розділ внутрішніх міток (видно тільки компанії власника акаунту)

Призначити або змінити мітки певного завдання дуже просто.

Це можна зробити як на етапі створення задачі, так і при подальшому її редагуванні. Крім цього, призначати мітки можна на льоту, скориставшись відповідним пунктом випадного меню задачі.

Призначення мітки при створенні завдання:


Для призначення нової мітки (або зміни існуючих) у створеній раніше задачі, натисніть на поле з мітками. Перед вами відкриється вікно додавання нових міток. Призначте мітку, виберіть тих, кого слід повідомити про призначення нової мітки, і натисніть «ОК».


За допомогою статусів задач ви можете організувати весь робочий процес (workflow), налаштувавши їх відповідно до специфіки вашої роботи та стадіями, які проходять задачі у вашій компанії. Статуси видно і виконавцю, і керівнику і показують, хто і що повинен наразі зробити по задачі.

У всіх акаунтах є 6 встановлених статусів1. Однак, при необхідності ви можете створювати власні статуси, які ви використовуєте у вашій компанії2.


Статуси розташовані першими для призначення і відокремлені від інших міток при подальшому відображенні.


Крім цього, статуси мають певні властивості, активовані за замовчуванням.


  • Автоматично підставляти перший зі списку статус в процесі створення задачі та підзадачі.
  • Заборонити наявність більш ніж одного статусу у кожної конкретної задачі. При додаванні наступного статусу, попередній автоматично відключається.
  • Відключати всі статуси після повного закриття задачі та підзадачі.
Увага! Якщо вам не підходить така поведінка статусів просто деактивуєте ці налаштування.

Як подивитися список задач проекту (або акаунта)?

Список задач знаходиться в розділі «Задачі».
Якщо ви перебуваєте в «масштабі акаунту», ви бачите всі задачі акаунта. Якщо ж знаходитеся в «масштабі проекту», то ви бачите тільки задачі цього проекту.

Задачі окремого проекту (список задач в «масштабі проекту»):


Задачі всього акаунта (список задач в «масштабі акаунта»):


За допомогою фільтрів ви можете відфільтрувати список задач, наприклад: по мітках або за термінами. Потім відфільтрований список додайте в закладки. Так ви будете мати швидкий доступ до нього, і вам не доведеться витрачати час на повторне виставлення фільтрів.

Як налаштувати персональний список задач і зберегти його в обране?

На сторінці Задачі є два типи фільтрів: простий і розширений. Простий фільтр знаходиться на панелі фільтрів1 над списком всіх задач.


Розширений фільтр дозволяє конкретизувати запит за багатьма параметрами. Щоб застосувати розширений фільтр, на панелі фільтрів розкрийте контекстне меню і виберіть «Розширений фільтр»2.


Ви можете відфільтрувати список задач, як вам завгодно, і запам’ятати його, як окрему сторінку, додавши в обране. Таким чином, ви завжди зможете відкрити список задач з уже застосованими фільтрами та налаштовувати їх заново.

Є два способи додати список в обране:

Спосіб № 1

Розкрийте контекстне меню праворуч на панелі фільтрів, виберіть пункт «В закладки», підкоригуйте назву сторінки, що зберігається, і натисніть кнопку «Додати»:


Спосіб № 2

Розкрийте пункт персонального меню Закладки та натисніть на велику зірку в нижній частині екрана. Підкоригуйте назву сторінки, що зберігається, і натисніть кнопку «Додати»:

Як включити/виключити відображення підзадач в списку?

Якщо ви хочете ввімкнути або вимкнути відображення підзадач в списку, скористайтеся спеціальним перемикачем в меню розділу.
У спливаючому меню виберіть вид відображення: Тільки Задачі /Задачі и підзадачі. Тут же можна вибрати вид відображення, а також приховати або показати виконані задачі.



При відключенні відображення підзадач, вони «ховаються» в свою задачу і можуть бути показані у вигляді списку.

Групові операції над задачами (копіювати, перемістити, змінити видимість...)

Якщо клікнути в області задачі (у будь-якому місці поза інших посилань), ви виділите задачу. Область трохи розшириться, порівняно з іншими задачами, і підсвітиться голубим кольором з боків. Зліва від назви задачі з’явиться чекбокс, відзначений галочкою.

