Nous avons déjà parlé de comment augmenter les marges d'une entreprise de services en mettant en œuvre le suivi du temps. Aujourd'hui, nous allons vous montrer en détail comment configurer la facturation horaire dans Worksection.
Paramètres généraux du compte
Pour commencer à travailler avec la facturation horaire dans Worksection, activez le suivi du temps et des finances dans les paramètres du compte. Pour ce faire, allez dans le menu de modification du compte.
Suivi du temps et chronomètre
Activez la fonction de suivi du temps pour planifier et suivre les heures de travail pour les projets ou les tâches.
Les paramètres supplémentaires de suivi du temps permettent :
- De montrer aux invités les dépenses de temps prévues.
- De définir un suivi du temps indépendant pour les tâches et sous-tâches :
Fonction activée — les dépenses pour les tâches et sous-tâches sont collectées séparément ;
Fonction désactivée — toutes les dépenses des sous-tâches sont automatiquement collectées et affichées dans la tâche principale. - De prohiber la suppression de tâches qui ont déjà des dépenses ajoutées.
- Arrondi du temps pour définir la durée minimale d'une session, par exemple, 5 minutes.
- Arrêt automatique du chronomètre pendant les heures non travaillées. C'est pratique si l'exécutant oublie de l'arrêter à la fin de la journée.
Suivi financier et tarifs horaires
Activez le suivi financier pour voir les dépenses en termes de temps et d'argent. Vous aurez également la possibilité de définir des tarifs horaires.
Vous pouvez configurer :
- La devise du compte.
- L'accès des utilisateurs aux dépenses financières. Si cette fonction est désactivée, les utilisateurs ne peuvent entrer que le temps dans les tâches.
Important ! Seuls le propriétaire et les administrateurs du compte ont accès aux données financières. Les clients ne voient pas cette information.
La fonction de tarif horaire vous permet de définir un tarif horaire unique pour tous les employés lorsqu'ils utilisent le chronomètre.
Pour définir un tarif individuel pour un employé spécifique, allez à la page Personnes. Ensuite, sélectionnez la carte d'utilisateur et cliquez sur le bouton Tarifs dans la barre de menu supérieure. Entrez le tarif horaire de l'employé et cliquez sur Appliquer.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs participants à la fois pour modifier le tarif en masse.
Liste de contrôle des paramètres :
Paramètres du projet pour la facturation horaire
Définissez les dépenses prévues en heures et en argent pour les comparer avec les indicateurs réels. Cela vous aidera à comprendre si vous estimez correctement les heures pour le projet et à maintenir les ressources utilisées sous contrôle.
Nous vous rappelons, que les dépenses prévues ne sont pas disponibles pour les équipes clientes.
Vous pouvez également définir des restrictions supplémentaires sur le projet concernant les dépenses :
- Interdire la fermeture d'une tâche sans dépenses enregistrées.
- Limitez la possibilité d'entrer des dépenses qui ne sont pas sur le jour actuel.
- Interdire l'entrée manuelle des heures de travail.
Suivi du temps
Le suivi du temps dans Worksection est divisé en trois actions principales :- Entrée automatique des heures ;
- Entrée manuelle des heures ;
- Ajout du temps saisi.
Entrée automatique des heures de travail
Vous pouvez entrer le temps simplement en démarrant le chronomètre. Cela peut se faire de trois manières :- Depuis la fenêtre de visualisation de la tâche :
- Depuis la liste des tâches dans la barre de menu supérieure :
- Sur la page de la tâche :
Après avoir démarré, le chronomètre sera affiché en haut de l'écran. En cliquant dessus, l'employé peut arrêter le chronomètre et ajouter un commentaire.
Après avoir arrêté le chronomètre, les données sont automatiquement enregistrées dans la tâche.
Entrée manuelle des heures de travail
Si on a oublié de démarrer le chronomètre, mais que le travail a été effectué, vous pouvez utiliser l'entrée manuelle des heures de travail. Pour cela, dans la fenêtre de visualisation de la tâche, cliquez sur Entrer des dépenses.
Dans la nouvelle fenêtre, vous pouvez entrer manuellement les dépenses pour la tâche, indiquer ce qui a été fait et enregistrer les modifications.
Ajout du temps saisi
Si le temps a été saisi incorrectement ou si vous avez oublié d'éteindre le chronomètre, vous pouvez modifier la session. Des corrections peuvent être apportées en cliquant sur Dépenses de la tâche.Dans la nouvelle fenêtre, l'exécutant peut ajuster le nombre d'heures consacrées à la tâche, modifier le commentaire, la date, ou même supprimer la session.
Seule la personne qui a entré le temps ou un administrateur avec les droits appropriés peut le faire. Il est également possible d'interdire à l'exécutant d'ajuster le temps en restreignant l'entrée manuelle des heures dans les paramètres du projet.
Travailler avec des rapports
Dans Worksection, il existe quatre types de rapports :
- Rapport général montre toutes les informations sur le temps saisi par l'équipe dans divers projets.
- Rapport de projet affiche le temps de suivi dans des projets spécifiques.
- Rapport sur les personnes montre le temps saisi par les employés.
- Rapport détaillé montre combien de temps a été saisi dans le projet, y compris les tâches spécifiques et leurs exécutants.
Exemple d'utilisation des rapports dans le travail de facturation horaire
Les rapports dans Worksection sont nécessaires pour comprendre :- Combien de temps mon équipe consacre-t-elle aux projets par mois ?
- Qui exactement et combien a saisi le temps dans les projets ?
Comment savoir combien de temps l'équipe a suivi
Pour analyser la performance de l'équipe, ouvrez le rapport sur les personnes et définissez la période souhaitée. Après avoir configuré le filtre, le système générera automatiquement un tableau avec les données concernant les dépenses saisies par les employés.
Pour une analyse détaillée de l'endroit et du temps passé par les subordonnés, cliquez sur le total des heures. Vous obtiendrez un rapport détaillé qui montre le temps suivi par un travailleur spécifique dans tous les projets et tâches du compte.
Comment savoir combien d'heures l'entreprise a consacrées au projet
Pour savoir combien d'heures ont été saisies dans un projet spécifique, ouvrez le rapport de projet et sélectionnez la période nécessaire.
Pour une analyse plus approfondie, cliquez sur le total des heures suivies et consultez l'activité des exécutants dans les tâches d'un projet spécifique à l'aide du rapport détaillé.
Exportation de données
Si un rapport doit être envoyé à un client ou sauvegardé pour une analyse ultérieure, vous pouvez utiliser la fonction d'exportation au format CSV ou XLS. Pour ce faire, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit de la page des rapports et sélectionnez Exporter.
De plus, en utilisant l'API de Worksection, vous pouvez créer vos propres rapports personnalisés, comme le font nos clients. Ou synchronisez Worksection avec Google Sheets pour décharger des données dans des tableaux pour une manipulation ultérieure.
En résumé
Pour vous aider à configurer rapidement le suivi horaire dans Worksection, nous avons préparé une liste de contrôle pratique. Elle couvre toutes les étapes principales :
