Диаграмма Ганта — один из наиболее популярных инструментов управления проектами. Это набор графических гистограмм, которые фиксируют сроки, взаимосвязь и вехи реализации отдельных составляющих проекта. Ее изобрел американский инженер Генри Гант в начале 20 столетия.
Откуда появилась диаграмма Ганта
Гант был не первым, кто предложил фиксировать и планировать результат работы проекта в виде последовательных столбиков. До него это сделал польский ученый Кароль Адамецкий, когда анализировал работу прокатного станка.
Задача Адамецкого заключалась в «гармонизации» процессов тяжелого машиностроения, а его графики назывались «гармонограммы». Адамецкий даже изобрел специальный прибор — «гармонограф», своеобразный аналог современных проджект-менеджмент систем. Этот прибор позволял вносить коррективы в таблицы без необходимости их переписывать заново.
Что такое диаграмма Ганта?
Самое простое определение диаграммы Ганта — это визуальное отображение списка задач на отрезке времени. По оси Х отображается время, а по оси Y — задачи, которые нужно выполнить.
Простейший пример — выбор нового холодильника на кухню. Его можно разбить на несколько этапов:
- анализ технических характеристик, согласно которым будет выбираться холодильник (размеры, место, где он будет стоять, желаемая мощность и бюджет).
- анализ моделей, которые есть на рынке.
- покупка холодильника.
- доставка и установка.
В большинстве проектов достичь идеальной последовательности процессов крайне сложно, поэтому они часто наслаиваются друг на другу и диаграмма будет менять свой вид.
Кому подходит диаграмма?
Главная сила диаграммы Ганта — в ее универсальности. Она подойдет как для создания плана закупки продуктов на шашлыки, так и для разработки концепции транснационального проекта. Главный вопрос — в оптике. Насколько детально вы хотите прописывать процессы и задачи.
Диаграмма Ганта позволяет увидеть проект со стороны и оценить объем и сроки задач, которые нужно выполнить. Чем больше будет задач и подзадач, тем хуже будет работать визуализация.
От теории к практике
Несмотря на кажущуюся примитивность, для создания грамотной диаграммы Ганта с нуля нужно придерживаться определенных правил. Нужно знать в чем суть проекта, понимать каких промежуточных вех необходимо добиться и знать, какие операции для этого нужно выполнить. Теория отлично описана в этом блоге. Проанализируем на конкретном примере закупки новой техники на кухню.
Для начала мы определяем общую задачу — купить технику на кухню. Следом определяем, что именно нам нужно купить. Это и будет базовый план 1 и желаемые результаты.
Далее нам нужно определить задачи 2 для достижения каждого результата.
После этого определяются сроки по каждому результату и каждой задаче.
А теперь эти задачи последовательно размещаются по таймлайну.
Так начинают выстраиваться взаимосвязи. Например, мы не можем установить смеситель до того, как установят раковину. Поэтому эта задача сдвигается уже не только относительно своего проекта, а и относительно еще одного — сроков установки раковины.
Сроки одних задач будут постоянно меняться и, в зависимости от них, будут меняться сроки других задач. Все будет тянуть за собой все.
Как работает диаграмма Ганта в Worksection
В Worksection реализована автоматическая работа с диаграммой Ганта. При этом пользователи могут легко менять параметры задач, двигать дедлайны, если необходимо внести коррективы в финальный график.
Рассмотрим на примере создания проекта запуска интернет-магазина. Перед запуском руководителю нужно закрыть ряд задач:
В каждой задаче он прописывает ответственного и время выполнения задачи. Также, каждая из них может иметь свои подзадачи, как здесь, в задаче по разработке дизайна сайта:
Worksection автоматически анализирует проставленные дедлайны и формирует из них график. Для этого нужно нажать на вкладку «Календарь»1 и выбрать «Диаграмму Ганта».
Если менять дедлайны и время начала работ в самих задачах неудобно, то это можно сделать прямо на диаграмме Ганта. Кроме того, в диаграмме будет видно на сколько дней была просрочена та или иная задача 1. Такой строка начинает отмечаться красным.
Основные ошибки (и причем тут дедлайны)
Главная проблема, с которой сталкиваются практически все, кто работал по диаграмме Ганта — сроки. Дедлайны всегда горят.
При формировании необходимого времени выполнения берется либо субъективная оценка исполнителя, либо статистические данные компании, которые собирались при выполнении предыдущих работ.
Автор этого материала исследовал, что согласно нормальному закону распределения, вероятность выполнения всех задач в срок составляет всего 30%. И это при условии, что проект работает в сфере четко планируемого производства.
Если же речь заходит о работе, например, веб-студии, вероятность будет падать все ниже и ниже, в зависимости от ряда факторов.
Важно При постоянно «съезжающих дедлайнах» руководитель проекта должен постоянно корректировать вид диаграммы.
Чем больше корректировок — тем меньше она будет соответствовать изначальному плану проекта.
В Worksection это происходит автоматически и не требует дополнительных трудозатрат. Поэтому в ситуации, когда диаграмма Ганта перестает помогать проекту, есть еще несколько функций, которые позволяют удерживать ситуацию под контролем.
Диаграма Ганта против Канбан доски
В проектах, которые работают по методике Agile, а в особенности SCRUM, диаграмма Ганта перестает быть эффективным инструментом. Чаще всего в них используют метод канбан-досок. Однако, нельзя говорить, что эти методы взаимозаменяемы.
Они просто отвечают на разные вопросы:
По тому же проекту, который мы приводили в пример выше, можно использовать и канбан-доску. Она реализовывается в Worksection через метки и не имеет четкой привязки ко времени выполнения задания.
Если задача по разработке дизайна уже практически завершена, но еще не имплементирована — это будет видно на Канбан-доске, но не будет отражено в диаграмме Ганта. Поэтому Worksection позволяет совмещать эти два инструмента путем переключения вкладок.
Диаграмма Ганта — общепринятый, удобный, а главное, визуально понятный метод планирования проектов. Трудности при работе с ней возникают, если есть необходимость постоянно вручную переставлять сроки задач. Однако, если использовать инструменты автоматизации как Worksection, это будет происходить автоматически.
Диаграмма Ганта перестает работать, когда проект становится слишком большим и детальным, чтобы его реально было визуализировать. А также, если работа над проектом ведет по методике Agile. Хотя в обоих случаях может пригодится для глобального плана проекта.