Проекты  >  Управление проектами

Где посмотреть полный список проектов?

Для этого служит раздел «Проекты». Участники проектов могут видеть все свои проекты в этом разделе. Видят дату старта и дату завершения проекта, процент выполненных задач и потраченное время. Кроме этого, администраторы аккаунта и владелец аккаунта имеют доступ к скрытой от всех остальных людей колонке «Заметки». Обычно, в роли администраторов аккаунта и владельца аккаунта, выступают директора компании и их заместители, в этих колонках они могут записывать конфиденциальную информацию, которая поможет им правильно расставить приоритеты в выполнении проектов.

Проекты в разделе можно отображать как на карточках, так и в виде таблицы. Для этого служит переключатель «Вид»1 .



Переключатель вида отображения находится слева под главным меню1. Рядом находится панель сортировки и динамических фильтров2. В главном меню также присутствует динамический поиск по проектам3.

Карточка проекта содержит следующую информацию:



1 Название проекта
2 Статус
3 Сроки
4 Задачи и ресурсы
5 Заметки (доступно только администраторам)
6 Руководитель проекта
7 Участники
8 Последнее действие в проекте

Так же, список проектов отображен на вкладке Главная в масштабе аккаунта:



Для просмотра архивных проектов — перейдите на страницу «Архив»:


Как перейти в настройки проекта? Как редактировать проект?

Все данные, которые вводились при создании проекта, можно изменить на самой странице Проекты. Для этого, просто кликните на иконку «шестеренки» в карточке проекта.



Если вы находитесь в масштабе проекта, также нажмите на «шестеренку» возле названия проекта и выберите пункт «Настройка проекта»:



Обратите внимание! Создавать и редактировать проекты могут только пользователи с ролями Администратор компании и выше. При этом, они должны иметь права на создание и редактирование проектов (галочка должна стоять возле пункта с правами «разрешить управлять проектами»). Если вы не видите кнопки с шестеренкой, значит ваши права не достаточны для создания и редактирования.
Редактировать проект также может и руководитель проекта. Но если у него роль «пользователь» — то создавать проекты он не сможет.

Где посмотреть все проекты, в которых я участвую?

Это можно сделать в верхнем меню быстрого доступа «Мои проекты». Перейдя туда, вы увидите список всех проектов, в которых вы принимаете участие.



Вверху окна есть поле для «живого поиска». Если список проектов велик, просто начните вводить в него первые буквы названия проекта и вы сразу его найдёте.

Как посмотреть, кто участвует в проекте?

На странице «Команда» виден список участников, участвующих в проекте.



На странице участников вы можете совершать массовые операции над людьми. Например, редактировать, менять права, переносить в отделы и тд.

Отметьте несколько пользователей, кликните в карточки с их именами — и появится блок массовых операций1 в верхней части экрана.




Как добавить к проекту участников из разных команд?

Перед тем, как добавлять команды и их сотрудников в проект, необходимо добавить их в аккаунт. Создайте команды и пригласите в них людей.

Предположим, в вашем аккаунте уже есть все нужные команды и сотрудники. Тогда при создании или редактировании проекта, в нижней части страницы у вас будет раздел «Участники проекта».
Чтобы добавить участников, просто кликните на их имена. Они отметятся галочкой. Нажмите «Создать проект», чтобы добавить людей для совместной работы над проектом.



Совет Если вам нужно включить в проект сразу всех сотрудников какой-либо команды или весь отдел целиком — кликните в иконку команды или в название отдела:


Что такое «основная компания» проекта и на что это влияет?

В роли основной компании проекта может выступать как ваша компания, так и компания ваших клиентов. На главной странице в блоке «Ваши проекты», проект всегда находится под названием основной компании.


Кроме этого, на всех страницах проекта, в верхней части, будет виден логотип и название основной компании.

Чтобы назначить компании статус «основной», при создании проекта(или в настройках проекта, если проект уже создан) наведите на компанию и на всплывающую кнопку «Сделать основной». Готово!


Совет: если с одним клиентом вы работаете больше, чем над одним проектом, то имеет смысл назначать основной компанией проекта именно компанию вашего клиента. Тогда все его проекты будут сгруппированы под названием его компании, а также на всех его проектах будет стоять логотип клиента. Клиенту будет очень приятно, а вам будет легко ориентироваться в проектах.

У меня в аккаунте очень много проектов. Можно ли выполнять массовые операции сразу над группой проектов?

Конечно. Если на странице проектов выделить один или более проектов, вверху появится панель меню массовых операций. Для выделения следующего проекта — не обязательно попасть в чекбокс, достаточно кликнуть на карточку проекта или его строку в таблице.



Число функций в меню-панели массовых операций зависит от прав пользователя. Рассмотрим, какие есть операции над выбранными проектами:

  • Спящий — присвоить проектам статус «Ожидание»;
  • В архив — присвоить проектам статус «Архивный»;
  • Команда — забрать или дать доступ людям к выбранным проектам;
  • Параметры — изменить параметры проектов (основную компанию, руководителя, ответственного по-умолчанию, политику закрытия задач и передачи ответственности)

Примечание! Эта группа опций доступна только администраторам с правами «разрешить управлять проектами».

  • Задачи — просмотреть все задачи по выбранным проектам;
  • Отчёты — сформировать отчет для выбранных проектов;
  • Календарь — просмотреть на календаре ключевые даты для выбранных проектов;
  • Диаграмма Ганта — построить диаграмму Ганта для выбранных проектов.

