•     •   9 min read

Від цілей до результатів: посібник з методики OKR

Objectives and Key Results, або коротко — OKR це один з найпоширеніших інструментів в управлінні бізнес-процесами, і не дарма. Саме OKR допомагає встановити цілі для всієї команди, синхронізувати її дії, мотивувати на нові досягнення.
Вражає та мотивує спробувати, чи не так? Отже, поговоримо детально про «суперздібності» OKR для організації та натхнення команди на здобуття бажаних результатів.

Що таке OKR, і чому вам це потрібно

Щоб зрозуміти, чому і як само OKR може допомогти та синхронізувати команду, почнемо з базових визначень. Отже, OKR, що розшифровується як Objectives and Key Results або «цілі та ключові результати» — це система постановки мети в роботі команди.


Розберемо цю абревіатуру по «кісточках»:
  • O — це Objective, тобто мета. Саме Objective задає напрямок роботи та надихає вашу команду. Для цього вона має бути привабливою і драйвити всіх причетних.
  • KR — це Key Results, покрокові етапи роботи, за якими можна відстежити прогрес у досягненні Мети.
O (Objective) та KR (Key Results) працюють комплексно, доповнюючи та активуючи одне одного. Наприклад, Objective (Мета) не вимірюється в числових значеннях, тому Key Results потрібні для контролю виконання цілі.

Приклади постановки задач OKR

Ця методика застосовується для різних сфер діяльності та типів команд. В цьому ви можете переконатися на прикладах:

Objective: Подвоїти кількість клієнтів.

Key Results
— Залучити 2000 нових клієнтів протягом наступного кварталу
— Збільшити конверсію на сайті на 10 %
— Підвищити ефективність маркетингових кампаній на 5 %

Objective: Зробити свій продукт найкращим у ніші.

Key Results
— Зменшити кількість помилок у програмному забезпеченні на 20 %
— Збільшити кількість позитивних відгуків від користувачів на 25 %
— Підвищити рейтинг продукту на 5 позицій у рейтингу App Store

Objective: Щоб клієнти щиро радили наш сервіс своїм друзям.

Key Results
— Зменшити середню швидкість відповіді з 10 до 3 хвилин
— Зменшити середню швидкість закриття тікетів з 40 до 12 годин
— Підвищити індекс задоволеності клієнтів до 80 %

Objective: Стати міжнародною компанією.

Key Results
— Запустити продукт у нових 5 країнах протягом наступного року
— Збільшити кількість продажів у нових країнах на 25 %
— Підвищити рівень усвідомлення продукту в нових країнах на 10 %

Як ви бачите з цих прикладів, такий підхід пасує до будь-якої сфери бізнесу і розміру компанії. Головне при встановленні Objectives and Key Results врахувати конкретні задачі проєкту та можливості команди. 

Тому цілі мають бути амбітними, але не занадто складними, тобто досяжними. Ключові результати мають бути конкретними та вимірюваними, щоб об’єктивно відстежувати прогрес у досягненні цілей.

Як встановити OKR для бізнесу?

Щоб встановити OKR для своєї компанії, орієнтуйтесь на цілі, які стоять перед вашою командою в різних перспективах, від коротких до довготермінових. При цьому цілі мають бути:
  • амбітними (чого компанія хоче досягти);
  • конкретними (щоб уникнути непорозумінь);
  • вимірюваними (щоб напевно бачити результат);
  • досяжними (для запобігання фрустрації);
  • актуальними (для мотивації);
  • часозалежними (дедлайни дисциплінують).
Наведені далі різноманітні цілі демонструють, що можуть бути дуже різноплановими в залежності від амбіцій та поточної ситуації в компанії: збільшити річний дохід на 20%; запустити новий продукт до кінця року; знизити витрати на 10%; відомчі та командні цілі.
Отже, Objectives and Key Results мають бути узгоджені з баченням і стратегією компанії.


Чи сформовані OKR відповідно до місії компанії, можна перевірити за такими ознаками:
  1. Сумісність з місією компанії. Цілі компанії повинні відповідати місії компанії, тобто тому, чому компанія існує.
  2. Прямий зв’язок зі стратегічними ініціативами. Цілі компанії повинні бути пов’язані зі стратегічними ініціативами компанії, тобто з конкретними кроками, які компанія робить для досягнення своєї місії.
Для того, щоб OKR не розсинхронізувалися зі стратегією компанії, залучіть до процесу їх розробки представників вищого керівництва, які мають найкраще розуміння та бачення компанії. Документація з баченням і стратегією компанії також стане корисним ресурсом для розробки цілей.

Встановлення OKR на різних організаційних рівнях

Чим більше компанія — тим складніше сформулювати конкретну ціль для кожного співробітника. Та це і не обов’язково, тому що Objectives and Key Results можна встановлювати на різних організаційних рівнях, від спільних до індивідуальних.

