Задачи и комментарии  >  Управление списком задач

Как структурировать задачи по меткам и статусам?

Для быстрого поиска и удобной работы с задачами в проекте вы можете использовать статусы и метки.

Статус у задачи всегда один, а меток может быть много. Например, метки «3D — графика», «документация» и статус — «на проверке».

Метки можно использовать:

  • чтобы описать характер работы: дизайн, программирование, обсуждение, брейншторм
  • чтобы описать объем работы: XL-size, M-size, S-size — все как у вас )
  • чтобы описать результат работы: сделано хорошо, сделана норм, неважно сделано
  • чтобы описать сложность работы: сложная, средняя сложность, несложная. Это облегчит выбор исполнителя в соответствен с его проф. уровнем.
  • чтобы описать тип работы: плановая задача, дополнительные пожелания или переделка. Тогда в конце проекта в ретроспективе будет понятно, то ли делали неважно и переделывали постоянно, то ли клиент капризный.


По умолчанию в вашем аккаунте создано 9 меток, 6 из которых общедоступные и 3 для применения внутри вашей компании (отмечены замочком и не видны вашим клиентам). Вы можете настроить метки под вашу компанию, как вам удобно. Настраивать метки могут администраторы компании.




1 — Раздел общих меток аккаунта

2 — Раздел внутренних меток (видны только компании владельца аккаунта)

Назначить или изменить метки определенной задачи очень просто.

Это можно сделать как на этапе создания задачи, так и при последующем её редактировании. Кроме этого, назначать метки можно на лету, воспользовавшись соответствующим пунктом выпадающего меню задачи.

Назначение метки при создании задачи:



Для назначения новой метки (или изменения существующих) в созданной ранее задаче, нажмите на поле с метками. Перед вами откроется окно добавления новых меток. Назначьте метку, выберите тех, кого следует уведомить о назначении новой метки, и нажмите «ОК».




С помощью статусов задач вы можете организовать весь рабочий процесс(workflow), настроив их согласно специфике вашей работы и стадиям, которые проходят задачи в вашей компании. Статусы видны и исполнителю, и руководителю и показывают, кто и что должен сделать по задаче в данный момент.

Во всех аккаунтах есть 6 предустановленных статусов1. Однако, при необходимости вы можете создавать собственные статусы, которые вы используете в вашей компании2.



Статусы расположены первыми при назначении и отделены от остальных меток при последующем отображении.



Кроме этого, статусы имеют определённые свойства, активированные по умолчанию.



  • Автоматически подставлять первый из списка статус в процессе создания задачи и подзадачи.
  • Запретить наличие более чем одного статуса у каждой конкретной задачи. При включении следующего статуса, предыдущий автоматически отключается.
  • Отключать все статусы после полного закрытия задачи и подзадачи.
Внимание! Если вам не подходит такое поведение статусов — просто деактивируете эти настройки.

Как посмотреть список задач проекта (или аккаунта)?

Список задач находится в разделе «Задачи».
Если вы находитесь в «масштабе аккаунта», вы видите все задачи аккаунта. Если же находитесь в «масштабе проекта», то вы видите только задачи этого проекта.

Задачи отдельного проекта (список задач в «масштабе проекта»):



Задачи всего аккаунта (список задач в «масштабе аккаунта»):



С помощью фильтров вы можете отфильтровать список задач, к примеру: по меткам или по срокам.
Затем отфильтрованный список добавьте в закладки. Так вы будете иметь быстрый доступ к нему и вам не придется тратить время на повторное выставление фильтров.

Как настроить персональный список задач и сохранить его в избранное?

На странице Задачи есть два типа фильтров: простой и расширенный. Простой фильтр находится на панеле фильтров1 над списком всех задач.



Расширенный фильтр позволяет конкретизировать запрос по многим параметрам. Чтобы применить расширенный фильтр, на панели фильтров раскройте контекстное меню и выберите «Расширенный фильтр»2.





Вы можете отфильтровать список задач, как вам угодно, и запомнить его, как отдельную страницу, добавив в избранное. Таким образом, вы всегда сможете открыть список задач с уже примененным фильтрами и настраивать их заново.

Есть два способа добавить список в избранное:

Способ № 1

Раскройте контекстное меню справа на панели фильтров, выберите пункт «В закладки», подкорректируйте название сохраняемой страницы и нажмите кнопку «Добавить»:




Способ № 2
Раскройте пункт персонального меню Закладки и нажмите на большую звезду в нижней части экрана. Подкорректируйте название сохраняемой страницы и нажмите кнопку «Добавить»:


Как включить/выключить отображение подзадач в списке?

Если вы хотите включить или выключить отображение подзадач в списке, воспользуйтесь специальным переключателем в меню раздела.
В сплывающем меню выберите вид отображения: Только Задачи / Задачи и подзадачи. Здесь же вы можете выбрать вид отображения, а также скрыть или показать выполненные задачи.



При отключении отображения подзадач они «прячутся» в свою задачу и могут быть показаны в виде раскрывающегося списка.

Групповые операции над задачами (копировать, перенести, изменить видимость...)

Кликнув в область задачи (в любом месте вне прочих ссылок), вы выделите задачу. Область немного расширится, по сравнению с остальными задачами, и подсветится голубым цветом по бокам. Слева от названия задачи появится чекбокс, отмеченный галочкой.

Аналогично можно выделить другие задачи. Как только будет выделена первая задача, вверху окна появится всплывающее меню массовых операций над задачами. Цифра в левой части меню — это количество выделенных задач, над которыми будут производиться операции.

Какие же есть массовые операции над задачами?

1. В разделе «Задачи» (в масштабе аккаунта):

  • Закрыть — закрыть выбранные задачи;
  • Перенести — перенести выбранные задачи в другой проект;
  • Скопировать — скопировать выбранные задачи в другой проект;
  • Метки — установить/убрать метки для выделенных задач;
  • Назначить — назначить нового ответственного за выбранные задачи;
  • Удалить — удалить выбранные задачи со всеми подзадачами.

2. В разделе «Задачи» (в масштабе проекта) операции те же, плюс ещё два пункта:

  • Подписчики — массово подписать/отписать сотрудников на выбранные задачи;
  • Видимость — массово ограничить видимость задач (задать список пользователей, имеющих доступ к выбранным задачам).

Внимание! Массовые операции возможны либо с задачами, либо с подзадачами, отдельно друг от друга. Поэтому у вас не получится отметить и задачу, и подзадачу одновременно.

Как сгруппировать список задач по проектам?

Чтобы сгруппировать задачи по проектам, в меню раздела Задачи нажмите на «Список» на панели фильтров. В раскрывшемся меню выберите группировку «По проектам»:



Здесь же вы можете указать порядок отображения проектов:

  • Проекты по алфавиту
  • Релевантный порядок
  • Мой порядок
При группировке все задачи будут отображаться внутри «своего» проекта.

Что можно сделать со списком задач (экспорт, печать, отправить на email)?

Весь список задач или же список задач с примененным расширенным фильтром, вы можете:

  • экспортировать в .xls формат
  • отправить по email
  • сохранить в виде http-ссылки
  • распечатать
  • добавить в закладки
Для выбора нужного действия воспользуйтесь меню «три точки»:


  1. При выборе первой ссылки «Экспортировать в XLS» — автоматически начнётся загрузка xls-файла.
  2. При выборе второй ссылки «Отправить на email» — откроется окно выбора адресата (отправить можно одному из пользователей аккаунта либо на другой email). Затем список будет отправлен по выбранному адресу в удобном для просмотра виде. Адрес отправителя такой же, как и у всех системных email-уведомлений: notifications@worksection.com
  3. При выборе варианта «Получить ссылку» — вид списка со всеми примененными фильтрами будет сохранён в виде http-ссылки. При этом откроется popup-окно, откуда вы сможете скопировать вашу ссылку на сохранённый вид списка.
  4. При выборе варианта «Распечатать» — сразу откроется окно выбора настроек печати. После нажатия кнопки «Печать» список задач будет отправлен на распечатку.
  5. Также вы можете добавить данную страницу вместе со всеми текущими параметрами фильтра в закладки, выбрав пятый пункт.

Как управлять подпиской на задачи проекта? Можно ли подписать сотрудников на группу задач?

Для управления подпиской на задачи проекта служит пункт «Подписчики» в меню массовых операций раздела «Задачи». Отметьте в списке нужные задачи и выберите пункт «Подписчики»1 в меню массовых операций:



После этого откроется окно «Подписчики», в котором вы можете выбрать действие, которое нужно совершить: подписать, отписать участников или отписать всех и подписать только некоторых. Выберите действие, которое необходимо совершить:



В открывшемся окне отметьте нужных участников1 и нажмите «Применить»2. Отмеченные пользователи будут подписаны (или отписаны) от выбранных задач.



Внимание! Серым цветом выделены пользователи, email которых не подтверждён. Им не будет отправляться никаких уведомлений до подтверждения. Чтобы подтвердить email, достаточно один раз зайти под ним в систему.

Как сдвинуть сроки всех (или некоторых) задач проекта?

Массово изменяйте Старт или Финиш заданий в разделе Задачи с помощью пункта Сроки.



Чтобы сдвинуть все сроки, достаточно изменить Старт самой задачи, а все её подзадачи сдвинутся вслед за ней автоматически. При этом все связи и длительность задач сохранятся1.



В этом окне вы можете не только изменить дату, но и сдвинуть ее вперед или назад на х рабочих дней, а также очистить. Доступ к этим возможностям находится в шапке 2:



  • «Установить» — позволит выбрать в календаре новую дату;
  • «Сдвинуть вперёд» — позволяет задать число дней, на которое задача сдвинется в будущее;
  • «Сдвинуть назад» — позволяет задать число дней, на которое задача сдвинется в прошлое;
  • «Очистить» — дата станет не определена.
После выбора изменений сроков отметьте, нужно ли отправить об этом уведомление подписчикам и нажмите «Применить». Сроки будут изменены.

Примечание: В случае, когда нет необходимости менять сроки всей задачи, а требуется лишь изменить сроки определенной подзадачи, — отметьте на списке только её и установите нужную дату.

Сдвиг сроков будет полезен при работе с шаблонными проектами. Когда у вас рабочий процесс уже разбит на задачи, и заданы сроки и последовательность их выполнения, в шаблонном проекте вы просто массово копируете задачи в новый проект, как описано здесь, а затем передвигаете сроки всех задач на нужную дату старта.

Можно ли отобразить только задачи с нужной меткой? Как?

Да, можно. Для этого в разделе «Задачи» есть динамический фильтр по Меткам. Просто выберите в нём нужную метку и отобразятся только те задачи, в которых она указана:


Как посмотреть задачи на сегодня? На ближайшие 3 дня? Просроченные задачи?

Для выборки нужных вам задач (например, на неделю) — используйте динамический фильтр «Сроки». Это позволит существенно сократить общий список, оставив в нём только необходимые вам задачи.


Примечание: данный фильтр доступен как в рамках проекта, так и в масштабе всего аккаунта.

Как перенести задачу из проекта в проект? Как сделать задачу подзадачей и наоборот?

Для переноса задачи в другой проект выберите в меню задачи пункт «Перенести»1



Откроется модальное окно переноса задачи в другой проект.




Выберите нужный проект и следующим шагом подтвердите свое действие, нажатием кнопки «Применить».

Чтобы сделать задачу подзадачей, выберите в меню задачи соответствующий пункт1.



Здесь выберите задачу1, в которую будет помещена новая подзадача, укажите тех, кого следует уведомить об этой операции2, и нажимаете на кнопку «Перенести»3.


Как посмотреть нагрузку по сотрудникам?

Просмотреть нагрузку по сотрудникам можно как в рамках определенного проекта, так и на уровне всего аккаунта. Для просмотра нагрузки по сотрудникам зайдите в раздел Задачи -> По Людям. Например, находясь в проекте, выберите в меню «Сроки» пункт «На неделю» и просмотрите нагрузку на участников данного проекта:



Примечание: вы можете видеть только задания сотрудника в проектах, к которым у вас есть доступ. Видеть полностью всю загрузку участника по всем проектам аккаунта может только владелец аккаунта и администратор аккаунта с правами «Разрешить управлять проектами».

Как просмотреть закрытые задачи проекта?

Чтобы просмотреть закрытые задачи проекта — зайдите в раздел Задачи. В меню «Список» нажмите на Закрытые1. Затем выставьте интересующий вас период, например, за неделю2:

Перейдите на страницу По Людям, где также выберите в фильтре Закрытые, где теперь можете просматривать закрытые задачи сотрудников. Выставьте, например, период за неделю — будете видеть кто и что сделал, вложился ли он в лимит предполагаемых затрат, превысил ли бюджет и на сколько:

Примечание: На этих страницах добавлен расчет статистики затрат при поиске и фильтрации.

Как развернуть/свернуть задачу в общем списке задач?

Чтобы развернуть задачу и увидеть все ее подзадачи в общем списке — нажмите на иконку1:


И аналогично, если хотите свернуть подзадачи2:


Примечание: Птичка свернуть/развернуть задачу запоминает свое состояние.

Как скрыть метки во вкладке по людям?

