WORKSECTION

Создание задачи

Как создать задачу (и сразу группу задач)?

Находясь на одной из страниц проекта, нажмите на зеленый плюс и выберите «Новая задача»



Откроется страница создания задачи. На странице вы можете добавить следующую информацию:


  1. название задачи
  2. выбрать приоритет
  3. назначить ответственного по задаче (вы можете оставлять задачу без ответственного)
  4. назначить метки и статусы задаче
  5. задать сроки (старт-финиш или дедлайн) задачи 
  6. внести предполагаемые затраты (времени и финансов) 
  7. ввести детальное описание задачи 
  8. прикрепить к задаче файлы 
  9. подписать/​отписать на задачу других сотрудников, а также ограничить видимость задачи (нажав на ​“замок”)

    Также вы можете создавать сразу группу задач, а благодаря специальным стрелочкам — изменять иерархию задач. Иными словами, за один раз вы можете добавить как задачи, так и вложенные в них подзадачи, и даже — под-подзадачи.
Для этого нажмите кнопку «Добавить группу задач». 



Внесите необходимые данные и нажмите «Создать задачи».



  1. установить приоритет задания
  2. выставить иерархию (создать задачу или же подзадачу)
  3. назначить ответственного
  4. выставить статус и метки
  5. указать срок заданию
  6. внести предполагаемые затраты (план)
Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как создать подзадачу?

Если у вас комплексная задача — ее можно разбить на подзадачи. Подзадачи — функционально соответствуют задачам. Так же можно назначать ответственных, выставлять сроки, приоритеты и метки. И там аналогично есть свои подписчики.

Создать подзадачу просто. Зайдите в задачу и нажмите на ​“зеленый плюсик”1 или на меню ​“три точки”2:


Так же, справа, есть блок ​“Добавить подзадачу”:


Используйте этот блок для быстрого создания подзадач. В нем вы указываете лишь название1, приоритет2 и ответственного3.

Если нажмете на иконку ​“Полный формат”, вас перенесет на привычную форму создания задания.

Также вы можете создать подзадачу второго уровня или создать задачу из комментария .

Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как ставить задачи без ответственного?

Чтобы ставить задачи без ответственного, просто оставьте поле «Ответственный» пустым. Ответственность за такие задачи сможет взять любой сотрудник из команды проекта. 

Обратите внимание! Ответственный всегда только один у задачи. Мы отказались от нескольких ответственных, потому что у ​“семи нянек дитя без глаза”. Если вам надо распределить ответственность по задаче — используйте подзадачи. Также есть возможность ​“передавать” ответственность.



Обратите внимание! Если в проекте у вас установлен ответственный по умолчанию, то в поле Ответственный будет указан пользователь, которого вы назначили. Чтобы удалить ответственного, просто наведите мышь в поле и нажмите «Удалить».


Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как сделать задачу регулярной (повторяющейся)? Как отменить повторение?

Любую задачу, которая должна выполняться повторно, можно сделать регулярной. Будь то еженедельный отчет для клиента, начисление месячного оклада или квартальный отчет для налоговой. Чтобы включить повторение, нажмите на срок задачи и на пункт «Повторять». Затем, выберите период повторений, к примеру, каждый месяц:
​



В окне установки сроков появится меню с вариантами повторений.



1 — Вы можете отменить повторение любой задачи, просто сбросив это свойство
2 — Установка вариантов дальнейшего развития событий после закрытия повторяющейся задачи
​
​

У повторяющейся задачи может быть два варианта дальнейшего развития событий после закрытия: 

1‑й вариант: Создать новую задачу

После закрытия повторяющегося задания — создается новая задача с новым сроком (или диапазоном), согласно графику повторений. Этот алгоритм действует по умолчанию.

2‑й вариант: Перенос даты

Используйте этот тип повторений для периодических заданий, которые не требуют отчетности и допускают невыполнение. Это будет — не копия закрытой задачи, а всегда одна и та же открытая задача. Сразу после закрытия она открывается заново со следующей по графику датой повторения.

Для этого передвиньте слайдер в положение перенести дату



Обратите внимание! Закрывать задачу такого типа не обязательно. Такая задача никогда не будет горящей, и сразу по достижении дедлайна сама сдвинет срок на следующий день или период повторения. Такой тип повторений удобно использовать в качестве напоминаний о регулярных событиях.

Все повторяющиеся задачи в системе отмечаются соответствующим значком1.