Командні цілі — це великі цілі, які спрямовані на втілення амбіцій компанії. Вони повинні бути пов’язані з цілями компанії та підтримувати їх. Наприклад, вийти на міжнародний ринок у поточному році.

Відомчі цілі менші за командні та стосуються окремих підрозділів компанії (тобто «відомств»). Наприклад: OKR команди продажів: залучити 1000 нових клієнтів протягом наступного кварталу.

Індивідуальні цілі — це цілі, що встановлюються для окремих співробітників. Вони зазвичай пов’язані з відомчими та командними ОКР та підтримують їх.
Приклади індивідуальних OKR:
— для маркетолога: збільшити кількість підписників на розсилку на 10 %.
— для програміста: розробити нову функцію продукту до кінця кварталу.
— для менеджера з продажів: закрити угоду на суму $100 000 протягом місяця.

Але, встановивши Objectives and Key Results, не зупиняйтесь на цьому. Регулярно переглядайте їх, щоб переконатися, що вони все ще актуальні та відповідають вашим цілям.

Відстеження досягнень та результату

Як зрозуміти, що цілі втілюються за планом? Застосуйте ключові показники результату, які допоможуть слідкувати за прогресом в досягненні ключових цілей.


Якщо подивитися в контексті OKR, KPI (ключові показники ефективності) – це метрики, за якими команди оцінюють свої досягнення відносно поставлених цілей. Тобто KPI повністю проявляють свою користь саме в поєднанні з OKR.

Щоб ключові показники результату працювали, вони повинні бути:
  • чітко визначені та зрозумілі всім причетним;
  • однозначно вимірюваними та відстежуваними;
  • досяжними за умови розумних зусиль.
  • актуальними для цілей, які ви намагаєтеся досягти.
  • мати конкретні часові рамки для досягнення.
Також не забудьте про перевірки прогресу. Перевірки допомагають переконатися, що ваші цілі все ще актуальні та що ви на правильному шляху до їх досягнення. А частота перевірок залежить від конкретних цілей та обставин вашої організації. Деякі організації проводять перевірки щотижня або щомісяця, тоді як інші проводять їх щоквартально або щорічно.

Роль звітування у відстежуванні OKR

Звітування займає важливе місце у відстеженні Objectives and Key Results. Воно допомагає наочно побачити прогрес, а також ділитися своїм прогресом з колегами та отримувати від них фідбек, тобто синхронізувати зусилля.

Звітування може бути формальним або неформальним:
  1. Формальне звітування зазвичай проводиться за встановленими процедурами та форматами.
  2. Неформальне звітування може бути більш вільним та інформативним.
Власне, кожна компанія встановлює оптимальний для себе формат звітів. Але практика показує, що найефективніше працюють звіти, «вбудовані» у систему керування проєктами. Тоді прогрес кожної задачі узгоджується з планом і легко відстежується в загальній системі.

Поширені помилки при встановленні OKR

Встановлюючи цілі, досить легко захопитися та припуститися типових помилок. На щастя, цих помилок також не складно уникнути, якщо врахувати їх заздалегідь:


По-перше, помилкою є встановлення завеликої кількості цілей одночасно.

Коли встановлення забагато цілей, члени команди відчувають перевантаження та не знають, на чому зосередитися. Щоб уникнути цієї помилки, треба встановити лише 2 – 3 пріоритетні цілі, і вже згодом переходити до наступних.

По-друге, не нехтуйте регулярним оновленням даних.

Оновлювати дані регулярно важливо, щоб Objectives and Key Results залишалися ефективними. Інакше вам буде важко зрозуміти, чи ви просуваєтеся до своїх цілей, і вносити вчасні корективи.

Для уникнення цієї помилки встановіть та дотримуйтесь графіка перевірок та оновлень.

По-третє, відсутність узгодженості та зосередженості шкодить досягненню цілей.

Objectives and Key Results працюють найкраще, коли команда втілює їх узгоджено та зосереджена на цьому процесі. Для цього достатньо провести навчання, щоб всі в компанії могли зрозуміти, що таке OKR, і як вони працюють.

Уникнути цих помилок досить просто, якщо сфокусуватися на якості, а не на кількості. А також бути реалістичними щодо того, що ви можете досягти. Це допоможе забезпечити узгодженість та підтримку команди.

Міфи про OKR

Значною перешкодою на шляху до успіху в OKR можуть стати хибні переконання щодо досягнення мети. Назвемо їх «міфами» та одразу розвінчаємо, щоб не повторювати чужих помилок.