Так само аналогічно можна виділити інші задачі. Як тільки буде виділена перша задача, вгорі вікна з’явиться випливаюче меню масових операцій над задачами. Цифра у лівій частині меню — це кількість виділених задач, над якими будуть проводитися операції.

Які ж є масові операції над задачами?

1. У розділі «Задачі» (в масштабі запису):

  • Закрити — закрити вибрані задачі;
  • Перенести — перенести вибрані задачі в інший проект;
  • Копіювати — скопіювати вибрані задачі в інший проект;
  • Мітки — встановити/прибрати мітки для виділених задач;
  • Призначити — призначити нового відповідального за вибрані задачі;
  • Видалити — видалити вибрані задачі з усіма підзадачами.

2. У розділі «Задачі» (в масштабі проекту) операції ті ж, плюс ще два пункти:

  • Підписанти — масово підписати/відписати співробітників на вибрані задачі;
  • Видимість — масово обмежити видимість задач (задати список користувачів, які мають доступ до вибраних задач).

Увага! Масові операції можливі або з задачами, або з підзадачами, окремо один від одного. Тому у вас не вийде відзначити і задачу, і підзадачу одночасно.

Як згрупувати задачі за проектами?

Щоб згрупувати задачі за проектами, в меню розділу Задачі натисніть на «Список» на панелі фільтрів. У меню, що розкрилося, виберіть пункт «За проектами»:



Тут ви можете вказати порядок відображення проектів:

  • Проекти за алфавітом
  • Релевантний порядок
  • Мій порядок
При групуванні всі задачі будуть відображатися всередині «свого» проекту.

Що можна зробити зі списком задач (експорт, друк, відправити на email)?

Весь список задач або ж список задач із застосованим розширеним фільтром, ви можете:

  • експортувати в .xls формат
  • відправити email
  • зберегти у вигляді http-посилання
  • роздрукувати
  • додати в закладки
Для вибору потрібної дії використовуйте меню «три крапки»:



  1. При виборі першого посилання — «Експортувати в XLS» автоматично почнеться завантаження xls-файлу.
  2. При виборі другого посилання «Відправити на email» — відкривається вікно вибору адресата (надіслати одному з користувачів акаунта або на інший email). Потім список буде відправлений за вибраною адресою у зручному для перегляду вигляді. Адреса відправника така ж, як і у всіх системних email-повідомлень: [email protected]
  3. При виборі третього варіанта — «Отримати посилання» вигляд списку зі всіма застосованими фільтрами буде збережений як http-посилання. При цьому відкриється випливаюче вікно, звідки ви зможете скопіювати посилання на ваш збережений вигляд списку.
  4. При виборі четвертого варіанту «Роздрукувати» — відразу відкриється вікно вибору параметрів друку. Після натискання кнопки «Друк» список задач буде відправлений на роздрукування.
  5. Також ви можете додати параметри фільтра в закладки, вибравши п’ятий пункт.

Як управляти підпискою на задачі проекту? Чи можна підписати співробітників на групу задач?

Для управління підпискою на задачі проекту служить пункт «Підписники» в меню масових операцій розділу «Задачі». Відзначте в списку потрібні задачі і виберіть пункт «Підписники»1 в меню масових операцій:



Після цього відкриється вікно «Підписники», в якому ви можете вибрати дію, яку потрібно здійснити: підписати, відписати учасників або відписати всіх і підписати тільки деяких. Виберіть дію, яку необхідно здійснити:



У вікні відзначте потрібних учасників1 і натисніть «Застосувати»2. Зазначені користувачі будуть підписані (відписані) на обрані задачі.



Увага! Сірим кольором виділені користувачі, email яких не підтверджений. Їм не буде відправлятися жодних повідомлень до підтвердження. Щоб підтвердити email, достатньо один раз зайти під ним у систему.

Як зсунути терміни всіх (або деяких) задач проекту?

Масово змінюйте Старт або Фініш завдань у розділі Задачі за допомогою пункту Термін.


Щоб зрушити всі терміни, досить змінити Старт самої задачі, а всі її підзадачі зрушити слідом за нею автоматично. При цьому всі зв’язки і тривалість завдань збережуться1.



