Мы уже говорили о том, как увеличить прибыльность сервисного бизнеса с помощью учета рабочего времени. Сегодня мы подробно покажем, как настроить почасовой расчет в Worksection.
Общие настройки аккаунта
Чтобы начать работу с почасовым расчетом в Worksection, включите учет времени и финансов в настройках аккаунта. Для этого перейдите в меню редактирования аккаунта.
Учет времени и таймер
Активируйте функцию учет времени, чтобы планировать и отслеживать рабочие часы для проектов или задач.
Дополнительные настройки учета времени позволяют:
- Показывать гостям запланированные временные расходы.
- Устанавливать независимый учет времени для задач и подзадач:
Функция включена — расходы по задачам и подзадачам собираются отдельно;
Функция отключена — все расходы из подзадач автоматически собираются и отображаются в основной задаче. - Запретить удаление задач, к которым уже добавлены расходы.
- Округление времени для установки минимальной продолжительности сессии, например, 5 минут.
- Автоматическое отключение таймера в нерабочие часы. Это удобно, если исполнитель забыл его остановить в конце дня.
Финансовый учет и почасовые ставки
Включите финансовый учет, чтобы видеть расходы как в часах, так и в денежном эквиваленте. У вас также будет возможность устанавливать почасовые ставки.
Здесь вы можете настроить:
- Валюту аккаунта.
- Доступ пользователей к финансовым расходам. Если эта функция отключена, пользователи могут вводить время только в задачах.
Важно! Только владелец и администраторы аккаунта имеют доступ к финансовым данным. Клиенты не видят эту информацию.
Функция почасовой ставки позволяет установить единую почасовую ставку для всех сотрудников при использовании таймера.
Чтобы установить индивидуальную ставку для конкретного сотрудника, перейдите на страницу Люди. Далее выберите карточку пользователя и нажмите кнопку Ставки в верхней меню. Введите почасовую ставку сотрудника и нажмите Применить.
Вы также можете выбрать нескольких участников сразу, чтобы редактировать ставку оптом.
Чек-лист настроек:
Настройки проекта для почасового расчета
Установите плановые расходы в часах и деньгах, чтобы сравнить их с фактическими показателями. Это поможет понять, правильно ли вы оцениваете часы для проекта и держать используемые ресурсы под контролем.
Напоминаем вам, что плановые расходы недоступны командам клиентов.
Вы также можете установить дополнительные ограничения на проект в отношении расходов:
- Запретить закрытие задачи без записанных расходов.
- Ограничить возможность ввода расходов не на текущий день.
- Запретить ручной ввод рабочих часов.
Учет времени
Учет времени в Worksection делится на три основные действия:- Автоматический ввод часов;
- Ручной ввод часов;
- Корректировка введенного времени.
Автоматический ввод рабочего времени
Вы можете вводить время, просто начиная таймер. Это можно сделать тремя способами:- Из окна просмотра задачи:
- Из списка задач в верхней панели меню:
- На странице задачи:
После старта таймер будет отображаться в верхней части экрана. Нажав на него, сотрудник может остановить таймер и добавить комментарий.
После остановки таймера данные автоматически сохраняются в задаче.
Ручной ввод рабочего времени
Если таймер забыли запустить, но работа была выполнена, вы можете использовать ручной ввод рабочего времени. Для этого в окне просмотра задачи нажмите Ввести расходы.
В новом окне вы можете вручную ввести расходы по задаче, написать, что было сделано, и сохранить изменения.
Корректировка введенного времени
Если время было введено неправильно или вы забыли выключить таймер, вы можете отредактировать сессию. Корректировки можно вносить, нажав на Расходы по задаче.В новом окне исполнитель может скорректировать количество часов, потраченных на задачу, отредактировать комментарий, дату или даже удалить сессию.
Это может сделать только тот, кто ввел время, или администратор с соответствующими правами. Также возможно запретить исполнителю корректировать время, ограничив ручной ввод часов в настройках проекта.
Работа с отчетами
В Worksection есть четыре типа отчетов:
- Общий отчет показывает всю информацию о времени, введенному командой в различных проектах.
- Отчет по проекту отображает количество отслеживаемого времени в конкретных проектах.
- Отчет по людям показывает количество времени, введенного сотрудниками.
- Подробный отчет показывает, сколько времени было введено в проект, включая конкретные задачи и их исполнителей.
Пример использования отчетов в работе с почасовым расчетом
Отчеты в Worksection нужны для понимания:- Сколько времени моя команда тратит на проекты в месяц?
- Кто именно и сколько времени ввел в проекты?
Как узнать, сколько времени отслеживала команда
Чтобы проанализировать эффективность команды, откройте Отчет по людям и установите нужный период. После настройки фильтра система автоматически сгенерирует таблицу с данными о введенных расходах сотрудников.
Для подробного анализа, где и сколько времени было отслежено подчиненными, нажмите на общее количество часов. Вы получите Подробный отчет, который показывает время, отслеживаемое конкретным работником во всех проектах и задачах аккаунта.
Как узнать количество часов, которые компания потратила на проект
Чтобы узнать, сколько часов было введено в конкретный проект, откройте Отчет по проекту и выберите необходимый период.
Для более глубокого анализа нажмите на общее отслеживаемое время и посмотрите активность исполнителей в задачах конкретного проекта с помощью Подробного отчета.
Экспорт данных
Если отчет необходимо отправить клиенту или сохранить для дальнейшего анализа, вы можете воспользоваться функцией экспорта в CSV или XLS форматах. Для этого нажмите на три точки в верхнем правом углу страницы отчетов и выберите Экспорт.
Кроме того, используя API Worksection, вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты, как это делают наши клиенты. Или синхронизировать Worksection с Google Sheets для выгрузки данных в таблицы для дальнейшей обработки.
В заключение
Чтобы помочь вам быстро настроить почасовой учет в Worksection, мы подготовили удобный чек-лист. Он охватывает все основные шаги:
