WORKSECTION

Ролі та права учасників

Які ролі користувачів існують і в чому їх відмінність?

У Worksection існують такі ролі:

  • Власник акаунта;
  • Адміністратор акаунта (управляє всіма проектами всіх команд, а також налаштуваннями акаунта);
  • Адміністратор команди (управляє всіма проектами його команди);
  • Керівник проекту (управляє проектом);
  • Користувач (звичайна роль — рядовий співробітник компанії або клієнт);
  • Гість (обмежена роль, не бачить контактних даних інших користувачів, підходить для фрілансерів або субпідрядників);
  • Контакт (немає фізичного доступу в систему, служить тільки для зберігання контактних даних).

Детальніше про права:

Власник акаунта може:

  • Робити все те ж, що і адміністратор акаунта
  • Завжди має доступ до налаштувань і управління адміністраторами
  • Може видалити акаунт
  • Мати доступ до API ключа

Адміністратор акаунта може:

  • Робити все те ж, що і адміністратор команди для всіх команд акаунта
  • Змінити налаштування акаунта, управляти мітками, оплачувати акаунт (право «Доступ до налаштування і оплаті акаунта»)
  • Призначати адміністраторів (право «Дозволити створювати Адміністраторів»)
  • Бачити приховане листування, задачі, файли (право «Перегляд прихованої інформації»)
  • Редагувати тимчасові і фінансові витрати (право «Повний доступ до часу та фінансів»)

Адміністратор команди може:

  • Бачити всі проекти своєї команди і всіх учасників своєї команди
  • Створювати і редагувати проекти своєї команди (право «Дозволити управляти проектами»)
  • Редагувати свою команду, керувати співробітниками своєї команди, запрошувати співробітників в проекти своєї команди (право «Дозволити управляти учасниками»)
  • Редагувати задачі, підзадачі та коментарі в проектах своєї команди (право «Дозволити редагувати все») та в проекти, в яких бере участь сам (додавати тільки свою команду)
Існує можливість зробити адміністратором людину з клієнтської компанії. Права для нього налаштовує власник акаунта або адміністратор.

Керівник проекту
може:

  • Редагувати свій проект
    • Редагувати задачі, підзадачі і коментарі свого проекту
    • Додавати співробітників в свої проекти та керувати учасниками проекта (опція включається в налаштуваннях акаунта)

Звичайний користувач може:

  • Створювати задачі у проектах, до яких він допущений
  • Бачити задачі, підзадачі і коментарі
  • Завантажувати файли

Гість
(користувач з обмеженими правами):

  • Може бачити і коментувати ТІЛЬКИ задачі, за які він відповідальнийабо доданий до кола бачущих. Інших завдань проекту він не бачить
  • Може бачити ТІЛЬКИ ті файли, які розташовані в «його» задачах
  • НЕ може створювати задачі (але можна дати йому це право). НЕ бачить контактів учасників проекту, тільки імена
  • Може побачити лише свої звіти

Контакт
:

  • Доступу в систему не має. Згодом може бути запрошений у будь-який час до акаунта.
  • Фактично — це візитка людини. Служить для швидкого пошуку контактних даних, потрібних для роботи.

Щоб призначити користувачу Роль, перейдіть в розділ «Люди». Знайдіть візитку потрібного користувача. Позначте мишкою його візитку1, а потім виберіть пункт «Права»2 в меню.


Перед вами відкриється вікно «Роль і права»3. В ньому виберіть необхідну роль (наприклад, «Гість»4) та натисніть «Оновити права»5



Призначте деяким учасникам акаунта роль адміністратора (команди або акаунта6). Наприклад, дайте своєму заступнику роль «адміністратора акаунта»:



І обов’язково відмітьте, які саме права йому слід призначити7 і натисніть «Оновити права»8



Приклад: У кожній команді може бути свій (і не один) «адміністратор команди». Як варіант, одному адміністратору можете дати право керувати учасниками («дозволити керувати учасниками»), а іншому — проектами («дозволити керувати проектами») і задачами («дозволити редагувати все»). Таким чином, кожен буде виконувати свої функції.

Примітка! Щоб права адміністратора були надані, хоча б один пункт прав повинен бути відзначений. Якщо цього не зробити, то буде присвоєна роль «користувач».

Як зробити користувача адміністратором акаунта?

Перейдіть в розділ «Люди» і відмітьте картку учасника1. Потім в меню, що з’явилося, натисніть на «Права»2:


Перед вами відкриється вікно «Роль та права»3. В ньому виберіть роль «адміністратор акаунта»4 і натисніть «Оновити права»5:



І обов’язково вкажіть, які саме права йому слід призначити6 натисніть на «Оновити права»7:



Примітка! Необхідно поставити хоча б одну галочку для визначення прав адміністратора. Якщо цього не зробити, то буде присвоєна роль «користувач».

Як зробити користувача адміністратором команди?

Перейдіть у розділ «Люди» і відзначте картку Учасника1. Потім, в додатковому меню, яке з’явиться, натисніть на кнопку «Права»:


Перед вами відкриється вікно «Роль і права»2. У ньому виберіть роль «Адміністратор своєї команди»3


Щоб керівник міг керувати учасниками своєї команди, а також їх завданнями, де б вони не брали участь — дайте йому роль «Адміністратор команди» з правом Дії своєї команди в будь-яких проєктах4 та іншими правами. І натисніть на «Оновити права»5


Які права можна дати адміністратору команди та що він зможе робити:
  • Перегляд прихованої інформації: може переглянути всі завдання з позначкою замка в проєктах різних команд/папок, в які входить хоч один з учасників його команди.
  • Бачить проєкти всіх учасників: бачить проєкти, в яких бере участь його команда, в тому числі якщо навіть сам не є учасником проєкту. Примітка: Якщо галочка не стоїть — адмін буде бачити тільки ті проєкти, в яких бере участь.
  • Дозволити створювати проєкти: може створювати проєкти в будь-якій команді або папці. Може створювати нові папки. Також може редагувати/архівувати проєкти, які створив. Видаляти проєкти не може. При створенні проєкту може додати в проєкт як свою команду, так і учасників інших команд. З команди «Клієнт» бачить тільки тих, з ким перетинається.
  • Дозволити керувати учасниками: може додати у свою команду нових людей і управляти їх картками.
  • Дозволити редагувати все: може редагувати всі завдання, де бере участь його команда. У проєктах, що були створені ним, може редагувати завдання тільки своєї команди та ті, де він автор. Завдання співробітників з іншої команди редагувати не може. Також може бачити запущені таймери тільки своїх співробітників в проєктах різних команд/папок.
  • Управління витратами та таймерами: може внести витрати за учасників своєї команди в різних проєктах/папках, а також може їх редагувати. Також може бачити запущені таймери тільки своїх співробітників в проєктах різних команд/папок.
Щоб керівник зміг управляти виключно проєктами своєї команди, де він знаходиться і не міг цього робити в проєктах інших команд  дайте йому роль «Адміністратор команди» з правом Будь-які дані в проєктах своєї команди6 та іншими правами. І натисніть на «Оновити права»7


Які права можна дати адміністратору команди та що він зможе робити:
  • Перегляд прихованої інформації: може переглянути всі завдання із позначкою замка тільки в проєктах своєї команди. У проєктах інших команд бачити приховані не зможе, якщо не входить в коло тих, хто може бачити.
  • Бачить проєкти всіх учасників: бачить проєкти, в яких бере участь його команда, в тому числі якщо навіть сам не є учасником проєкту. Примітка: Якщо галочка не стоїть — адмін буде бачити тільки ті проєкти, в яких бере участь.
  • Дозволити керувати проєктами: може створювати проєкти у будь-якій команді або папці. Може створювати нові папки. Також може редагувати/архівувати проєкти, які створив і управляти всіма проєктами у папці його команди. Видаляти проєкти не може. При створенні проєкту може додати в проєкт як свою команду, так і учасників інших команд. З команди «Клієнт» бачить тільки тих, з ким перетинається.
  • Дозволити керувати учасниками: може додати у свою команду нових людей і управляти їх картками.
  • Дозволити редагувати все: може редагувати всі завдання тільки в проєктах своєї команди. У проєктах, що були створені ним, але знаходяться в іншій команді або папці — не може редагувати завдання. Крім тих, де він автор. Також може бачити всі запущені таймери виключно в проєктах його команди (як своїх, так і чужих співробітників).
  • Управління витратами та таймерами: може внести витрати за всіх учасників в проєктах своєї команди, а також може їх редагувати в межах проєктів своєї команди. Також може бачити всі запущені таймери виключно в проєктах його команди (як своїх, так і чужих співробітників).

Як зробити користувача адміністратором відділу?