​

​
Чтобы отображать будущие повторы, включите опцию «Показывать будущие повторения» в Аккаунт > Настройки:


После этого информацию о повторяющихся задачах можно будет видеть в Календаре: 



и на диаграмме Ганта: 
​

Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как создать шаблонную задачу?

Для начала, создайте проект и назовите его, например, «Шаблон». В статусе отметьте режим «Спящий» и затем наполните его типовыми задачами и подзадачами. Уведомления по задачам из такого проекта не приходят участникам.
Для того, чтобы наполнить шаблонными задачами каждый новый проект, используйте функцию массового копирования.

Наглядный пример:
Создаем проект ​“Типовые процессы”, в котором будут наши шаблонные задания. 



Создаем в проекте задачу ​“Шаблон приема на работу нового сотрудника”. Поставим задачу на ​“Паузу”. В описании задачи напишем чеклист. Можно использовать @mention (упоминания), если за пункт отвечает конкретный человек.


Создаем активный проект ​“Прием сотрудников на работу”:



И когда у нас появится новый сотрудник — просто скопируем шаблонную задачу. В данном примере — из проекта ​“Типовые процессы” в проект ​“Прием сотрудников на работу”:


Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как внести запланированные и фактические затраты в задачу?

Внести плановые затраты можно во время создания задания или же при его редактировании:



Также вы можете внести фактические затраты в задание вручную. Для этого нажмите на иконку «Внести затраты»:



В открывшемся окне внесите в соответствующие графы ​“количество времени” и (/​или) ​“денег”, затем нажмите на кнопку «Добавить». При необходимости можно добавить несколько записей.



Изменить или установить предполагаемые затраты можете прямо из окна внесения затрат:


Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как добавить чеклист (интерактивный список мелких дел)?

Самые мелкие и простые подзадачи можно добавлять в задачу с помощью чеклистов. Чеклисты можно добавлять как в описание задачи, так и в любой комментарий. Также вы можете фильтровать ленту на наличие ​“комментариев с чеклистами”: 



Примечание: Списки задач можно фильтровать на ​“задачи с чеклистами”, выбрав пункт в меню Еще -> C незакрытыми делами.
Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как создать или комментировать задачу через почту?

Если вам, как руководителю, часто приходится делать задачи из писем заказчика, вы можете просто пересылать их в Worksection. На странице добавления задачи, в самом низу, вы можете увидеть специальный email, на который можно отправлять такие письма.



Если отправить письмо на этот email, оно будет преобразовано в задачу: тема письма станет названием задачи, текст и вложенные файлы письма — описанием и файлами задачи соответственно.

Дополнительные возможности:

  • чтобы сразу назначить участника проекта ответственным за задачу, добавьте в тему письма его email в угловых скобках;
  • чтобы установить приоритет — напишите его в квадратных скобках, например 5;
  • чтобы указать длительность задачи в днях — напишите её в круглых скобках, например (5 дней) или (5 days), (5d), (5д).

Таким образом, если вы отправите письмо с темой Сделать макет сайта 9 (1 день) — Worksection создаст задачу с приоритетом 9, сроком выполнения «сегодня» и ответственным с почтой [email protected].

Обратите внимание! Ссылка видна только руководителю проекта, но он может передать ее любому участнику проекта.
Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

S.M.A.R.T. Как называть задачу, чтобы она была сделана.

Взято из нашего блога 

Методика SMART-целей

Методика SMART-целей
Чтобы работать более эффективно, следует изначально ставить цель правильно. Особенно это актуально для масштабных проектов, реализация которых займет немало времени и ресурсов.

Так вот, каждая цель должна быть SMART:

  1. конкретной (то есть с внятно описанным результатом ее достижения);
  2. измеримой (с заранее прописанными метриками, по которым можно оценивать прогресс);
  3. делегируемой (с описанными ролями участников проекта, их выделенными зонами ответственности);
  4. реалистичной/​актуальной (с обдуманными сложными моментами, которые могут встретиться на пути реализации идеи и возможными путями их решения);
  5. ограниченной по времени (с четко прописанным крайним сроком завершения каждого этапа и проекта в целом).
Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Регламент по постановке и закрытию задач в Worksection

Как мы ставим задачи в Worksection (это всего лишь пример того, как можно составить регламент по работе с сервисом для команды)

1. Обязательно назначать руководителя проекта. 

