Знаходячись на одній із сторінок проекту, натисніть на “зелений плюс” і виберіть «Нова задача»
Відкриється сторінка створення задачі. На сторінці ви можете додати наступну інформацію:
назва задачі
вибрати пріоритет
призначити відповідального по задачі (ви можете залишати задачу без відповідального)
призначити мітки і статуси задачі
встановити строки (старт-фініш або дедлайн) задачі
внести передбачувані витрати часу та фінансів)
ввести детальний опис задачі
прикріпити до задачі файли
підписати/відписати на задачу інших співробітників, а також обмежити видимість задачі (натиснувши на “замок”)
Також ви можете створювати відразу групу задач, а завдяки спеціальним стрілкам — змінювати ієрархію задач. Іншими словами, за один раз ви можете додати як задачі, так і вкладені в них підзадачі, і навіть — під-підзадачі.
Для цього натисніть кнопку «Група завдань».
Внесіть необхідні дані і натисніть «Створити задачу».
встановити пріоритет задачі
виставити ієрархію (створити задачу або ж підзадачу)
Якщо у вас комплексна задача — її можна розбити на підзадачі. Підзадачі — функціонально відповідають задачам. Так само можна призначати відповідальних, виставляти строки, пріоритети і мітки. І там також є свої підписники.
Створити підзадачу просто. Зайдіть в задачу і натисніть “зелений плюсик” або меню “три крапки”:
Також праворуч є блок “Додати підзадачу”:
Використовуйте цей блок для швидкого створення підзадач. В ньому ви вказуєте лише назву1, пріоритет2 і відповідального3.
Якщо натиснете на іконку “Повний формат” — вас перенесе на звичну форму створення завдання.
Щоб ставити задачі без відповідального, просто залиште поле «Відповідальний» порожнім. Відповідальність за такі задачі зможе взяти будь-яка людина з команди проекту.
Зверніть увагу!Відповідальний за задачу завжди тільки один. Ми відмовилися від кількох відповідальних, тому що у “семи няньок дитя без ока”. Якщо вам треба розподілити відповідальність за задачу, — використовуйте підзадачі. Також є можливість “передавати” відповідальність.
Зверніть увагу!Якщо в проекті у вас встановлений відповідальний за замовчуванням, то в полі “Відповідальний”буде вказаний користувач, якого ви призначили. Щоб видалити відповідального, просто наведіть курсор у поле і натисніть «Скинути».
Як зробити задачу регулярною (повторювана)? Як скасувати повторення?
Будь-яку задачу, яка повинна виконуватися повторно, можна зробити регулярною. Наприклад, щотижневий звіт для клієнта, нарахування місячного окладу, чи квартальний звіт для податкової.
Щоб включити повторення, натисніть на строк задачі та на пункт «Повторювати». Потім виберіть період повторень, наприклад, кожен місяць:
У вікні встановлення строків з’явиться меню з варіантами повторень.
1 — Ви можете скасувати повторення будь-якої задачі, просто скинувши цю властивість 2 — Установка варіантів подальшого розвитку подій після закриття повторюваної задачі
У повторюваної задачі може бути два варіанти подальшого розвитку подій після закриття:
1‑й варіант: Створити нову задачу
Після закриття повторюваного завдання — створюється нова задача з новим терміном (або діапазоном), згідно із графіком повторень. Цей алгоритм діє за замовчуванням.
2‑й варіант: Перенесення дати
Використовуйте цей тип повторень для періодичних завдань, які не вимагають звітності і допускають невиконання. Це буде — не копія закритої задачі, а завжди одна і та ж відкрита задача. Відразу після закриття вона відкривається заново з наступною за графіком датою повторення.
Для цього оберіть “зсунути дату”
Зверніть увагу! Закривати задачу такого типу не обов’язково. Така задача ніколи не буде гарячою, і одразу по досягненні дедлайну сама зрушить термін на наступний день або період повторення. Такий тип повторень зручно використовувати в якості регулярних нагадувань про події.
Всі повторювані задачі в системі відзначаються відповідним значком1.
