Як ми ставимо задачі в Worksection (це лише приклад того, як можна скласти регламент роботи з сервісом для команди)
1. Обов'язково призначати керівника проекту.
2. Ставити задачу в акаунті з:
- чіткою детальною назвою, назва повинна починатися з "Дії" - так, щоб ваша бабуся прочитала і все зрозуміла
- зазначенням відповідального
- обов'язковим зазначенням строку виконання (виняток для задач з неповними даними)
- використанням статусу та міток для того, щоб відслідковувати прогрес по задачі
- докладним описом задачі (використання чек-листів)
- підписанням на задачу ТІЛЬКИ тих людей, хто бере участь у задачі, не "спамимо" решту учасників проекту
Приклад "Як не можна робити" (буду карати кийками) :
Назва: Вода
Відповідальний: Без відповідального
Термін: без терміну
Статус: без статусу і міток
Опис: ---
Підписники: Уся команда
Відмінно поставлено завдання:
Назва: Замовити в офіс 4 бутлі води «Моршинська» на серпень місяць
Відповідальний: Анна Кузіна
Термін: до 02.08.2018
Статус: Взято в роботу, теги: для офісу, сплатити
Опис: замовлення води за таким номером: +380981112233 (Анна) – оператор, якій телефонувала для замовлення води
Номер фірми: +380444141414
Кількість бутлей: 4
Віддати порожніх бутлей: 4
Вартість за місяць: 500 грн
Оплата за безготівковим розрахунком
Підписники: Анна Кузіна (відповідальний), Подубило Віктор (бухгалтерія)
Примітка Усні задачі – не виконуються. Немає задачі в Worksection - задачі немає.
Якщо проекти однотипні – у проектах називаємо задачі та ведемо структуру однаково.
Використовувати шаблони проектів.
3. При роботі над задачею:
- фіксувати, що взяли в роботу зміною статусу: "взято в роботу" або на аналогічний
- прописувати в коментарях всі етапи виконання роботи (у тому числі зміна статусів і міток відповідальним)
- підключити до задачі клієнта або ж фіксувати абсолютно всі домовленості з клієнтом, дублюванням в коментарі
- прикріплювати файли (як робочі версії, так і фінальні)
- якщо змінюється термін – прописувати причину
4. Закрити задачу:
-
передати на перевірку (виставити статус "На перевірку", через @mention відзначити автора задачі у коментарі із зазначенням тексту «Завдання виконано. Прошу перевірити»)
- записати результат виконання задачі за допомогою коментаря
-
закрити саму задачу (якщо є такі права)