Діаграма Ганта - один з найбільш популярних інструментів управління проектами. Це набір графічних гістограм, які фіксують терміни, взаємозв’язок і віхи реалізації окремих складових проекту. Її винайшов американський інженер Генрі Гант на початку 20 століття.
Діаграма Ганта активно використовується вже більше 100 років і все ще залишається базовим стандартом при плануванні проектів.
Звідки з’явилася Діаграма Ганта
Гант був не першим, хто запропонував фіксувати і планувати результат роботи проекту у вигляді послідовних стовпчиків. До нього це зробив польський вчений Кароль Адамецький, коли аналізував роботу прокатного верстата.
Завдання Адамецького полягало в гармонізації процесів важкого машинобудування, а його графіки називалися «гармонограми». Адамецький навіть винайшов спеціальний прилад — «гармонограф», своєрідний аналог сучасних проджект-менеджмент систем. Цей прилад дозволяв вносити корективи в таблиці без необхідності їх переписувати заново.
Що таке Діаграма Ганта?
Найпростіше визначення Діаграми Ганта — це візуальне відображення списку задач на відрізку часу. По осі Х відображається час, а по осі Y — задачі, які потрібно виконати.
Найпростіший приклад-вибір нового холодильника на кухню. Його можна розбити на кілька етапів:
- аналіз технічних характеристик, згідно яких буде вибиратися холодильник (розміри, місце, де він буде стояти, бажана потужність і бюджет);
- аналіз моделей, які є на ринку;
- покупка холодильника;
- доставка і установка.
У більшості проектів досягти ідеальної послідовності процесів вкрай складно, тому вони часто нашаровуються один на одного і діаграма буде змінювати свій вигляд.
Кому підходить діаграма?
Головна сила Діаграми Ганта — в її універсальності. Вона підійде як для створення плану закупівлі продуктів на шашлики, так і для розробки концепції транснаціонального проекту. Головне питання — в оптиці. Наскільки детально ви хочете прописувати процеси і задачі.
Діаграма Ганта дозволяє побачити проект з боку і оцінити обсяг і терміни задач, які потрібно виконати. Чим більше буде задач і підзадач, тим гірше буде працювати візуалізація.
Від теорії до практики
Незважаючи на гадану примітивність, для створення грамотної діаграми Ганта з нуля потрібно дотримуватися певних правил. Потрібно знати, в чому суть проекту, розуміти яких проміжних віх необхідно домогтися і знати, які операції для цього потрібно виконати. Теорія відмінно описана в цьому блозі. Проаналізуємо на конкретному прикладі закупівлі нової техніки на кухню.
Для початку, ми визначаємо загальну задачу-купити техніку на кухню. Слідом визначаємо, що саме нам потрібно купити. Це і буде базовий план 1 і бажані результати.
Після цього визначаються терміни по кожному результату і кожній задачі
А тепер ці задачі послідовно розміщуються по таймлайну.
Терміни одних задач будуть постійно змінюватися і, в залежності від них, будуть змінюватися терміни інших задач. Все буде тягнути за собою все.
Тому робити Діаграми Ганта вручну-трудовитратно і неефективно. Але є гарна новина: ця функція реалізована в Worksection на автоматичному рівні.
Приклади діаграми Ганта
Діаграма Ганта для маркетингової кампанії
Діаграма Ганта допомагає керувати етапами маркетингової кампанії, розподіляти ресурси і дотримуватися термінів. З її допомогою можна бачити, які завдання пов’язані між собою, які процеси вимагають синхронної роботи кількох фахівців, а які йдуть послідовно.
У Worksection Гант Чарт дає змогу гнучко налаштовувати план робіт, встановлювати залежності між завданнями й автоматично коригувати терміни.
Налаштування плану робіт у діаграмі Ганта
1 Визначте ключові етапи маркетингової кампанії
Кожна кампанія проходить кілька стандартних кроків:
- Підготовка: дослідження ринку, медіапланування, визначення KPI.
