Сервісні компанії на ранніх етапах розвитку часто працюють хаотично та без належного контролю ресурсів. Зазвичай це проявляється у відсутності системних процесів і обліку часу. У цьому матеріалі ми розповімо, як впровадити системний підхід до роботи сервісного бізнесу й обліку ресурсів з нуля на прикладі уявної диджитал агенції.
Спочатку вся робота агенції обговорювалася в робочих чатах. Проєкти клієнтів могли бути без чіткої структури. Узгодження і внесення правок займали багато часу, а додаткові зміни від клієнта не фіксувалися. Згодом власник зрозумів, що для ефективної роботи команди потрібен таск-трекер, у якому зберігатимуться всі проєкти та завдання. Тому компанія впровадила Worksection для централізації робочих процесів.
Переваги впровадження таск-трекера
- Стандартизація. Менеджер один раз створює та налаштовує типові проєкти в системі, які використовуються надалі та економлять час.
- Централізація даних. Більше не потрібно постійно моніторити статус завдання в командних чатах. Уся інформація про роботу компанії зберігається в одному місці. Видно, хто що робив і чим зайнятий зараз.
- Прозорість у взаємодії з клієнтами. Залучення клієнтів у проєкти підвищує їхню лояльність і спрощує процес узгодження.
Для чого потрібен облік часу
Пріоритезація клієнтів
Коли ви ведете клієнтські проєкти, різні замовники потребують різної кількості уваги та часу — головного ресурсу агенції. Облік часу допомагає зрозуміти реальну кількість годин, яку ви вкладаєте в проєкти та допомагає оцінити їх прибутковість.
Наприклад, компанія А є найбільшим клієнтом диджитал агенції. Однак компанія А також забирає велику кількість часу на додаткові правки та мікроменеджмент. У результаті замість проданих клієнту 80 годин команда витрачає на проєкт 120, але ці +40 годин залишаються незафіксованими. Таким чином, навіть з першого погляду «прибутковий клієнт» насправді може приносити агенції збитки.
Контроль часу команди
У сервісних компаніях кожна година роботи співробітників впливає на прибутковість бізнесу. Адже 70 – 80% витрат — це зарплати команди.
Поки є постійний потік клієнтів, особливо за умов наявності передплат і регулярних платежів, низька маржинальність проєктів може бути неочевидною. Проте, коли замовлення зменшуються, наприклад, через спад у маркетингу чи продажах, проблеми стають очевидними. Виплати співробітникам залишаються сталими, а нових надходжень не вистачає, щоб перекривати збитки.
Усвідомлення потреби обліку часу
Розуміючи, скільки часу та на що витрачає команда, можна розподіляти ресурси ефективніше. Це допомагає розрахувати коректний внутрішній рейт і додавши цільову маржу, продавати час агенції на вигідних для себе умовах.
Облік часу також дає відповідь на наступні питання:
- Скільки часу команда може виділити на клієнтські проєкти щомісяця? Це фактично означає, яким «банком часу» володіє компанія.
- Скільки часу команда реально витрачає на клієнтські проєкти? Для перевірки відповідності фактичних показників з тими, що вказані в рахунках клієнтів.
- Яка собівартість години роботи компанії? Щоб дізнатись внутрішній рейт, який враховує всі витрати агенції та дозволятиме працювати в нуль.
Складності впровадження обліку часу
Не всім бізнесам насправді потрібен облік часу
По-перше, не всі бізнеси потребують обліку часу. Необхідність залежить від типу компанії. Наприклад, у креативних агенціях власнику бізнесу важливіше розв’язання проблеми клієнта, ніж скільки це займе часу.Проте, наприклад, у юридичних фірмах ситуація інша. Коли у компанії є 30 юристів із погодинною ставкою $200, важливо розуміти, як розподіляється їхній час і на які проєкти він витрачається, чи не так? В цьому випадку типові завдання потребують детального обліку годин для кращого планування, оцінки ефективності та оптимізації витрат.