У цьому вікні ви можете не лише змінити дату, але і зсунути її вперед або назад на х робочих днів, а також очистити. Доступ до цих можливостей знаходиться в шапці2:



  • «Встановити» дозволить вибрати в календарі нову дату;
  • «Зсунути вперед» дозволяє задати кількість днів, на яку задача зсунеться в майбутнє;
  • «Зсунути назад» — дозволяє задати кількість днів, на яку задача зсунеться в минуле;
  • «Очистити» — дата буде не визначена.
Після вибору змін термінів, відмітьте, чи потрібно надіслати про це повідомлення передплатникам та натисніть кнопку «Застосувати». Терміни будуть змінені.

Примітка: У разі, коли немає необхідності змінювати терміни всіх задач, а потрібно лише змінити терміни певної підзадачі, — відзначте у списку тільки її і виберіть потрібну дату.

Зсув термінів буде корисний при роботі з шаблонними проектами. Коли у вас робочий процес вже розбитий на задачі, і задані терміни та послідовність їх виконання, у шаблонному проекті ви просто масово копіюєте задачі в новий проект, як описано тут, а потім пересуваєте терміни всіх задач на потрібну дату старту.

Чи можна відобразити тільки задачі з потрібною позначкою? Як?

Так, можна. Для цього в розділі «Задачі» є динамічний фільтр по Мітках. Просто виберіть потрібну позначку і відобразяться лише ті задачі, в яких вона зазначена:


Як переглянути задачі на сьогодні? На найближчі 3 дні? Прострочені задачі?

Для вибірки потрібних вам задач (наприклад, на тиждень) — використовуйте динамічний фільтр «Строки». Це дозволить істотно скоротити загальний список, залишивши в ньому тільки необхідні вам задачі.


Примітка: даний фільтр доступний як у рамках проекту, так і в масштабі всього акаунта.

Як перенести задачу з проекту в проект? Як зробити задачу підзадачею і навпаки?

Для перенесення задачі в інший проект виберіть в меню задачі пункт «Перенести»1



Відкриється модальне вікно перенесення задачі в інший проект.




Виберіть потрібний проект і наступним кроком підтвердіть свою дію, натисканням кнопки «Застосувати».

Щоб зробити задачу підзадачею, виберіть у меню здачі відповідний пункт1.



Тут виберіть задачу1, в яку буде поміщена нова підзадача; вкажіть тих, кого слід повідомити про цю операцію2, і натискайте кнопку «Перенести»3.

Як дізнатися, хто прострочив задачі і як перейти до їх списку?

Заходьте в розділ «Проекти». Прострочені задачі відображаються іконкою червоного кольору з їх кількістю біля аватарки відповідального.

Щоб перейти до списку гарячих задач — натисніть на напис з кількістю гарячих в полі задач1 або ж на іконку біля аватарки2.


Крім того, хто прострочив задачу проекту, ви можете подивитися в «Огляді» кожного проекту і також перейти до списку цих задач.

Як подивитись закриті задачі проекту?

Щоб переглянути закриті задачі проекту, перейдіть у розділ Задачі. В меню «Список» натисніть Закриті1. Потім виставте потрібний період, наприклад, за тиждень2:

Перейдіть на сторінку По Людям, де також виберіть у фільтрі Закриті, де тепер можете переглядати закриті задачі співробітників. Виставте, наприклад, період за тиждень, — будете бачити хто і що зробив, чи вклався він у ліміт передбачуваних витрат, чи перевищив бюджет і на скільки:

Примітка: На цих сторінках додано перерахунок статистики витрат при пошуку і фільтрації.

Як розгорнути/згорнути задачу в загальному списку задач?

Щоб розгорнути задачу і побачити всі її підзадачі в загальному списку — натисніть на іконку1:


І аналогічно, якщо хочете згорнути підзадачі2:


Примітка: Галочка згорнути/розгорнути задачу запам’ятовує свій стан.

Як приховати мітки у вкладці по людям?

Якщо у вас занадто багато тегів і вони заважають роботі, — перейдіть у меню «По людям» і виберіть пункт Тільки статуси 1:



В такому разі, у вас залишаться лише статуси.

Як переносити задачі між учасниками проекту?

Для цього зайдіть в розділ Задачі на сторінку По Людям.

Схопіть за «рядок» і перетягніть його на картку іншого учасника проекту — тим самим завдання переназначиться1.