2. Ставить задачи в аккаунте с:
- четким детальным названием, название должно начинаться с ​“Действия” — так, чтобы ваша бабушка прочитала и все поняла
- указанием ответственного
- обязательным указанием срока выполнения (исключение для задач с неполными данными) 
- использованием статуса и меток для того, чтобы отслеживать прогресс по задаче 
- подробным описанием задания (использования чек-листов)
- подписыванием на задачу ТОЛЬКО тех людей, кто участвует в задаче, не спамим остальных участников проекта

Пример ​“Как нельзя делать” (буду карать батогами) : 
Название: Вода
Ответственный: Без ответственного
Срок: без срока
Статус: без статуса и меток
Описание: —
Подписчики: Вся команда

Отлично поставлена задача:
Название: Заказать в офис 4 бутыля воды «Моршинская» на август месяц 
Ответственный: Анна Кузина
Срок: до 02.08.2018
Статус: Взято в работу, метки: для офиса, оплатить
Описание: заказ воды за таким номером: +380981112233 (Анна) – оператор, с которой созваниваемся для заказа воды
Номер фирмы: +380444141414 
Количество бутлей: 4
Отдать пустых бутлей: 4
Стоимость за месяц: 500 грн
Оплата по безналичному расчету
Подписчики: Анна Кузина (ответственный), Подубило Виктор (бухгалтерия)



Примечание Устные задания – не выполняются. Нет задачи в Worksection — задачи нет. 
Если проекты однотипные – в проектах называем задачи и ведем структуру одинаково. 
Использовать шаблоны проектов

3. При работе над задачей:
- фиксировать взятие в работу изменением статуса: ​“взято в работу” или на аналогичный
- фиксировать время работы над заданием (таймером или вручную) 
- прописывать в комментариях все этапы выполнения работы (в том числе смена статусов и меток ответственным)
- подключить к задаче клиента или же фиксировать абсолютно все договоренности с клиентом, дублироватьих в комменты
- прикреплять файлы (как рабочие версии, так и финальные)
- если изменяется срок – прописывать причину

4. Закрыть задание:
- выставить статус выполнения (к примеру, ​“Выполнено”)
- передать на проверку (выставить статус «На проверку», через @mention отметить автора задания в комментарии с указанием текста «Задание выполнено. Прошу проверить»)
- записать результат выполнения задания с помощью комментария
- закрыть саму задачу (если есть такие права)
Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет

Как собирать заявки с вашего сайта в проект "Входящие лиды" в Worksection

Часто стоит задача собирать и обрабатывать заявки с вашего сайта. Вы можете сделать так, чтобы заявка попадала как задача прямо в Worksection и разбиралась менеджерами проекта.

Как это сделать:

1. Создадим проект в который  будут попадать заявки.
К примеру, создадим проект "Входящие"
Установим сразу "Рабочий процесс" для проекта Продажи и добавим несколько типов меток для продаж.



Статусы проекта будут выглядеть так:


(Настроить статусы - могут администраторы аккаунта в настройках аккаунта)

Теперь заходим в проект и получаем специальный проектный имейл. Для этого заходим в проект -> Создание задачи и в самом внизу есть ссылка на этот имейл.

Обратите внимание! Емайл  виден только руководителю проекта, но он может передать ее любому участнику проекта.

Если отправить письмо на этот email, оно будет преобразовано в задачу: тема письма станет названием задачи, текст и вложенные файлы — описанием и файлами задачи соответственно.

2. Теперь вам нужно добавить форму на вашем сайте, которая будет отправлять данные этой формы на этот проектный имейл и вуаля - каждая заявка будет появляться в вашем проекте Worksection. Это очень простой скрипт, который должен сделать ваш вебмастер. Простейший пример такого скрипт есть например здесь http://form.guide/contact-form/php-email-contact-form.html 

Все менеджеры, которые добавлены в проект - смогут получать уведомление и "разбирать" заявки и двигать их по проектным статусам. А вы в конце месяца сможете посмотреть сколько пришло заявок и сколько было "разобрано" и как они двигались по статусам



Дополнительные возможности:

  • чтобы сразу назначить участника проекта ответственным за задачу, добавьте в тему письма его email в угловых скобках, например, < [email protected] >
  • чтобы установить приоритет, — напишите его в квадратных скобках, например, 5
  • чтобы указать длительность задачи в днях, — напишите её в круглых скобках, например, (5 дней) или (5 days), (5d), (5д)

Таким образом, если вы отправите письмо с темой Сделать макет сайта < [email protected] > 9(1 день), — Worksection создаст задачу с приоритетом 9, сроком выполнения «сегодня» и ответственным с почтой [email protected]


Эта статья была вам полезна? Да, спасибо! Нет
Не работаем с московией. Слава Украине!
esc
или
Распечатать