Спротив команди
Впровадження обліку часу може викликати негативну реакцію в команді. Менеджмент розуміє цінність такого обліку, але коли справа доходить до впровадження спротив команди є неминучим. Деякі робітники сприймуть це як спосіб додаткового контролю, а інші — як зайву бюрократію.
Труднощі внесення даних вручну
Зазвичай облік часу починають із таймшитів в Excel. Це означає, що співробітники мають працювати в одній програмі, а дані про витрачені години вручну оновлювати в іншій. Такий підхід ускладнює і без того непростий процес впровадження погодинки.
Відсутність відповідального за впровадження
Без відповідального за процес впровадження, процес інтеграції швидко виходить з‑під контролю. Вже за тиждень багато хто починає вносити години напам’ять щоп’ятниці. Це знижує точність і загальну ефективність обліку. Тому подбайте про те, щоб була людина, яка контролюватиме дотримання нововведень, постійно моніторитиме та повідомлятиме вас про результати.
Як успішно впровадити облік часу
Встановіть чіткі правила та подбайте про комунікацію
Впровадження тайм-трекінгу потребує прояву політичної волі керівництва. Спершу поясніть команді цілі обліку часу. Наголосіть, що він спрямований на підвищення ефективності проєктів, а не на контроль команди.Створіть зрозумілий план із правилами для всіх членів команди. Наприклад, визначте, які типи завдань потрібно трекати і як це треба робити за допомогою обраного інструменту. Надавайте регулярний зворотний зв’язок та діліться з командою інформацією щодо успішності впровадження.
Призначте відповідального за впровадження
Повинен бути відповідальний за впровадження обліку. До його обов’язків має входити нагадування команді про трекінг часу та регулярний контроль затреканого часу відповідно до плану.
Мінімізуйте зайві дії
Тайм-трекінг повинен відбуватись у межах того ж інструменту, де команда фіксує завдання. Уникайте перемикання між інструментами, щоб зайвий раз не ускладнювати процес.
Розгляньте сервіси проєктного менеджменту з вбудованим тайм-трекером, такі як Worksection. Worksection має інтегрований таймер, з яким ви легко можете почати трекати час. Якщо ви використовуєте інші продукти, такі як Asana, Jira або Trello, потрібно налаштувати інтеграції або плагіни, наприклад, TimeDoctor чи Hourly.
Перебудуйте систему мотивації
Щоб команда була зацікавлена в точному обліку робочого часу, варто перейти від примусового внесення годин (PUSH) до заохочення (PULL), створивши систему мотивації. Це можна зробити, прив’язавши виплату ставки до відпрацьованого часу.
У сервісному бізнесі стандартом індустрії вважається відстеження 120 годин зі 160 робочих у місяці.
Система мотивації може виглядати так:
Працівник, який виконав норму у 120 годин, отримує повну ставку. За меншу кількість годин — дохід знижується, а за понаднормову роботу, наприклад, 130 годин, надається невелика премія. Премія має бути помірною, а штраф за недовиконання — відчутним.
Це потрібно для того, щоб працівник виконував норму, але при цьому не перепрацьовував і не вигорав.
Вибудуйте звичку та інтегруйте поступово
Важливо впроваджувати новий інструмент поступово. На перший місяць встановіть відносно просту мету — затрекати хоча б 60 годин зі 120, даючи команді час на адаптацію. Відповідальний за впровадження повинен перевіряти внесення годин щодня протягом перших тижнів.
Переваги впровадження обліку часу
Впровадження обліку робочих годин допомагає оцінити ефективність роботи та підвищити прибутковість бізнесу:
- Точна оцінка собівартості послуг. Дані про витрачений час дозволяють точно розрахувати собівартість послуг.
- Коректний рейт для клієнтів. Завдяки обліку часу компанія може точніше встановлювати годинні ставки для клієнтів.
- Вибір прибуткових проєктів. Зібрані дані допомагають оцінювати, які проєкти приносять більше прибутку, і обирати найвигідніші з них.
- Підтримка продуктивності команди. Тайм-трекінг запобігає перевантаженню, дозволяючи рівномірно розподілити завдання та уникнути вигорання.
