WORKSECTION

Роли и права участников

Какие роли пользователей существуют и в чем их различие?

В Worksection существуют такие роли пользователей:

  • Владелец аккаунта;
  • Администратор аккаунта (управляет всеми проектами всех команд, а также настройками аккаунта);
  • Администратор команды (управляет действиями людей со своей команды в проектах разных команд/ управляет всеми проектами своей команды);
  • Администратор отдела (управляет действиями людей со своего отдела в проектах разных команд);
  • Руководитель проекта (управляет проектом);
  • Пользователь (обычная роль — рядовой сотрудник компании или клиент);
  • Гость (ограниченная роль, не видит контактных данных других пользователей, подходит для фрилансеров или субподрядчиков);
  • Читатель (ограниченная роль, не может ничего создавать/ редактировать и комментировать);
  • Контакт (нет физического доступа в систему, служит только для хранения контактных данных).

Подробнее о правах:

Владелец аккаунта может:

  • Делать все то же, что и администратор аккаунта
  • Имеет доступ к настройкам и управлению администраторами
  • Может удалить аккаунт
  • Иметь доступ к API ключу

Администратор аккаунта может:

  • Делать все то же, что и администратор команды для всех команд аккаунта
  • Изменять настройки аккаунта, управлять метками, оплачивать аккаунт (право «Доступ к настройке и оплате аккаунта»)
  • Назначать администраторов (право «Разрешить создавать администраторов»)
  • Видеть скрытую переписку, задачи, файлы (право «Просмотр скрытой информации»)
  • Редактировать временные и финансовые затраты (право «Полный доступ ко времени и финансам»)
Администратор команды с правом «действия своей команды в любых проектах» может:
  • Просмотреть все задания с ограниченной видимостью в проектах разных команд/папок, в которые входит хоть один из участников его команды (право «Просмотр скрытой информации»)
  • Видеть проекты, в которых участвует его команда, в том числе если даже сам не является участником проекта (право «Видит проекты всех участников команды»)
  • Создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/архивировать проекты, которые создал. Удалять проекты не может (право «Разрешить создавать проекты»)
  • Редактировать свою команду, управлять сотрудниками своей команды, приглашать сотрудников в свою команду (право «Разрешить управлять участниками») и в добавлять в проекты, где участвует сам и его команда (добавлять только свою команду)
  • Редактировать все задания, где участвует его команда. В проектах, что были созданы им, может редактировать задания только своей команды и те, где он автор. Задания сотрудников с другой команды — редактировать не может. Также видит запущенные таймеры только своих сотрудников в проектах разных команд/папок (право «Разрешить редактировать все»)
  • Вносить затраты за участников своей команды в разных проектах/папках, а также может их редактировать. Также может видеть запущенные таймеры только своих сотрудников в проектах разных команд/папок (право «Управление затратами и таймерами»)
Администратор команды с правом «любые данные в проектах своей команды» может:
  • Просмотреть все задания с замком только в проектах своей команды. В проектах других команд видеть скрытые не сможет, если не входит в круг видящих (право «Просмотр скрытой информации»)
  • Видеть проекты, в которых участвует его команда, в том числе если даже сам не является участником проекта (право «Видит проекты всех участников команды»)
  • Создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/ архивировать проекты, которые создал и управлять всеми проектами в папке его команды. Удалять проекты не может (право «Разрешить создавать проекты»)
  • Редактировать свою команду, управлять сотрудниками своей команды, приглашать сотрудников в проекты своей команды (право «Разрешить управлять участниками») и в проекты, где участвует сам (добавлять только свою команду)
  • Редактировать все задания только в проектах своей команды. В проектах, что были созданы им, но находятся в другой команде или папке — не может редактировать задания. Кроме тех, где он автор. Также может видеть все запущенные таймеры исключительно в проектах с папки его команды: как своих, так и чужих сотрудников (право «Разрешить редактировать все»)
  • Вносить затраты за всех участников в проектах своей команды, а также может их редактировать в пределах проектов своей команды. Также может видеть все запущенные таймеры исключительно в проектах с папки его команды: как своих, так и чужих сотрудников (право «Управление затратами и таймерами»)
Существует возможность сделать администратором человека из клиентской команды. Права для него настраивает владелец аккаунта или администратор аккаунта.