Перейдіть в розділ «Люди» і відзначте картку Учасника1. Потім в додатковому меню, яке відкрилось, натисніть на кнопку «Права»:


Перед вами відкриється вікно «Роль і права»2. У ньому виберіть роль «Адміністратор свого відділу»3


Обов’язково відзначте, які саме права йому слід призначити4 і натисніть на «Оновити права»5


Які права можна дати адміністратору відділу та що він зможе робити:
  • Перегляд прихованої інформації: може переглянути всі завдання з відміткою замка в проєктах різних команд/папок, в які входить хоч один з учасників його відділу.
  • Бачить проєкти всіх учасників: бачить проєкти, в яких бере участь його відділ, в тому числі якщо навіть сам не є учасником проєкту. Примітка: Якщо галочка не стоїть — адмін буде бачити тільки ті проєкти, в яких бере участь.
  • Дозволити створювати проєкти: може створювати проєкти у будь-якій команді або папці. Може створювати нові папки. Також може редагувати/архівувати проєкти, які створив. Видаляти проєкти не може. При створенні проєкту може додати в проєкт свою команду, так і учасників інших команд. З команди «Клієнт» бачить тільки тих, з ким перетинається.
  • Дозволити керувати учасниками: може додати у свій відділ нових людей і управляти їх картками.
  • Дозволити редагувати все: може редагувати всі завдання, в яких учасники його відділу є авторами або відповідальними. У проєктах, які створив, може редагувати тільки ті завдання, в яких він автор і завдання співробітників свого відділу. Також може бачити запущені таймери співробітників свого відділу.
  • Управління витратами та таймерами: може внести витрати за учасників свого відділу у різних проєктах/папках, а також може їх редагувати. Також може бачити запущені таймери тільки співробітників свого відділу в проєктах різних команд/папок.
Примітка: роль «Адміністратор відділу» можна дати учаснику акаунту лише в створеному відділі. У «Без відділу» такої можливості немає.

Як зробити користувача гостем?

Перейдіть в розділ «Люди» і відзначте картку Учасника1. Потім, в додатковому меню, яке відкрилось, натисніть на меню «Права»:


Перед вами відкриється вікно «Роль і права»2. У ньому виберіть роль «Гість»3


Якщо хочете, щоб він зміг створювати завдання  відзначте чекбокс з цим правом. І натисніть на «Оновити права»4


Що він зможе робити:
  • створювати завдання (якщо зазначено це право)
  • коментувати завдання
  • бачить тільки ті завдання, на які йому дали доступ
  • бачить тільки свої витрати
  • не бачить контактних даних співробітників
  • не бачить розділ Контакти та не може їх створювати

Як зробити користувача читачем?

Перейдіть в розділ «Люди» і відзначте картку Учасника1. Потім, в меню, яке відкрилось натисніть на кнопку «Права»:


Перед вами відкриється вікно" Роль і права"2. У ньому виберіть роль «Читач»3


І натисніть на «Оновити права»4

Що може учасник в такій ролі:
  • може бачити завдання в проєктах, де бере участь
  • його можна підписувати на завдання, за якими буде отримувати повідомлення
  • можна згадати через @ в завданнях/коментарях

Учасник у такій ролі НЕ може:
  • створювати завдання і не вийде його призначити відповідальним за завдання
  • написати коментар і поставити реакції в задачах/коментарях
  • бачити розділи звіти, календар і діаграма Ганта
Зверніть увагу при перевищенні квоти по людях  всі наступні учасники, кого додаєте, будуть в ролі «Читач».

Квота: читачів може бути у 2 рази більше від максимальної кількості користувачів у вашому акаунті. При перевищенні цього ліміту — вони автоматично стають контактами.

Як перевести учасника в контакт?

Щоб учасник більше не мав доступу в акаунт, але при цьому збереглися його контактні дані — переведіть його в Контакт. Це не вплине на його виконану роботу та на звіти. Всі завдання та витрати учасника залишаться в акаунті. Він просто не зможе більше зайти в акаунт.
Перейдіть в розділ «Люди»1, знайдіть картку учасника і натисніть на його роль2.



У вікні, яке відкрилось, оберіть роль «Контакт»:



Та натисніть «Зберегти контакт»:



Контакти не отримують повідомлень та фізичного доступу в систему. Фактично — це візитка і знаходитися вона буде в розділі «Люди» на вкладці «Контакти».
Важливо Але ви можете додати картку «Контакта» до задачі/коментаря для швидкого доступу до його контактних даних.
esc
или
Роздрукувати