Неправильно обрана методика підвищення особистісної ефективності — крок назад у боротьбі за високу продуктивність роботи.
Методика, яка підходить саме вам —
гарантія відсутності зривів, простоїв, невиконаних завдань та інших, таких не милих серцю, речей.
Крім того, правильно використовуючи способи підвищення продуктивності праці, які підходять саме вам, можна реально змінитися: стати більш спокійною, впевненою у собі людиною, яка адекватно оцінює свої можливості та прагнення, не боятися братися за складні, довгострокові та досить масштабні проекти.
Правда, щоб обрати ефективну методику поліпшення персональної продуктивності, теж доведеться потрудитися. І немало. Ну, дійсно: методів — маса, і нові з’являються з захоплюючою регулярністю. Навіть просто перечитати книги та статті, присвячені роботі над собою, — не так вже й просто і швидко. А ще ж треба “приміряти” кожну методику на себе, враховуючи особливості особистості та нюанси роботи.
Ми готові зекономити для вас трохи (або багато?) часу і, розкладучи все по полицях, оптимізувати ваш процес підвищення власної продуктивності.
Отже, гід, в якому зібрано аналіз найпопулярніших нині методик і припущення про те, якому типу особистості кожна з них може бути рекомендована.
Як витягти максимум із цієї статті-гід?
Часто зустрічається інформація про те, що звичка формується приблизно за 21 день. Напевно, істина в цьому питанні невідома нікому (але у Чингіза Барінова так не працює, він сам так сказав у подкасті Продуктивного Романа). Тому ми пішли трохи іншим шляхом і розділили методи поліпшення продуктивності праці на 2 групи з підгрупами. Критерії поділу — час та тип особистості.
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить |
Короткий термін | Дуже термінові та важливі завдання, яких, до того ж, багато |
Середній термін | Завдання, які будуть досить масштабними, але час на підготовку до них є |
Довгий термін |
Вивчаючи таблицю, представлену нижче, треба розуміти, що чисті типи особистості зустрічаються рідко. Як правило, в кожному з нас є свого роду “коктейль” з переважанням тих чи інших інгредієнтів.
Методики для візуалів | Методики для кінестетиків | Абстрактні методики |
Якщо голосове обговорення чогось або тривала переписка в чаті для вас незручні, зате карта, схема або таблиця — те, що потрібно, швидше за все, ці методи підійдуть найкраще | Детальні списки, написані на папері, з яких потім викреслюються виконані пункти, діаграми з безліччю стрілок, різні картки — ознака того, що варто використовувати тактильні (кінестетичні) методики | Якщо ж ви віддаєте перевагу симбіозу (наприклад, складений список, пріоритетність пунктів якого поступово вибудовується ментально), варто звернути увагу на відповідні методики підвищення власної продуктивності |
Ключові принципи, про які треба пам’ятати, обираючи методику
Як говориться, не відразу все вийшло, так що процес переходу на новий стиль роботи вимагатиме певних зусиль, і це нормально. Щоб не збитися з шляху, дотримуйтесь цих порад.
- Головне — довести справу до кінця. Безумовно, коли ви тільки почнете впроваджувати нову методику роботи, справа буде рухатися не так швидко, як того хочеться. Але згодом це дозволить оптимізувати процеси та вирішувати завдання значно якісніше та швидше. Тільки пам’ятайте, що не варто демонструвати впертість: якщо якась методика займає занадто багато часу, енергії та розумових зусиль, а толку від неї немає, від неї краще відмовитися. Варіантів — маса, ви знайдете свій.
- Ви не давали клятву вірності одній методиці. Цілком нормально, що одна методика підходить лише для частини ваших завдань, а для іншої частини знадобиться зовсім інший підхід.
- Методи підвищення продуктивності праці — це не суворий збірник правил. Скоріше, це рекомендації, які допоможуть вибрати правильний напрям розвитку. Ви можете і повинні адаптувати кожен з них під себе, інакше вийде якесь прокрустове ложа.