Администратор отдела может:
  • Просмотреть все задания с ограниченной видимостью в проектах разных команд/папок, в которые входит хоть один из участников его отдела (право «Просмотр скрытой информации»)
  • Видеть проекты, в которых участвует его отдел, в том числе если даже сам не является участником проекта (право «Видит проекты всех участников команды»)
  • Создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/архивировать проекты, которые создал. Удалять проекты не может (право «Разрешить создавать проекты»)
  • Управлять сотрудниками своего отдела, приглашать людей в свой отдел, добавлять в проекты, где участвует сам и его отдел (право «Разрешить управлять участниками»)
  • Редактировать все задания, в которых участники его отдела являются авторами либо ответственными. В проектах, которые создал, может редактировать только те задания, в которых он автор и задания сотрудников своего отдела. Также может видеть запущенные таймеры сотрудников своего отдела (право «Разрешить редактировать все»)
  • Вносить затраты за участников своего отдела в разных проектах/папках, а также может их редактировать. Также может видеть запущенные таймеры только сотрудников своего отдела в проектах разных команд/папок (право «Управление затратами и таймерами»)

Руководитель проекта может:
  • Редактировать свой проект
    • Редактировать задачи, подзадачи и комментарии своего проекта
    • Добавлять сотрудников в свои проекты и управлять участниками проекта (опция включается в «Настройках аккаунта»)

Обычный пользователь может:
  • Создавать задачи в проектах, к которым он допущен.
  • Видеть задачи, подзадачи и комментарии.
  • Загружать файлы.

Гость (пользователь с ограниченными правами):
  • Может видеть и комментировать ТОЛЬКО задачи, за которые он ответственен или добавлен в круг видящих. Других задач проекта он не видит.
  • Может видеть ТОЛЬКО те файлы, которые расположены в «его» задачах.
  • НЕ может создавать задачи (но можно дать ему это право). НЕ видит контактов участников проекта, только имена.
  • Может видеть только свои отчеты

Читатель (ограниченная роль, не может ничего создавать/ редактировать и комментировать)
  • Видеть задания в проектах, где участвует
  • Подписаться на задания и получать по ним уведомления
  • Можно упомянуть через @mention в задачах/комментариях
  • НЕ может создавать/ редактировать задачи/комментарии
  • НЕ может быть назначен ответственным за задания
  • НЕ видит разделы Отчеты, Календарь и Диаграмма Ганта

Контакт:
  • Доступа в систему не имеет. Впоследствии может быть приглашен в любое время в аккаунт.
  • Можно добавить в задачу/комментарий через @mention. Уведомлений никаких не получает.
  • Фактически — это визитка человека. Служит для быстрого доступа к контактным данным, нужных для работы.

Для назначения пользователю роли — перейдите в раздел «Люди». Найдите визитку нужного пользователя. Отметьте мышкой его визитку1, а затем нажмите на меню «Права»:




Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нём выберите необходимую роль (к примеру, «Администратор аккаунта»3)




И обязательно отметьте, какие именно права ему следует назначить4 и нажмите на «Обновить права»5


Примечание! Чтобы права администратора были даны, хотя бы один пункт прав должен быть отмечен. Если этого не сделать, то будет присвоена роль «пользователь».

Как сделать пользователя администратором аккаунта?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на меню «Права»:



Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нем выберите роль «администратор аккаунта»3



И обязательно отметьте, какие именно права ему следует назначить4 и нажмите на «Обновить права»5:



Примечание! Необходимо отметить хотя бы одну галочку для установления прав администратора. Если этого не сделать, то будет присвоена роль «пользователь».

Как сделать пользователя администратором команды?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на меню «Права»:



Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нем выберите роль «администратор своей команды»3



Чтобы руководитель мог управлять участниками своей команды, а также их заданиями, где бы они не участвовали — дайте ему роль «администратор команды» с правом Действия своей команды в любых проектах4 и другими правами. И нажмите на «Обновить права»5

Какие права можно дать администратору команды и что он сможет делать:
  • Просмотр скрытой информации: может просмотреть все задания с замком в проектах разных команд/папок, в которые входит хоть один из участников его команды.
  • Видит проекты всех участников: видит проекты, в которых участвует его команда, в том числе если даже сам не является участником проекта. Примечание: если галочка не стоит — админ будет видеть только те проекты, в которых участвует.
  • Разрешить создавать проекты: может создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/архивировать проекты, которые создал. Удалять проекты не может. При создании проекта может добавить в проект как свою команду, так и участников других команд. С команды «клиент» видит только тех, с кем пересекается.
  • Разрешить управлять участниками: может добавить в свою команду новых людей и управлять их карточками.
  • Разрешить редактировать все: может редактировать все задания, где участвует его команда. В проектах, что были созданы им, может редактировать задания только своей команды и те, где он автор. Задания сотрудников с другой команды — редактировать не может. Также может видеть запущенные таймеры только своих сотрудников в проектах разных команд/папок.
  • Управление затратами и таймерами: может внести затраты за участников своей команды в разных проектах/папках, а также может их редактировать. Также может видеть запущенные таймеры только своих сотрудников в проектах разных команд/папок.
Чтобы руководитель смог управлять исключительно проектами своей команды, где он находится и не мог этого делать в проектах других команд — дайте ему роль «администратор команды» с правом любые данные в проектах своей команды6 и другими правами. И нажмите на «Обновить права»7


Какие права можно дать администратору команды и что он сможет делать:

  • Просмотр скрытой информации: может просмотреть все задания с замком только в проектах своей команды. В проектах других команд видеть скрытые не сможет, если не входит в круг видящих.
  • Видит проекты всех участников: видит проекты, в которых участвует его команда, в том числе если даже сам не является участником проекта. Примечание: если галочка не стоит — админ будет видеть только те проекты, в которых участвует.
  • Разрешить управлять проектами: может создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/ архивировать проекты, которые создал и управлять всеми проектами в папке его команды. Удалять проекты не может. При создании проекта может добавить в проект свою команду, так и участников других команд. С команды «клиент» видит только тех, с кем пересекается.
  • Разрешить управлять участниками: может добавить в свою команду новых людей и управлять их карточками.
  • Разрешить редактировать все: может редактировать все задания только в проектах своей команды. В проектах, что были созданы им, но находятся в другой команде или папке — не может редактировать задания. Кроме тех, где он автор. Также может видеть все запущенные таймеры исключительно в проектах его команды (как своих, так и чужих сотрудников).
  • Управление затратами и таймерами: может внести затраты за всех участников в проектах своей команды, а также может их редактировать в пределах проектов своей команды. Также может видеть все запущенные таймеры исключительно в проектах его команды (как своих, так и чужих сотрудников).

Как сделать пользователя администратором отдела?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на меню «Права»:



Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нем выберите роль «администратор своего отдела»3



И обязательно отметьте, какие именно права ему следует назначить4 и нажмите на «Обновить права»5


Какие права можно дать администратору отдела и что он сможет делать:

  • Просмотр скрытой информации: может просмотреть все задания с замком в проектах разных команд/папок, в которые входит хоть один из участников его отдела.
  • Видит проекты всех участников: видит проекты, в которых участвует его отдел, в том числе если даже сам не является участником проекта. Примечание: если галочка не стоит — админ будет видеть только те проекты, в которых участвует.
  • Разрешить создавать проекты: может создавать проекты в любой команде или папке. Может создавать новые папки. Также может редактировать/архивировать проекты, которые создал. Удалять проекты не может. При создании проекта может добавить в проект свою команду, так и участников других команд. С команды «клиент» видит только тех, с кем пересекается.
  • Разрешить управлять участниками: может добавить в свой отдел новых людей и управлять их карточками.
  • Разрешить редактировать все: может редактировать все задания, в которых участники его отдела являются авторами либо ответственными. В проектах, которые создал, может редактировать только те задания, в которых он автор и задания сотрудников своего отдела. Также может видеть запущенные таймеры сотрудников своего отдела.
  • Управление затратами и таймерами: может внести затраты за участников своего отдела в разных проектах/папках, а также может их редактировать. Также может видеть запущенные таймеры только сотрудников своего отдела в проектах разных команд/папок.
Примечание: роль «администратор отдела» можно дать участнику аккаунта лишь в созданном отделе. В «Без отдела» такой возможности нет.

Как сделать пользователя гостем?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на меню «Права»:



Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нем выберите роль «Гость»3



Если хотите, чтобы он смог создавать задачи — отметьте чекбокс с этим правом. И нажмите на «Обновить права»4


Что он сможет делать:
  • создавать задачи (если отмечено это право)
  • комментировать задания
  • видит только те задачи, на которые ему дали доступ
  • видит только свои затраты
  • не видит контактных данных сотрудников
  • не видит раздел Контакты и не может их создавать

Как сделать пользователя читателем?

Перейдите в раздел «Люди» и отметьте карточку участника1. Затем, в появившемся меню нажмите на меню «Права»:



Перед вами откроется окно «Роль и права»2. В нем выберите роль «читатель»3



И нажмите на «Обновить права»4



Что может участник в такой роли:
  • может видеть задания в проектах, где участвует
  • его можно подписывать на задания, по которым будет получать уведомления
  • можно упомянуть через @ в задачах/комментариях

Участник в такой роли НЕ может:
  • создавать задачи и не получится его назначить ответственным за задание
  • написать комментарий и поставить реакции в задачах/комментариях
  • видеть разделы Отчеты, Календарь и диаграмма Ганта
Обратите внимание при превышении квоты по людям — все последующие участники, кого добавляете, будут в роли «читатель».

Квота: читателей может быть в 2 раза больше от максимального количества пользователей в вашем аккаунте. При превышении этого лимита — они автоматически становятся контактами.

Как перевести участника в контакт?

Чтобы участник больше не имел доступа в аккаунт, но при этом сохранились его контактные данные — переведите его в контакт. Это не повлияет на его проделанную работу и на отчеты. Все задания и затраты участника останутся в аккаунте. Он просто не сможет больше зайти в аккаунт.
Перейдите в раздел «Люди», найдите карточку участника и нажмите на его роль1.



В открывшемся окне2 выберите роль «Контакт»3



И нажмите на «Сохранить контакт»4



Контакты не получают уведомлений и физического доступа в систему. Фактически — это визитка и находится она будет в разделе «Люди» на вкладке «Контакты».
Важно Но вы можете добавить карточку «контакта» в задачу/комментарий для быстрого доступа к его контактным данным.
esc
или
Распечатать