Участники  >  Управление участниками

Где я могу просматривать и управлять участниками в моём аккаунте?

Для этого в системе служит раздел Люди. Если вы находитесь на Главной странице (в масштабе аккаунта), просто перейдите в раздел Люди:



Если же вы находитесь внутри проекта, то раздела Люди в нем нет. Чтобы перейти в масштаб аккаунта — нажмите на логотип или на название компании:


Как найти участника в разделе «Люди»?

В разделе Люди среди визиток имеется «живой поиск», аналогичный поиску файлов, и панель фильтра с сортировкой. Все это позволяет за считанные секунды найти нужных людей по первым буквам имени или нескольким цифрам телефона.

Какие роли пользователей существуют и в чем их различие?

В Worksection существуют такие роли пользователей:

  • Владелец аккаунта.
  • Администратор аккаунта (управляет всеми проектами всех компаний, а также настройками аккаунта);
  • Администратор компании (управляет всеми проектами его компании);
  • Руководитель проекта (управляет проектом);
  • Пользователь (обычная роль — рядовой сотрудник компании или клиент);
  • Гость (ограниченная роль, не видит контактных данных других пользователей, подходит для фрилансеров или субподрядчиков);
  • Контакт (нет физического доступа в систему, служит только для хранения контактных данных);

Подробнее о правах:

Владелец аккаунта может:

  • Делать все то же, что и администратор аккаунта
  • Всегда имеет доступ к настройкам и управлению администраторами
  • Может удалить аккаунт

Администратор аккаунта может:

  • Делать все то же, что и администратор компании для всех компаний аккаунта
  • Изменять настройки аккаунта, управлять метками, оплачивать аккаунт (опция «Настройки»)
  • Назначать администраторов (опции «Администраторы компании/аккаунта»)
  • Видеть скрытую переписку, задачи, файлы (опция «Скрытая информация»)
  • Редактировать временные и финансовые затраты (опция «Время»)


Администратор компании может:

  • Видеть все проекты своей компании и всех участников своей компании
  • Создавать и редактировать проекты своей компании (опция «Проекты»)
  • Редактировать свою компанию, управлять сотрудниками своей компании, приглашать сотрудников в проекты своей компании (опция «Люди»)
  • Редактировать задачи, подзадачи и комментарии в проектах своей компании (опция «Задачи»)
Существует возможность сделать администратором человека из клиентской компании. Права для него настраивает владелец аккаунта или администратор.

Руководитель проекта может:

  • Редактировать свой проект
    • Редактировать задачи, подзадачи и комментарии своего проекта
    • Создавать новых сотрудников своей компании и приглашать сотрудников в проекты своей компании (опция включается в настройках аккаунта)

Обычный пользователь может:

  • Создавать задачи в проектах, к которым он допущен.
  • Видеть задачи, подзадачи и комментарии.
  • Загружать файлы.


Гость (пользователь с ограниченными правами):

  • Может видеть и комментировать ТОЛЬКО задачи, за которые он ответственен. Редактировать задачи он НЕ может.
  • Может видеть ТОЛЬКО те файлы, которые расположены в «его» задачах.
  • НЕ может создавать задачи. НЕ видит контактов участников проекта, только имена.

Контакт
:

  • Доступа в систему не имеет. Впоследствии может быть приглашен в любое время как пользователь.
  • Фактически это — визитка человека. Служит для быстрого поиска контактных данных, нужных для работы.

Для назначения пользователю роли перейдите в раздел «Люди». Найдите визитку нужного пользователя. Отметьте мышкой его визитку1, а затем выберите пункт «Права»2 в появившемся меню.

Перед вами откроется окно «Роль и права»3. В нём выберите необходимую роль (к примеру, «Гость»4) и нажмите «Обновить права»5



Присвойте некоторым участникам аккаунта роль администратора (компании или аккаунта6). Как пример, дайте своему заместителю роль «администратора аккаунта»:



И обязательно отметьте, какие именно права ему следует назначить7 и нажмите на «Обновить права»8



Пример: В каждой команде (компании) может быть свой (и не один) «администратор компании». Как вариант, одному администратору можете дать права управлять участниками («разрешить управлять участниками»), а другому — проектами («разрешить управлять проектами») и задачами («разрешить редактировать все»). Таким образом, каждый будет выполнять свои функции.

Примечание! Чтобы права администратора были даны, хотя бы один пункт прав должен быть отмечен. Если этого не сделать, то будет присвоена роль «пользователь».

Что такое карточка участника? Какая информация в ней присутствует?