- Створення контенту: розробка креативів, написання текстів, відеопродакшн.
- Налаштування реклами: таргетинг, тестування, бюджетування.
- Запуск кампанії та моніторинг: публікація контенту, аналіз перших результатів.
- Аналітика та звітність: оцінка ефективності, фінальні коригування.
У Worksection можна створити завдання для кожного етапу, позначити їх відповідними мітками і задати терміни виконання.
2 Встановіть залежності між завданнями
Маркетингові активності пов’язані між собою. Налаштовуйте залежності між завданнями, що допомагає узгодити процеси. Наприклад, налаштування реклами неможливе без затверджених креативів.
3 Контролюйте виконання завдань і коригуйте план
Діаграма Ганта показує, що вже зроблено і дає змогу гнучко керувати процесом. Тож якщо копірайт для креативів затримується, таблиця Ганта автоматично зрушить терміни пов’язаних завдань. Таким чином уся команда бачить, на якому етапі перебуває проєкт і які завдання в роботі.
Приклад використання
Уявімо, що агенція планує запустити рекламну кампанію в соціальних мережах. Для цього потрібне точне планування, оскільки кожен етап впливає на наступний. У Worksection можна створити такі залежності.
Наприклад, запуск реклами стане можливим тільки після затвердження контенту. Звіт за результатами можна формувати тільки після завершення кампанії. Якщо одне із завдань затримується, Worksection автоматично оновить таймлайн, щоб уникнути накладок.
Підсумок
Використовуйте діаграму Ганта Worksection у маркетингових кампаніях для структурованої та прогнозованої роботи. Завдяки автоматичним залежностям, повідомленням і гнучкому налаштуванню термінів, команда може:
- Оптимізувати робочий процес і виключити хаос.
- Уникнути затримок і зривів термінів.
- Розподілити ресурси, щоб завдання виконувалися вчасно.
- Отримувати повідомлення про статуси і вчасно коригувати стратегію.
Worksection допомагає маркетинговим командам системно керувати проєктами, скорочуючи мануальний контроль і підвищуючи ефективність роботи.
Діаграма Ганта для проєкту
Коли проєкт складається з безлічі завдань і виконавців, важливо скласти план і контролювати його виконання. Схема Ганта робить цей процес зрозумілим, візуалізуючи всі етапи на часовій шкалі. Менеджери можуть бачити загальну картину, контролювати дедлайни, а команда — розуміти, які завдання йдуть паралельно, а які вимагають завершення попередніх етапів.
Як працює діаграма Ганта в управлінні проєктами?
Проєкт — це завжди процес, що складається з послідовних і паралельних етапів. Наприклад, якщо триває будівництво будинку, не можна починати оздоблювальні роботи, поки не завершено укладання стін. В IT-розробці дизайн інтерфейсу має бути готовий перед тим, як програмісти почнуть верстку.
Діаграма Ганта в Worksection дає змогу:
- Встановлювати залежності між завданнями, щоб одне не починалося раніше завершення іншого.
- Призначати відповідальних і відстежувати їхній прогрес.
- Автоматично перераховувати терміни, якщо одне із завдань затримується.
- Балансувати навантаження на команду, розподіляючи роботу рівномірно.
Застосування діаграми Ганта в різних проєктах
- Збір вимог від замовника.
- Розроблення дизайну інтерфейсу.
- Програмування, тестування, налагодження.
- Запуск продукту.
Якщо затримається етап проєктування, вся робота програмістів зрушиться. У Worksection діаграма Ганта дає змогу заздалегідь побачити і запобігти таким ситуаціям.
- Підготовчі роботи (фундамент, стіни, дах).
- Внутрішні інженерні мережі (електрика, водопостачання).
- Оздоблення та фінальні роботи.
Якщо не завершено електропроводку, не можна починати оздоблення, і діаграма Ганта це відразу показує.
- Бронювання майданчика.