На сторінці присутні дві «технічні картки» — Будь-який співробітник та Без відповідального2.
Це дозволяє брати ще не призначені завдання і присвоювати їм відповідальних. Або ж навпаки — скидати відповідальність перенесенням на ці картки.


Коли завдань і учасників багато — вся сторінка може займати кілька екранів і так далеко тягати не зовсім зручно. Тому як тільки ви схопили завдання — знизу з’являється «dock» з аватарками співробітників, на яких може бути призначена та чи інша задача3.

Примітка: якщо ви схопили приховану задачу, то внизу з’являться обличчя тільки тих людей, які її бачать, і тільки хтось з них зможе бути новим відповідальним.

Якщо вам не подобається тягати — завжди можна відзначити кілька завдань відразу і, як і раніше, використовувати масові операції, і не тільки перепризначення.

Важливо! Перетягувати можна тільки відкриті задачі. Після усіх дій натисніть — «Зберегти»!

На сторінках з 1000 і більше задач перетягування автоматично деактивується.

Як вивантажити список задач в Excel?

Список задач, звіти і діаграми Ганта можна експортувати в Excel. Щоб вивантажити дані — використовуйте меню «три крапки» на панелі фільтрів і натисніть на пункт «Експортувати в XLS»


Як працює розширений фільтр по датах старту і фінішу?

Щоб зайти в розширений фільтр - натисніть на меню " три крапки" і на "Розширений фільтр". Або натисніть на меню "Ще" та оберіть "Розширений фільтр":


У вікні, що відкриється, побачите чотири поля, два з яких відноситься до "Старту" завдань, а два - до "Фінішу":


Розглянемо всі варіанти, які завдання зможете відобразити, вказавши дати в кожному полі окремо:

У полі "Старт":
  • Вказавши дату в першому полі1 - відобразяться завдання, старт яких потрапляє на обрану дату і всі завдання, які стартують після цієї дати;
  • Вказавши дату у другому полі2 - відобразяться завдання, старт яких потрапляє на обрану дату і всі завдання, які стартували до зазначеної дати.
У полі "Фініш":
  • Вказавши дату в полі3 - відобразяться завдання, завершення яких потрапляє на зазначену дату і всі завдання, які завершаться після цієї дати;
  • Вказавши дату в полі4 - відобразяться завдання, завершення яких потрапляє на зазначену дату і всі завдання, завершення яких потрапляє до зазначеної дати.


Примітка: встановивши позначку "закриті" - у вибірку потраплять також і виконані завдання.

Комбінування полів:

  • Вказавши дати в обох полях "Старт" - відобразяться завдання, старт яких потрапляє в зазначений період часу.   
  • Вказавши дати в обох полях "Фініш" - відобразяться завдання, завершення яких потрапляє в зазначений період часу.
  • Вказавши дату у першому полі "Старт"1 і в другому полі "Фініш"2 - відобразяться завдання, у яких старт і фініш потрапляє у зазначений період часу, а також завдання з дедлайном, які були створені і повинні завершиться в обраний період.


Важливо! Використовуючи поля тільки з блоку "Старт" - в нього також потраплять завдання "без терміну", якщо дата створення завдання потрапляє в період вибірки. Але вказавши додатково дату в полі "фініш" або тільки заповнити поля "фініш" - завдання "без терміну" не потрапляють у вибірку.

Як вивести список задач певного відділу/команди?

Щоб відобразити список задач, де відповідальними є учасники певної команди або відділу — перейдіть в розділ «Задачі». Потім перейдіть в фільтр «Я» та в меню натисніть на «Інший учасник». У вікні, натисніть на назву відділу1 або команди2:

Як переглянути завдання з картками контактів?

У завданнях, в які додані картки контактів, біля назв стоїть позначка у вигляді картки. Наведіть курсор мишки на неї та побачите імена контактів:


Щоб переглянути дані, натисніть на цей значок.
Щоб показати тільки ті завдання, які містять контакти  натисніть на меню «Ще»


Потім натисніть на «з контактами»1 для виведення всіх завдань, в яких вони є.
Натисніть на «вибрати контакт»2, щоб показати завдання по конкретному контакту, вибравши його ім’я зі списку або ввівши ім’я в пошуку3:

esc
или
Роздрукувати