9 августа 2017   •   Елена Самойлова   •   21 min read

Гид по методикам повышения личной продуктивности

Неправильно выбранная методика повышения личной эффективности — шаг назад в борьбе за высокую продуктивность работы.

Методика, подходящая именно вам —
гарантия отсутствия срывов, простоев, невыполненных задач и прочих, столь не милых сердцу, вещей.

Кроме того, правильно используя способы повышения производительности труда, подходящие именно вам, можно по-настоящему измениться: стать более спокойным, уверенным в себе человеком, который реально оценивает свои возможности и стремления, не боясь браться за сложные, долгосрочные и весьма масштабные проекты.

Правда, чтобы выбрать эффективную методику улучшения персональной производительности, тоже придется потрудиться. И немало. Ну, в самом деле: методов — масса, да и новые появляются с завидной регулярностью. Даже просто перечитать книги и статьи, посвященные работе над собой, — не так уж просто и быстро. А еще ведь надо «примерить» каждую методику на себя, учитывая особенности личности и нюансы работы.

Мы готовы сэкономить для вас немного (или много?) времени и, разложив все по полкам, оптимизировать ваш процесс повышения своей продуктивности.

Итак, гид в котором собран анализ наиболее популярных нынче методик и предположения о том, какому типу личности каждая из них может быть рекомендована.

Как выжать максимум из этой статьи-гида?

Часто встречается информация о том, что привычка формируется примерно за 21 день. Наверное, истина в этом вопросе неизвестна никому (но у Чингиса Баринова так не работает, он сам так сказал в подкасте Продуктивного Романа). Поэтому мы пошли немного другим путем и разделили методы улучшения производительности труда на 2 группы с подгруппами. Критерии разделения — время и тип личности.

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Короткий срок

Очень срочные и важные задачи, которых, к тому же, много

Средний срок

Задачи, которые будут весьма масштабными, но время на подготовку к ним есть

Длинный срок

Изучая таблицу, представленную ниже, надо понимать, что чистые типы личности встречаются редко. Как правило, в каждом из нас есть своего рода «коктейль» с преобладанием тех или иных ингредиентов.

Методики для визуалов

Методики для кинестетиков

Абстрактные методики

Если голосовое обсуждение чего-либо или длительная переписка в чате для вас неудобны, зато карта, схема или таблица — то, что нужно, скорее всего, эти методы подойдут лучше всего

Подробные списки, написанные на бумаге, из которых впоследствии вычеркиваются выполненные пункты, диаграммы со множеством стрелок, разные карточки — признак того, что стоит использовать тактильные (кинестетические) методики

Если же вы предпочитаете симбиоз (например, составленный список, приоритетность пунктов которого затем выстраивается мысленно), стоит обратить внимание на соответствующие методики повышения своей продуктивности

Ключевые принципы, о которых надо помнить, выбирая методику

Как говорится, не сразу все устроилось, так что, процесс перехода на новый стиль работы потребует некоторых усилий и это нормально. Чтобы не сбиться с пути, следуйте этим советам.

  • Главное — довести дело до конца. Безусловно, когда вы только начнете внедрять новую методику работы, дело будет двигаться не так быстро, как того хочется. Но впоследствии это позволит оптимизировать процессы и решать задачи намного качественнее и быстрее. Только помните, что не стоит демонстрировать упертость: если некая методика занимает уж совсем много времени, энергии и умственных усилий, а толку все нет, от нее лучше отказаться. Вариантов — масса, вы найдете свой.
  • Вы не давали клятву верности одной методике. Совершенно нормально, что одна методика подходит только для части ваших задач, а для другой части понадобится совсем иной подход.
  • Методы повышения производительности труда — это не твердый свод правил. Скорее, это рекомендации, которые помогут выбрать верное направление дальнейшего развития. Вы можете и должны адаптировать каждый из них под себя, иначе получится какое-то прокрустово ложе.

Методики, которые стоит попробовать

Персональный Канбан

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Короткий срок

Множество параллельных проектов, значительная часть которых может быть заброшена, не дойдя до завершения

Визуалы, кинестетики

Персональный Канбан

Пользоваться методом очень легко. Всего-то и надо, что разделить все имеющиеся задачи по группам, присвоив им статус: Выполнить, В работе, Выполнено. Для этого можно использовать стикеры, магнитные доски, электронные таблицы и прочие вещи.