- Підбір підрядників (кейтеринг, звук, освітлення).
- Продаж квитків і реклама.
Усі ці етапи пов’язані між собою, і без чіткого плану легко упустити важливі деталі.
Використання діаграми Ганта робить управління проєктами чітким, передбачуваним і зручним. У Worksection можна гнучко налаштовувати етапи, контролювати залежності та автоматично коригувати терміни, якщо щось іде не за планом. Це дає змогу уникнути збоїв, перевитрати бюджету і пропущених дедлайнів.
Як працює Діаграма Ганта в Worksection
У Worksection реалізована автоматична робота з діаграмою Ганта. При цьому користувачі можуть легко змінювати параметри задач, рухати дедлайни, якщо необхідно внести корективи в фінальний графік.
Розглянемо на прикладі створення проекту запуску інтернет-магазину. Перед запуском керівнику потрібно закрити ряд задач:
У кожній задачі він прописує відповідального і час виконання задачі. Також, кожна з них може мати свої підзадачі, як тут, в задачі з розробки дизайну сайту:
Worksection автоматично аналізує проставлені дедлайни і формує з них графік. Для цього потрібно натиснути на вкладку «Календар»1 і вибрати «Діаграму Ганта».
Якщо міняти дедлайни і час початку робіт в самих задачах незручно, то це можна зробити прямо на Діаграмі Ганта. Крім того, в діаграмі буде видно на скільки днів була прострочена та чи інша задача1. Такий рядок починає відзначатися червоним.
Основні помилки (і до чого тут дедлайни)
Головна проблема, з якою стикаються практично всі, хто працював по Діаграмі Ганта — терміни. Дедлайни завжди горять.
При формуванні необхідного часу виконання береться або суб’єктивна оцінка Виконавця, або статистичні дані компанії, які збиралися при виконанні попередніх робіт.
Автор цього матеріалу досліджував, що згідно з нормальним законом розподілу, ймовірність виконання всіх задач в термін становить всього 30%. І це за умови, що проект працює у сфері чітко планованого виробництва.
Якщо ж мова заходить про роботу, наприклад, веб-студії, ймовірність буде падати все нижче і нижче, в залежності від ряду факторів.
Важливо при постійно “з’їжджають дедлайнах” керівник проекту повинен постійно коригувати вид діаграми.
Чим більше Коригувань — тим менше вона буде відповідати початковому плану проекту.
У Worksection це відбувається автоматично і не вимагає додаткових трудовитрат. Тому в ситуації, коли Діаграма Ганта перестає допомагати проекту, є ще кілька функцій, які дозволяють утримувати ситуацію під контролем.
Діаграма Ганта проти Канбан дошки
У проектах, які працюють за методикою Agile, а особливо SCRUM, Діаграма Ганта перестає бути ефективним інструментом. Найчастіше в них використовують метод канбан-дощок. Однак, не можна говорити, що ці методи взаємозамінні.
Вони просто відповідають на різні питання:
За тим же проектом, який ми наводили в приклад вище, можна використовувати і канбан-дошку. Вона реалізовується в Worksection через мітки і не має чіткої прив’язки до часу виконання задач
Якщо задача з розробки дизайну вже практично завершена, але ще не імплементована — це буде видно на канбан-дошці, але не буде відображено в діаграмі Ганта. Тому Worksection дозволяє поєднувати ці два інструменти шляхом перемикання вкладок.
Діаграма Ганта — загальноприйнятий, зручний, а головне, візуально зрозумілий метод планування проектів. Труднощі при роботі з нею виникають, якщо є необхідність постійно вручну переставляти терміни завдань. Однак, якщо використовувати інструменти автоматизації як Worksection, це буде відбуватися автоматично.
Діаграма Ганта перестає працювати, коли проект стає занадто великим і детальним, щоб його реально було візуалізувати. А також, якщо робота над проектом веде за методикою Agile. Хоча в обох випадках може стати в нагоді для глобального плану проекту.