Методики, які варто спробувати
Персональний Канбан
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Короткий термін | Безліч паралельних проектів, значна частина яких може бути закинута, не дійшовши до завершення | Візуали, кінестетики |
Користуватися методом дуже легко. Всім, що потрібно, є розділити всі існуючі завдання на групи, присвоївши їм статус: Виконати, В роботі, Виконано. Для цього можна використовувати стікери, магнітні дошки, електронні таблиці та інші речі.
Потім, у міру просування роботи, статуси завдань змінюються, вони переходять із групи в групу. Це допомагає:
- тримати в фокусі фронт робіт;
- розуміти, що вже зроблено;
- не втратити завдання;
- не відчувати стресу через те, що ситуація завжди під контролем, в тому числі, візуально.
Що почитати:
- Канбан. Альтернативний шлях в Agile (Девід Андерсон);
- Персональний Канбан. Карта роботи/Навігатор по житті (Джим Бенсон, Тоніан Де Марія Беррі);
- Канбан і «точно вчасно» на Toyota. Менеджмент починається на робочому місці (Альпіна Бізнес Букс, 2008).
З’їдання живої жаби
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Короткий термін | Для будь-яких, які відкладалися через прокрастинацію | Абстрактний |
Суть цього методу, який дозволяє працювати краще, полягає в тому, що справи, які потребують найбільших витрат ресурсів (сили, часу, матеріалів тощо), виконуються відразу, а не відкладаються на потім. На жаль, багато хто практикує протилежний підхід, займаючись тим, що простіше. А потім виявляється, що на виконання дійсно важливого завдання ресурсів вже не залишилося.
Результат — наспіх зроблена справа, відсутність часу на виправлення допущених помилок.
Якщо вранці з’їсти жабу — то решта дня пройде з приємним відчуттям, що гірше вже не буде…
Марк Твен
Якщо ж слідувати пораді Твена, то можна помітити, що:
- справи, виконані на початку робочого дня, даються легше (можливо, це пов’язано з тим, що організм після нічного відпочинку — на піку форми);
- полегшення — відмінний мотиватор, тому на хвилі ейфорії від того, що неприємна частина обов’язків виконана, все інше також дається легше;
- невиконане завдання, яке нависає над вами дамокловим мечем — ефективний демотиватор, який робить ваш день похмурим, сірим і непродуктивним.
Що почитати:
Мусиш, повинен, хочу (Must, Should, Want)
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для тих, які вимагають розстановки пріоритетів | Абстрактний, візуали |
Метод, який працює ефективніше за рахунок того, що список справ буде розділений на групи.
В групу Мусиш
відноситься все те, що треба зробити сьогодні, а краще — прямо зараз. Наприклад, оплатити послуги бухгалтера-аутсорсера, який до завтрашнього дня повинен підготувати вашу звітність, інакше буде нарахована пеня від податкової служби за несдані своєчасно документи.
В категорію Повинен
будуть віднесені справи, які треба виконати, але не обов’язково прямо зараз.
До групи Хочу
належать завдання, виконання яких піде вам на користь, але виконувати їх можна пізніше. Зрозуміло, що відвідування тренажерного залу або курсів іноземної мови — інвестиція в себе, але якщо ці місця будуть відвідуватися замість роботи або нічного сну, їх користь під великим питанням.
Ще одна назва методу — MoSCoW. Авторство цього варіанту належить співробітнику Oracle UK Consulting на ім’я Дай Клегг.
Що почитати:
Методика SMART-цілей
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для початкових етапів масштабних проектів, коли ставляться стратегічні цілі | Абстрактний |
Щоб працювати більш ефективно, слід спочатку правильно ставити мету. Особливо це актуально для масштабних проектів, реалізація яких забере чимало часу та ресурсів.
Так от, кожна мета повинна бути SMART:
- конкретною (тобто з чітко описаним результатом її досягнення);
- вимірювальною (з наперед прописаними метриками, за якими можна оцінювати прогрес);
- делегованою (з описаними ролями учасників проекту, їх виділеними зонами відповідальності);
- реалістичною/актуальною (з обдуманими складними моментами, які можуть виникнути на шляху реалізації ідеї та можливими шляхами їх вирішення);
- обмеженою за часом (з чітко прописаним крайнім терміном завершення кожного етапу і проекту в цілому).