Затем, по мере продвижения работы, статусы задач меняются, они переходят из группы в группу. Это помогает:

  1. держать в фокусе фронт работ;
  2. понимать, что уже сделано;
  3. не терять задачи;
  4. не испытывать стресса в силу того, что ситуация всегда под контролем, в том числе, визуально.

Что почитать:

Поедание живой лягушки

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Короткий срок

Для любых, которые откладываются в связи с прокрастинацией

Абстрактный

Поедание живой лягушки Суть этого метода, позволяющего работать лучше, состоит в том, что дела, требующие наибольших затрат ресурсов (сил, времени, материалов и пр.) выполняются сразу, а не откладываются на потом. К сожалению, многие практикуют противоположный подход, занимаясь тем, что попроще. А потом оказывается, что на выполнение действительно важной задачи ресурсов не осталось.

Результат — наспех сделанное дело, отсутствие времени на исправление допущенных ошибок.

Если утром съесть жабу — то остаток дня пройдет с приятным ощущением, что хуже уже не будет...
Марк Твен

Если же последовать совету Твена, то можно заметить, что:

  1. дела, сделанные в начале рабочего дня, удаются легче (возможно, это связано с тем, что организм после ночного отдыха — на пике формы);
  2. облегчение — отличный мотиватор, поэтому на волне эйфории от того, что неприятная часть обязанностей выполнена, все остальное тоже удастся легче;
  3. невыполненное дело, висящее над вами дамокловым мечом — эффективный демотиватор, который сделает ваш день омраченным, серым и непродуктивным.

Что почитать:

Обязан, должен, хочу (Must, Should, Want)

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для тех, которые требуют расставления приоритетов

Абстрактный, визуалы

Обязан, должен, хочу (Must, Should, Want)

Метод, который работать эффективнее за счет того, что список дел будет разделен на группы.

В группу Обязан

относится все то, что надо сделать сегодня, а лучше — прямо сейчас. Например, оплатить услуги бухгалтера-аутсорсера, который к завтрашнему дню должен подготовить вашу отчетность, иначе будет начислена пеня от налоговой инспекции за несданные своевременно документы.

В категорию Должен

будут отнесены дела, которые должны быть выполнены, но не обязательно прямо сейчас.

К группе Хочу

относятся задачи, выполнение которых пойдет вам на пользу, но выполнять их можно позже. Понятно, что посещение спортивного зала или курсов иностранного языка — инвестиция в себя, но если эти места будут посещаться вместо работы или ночного сна, их полезность окажется под большим вопросом.

Еще одно название метода — MoSCoW. Авторство этого варианта принадлежит сотруднику Oracle UK Consulting по имени Dai Clegg.

Что почитать:

Методика SMART-целей

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для начальных этапов масштабных проектов, когда ставятся стратегические цели

Абстрактный

Методика SMART-целейЧтобы работать более эффективно, следует изначально ставить цель правильно. Особенно это актуально для масштабных проектов, реализация которых займет немало времени и ресурсов.

Так вот, каждая цель должна быть SMART:

  1. конкретной (то есть с внятно описанным результатом ее достижения);
  2. измеримой (с заранее прописанными метриками, по которым можно оценивать прогресс);
  3. делегируемой (с описанными ролями участников проекта, их выделенными зонами ответственности);
  4. реалистичной/актуальной (с обдуманными сложными моментами, которые могут встретиться на пути реализации идеи и возможными путями их решения);
  5. ограниченной по времени (с четко прописанным крайним сроком завершения каждого этапа и проекта в целом).

Таким образом: данная система оптимальна для начального этапа работы, а не для ежедневной рутины.

Что почитать:

Метод действия

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Фильтрация результатов творческого поиска или мозгового штурма до конкретных идей, действий

Абстрактный

Метод действия behance

Данный метод был создан компанией Behance для творческих людей, которым необходимо свести воедино множество мыслей, полученных в результате мозговых штурмов, и сделать их пригодными для дальнейшей работы.

Кто бы что не говорил, но хаос, бессистемность и отрывочность информации — не лучшие способы стимулировать себя работать продуктивно.

Поэтому стоит взять на заметку метод действия и трансформировать возникшие идеи в конкретные шаги, направленные на достижение цели.

Вся информация делится на:

  1. действия (шаги, необходимые для реализации проекта);
  2. дополнительные элементы (то, что не нужно прямо сейчас, но в дальнейшем может придать проекту нужные черты);
  3. справочная информация (все, что напрямую не касается основной цели реализации проекта, но может пригодиться).