Если у вас слишком много меток и они мешают работе — нажмите на меню «По людям» и выберите пункт Только статусы 1:



В такому случае у вас останутся лишь статусы.

Как переносить задачи между участниками проекта?

Для этого зайдите в раздел Задачи на страницу По Людям.

Схватите за «строку» и перетащите её на карточку другого участника проекта — тем самым переназначив задание1.

На странице присутствуют две «технические карточки» — Любой сотрудник и Без ответственного2.
Это позволяет брать еще не назначенные задания и присваивать им ответственных. Или же наоборот — сбрасывать ответственность переносом на эти карточки.


Когда заданий и участников много, вся страница может занимать несколько экранов и так далеко таскать не совсем удобно. Поэтому, как только вы схватили задание, снизу появляется «dock» с аватарками сотрудников, на которых может быть назначена та или иная задача3.

Примечание: если вы схватили скрытую задачу, то внизу появятся лица только тех людей, которые её видят, и только кто-то из них сможет быть новым ответственным.

Если вам не нравится таскать — всегда можно отметить несколько заданий сразу и, как и ранее, использовать массовые операции, и не только переназначения.

Важно! Перетаскивать можно только открытые задачи. После этих действий нажмите «Сохранить»!

На страницах с 1000 и более задач перетаскивание автоматически деактивируется.

Как показать/скрыть карточки участников без задач в проекте?

Чтобы показать/скрыть карточки участников без задач, зайдите в раздел Задачи -> По Людям. Затем еще раз нажмите на меню «По людям» и выберите пункт «Только с задачами»1:



Чтобы видеть карточки всех участников проекта, нажимайте на Все люди2

Как выгрузить список задач в Excel?

Список задач, отчеты и диаграмму Ганта можно экспортировать в Excel. Чтобы выгрузить данные — используйте меню «три точки» на панели фильтров и нажмите на пункт «Экспортировать в XLS»


Как работает расширенный фильтр по датам старта и финиша?

Чтобы зайти в расширенный фильтр — нажмите на меню «три точки» и на «расширенный фильтр». Или же нажмите на меню «Еще» и выберите «Расширенный фильтр»:



В открывшемся окне увидите четыре поля, два из которых относится к «Старту» заданий, а два — к «Финишу»:



Рассмотрим все варианты, какие задания сможете отобразить, указав даты в каждом поле отдельно:

В поле «Старт»:
  • Указав дату в первом поле1 — отобразятся задания, старт которых попадает на выбранную дату и все задания, которые стартуют после этой даты;
  • Указав дату во втором поле2 — отобразятся задания, старт которых попадает на выбранную дату и все задания, которые стартовали до указанной даты.

В поле «Финиш»:
  • Указав дату в поле3 — отобразятся задания, завершение которых попадает на указанную дату и все задания, которые завершаться после этой даты;
  • Указав дату в поле4 — отобразятся задания, завершения которых попадает на указанную дату и все задания, завершения которых попадает до указанной даты.



Примечание: установив отметку «закрытые» — в выборку попадут также и выполненные задания.

Комбинирование полей:

  • Указав даты в обоих полях «Старт» — отобразятся задания, старт которых попадает в указанный период времени.
  • Указав даты в обоих полях «Финиш» — отобразятся задания, завершения которых попадает в указанный период времени.
  • Указав дату в первом поле «Старт»1 и во втором поле «Финиш»2 — отобразятся задания, у которых старт и финиш попадает в указанный период времени, а также, задания с дедлайном, которые были созданы и должны завершится в выбранный период.

Важно! Используя поля только из блока «Старт» — в него также попадут задания «без срока», если дата создания задания попадает в период выборки. Но указав дополнительно дату в поле «Финиш» или только заполнить поля «Финиш» — задания «без срока» не попадают в выборку.

Как вывести список задач определенного отдела/команды?

Чтобы отобразить список заданий, где ответственными является участники определенной команды или отдела — перейдите в раздел «Задачи». Затем перейдите в фильтр «Я» и в меню нажмите на «Другой сотрудник». В открывшемся окне нажмите на название отдела1 или команды2:

ответы по темам
поиск ответа

Краткое руководство

Обучающее видео

на нашем YouTube канале


Не смогли найти ответ?Обращайтесь в службу поддержки!
 
Партнерская программа Вы рекомендуете Worksection,
— мы отдаём вам первые 25$

skype / worksection
Copyright © 2008-2018 Worksection™ / Made in Ukraine
RU