На странице Люди все участники аккаунта представлены карточками-визитками. Визитка содержит имя участника, его контактные данные, заметки (видны только администратору аккаунта), роль в системе, количество проектов, в которых он участвует, онлайн статус и время последней активности в системе.

Как редактировать данные участников?

В разделе Люди отметьте визитки нужных участников и выберите в появившемся меню пункт «Редактировать»:



Для каждого пользователя откроется окно редактирования профиля. Переходить между пользователями можно при помощи появившегося сверху меню с их именами1.



В левой части окна редактирования можно изменить настройки приватности1, задать имя, изменить команду и отдел, должность пользователя, выбрать пол, а также указать дату рождения, язык интерфейса и добавить контактны данные2.

В правой части окна3 можно настроить email, push, а также системные уведомления для пользователя.


В нижней части окна редактирования4 вы можете открыть или закрыть доступ участнику в выбранные проекты:


Как изменить доступ к проектам для пользователя?

Чтобы изменить доступ к проектам для определенного участника, откройте раздел Люди.


Отметьте визитку нужного человека и, в появившемся снизу меню, выберите пункт «Проекты».
Откроется окно «Доступ в проекты». В нём будет полный список всех проектов. В тех, которые отмечены, данный человек принимает участие. Кликнув на проект, можно пригласить данного сотрудника в проект. А сняв отметку, убрать его из проекта.



Изменения вступят в силу после нажатия кнопки «Обновить доступ».

Как посмотреть список дней рождения сотрудников и клиентов?

Список дней рождения сотрудников и клиентов показан в календаре и отмечен специальной иконкой напротив имени сотрудника. Кроме того, Worksection всегда напомнит о приближающихся днях рождения в ежедневном почтовом дайджесте.


Как вносить изменения сразу в группу пользователей?

Чтобы выделить нескольких пользователей, просто отметьте их визитки:




Кроме того, вы можете выбирать сразу всех пользователей команды. Для этого наведите мышь на иконку команды и в появившемся чекбоксе поставьте галочку.



При выделении нескольких пользователей вверху появится всплывающее меню групповых операций. Цифра в левой стороне меню показывает, сколько выбрано пользователей. При помощи этого меню над выбранными участниками можно совершить различные действия:

  • «Редактировать» — редактировать профили;
  • «Пригласить» — пригласить пользователей в систему (только если в выделенной группе есть неприглашенные);
  • «Права» — добавить/убрать права;
  • «Проекты» — изменить доступ к проектам;
  • «Приватность» — изменить видимость контактных данных;
  • «Перенести» — перенести в другие команды/отделы;
  • «Пригласить повторно» — выслать приглашение участнику еще раз;
  • «vCard» — экспортировать контактные данные в файлы vCard;
  • «Ставки» — установить индивидуальную ставку выбранным сотрудникам;
  • «Удалить» — удалить участников.
Примечание При начальном появлении этого меню, часть пунктов будут не видны. Чтобы увидеть все пункты, нажмите на пункт «Ещё».

Как удалить пользователя/отдел/компанию?

Удалить пользователя может администратор с правами «Разрешить управление участниками».

Перейдите в раздел «Люди». В разделе Люди выделите визитку пользователя, которого вы собираетесь удалить (или нескольких), в меню выберите пункт «Удалить», затем нажмите кнопку «Удалить». Пользователь удален и не сможет больше войти в систему.


Также участник может удалить себя сам на странице Профиль.

Как удалить отдел?

Удалить можно только пустой отдел (в котором нет сотрудников и контактов). Если отдел не пуст, то сначала нужно удалить или перенести всех работников в другие отделы.
Затем, для удаления отдела нажмите на название нужного отдела в списке. В открывшемся окне нажмите пункт «Удалить отдел»1 (данный пункт будет только в том случае, если отдел не содержит сотрудников и контакты):



Как удалить компанию?

Чтобы удалить компанию, сначала нужно удалить всех ее сотрудников (в том числе и контакты) или перенести их в другие компании. Кроме того, в компании не должно быть проектов.

Для удаления нажмите на название нужной компании в списке. В открывшемся окне нажмите пункт «Удалить компанию»2 (данный пункт будет только в том случае, если компания не содержит сотрудников, контакты и проекты):


Как узнать, кто является администраторами?

Чтобы узнать, кто является администратором, перейдите в раздел Люди.

Вверху раздела вы увидите фильтры отображения с возможностью фильтрации визиток по компаниям и правам. В фильтре «Права» выберите пункт «Администратор компании», и в разделе отобразятся только визитки администраторов компаний. Аналогично можно отобразить всех администраторов аккаунта.

