15 липня 2020   •   Олексій Бондаренко   •   9 min read

Що таке Діаграма Ганта і як правильно користуватися?

Діаграма Ганта — один з найбільш популярних інструментів управління проектами. Це набір графічних гістограм, які фіксують терміни, взаємозв’язок і віхи реалізації окремих складових проекту. Її винайшов американський інженер Генрі Гант на початку 20 століття.

Діаграма Ганта активно використовується вже більше 100 років і все ще залишається базовим стандартом при плануванні проектів.

Звідки з’явилася Діаграма Ганта


Гант був не першим, хто запропонував фіксувати і планувати результат роботи проекту у вигляді послідовних стовпчиків. До нього це зробив польський вчений Кароль Адамецький, коли аналізував роботу прокатного верстата.

Завдання Адамецького полягало в гармонізації процесів важкого машинобудування, а його графіки називалися «гармонограми». Адамецький навіть винайшов спеціальний прилад — «гармонограф», своєрідний аналог сучасних проджект-менеджмент систем. Цей прилад дозволяв вносити корективи в таблиці без необхідності їх переписувати заново.

Що таке Діаграма Ганта?


Найпростіше визначення Діаграми Ганта — це візуальне відображення списку задач на відрізку часу. По осі Х відображається час, а по осі Y — задачі, які потрібно виконати.

Найпростіший приклад-вибір нового холодильника на кухню. Його можна розбити на кілька етапів:

  • аналіз технічних характеристик, згідно яких буде вибиратися холодильник (розміри, місце, де він буде стояти, бажана потужність і бюджет);
  • аналіз моделей, які є на ринку;
  • покупка холодильника;
  • доставка і установка.

У більшості проектів досягти ідеальної послідовності процесів вкрай складно, тому вони часто нашаровуються один на одного і діаграма буде змінювати свій вигляд.

Кому підходить діаграма?

Головна сила Діаграми Ганта — в її універсальності. Вона підійде як для створення плану закупівлі продуктів на шашлики, так і для розробки концепції транснаціонального проекту. Головне питання — в оптиці. Наскільки детально ви хочете прописувати процеси і задачі.

Діаграма Ганта дозволяє побачити проект з боку і оцінити обсяг і терміни задач, які потрібно виконати. Чим більше буде задач і підзадач, тим гірше буде працювати візуалізація.

Від теорії до практики

Незважаючи на гадану примітивність, для створення грамотної діаграми Ганта з нуля потрібно дотримуватися певних правил. Потрібно знати, в чому суть проекту, розуміти яких проміжних віх необхідно домогтися і знати, які операції для цього потрібно виконати. Теорія відмінно описана в цьому блозі. Проаналізуємо на конкретному прикладі закупівлі нової техніки на кухню.
  • Для початку, ми визначаємо загальну задачу-купити техніку на кухню. Слідом визначаємо, що саме нам потрібно купити. Це і буде базовий план 1 і бажані результати.
  • Далі нам потрібно визначити завдання 2 для досягнення кожного результату.
  • Після цього визначаються терміни по кожному результату і кожній задачі
  • А тепер ці задачі послідовно розміщуються по таймлайну.
  • Так починають вибудовуватися взаємозв’язки. Наприклад, ми не можемо встановити змішувач до того, як встановлять раковину. Тому ця задача зсувається вже не тільки щодо свого проекту, а й щодо ще одного — термінів установки раковини.
  • Терміни одних задач будуть постійно змінюватися і, в залежності від них, будуть змінюватися терміни інших задач. Все буде тягнути за собою все.
Тому робити Діаграми Ганта вручну-трудовитратно і неефективно. Але є гарна новина: ця функція реалізована в Worksection на автоматичному рівні.


Як працює Діаграма Ганта в Worksection


У Worksection реалізована автоматична робота з діаграмою Ганта. При цьому користувачі можуть легко змінювати параметри задач, рухати дедлайни, якщо необхідно внести корективи в фінальний графік.

Розглянемо на прикладі створення проекту запуску інтернет-магазину. Перед запуском керівнику потрібно закрити ряд задач:

У кожній задачі він прописує відповідального і час виконання задачі. Також, кожна з них може мати свої підзадачі, як тут, в задачі з розробки дизайну сайту:

Worksection автоматично аналізує проставлені дедлайни і формує з них графік. Для цього потрібно натиснути на вкладку «Календар» 1 і вибрати «Діаграму Ганта».