Что почитать:

Таймбоксинг

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Короткий срок

Ежедневных, рутинных. А также для задач, которые находятся в разных зонах ответственности (например, у аккаунт-менеджеров, ведущих несколько проектов одновременно)

Абстрактный, визуалы

Таймбоксинг

Многие сталкиваются с тем, что, занимаясь рутинными и не столь важными задачами, чувствуют себя занятыми, но при этом ничего действительно полезного и значимого не делают. В этом состоянии нарушается концентрация и перейти к решению по-настоящему сложной задачи очень сложно. Такое состояние «анабиоза» может продолжаться около получаса.

Чтобы этого избежать, рабочее время надо разделить на блоки, каждый из которых отведен на определенные дела (время на электронную почту, время на телефонные звонки и пр.).

Что почитать:

Биологический прайм-тайм

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Длинный срок

Для задач, которые удаются лучше всего в определенное время суток

Абстрактный, визуалы

Биологический прайм-тайм

Довольно интересная методика, причем, персонализированная. Подойдет для тех, кто готов потратить время (несколько недель!) на фиксирование своих дел и временных промежутков, которые на них тратятся.

Также не помешает фиксировать и все отвлекающие факторы (чай с коллегами, чтение новостей в Сети и пр.).

В итоге у вас перед глазами будет график, из которого можно понять, какие временные промежутки наиболее продуктивны именно для вас. На это время следует планировать самые важные дела, требующие концентрации.

Что почитать:

GTD (Getting Things Done, Доведение дел до завершения)

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для определения задач, которые могут быть делегированы или выполнены в другое время и пр.

Абстрактный, визуалы, кинестетики

GTD Getting Things Done

Метод прост, как все гениальное. Заключается он в том, что:

  1. все дела, которые должны быть сделаны, переносятся из головы на некий носитель (бумагу, электронную таблицу и пр.); этот этап иногда называют расчисткой пространства;
  2. конкретизировать каждую задачу, то есть расписать, в чем она заключается (если, например, пункт списка озаглавлен «Сайт», то надо описать, что: необходимо связаться с подрядчиком и оплатить создание им баннера на главную страницу, обсудить с партнерами выбор CRM, оформить статьи для блога и установить код пикселя на Фейсбук, чтобы оптимизировать рекламу); при этом чем более детально будет описана каждая задача, тем больше вероятность, что она будет быстро закончена, ведь небольшие и понятные шаги пугают гораздо меньше, чем нечто глобальное и абстрактное;
  3. разложить все полкам: то есть привязать шаги к датам и времени, сами задачи — к проектам, если что-то делегируется — указать, кому именно;
  4. приступить к выполнению, корректируя список: постоянно просматривать список дел на день/неделю/месяц, изменяя сроки выполнения задач, отмечая то, что уже сделано и, если необходимо, отказываясь от дел, которые занимают массу времени, не демонстрируя отдачи.

Что почитать:

Pomodoro (Спринты)

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Короткий срок

Для задач, от выполнения которых исполнитель постоянно отвлекается

Абстрактный

Pomodoro (Спринты)

Простая техника, которая строится на основе так называемых спринтов. Иными словами, вы должны поработать, не отвлекаясь, 25 минут, затем сделать перерыв в 5 минут. Таких циклов надо отработать четыре. Затем можно позволить себе перерыв 30 минут.

Правда, для решения ряда задач, в которых требуется по-настоящему длительная концентрация, такой метод окажется не самым лучшим, ведь 5 минут перерыва могут, что называется, сбить с толку.

В этом случае стоит попробовать другие временные промежутки работы и отдыха, например:

  1. 52 минуты работы/17 минут отдыха;
  2. 90 минут работы/20 минут отдыха.

Что почитать:

Не разорви цепочку!

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Короткий срок

Для выработки привычек, требующихся ежедневно

Визуалы

Не разорви цепочку

Иллюстрация из личного блога

Автором этого метода считается юморист Джерри Сайнфелд, который, вне зависимости от самочувствия, погодных условий и иных факторов пишет по шутке в день. При этом продуктивный день отмечается крестиком в календаре.

Как только возникает соблазн «прогулять», надо посмотреть на календарь, в котором нарушится стройный ряд крестиков. Некрасиво же! Значит, надо выполнить работу.