Как установить почасовую ставку для сотрудника?

Для начала необходимо зайти в Аккаунт -> Настройки системы и в разделе «Учет финансов» активировать функцию «использовать часовые ставки» и выставить ставку по умолчанию1:

После активации ставок в профиле каждого пользователя появляется поле для записи его персональной ставки. Заполнять его есть необходимость только в том случае, когда персональная ставка человека отличается от «ставки по умолчанию» в настройках аккаунта.


Внимание! Заполнять это поле могут только Администраторы с правами «разрешить управлять участниками». Участник с ролью «Пользователь» не видит этого поля и не может установить ставку сам. Он также не видит ставки других участников.


Массово установить Ставки можно на странице Команда или общей странице Люди. Отметьте карточки участников, которым вы собираетесь изменить ставку1. В появившемся меню нажмите на кнопку «Ставки»2, после чего введите общее значение и примените.


Затем введите индивидуальную ставку и нажмите на «Применить»:


Персональные ставки1 обозначены специальным значком и видны на карточках сотрудников.


Как перенести участника с одной компании/отдела в другую компанию/отдел?

Перейдите в раздел «Люди», затем выделите карточку участника (в правом нижнем углу) и нажмите в меню на пункт «Перенести»1:



Перед вами откроется окно, в котором выберите команду2 (или отдел3), в которую хотите перенести участника. А после нажмите на «Применить»



Примечание: для массового выделения всех участников команды — наведите курсор мышки на название команды и поставьте галочку в чекбокс слева от ее названия.

Как сделать пользователя администратором аккаунта?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на «Права»2:


Перед вами откроется окно «Роль и права»3. В нем выберите роль «администратор аккаунта»4 и нажмите «Обновить права»5:



И обязательно отметьте, какие именно права ему следует назначить6 и нажмите на «Обновить права»7:



Примечание! Необходимо отметить хотя бы одну галочку для установления прав администратора. Если этого не сделать, то будет присвоена роль «пользователь».

Как перейти на вкладку "Контакты"?

Перейдите в раздел «Люди». Затем нажмите на «Участники» и выберите пункт «Контакты»:



Важно Вкладку «Контакты» могут видеть: владелец аккаунта, администратор аккаунта и администратор команды с правами «Разрешить управлять участниками» (в рамках своей команды), а также администратор отдела.

Как вести базу контактов?

Вести базу контактов можно в разделе «Люди». Для этого перейдите в данный раздел, затем нажмите на зеленый плюсик и на «Пригласить людей»:


В открывшемся окне выберите роль «Контакт»:



и затем заполните данные: впишите email участника1, при необходимости выберите команду2 и нажмите на «добавить»3:



Важно! Контакты не получают уведомлений и физического доступа в систему. Фактически — это визитка и находится она будет в разделе «Люди» на вкладке «Контакты».

Примечание: также, для ведения базы контактов можно создать отдельный проект. Назвать, к примеру, «База контактов» и в нем с помощью задач вести базу.

Как перевести участника в контакт?

Чтобы участник больше не имел доступа в аккаунт, но при этом сохранились его контактные данные — переведите его в контакт. Это не повлияет на его проделанную работу и на отчеты. Все задания и затраты участника останутся в аккаунте. Он просто не сможет больше зайти в аккаунт.
Перейдите в раздел «Люди»1, найдите карточку участника и нажмите на его роль2.



В открывшемся окне выберите роль «Контакт»:



И нажмите на «Сохранить контакт»:



Контакты не получают уведомлений и физического доступа в систему. Фактически — это визитка и находится она будет в разделе «Люди» на вкладке «Контакты».

Как "контакт" сделать участником аккаунта?

Перейдите в раздел «Люди» и на страницу «Контакты»:



Затем отметьте карточку участника и нажмите на «Пригласить»:



В открывшемся окне выберите роль1, которую хотите присвоить участнику. По умолчанию устанавливается роль «Пользователь». Выберите проекты2, в который хотите дать доступ участнику и нажмите на «Пригласить»3:


Как пригласить участника повторно в аккаунт?

Чтобы пригласить участника в аккаунт повторно — перейдите в раздел «Люди». Затем найдите карточку участника и отметьте ее1. В появившемся меню нажмите на пункт «Еще»2:



Затем откроются еще дополнительные опции в меню. Найдите и нажмите на «Пригласить повторно»:



Участник получит приглашение на свой email, что указан в системе.
ответы по темам
поиск ответа

Краткое руководство

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2018 Worksection™ / Made in Ukraine
RU