Якщо міняти дедлайни і час початку робіт в самих задачах незручно, то це можна зробити прямо на Діаграмі Ганта. Крім того, в діаграмі буде видно на скільки днів була прострочена та чи інша задача. Такий рядок починає відзначатися червоним.

Основні помилки (і до чого тут дедлайни)


Головна проблема, з якою стикаються практично всі, хто працював по Діаграмі Ганта — терміни. Дедлайни завжди горять.
При формуванні необхідного часу виконання береться або суб’єктивна оцінка Виконавця, або статистичні дані компанії, які збиралися при виконанні попередніх робіт.
Однак, навіть великого обсягу статистики не достатньо, щоб ідеально прописати дедлайни.
Автор цього матеріалу досліджував, що згідно з нормальним законом розподілу, ймовірність виконання всіх задач в термін становить всього 30%. І це за умови, що проект працює у сфері чітко планованого виробництва.
Якщо ж мова заходить про роботу, наприклад, веб-студії, ймовірність буде падати все нижче і нижче, в залежності від ряду факторів.
Важливо при постійно «з’їжджають дедлайнах» керівник проекту повинен постійно коригувати вид діаграми.

Чим більше Коригувань — тим менше вона буде відповідати початковому плану проекту.

У Worksection це відбувається автоматично і не вимагає додаткових трудовитрат. Тому в ситуації, коли Діаграма Ганта перестає допомагати проекту, є ще кілька функцій, які дозволяють утримувати ситуацію під контролем.


Діаграма Ганта проти Канбан дошки

У проектах, які працюють за методикою Agile, а особливо SCRUM, Діаграма Ганта перестає бути ефективним інструментом. Найчастіше в них використовують метод канбан-дощок. Однак, не можна говорити, що ці методи взаємозамінні.

Вони просто відповідають на різні питання:


За тим же проектом, який ми наводили в приклад вище, можна використовувати і канбан-дошку. Вона реалізовується в Worksection через мітки і не має чіткої прив’язки до часу виконання задач

Зате чітко і явно демонструє, на якому конкретно етапі знаходиться та чи інша задача.

Якщо задача з розробки дизайну вже практично завершена, але ще не імплементована — це буде видно на канбан-дошці, але не буде відображено в діаграмі Ганта. Тому Worksection дозволяє поєднувати ці два інструменти шляхом перемикання вкладок.

Діаграма Ганта — загальноприйнятий, зручний, а головне, візуально зрозумілий метод планування проектів. Труднощі при роботі з нею виникають, якщо є необхідність постійно вручну переставляти терміни завдань. Однак, якщо використовувати інструменти автоматизації як Worksection, це буде відбуватися автоматично.

Діаграма Ганта перестає працювати, коли проект стає занадто великим і детальним, щоб його реально було візуалізувати. А також, якщо робота над проектом веде за методикою Agile. Хоча в обох випадках може стати в нагоді для глобального плану проекту.

У Worksection Діаграма Ганта — це додатковий зручний інструмент, який не вимагає практично ніяких зусиль для додаткової настройки, але може стати в нагоді і візуалізувати роботу над більшістю проектів.

esc
Поділитись у
или
Закладки корисна опція, яка розташована у верхньому правому кутку вашого акаунту Worksection. Для чого потрібні закладки Усе “гаряче”, “термінове” та “важливе” ви можете додати у закладки, аби тримати...
23 червня 2021   •   2 min read
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
1 червня 2021   •   7 min read
Для компаній, які працюють на "погодинці", тайм-трекер – ключовий інструмент в реалізації проектів і задач. Як приклад: наш клієнт – агентство performance-маркетингу ROMAN.UA. За допомогою тайм-трекера...
17 травня 2021   •   7 min read

Більш ніж 1300 компаній використовують Worksection. Приєднуйтесь!

Worksection використовують 1300 компаній

Відмінно!

Введіть код підтвердження
або перейдіть за посиланням з листа
Немає листа? Навіть у спам? Напишіть нам
або через