Щоб відображати майбутні повтори, увімкніть опцію “Показувати майбутні повторення” в Акаунт > Налаштування:
Після цього інформацію про повторювані завдання можна буде бачити у Календарі:
Для початку створіть проект і назвіть його, наприклад, «Шаблон». У статусі відмітьте режим «Сну» і потім наповніть його типовими задачами і підзадачами. Повідомлення по задачам з такого проекту не приходять учасникам.
Для того, щоб наповнити шаблонними задачами кожен новий проект, використовуйте функцію масового копіювання.
Наочний приклад:
Створюємо проект “Типові процеси”, в якому будуть наші шаблонні задачі.
Створюємо в проекті задачу “Наймання нового співробітника”. Поставимо задачу на “Паузу”. В описі задачі напишемо чекліст
Створюємо активний проект “Наймання співробітників”:
І коли у нас з’явитися новий співробітник — просто скопіюємо шаблонну задачу. В даному прикладі — з проекту “Типові процеси” у проект “Наймання співробітників на роботу”:
Як внести заплановані та фактичні витрати у задачу?
Внести планові витрати можна під час створення завдання або при його редагуванні:
Також ви можете внести фактичні витрати у завдання вручну. Для цього натисніть на іконку «Внести витрати»:
У вікні внесіть у відповідні поля “кількість часу” і (/або) “грошей”, потім натисніть кнопку «Додати». При необхідності можна додати кілька записів.
Змінити чи встановити передбачувані витрати можете прямо з вікна внесення витрат:
Як додати чекліст (інтерактивний список дрібних справ)?
Самі дрібні і прості підзадачі можна додавати в задачу за допомогою чеклістів. Чеклісти можна додавати як в опис задачі, так і в будь-який коментар. Також ви можете фільтрувати стрічку на наявність “коментарів з незакритими чеклістами”.
Примітка Списки задач можна фільтрувати на “задачі з чеклістами”, вибравши пункт меню “З незакритими справами”.
Якщо вам, як керівнику, часто доводиться робити задачі з листів замовника, ви можете просто пересилати їх в Worksection. На сторінці додавання задачі, внизу сторінки, ви можете побачити спеціальний email, на який можна надсилати такі листи.
Зверніть увагу! Посилання видно тільки керівнику проекту, але він може передати його будь-якому учаснику проекту.
Якщо відправити лист на цей email, він буде перетворений в задачу: тема листа стане назвою завдання, текст і вкладені файли листи — описом і файлами завдання відповідно.
Додаткові можливості:
щоб відразу призначити учасника проекту відповідальним за задачу, додайте в тему листа його email в кутових дужках, наприклад < test@test.com >
щоб встановити пріоритет — напишіть його в квадратних дужках, наприклад[5]
щоб вказати тривалість задачі в днях — напишіть це в круглих дужках, наприклад (5 днів) або (5 days), (5d), (5д).
Таким чином, якщо ви відправите лист з темою Зробити макет сайту < test@test.com > [9] (1 день), — Worksection створить завдання з пріоритетом 9, терміном виконання «сьогодні» і відповідальним з поштою test@test.com.
Щоб працювати більш ефективно, слід спочатку ставити мету правильно. Особливо це актуально для масштабних проектів, реалізація яких займе чимало часу і ресурсів.
Так от, кожна мета повинна бути SMART:
конкретною (тобто з чітко описаним результатом її досягнення);
вимірною (із заздалегідь прописаними метриками, за якими можна оцінювати прогрес);
делегованою (з описаними ролями учасників проекту, їх виділеними зонами відповідальності);
реалістичною/актуальною (з обдуманими складними моментами, які можуть зустрітися на шляху реалізації ідеї та можливими шляхами їх вирішення);
обмеженою за часом (з чітко прописаним крайнім терміном завершення кожного етапу і проекту в цілому).