Таким чином: дана система оптимальна для початкового етапу роботи, а не для щоденної рутини.
Що почитати:
Метод дії
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Фільтрація результатів творчого пошуку або мозкового штурму до конкретних ідей, дій | Абстрактний |
Даний метод був створений компанією Behance для творчих людей, яким потрібно звести воєдино безліч думок, отриманих в результаті мозкових штурмів, і зробити їх придатними для подальшої роботи.
Хто б що не говорив, але хаос, безсистемність і уривчастість інформації — не найкращі способи стимулювати себе працювати продуктивно.
Тому варто взяти на замітку метод дії і трансформувати виниклі ідеї в конкретні кроки, спрямовані на досягнення мети.
Вся інформація ділиться на:
- дії (кроки, необхідні для реалізації проекту);
- додаткові елементи (те, що не потрібно прямо зараз, але в подальшому може надати проекту потрібні риси);
- справочна інформація (все, що прямо не стосується основної мети реалізації проекту, але може знадобитися).
Що почитати:
Таймбоксинг
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Короткий термін | Щоденних, рутинних. А також для завдань, які перебувають у різних сферах відповідальності (наприклад, у аккаунт-менеджерів, що ведуть кілька проектів одночасно) | Абстрактний, візуали |
Багато стикаються з тим, що, займаючись рутинними і не так важливими завданнями, відчувають себе зайнятими, але при цьому нічого дійсно корисного і значимого не роблять. У цьому стані порушується концентрація, і перейти до вирішення дійсно складної задачі дуже складно. Таке стан “анабіозу” може тривати близько півгодини.
Щоб цього уникнути, робочий час треба розділити на блоки, кожен з яких відведений на певні справи (час на електронну пошту, час на телефонні дзвінки тощо).
Що почитати:
Біологічний прайм-тайм
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Довгий термін | Для завдань, які вдаються найкраще в певний час доби | Абстрактний, візуали |
Досить цікава методика, а також персоналізована. Підійде для тих, хто готовий витратити час (кілька тижнів!) на фіксацію своїх справ та тимчасових інтервалів, які на них витрачаються.
Також не завадить фіксувати всі відволікаючі фактори (чай з колегами, читання новин в Інтернеті тощо).
В результаті у вас перед очима буде графік, з якого можна зрозуміти, які тимчасові проміжки є найбільш продуктивними саме для вас. На цей час слід планувати найважливіші справи, які вимагають концентрації.
Що почитати:
GTD (Getting Things Done, Доведення справ до завершення)
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для визначення завдань, які можуть бути делеговані або виконані в інший час тощо | Абстрактний, візуали, кінестетики |
Метод простий, як усе геніальне. Полягає він у тому, що:
- всі справи, які повинні бути зроблені, переносяться з голови на якийсь носій (папір, електронну таблицю тощо); цей етап іноді називають очищенням простору;
- конкретизувати кожне завдання, тобто розписати, в чому воно полягає (якщо, наприклад, пункт списку озаглавлений “Сайт”, то треба описати, що: необхідно зв’язатися з підрядником і оплатити створення ним банера на головну сторінку, обговорити з партнерами вибір CRM, оформити статті для блогу та встановити код пікселя на Фейсбук, щоб оптимізувати рекламу); при цьому, чим більш детально буде описана кожна задача, тим більша ймовірність, що вона буде швидко завершена, адже невеликі і зрозумілі кроки лякають значно менше, ніж щось глобальне і абстрактне;
- розкласти все по поличках: тобто прив’язати кроки до дат і часу, самі завдання — до проектів, якщо щось делегується — вказати, кому саме;
- приступити до виконання, коригуючи список: постійно переглядати список справ на день/тиждень/місяць, змінюючи терміни виконання завдань, відзначаючи те, що вже зроблено і, якщо необхідно, відмовлятися від справ, які займають масу часу, не демонструючи віддачі.