Отже, OKR — це не:

  • «Лише для керівництва». Залучення всієї команди — запорука спільної роботи та стратегічної синхронізації.
  • Система для керування проєктами. Рішення для Objectives and Key Results інтегруються з програмним забезпеченням для керування проєктами, а не замінюють його.
  • Для оцінювання індивідуальної продуктивності. Хоча їх результати можна використовувати для оцінювання ефективності роботи працівників, вони мають зосереджуватися на успішності бізнесу, а не на особистих досягненнях.
  • Інструмент для керування щоденними завданнями. Objectives мають на меті амбітні цілі, а не буденні робочі завдання.
  • Лише для високотехнологічних компаній. Керівникам різних галузей і компаній удалося досягти успіху за допомогою Objectives and Key Results.
Дійсно, всім відомо, що Objectives та Key Results є неодмінним інструментом таких гігантів як Google, LinkedIn, Netflix, GoPro, Facebook, Amazon, Baidu. Але сила цього методу в його універсальності, отже, він так само пасує стартапам та компаніям будь-якого масштабу. Про це виразно свідчить досвід багатьох користувачів Worksection.

Роль інструментів управління проєктами в OKR:

Грамотно застосовані інструменти управління проєктами можуть значно полегшити встановлення, відстеження та досягнення OKR. Вони стануть у пригоді на всіх етапах:


  1. Встановлення: щоб чітко визначити цілі та ключові результати, а також узгодити цілі на різних рівнях організації.
  2. Відстеження: відстежувати прогрес у досягненні цілей, а також виявляти відхилення від курсу та вносити необхідні корективи.
  3. Досягнення: планувати та виконувати завдання, необхідні для досягнення цілей, розподілити ресурси та координувати роботу команд.
І на кожному з цих етапів не можна нехтувати узгодженням щоденних завдань з масштабними цілями. В цьому теж допоможуть інструменти управління проєктами, що забезпечать зв’язок між поточними завданнями та ключовими результатами.

Вони також допоможуть визначити пріоритетні завдання для досягнення ваших цілей.

Таким чином найкращий спосіб підвищити ефективність роботи та шанси на успіх з Objectives та Key Results — це застосування інструментів управління проєктами.

Worksection: Платформа для узгодження проєктів з OKR

Команди, які бажають почати або ефективно продовжувати роботу з OKR, знайдуть усе для цього потрібне у системі управління проєктами Worksection. Завдяки інструментам Worksection можна встановлювати, відстежувати та детально оцінювати Objectives та Key Results.


Зокрема Worksection має потужні можливості для:

Встановлення цілей і ключових результатів


Використання Worksection зручне для визначення та документування Objectives. Ви можете встановити велику ціль і майже миттєво розділити її на менші задачі й навіть — під-підзадачі.

Відстеження прогресу


Зручний контроль за ходом проєкту здійснюється на інформаційній панелі з детальною інфографікою, яка показує швидкість та успіх проєкту. Графіки, таймери та інша корисна інформація дозволяє наочно відстежувати прогрес. При цьому доступ до поточної інформації та звітів можна налаштовувати з різними рівнями доступу.

Гнучкість та адаптація перегляду OKR:


Всі інструменти Worksection гнучко налаштовуються та адаптуються під особливості конкретної команди та її задач. Це оптимально для відстеження та коригування Objectives, підтримання їх актуальності.

Висновки

OKR — це потужна методика, здатна допомогти компанії досягти своїх цілей. При розробці Objectives та Key Results важливо грамотно застосувати командні ресурси та знайти інструменти, що автоматизують всі етапи роботи.

Саме такі інструменти зосереджені у системі управління проєктами Worksection. Вони враховують задачі, які постають перед різними командами, та дозволяють налаштувати робочі процеси для кожної компанії індивідуально.

Функціональність Worksection дозволяє відстежувати цілі та контролювати команди на всіх рівнях організації, а гнучкість і адаптивність — встановити та досягти будь-яких Objectives.

Зареєструйтеся зараз, щоб якнайшвидше досягти ваших цілей!

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Перед вами детальний посібник з прийняття управлінських рішень. Ефективне прийняття рішень має першочергове значення для успіху організації у сучасному динамічному бізнес-середовищі. У цій статті розглядаються...
12 квітня 2024   •   16 min read
Школа PM
Продовжуємо знайомити вас з можливостями прямої інтеграції з Zapier. Сьогодні ми в деталях пояснимо як автоматизувати процес постановки завдань через Google Sheets у Worksection. Для початку, розповімо...
9 квітня 2024   •   3 min read
Школа PM
Стратегія і тактика — пов'язані поняття, тому їх часто плутають. Однак насправді стратегія і тактика істотно відрізняються одне від одного, і ці відмінності мають чималий вплив на бізнес-процеси та розвиток...
5 квітня 2024   •   10 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