- підписанням на задачу ТІЛЬКИ тих людей, хто бере участь у задачі, не “спамимо” решту учасників проекту
Приклад “Як не можна робити” (буду карати кийками) :
Назва: Вода Відповідальний: Без відповідального Термін: без терміну
Статус: без статусу і міток
Опис: —
Підписники: Уся команда
Відмінно поставлено завдання:
Назва: Замовити в офіс 4 бутля води
Відповідальний: Світлана Коваль
Термін: до 21.06.2018
Статус: Зробити, теги: Застрягли!
Опис: замовлення води за таким номером: +380981112233 (Анна) – оператор, якій телефонувала для замовлення води
Номер фірми: +380444141414
Кількість бутлей: 4
Віддати порожніх бутлей: 4
Вартість за місяць: 500 грн
Оплата за безготівковим розрахунком
Підписники: Анна Кузіна (відповідальний), Подубило Віктор (бухгалтерія)
Примітка Усні задачі – не виконуються. Немає задачі в Worksection — задачі немає. Якщо проекти однотипні – у проектах називаємо задачі та ведемо структуру однаково.
Використовуйте шаблони проектів.
3. При роботі над задачею:
- фіксувати, що взяли в роботу зміною статусу: “взято в роботу” або на аналогічний
- фіксувати час роботи над задачею (таймером або вручну)
- прописувати в коментарях всі етапи виконання роботи (у тому числі зміна статусів і міток відповідальним)
- підключити до задачі клієнта або ж фіксувати абсолютно всі домовленості з клієнтом, дублюванням в коментарі
- прикріплювати файли (як робочі версії, так і фінальні)
- передати на перевірку (виставити статус “На перевірку”, через @mention відзначити автора задачі у коментарі із зазначенням тексту «Завдання виконано. Прошу перевірити»)
- записати результат виконання задачі за допомогою коментаря
Як збирати заявки з вашого сайту в проект "Вхідні ліди" в Worksection?
Часто стоїть завдання збирати і обробляти заявки з вашого сайту. Ви можете зробити так, щоб заявка потрапляла як задача безпосередньо в Worksection та розбиралася менеджерами проекту.
Як це зробити:
1. Створимо проект, в який будуть потрапляти заявки. Наприклад, створимо проект “Вхідні”. Встановимо відразу “Робочий процес” для проекту “Продажі” та додамо кілька типів міток для продажів.
Статуси та мітки проекту виглядатимуть так:
(Налаштувати статуси можуть адміністратори акаунта в налаштуваннях акаунту)
Тепер заходимо в проект і отримуємо спеціальний проектний email. Для цього, заходимо в Проект > Нова задача та у самому низу є посилання на цей email:
Зверніть увагу! Email бачить тільки керівнику проекту, але він може передати його будь-якому учаснику проекту.
Якщо відправити лист на цей email, він буде перетворений у задачу: тема листа стане назвою задачі, текст та вкладені файли — описом і файлами задачі відповідно.
2. Тепер вам потрібно додати форму на вашому сайті, яка буде відправляти дані цієї форми на цей проектний email і вуаля: кожна заявка буде з’являтися у вашому проекті Worksection. Це дуже простий скрипт, який повинен зробити ваш вебмайстер. Найпростіший приклад такого скрипту є, наприклад, тут http://form.guide/contact-form/php-email-contact-form.html
Всі менеджери, які додані в проект, зможуть отримувати повідомлення і “розбирати” заявки і рухати їх по проектним статусам. А ви в кінці місяця зможете подивитися скільки прийшло заявок і скільки було “розібрано” та як вони рухалися по статусам.
Додаткові можливості:
щоб відразу призначити учасника проекту відповідальним за завдання, додайте в тему листа email його в кутових дужках, наприклад, < test@test.com >
щоб встановити пріоритет, напишіть його в квадратних дужках, наприклад, [5]
щоб вказати тривалість завдання у днях, — напишіть її в круглих дужках, наприклад, (5 днів) або (5 days), (5d), (5д)
Таким чином, якщо ви надішлете листа з темою Зробити макет сайту <test@test.com> [9] (1 день), — Worksection створить завдання з пріоритетом 9, терміном виконання «сьогодні» і відповідальним з поштою test@test.com