Как сортировать и группировать проекты?

Если у вас много проектов и вам понадобилось разбить их на группы (например, по виду работ или состоянию проектов), в системе можно создать несколько несуществующих компаний, которые будут выполнять роль «тегов / статусов» для группировки проектов.


1. В разделе Люди создайте виртуальные компании «In progress» и «Completed».

2. Во вкладке Проекты измените параметр «Главная компания» у выделенных проектов:




3. Результат


Как создать шаблонный проект?

Создайте проект и назовите его, например, «Шаблон». В статусе отметьте режим «Спящий», а затем наполните его типовыми задачами и подзадачами. Задайте задачам/подзадачам сроки и связи. Задачи из такого проекта не появляются в списках заданий и в календаре активности. Для того, чтобы наполнить новый проект задачами, используйте функцию массового копирования. При копировании есть возможность сохранить сроки и связи данных задач.

Что такое «архивный» проект и проект в «спящем» режиме? Как изменить статус проекта?

В любом тарифном плане, кроме Максимального, существует ограничение по количеству активных проектов. В то же время, мы никоим образом не ограничиваем количество проектов в вашем архиве. После того, как вы полностью завершили работу над проектом, не имеет смысла его удалять, сделайте его архивным, тем самым освободив место для новых активных проектов. В случае необходимости, вы в любой момент можете вернуть проект в активный статус. Проекты в «спящем» режиме не рассылают email уведомлений, их задачи не отображаются в ленте активности и в списке задач пользователя. Приглашения будут отправлены только после того, как вы активируете проект. Также, проект, который находится в «спящем» режиме, может быть использован для создания «Шаблонного проекта». Также, такие проекты учитываются при подсчете количества всех проектов аккаунта.

Для того, чтобы изменить статус проекта, перейдите в настройки проекта в Главном меню. В правой части поля «Название проекта» выберите статус проекта «Архив» или «Спящий» и нажмите кнопку «Обновить проект».


Могу ли я сделать проект архивным, если в нем остались незакрытые задачи?

Конечно. Например, если работа над проектом временно остановлена, сделайте его архивным. Когда вы решите вернуться к работе над проектом, просто активируйте его. Все сохранится в таком же виде, как и было до архивации.

Зачем хранить архивные проекты?

Ваш Worsection аккаунт позволяет хранить неограниченное количество архивных проектов. После того, как вы полностью завершили работу над проектом, не имеет смысла его удалять, сделайте его архивным. Вы и ваши клиенты по-прежнему смогут заходить на страницы проекта, просматривать задачи, комментарии, скачивать файлы. Разница лишь в том, что в статусе архивного проекта не разрешено ничего создавать, удалять и редактировать.

Если вы захотите возобновить работу над проектом, перейдите в проект, в поле с названием выберите статус «Активный» и нажмите «Обновить проект».


Как организовать Wiki проекта?

Если у вас есть необходимость вести Wiki и обсуждать проект без привязки к конкретным задачам, сделать это очень просто!
Перейдите в редактирование проекта. Раскройте опцию «Добавить описание проекта и файлы»1.



Создайте пустой Google документ, используя кнопку «+»1 .



Обязательно откройте документ для редактирования, как показано ниже!



Назовите его и нажмите «Обновить проект».

После этого, открытый для работы документ появится на Главной странице проекта. Все участники проекта увидят этот файл и смогут совместно его редактировать. При этом будет доступна полная история всех изменений.


Как полностью удалить проект?

Прежде, чем удалить проект, его нужно архивировать. Для этого перейдите в раздел Проекты, отметьте нужный проект1 и во всплывающем меню выберите пункт «В архив»2


Перейдите во вкладку Архив. Для этого, нажмите на «Активные» и в появившемся меню выбрать пункт «Архив»


На карточке проекта, который вы хотите удалить, найдите значок корзины и нажмите на него. Подтвердите действие и проект будет удален.


В отличие от архивированного, восстановить удалённый проект невозможно.

Примечание: удалить проект может только владелец аккаунта и администратор аккаунта с правами «разрешить управлять проектами».

Как архивировать проект?

Перейдите в раздел Проекты. Затем отметьте проект1 и нажмите «В архив»2



Чтобы перейти на страницу Архив, нажмите на «Активные» и в появившемся меню выберите пункт «Архив»:



Примечание: Архивировать/активировать проекты могут: владелец аккаунта, администратор аккаунта с правами «разрешить управлять проектами» и администратор компании с правами «разрешить управлять проектами» (в рамках своей компании).

Как установить рабочий процесс для проекта?

Перейдите в настройки проекта, нажав на «шестеренку» и на соответствующий пункт:



В открывшейся странице нажмите на поле «Статусы/Наборы меток»1. Затем отметьте рабочий процесс2, набор меток3 и нажмите OK4. Затем нажмите на «Обновить проект» чтобы сохранить изменения.



Важно! Рабочий процесс в проекте может быть только один, но наборов меток — сколько угодно.
Установить/изменить рабочий процесс проекта может: владелец аккаунта, администратор аккаунта с правами «разрешить управлять проектами», администратор команды с правами «разрешить управлять проектами» (в рамках своей команды) и руководитель проекта.

Примечание: если внести изменения в рабочий процесс одного проекта, они будут действовать и для других проектов, в которых установлен данный процесс.
При смене рабочего процесса в проекте — все задания на канбан-доске попадают в бэклог.
ответы по темам
поиск ответа

Краткое руководство

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2018 Worksection™ / Made in Ukraine
RU