О чем-то подобном говорит и Дарья Донцова, которая пишет каждый день по 20-30 страниц. О степени таланта писательницы, конечно, можно спорить, но вот в ее продуктивности сомневаться не приходится.

Матрица Эйзенхауэра

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для разделения задач по степени их приоритетности и срокам исполнения

Визуалы

Матрица Эйзенхауэра

Чтобы опробовать этот метод и повысить свою продуктивность, понадобится листок с нарисованными на нем двумя осями:

  1. Х (горизонтальная) — степень срочности, уменьшается слева направо;
  2. У (вертикальная) — степень важности, уменьшается сверху вниз.

Все имеющиеся задачи разбиваются таким образом на 4 категории и выполняются в порядке снижения приоритетности.

Что почитать:

Agile Results (Быстрые результаты)

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для сложных многокомпонентных задач с жестко фиксированным сроком выполнения

Абстрактный

Agile Results (Быстрые результаты)

Методика, в основе которой — не просто движение вперед, а постоянное совершенствование целей: долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных.

То есть устанавливаются цели на день, которые не должны противоречить целям на неделю, те, в свою очередь, должны отвечать целям на месяц, а цели месяца должны вести к выполнению годового плана.

Если же вы, анализируя, сделанное за неделю, понимаете, что сбились с курса, то следует скорректировать свои дальнейшие планы (с поправкой на полученный опыт).

Что почитать:

Список того, что делать и того, что НЕ делать (The To-Do List & To-Don’t List)

Время, необходимое на внедрение методики в вашу жизнь

Для каких задач подходит

Для какого типа личности подходит

Средний срок

Для выделения действий, которые тормозят рабочий процесс

Абстрактный

Список того, что делать и того, что НЕ делать

Данный способ повышения продуктивности основан на том, что составляется не только обязательных действий, но и список того, от чего точно надо отказаться.

Например:

  1. не отвечать на не важные электронные письма;
  2. не тратить время на просмотр ленты соцсетей в рабочее время;
  3. и прочее.

Также нужен список того, что вы уже сделали, это поможет отмечать прогресс. И мотивировать себя на покорение новых вершин. Ведь так много уже сделано!

Вердикт

Да, методик — масса, просто глаза разбегаются от их разнообразия.

Выбрать нужную может быть нелегко и, скорее всего, значительная часть вам не подойдет по тем или иным причинам.

Но вполне вероятно, что, тестируя способы повышения продуктивности, вы сможете создать персональную методику, оптимальную именно вам и вашей сфере деятельности.

Книги для статьи предоставлены kniga.biz.ua
ответить
Сергей 25 октября 2017
жирная статья, про Смарт интересно

Опубликовать

Бизнес-кейсы
О компании: Консалтинговое агентство;120 сотрудников в СНГ секторе;Более 10 лет на рынке;Более 500 успешных проектов;Клиенты: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies...
27 июня 2019   •   7 min read
Бизнес-кейсы
Worksection помогает настроить работу целого агенства. Если не фиксировать задачи, то есть очень большая вероятность что-то упустить.  
20 июня 2019   •   6 min read
Бизнес-кейсы
О компании: Digital агентство120 сотрудников13 лет на рынкеБолее 6 лет с WorksectionКлиенты: Toshiba, PepsiCo, Freshline, Prostor, Morosha и другие ArtJoker на рынке с 2006 года. Мы занимаемся разработкой...
10 апреля 2019   •   6 min read
Мы в соц-сетях
esc
Поделиться в
esc
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти
Новинки Кейсы PM Книги
Найти
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Еще 48...
Видео Диаграмма Ганта Отчёт План Интеграции Уведомления Бизнес процесс Проектный менеджмент Roman.ua Теория Рецензия Artjoker Шесть Сигм Бережливое производство App Android IOS Задачи Календарь Связи Подзадачи UI Статусы Метки Отчёты Затраты Учёт времени Учёт финансов Горящие задачи Экспорт Фильтр Комментарии Сhecklist Таймер Документы Топ 10 Файлы Ответственный Поиск Безопасность Интервью Развитие команды Развитие лидера Саморазвитие Креативные команды Маркетинг команды IT команды Сервисные компании TOP 10 Рецензии Бизнес-процесс Акции Советы Партнерство Канбан
Лучшая система управления проектами
Worksection
Попробовать бесплатно
уже есть аккаунт
Войти