Що почитати:
Pomodoro (Спринти)
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Короткий термін | Для завдань, від виконання яких виконавець постійно відволікається | Абстрактний |
Проста техніка, яка будується на основі так званих спринтів. Іншими словами, ви повинні попрацювати, не відволікаючись, 25 хвилин, потім зробити перерву на 5 хвилин. Такі цикли треба відпрацювати чотири. Потім можна дозволити собі перерву 30 хвилин.
Правда, для вирішення ряду завдань, в яких потрібно дійсно тривала концентрація, такий метод виявиться не найкращим, адже 5 хвилин перерви можуть, як кажуть, збити з пантелику.
В цьому випадку варто спробувати інші тимчасові проміжки роботи і відпочинку, наприклад:
- 52 хвилини роботи/17 хвилин відпочинку;
- 90 хвилин роботи/20 хвилин відпочинку.
Що почитати:
Не розірви ланцюг!
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Короткий термін | Для вироблення звичок, що вимагаються щоденно | Візуали |
Ілюстрація з особистого блогу
Автором цього методу вважається гуморист Джеррі Сайнфелд, який, незалежно від самопочуття, погодних умов і інших факторів пише по жарті в день. При цьому продуктивний день відзначається хрестиком у календарі.
Як тільки виникає спокуса “прогуляти”, треба подивитися на календар, в якому порушиться строгий ряд хрестиків. Некрасиво ж! Значить, треба виконати роботу.
Про щось подібне говорить і Дар’я Донцова, яка пише кожного дня по 20 – 30 сторінок. Про ступінь таланту письменниці, звичайно, можна сперечатися, але от у її продуктивності сумніватися не доводиться.
Матриця Ейзенхауера
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для поділу завдань за ступенем їх пріоритетності та термінами виконання | Візуали |
Щоб випробувати цей метод та підвищити свою продуктивність, знадобиться листок з намальованими на ньому двома осями:
- Х (горизонтальна) — ступінь терміновості, зменшується зліва направо;
- У (вертикальна) — ступінь важливості, зменшується зверху вниз.
Усі наявні завдання розбиваються таким чином на 4 категорії і виконуються у порядку зниження пріоритетності.
Що почитати:
- Високоефективний тайм-менеджмент за Матрицею Ейзенхауера (Анатолій Геній);
- Головна увага головним речам. Жити, любити, вчитися і залишити спадщину (Стівен Р. Кові, Ребека Р. Мерілл, Роджер А. Мерілл).
Agile Results (Швидкі результати)
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для складних багатокомпонентних завдань з жорстко фіксованим терміном виконання | Абстрактний |
Методика, в основі якої — не просто рух вперед, а постійне вдосконалення цілей: довгострокових, середньострокових і короткострокових.
Тобто встановлюються цілі на день, які не повинні суперечити цілям на тиждень, ті, в свою чергу, повинні відповідати цілям на місяць, а цілі місяця повинні вести до виконання річного плану.
Якщо ж ви, аналізуючи зроблене за тиждень, розумієте, що збилися з курсу, то слід скоригувати свої подальші плани (з поправкою на отриманий досвід).
Що почитати:
Список того, що робити і того, що НЕ робити (The To-Do List & To-Don’t List)
Час, необхідний для впровадження методики у ваше життя | Для яких завдань підходить | Для якого типу особистості підходить |
Середній термін | Для виділення дій, які гальмують робочий процес | Абстрактний |
Цей спосіб підвищення продуктивності ґрунтується на тому, що складається не лише обов’язковий перелік дій, але й список того, від чого точно треба відмовитися. Це спростить контроль завдань, адже ви будете менше відволікатися.
Наприклад:
- не відповідати на неважливі електронні листи;
- не витрачати час на перегляд стрічки соцмереж під час роботи;
- і так далі.
Також потрібен список того, що ви вже зробили, це допоможе відзначати прогрес. І мотивувати себе на підкорення нових вершин. Адже так багато вже зроблено!
Вердикт
Так, методик — маса, просто очі розбігаються від їх різноманіття.
Вибрати потрібну може бути нелегко і, скоріше за все, значна частина вам не підійде з тих чи інших причин.
Але цілком ймовірно, що, тестуючи способи підвищення продуктивності, ви зможете створити персональну методику, оптимальну саме для вас і вашої сфери діяльності.