- Збільшення маржі. Завдяки аналізу витрат часу та оверхедів можна оптимізувати ресурси та підвищувати маржу.
Як правильний облік підвищує маржу
Облік часу допомагає краще керувати проєктами й збільшує маржу агенції. Коли бізнес знає, скільки часу витрачає на завдання, то може точно виставляти ціни послуг і за потреби обґрунтовувати їх перед клієнтами.Наприклад, якщо SMM-спеціаліст витрачає більше часу на виконання проєкту, ніж очікувалося, компанія може пояснити клієнту причини спираючись на реальну кількість відпрацьованих годин.
Розрахунок внутрішнього та зовнішнього рейту
Для правильного розрахунку рейту необхідно розрізняти два типи робочих годин:
- Billable Hours — час, витрачений на роботу над проєктом замовника, за який ви отримуєте гроші.
- Non-billable Hours — внутрішні зустрічі, навчання, адміністративна робота, яка не приносить прибутку напряму.
Саме billable години є джерелом прибутку компанії. Тому під час розрахунку внутрішнього рейту нам важливо знати їх точну кількість.
- Внутрішній рейт — це вартість однієї години роботи агенції з урахуванням зарплат співробітників і оверхедів.
Отриманий внутрішній рейт показує, скільки коштує година роботи для агенції. Інакше кажучи, за цим рейтом агенція працюватиме в нуль.
- Зовнішній рейт — це ставка, яку агенція виставляє клієнту. Її розраховують на основі внутрішнього рейту з урахуванням бажаної маржі.
Типові помилки при розрахунку зовнішнього рейту компанії
Помилка 1 Не всі витрати враховуються в оверхедах
Іноді в оверхеди можуть не враховувати всі витрати. Забувати про рахунки за софт, бюджети на маркетинг або сплату за технічне обслуговування. Це призводить до занижених оверхедів, які відповідно зменшують внутрішній та зовнішній рейт.У результаті здається, що ви можете продавати свої послуги за нижчою ціною, ніж конкуренти, не втрачаючи маржу.
Помилка 2 Не розуміння реальної кількості billable годин
Бізнесу важливо точно вирахувати не тільки оверхеди, але й знати скільки годин команда реально витрачає на клієнтські проєкти. Тільки після цього можна рахувати свій зовнішній рейт та виставляти рахунки клієнтам.
Неправильний розрахунок зовнішнього рейту
На прикладі власника диджитал агенції ми покажемо, які наслідки має розрахунок зовнішнього рейту без урахування реальних годин. Це всього лише умовний приклад. Важливо розуміти, що від компанії до компанії дані будуть змінюватись.
Припустимо, власник вважає, що команда з 5 співробітників працює стандартно, по 160 годин на місяць. Сума зарплат і оверхедів становить $10,000, сумарна кількість годин — 800 (5 людей × 160 годин = 800 годин). З цими показниками ми отримуємо:
Проте власник не має інформації щодо реального банку часу — кількості годин, витрачених на роботу. Тому ця цифра значно нижча справжнього внутрішнього рейту.
Наприклад, агенція впровадила облік часу з цільовим показником 120 затреканих годин на місяць (разом billable і non-billable). Це стандарт у галузі для збереження ефективності розрахунків без вигорання команди через надмірний тиск. В результаті виявилось, що тільки 100 годин на місяць команда фактично витрачає на клієнтські проєкти.
Отже, загальна кількість billable годин становить 500 (5 людей × 100 годин = 500 годин). Саме billable години важливі для розрахунку внутрішнього рейту, адже вони приносять дохід компанії. Таким чином, реальний внутрішній рейт буде:
Тож використовуючи некоректно порахований показник 12.5 доларів, замість реальних 20 доларів, із бажаною маржею у 30% агенція виставляє низький зовнішній рейт.
Як бачите, такий рейт не покриє всіх витрат компанії з нашого прикладу і бізнес працює в мінус. Тому диджитал агенції необхідно було почати фіксувати billable та non-billable години, щоб заробляти на реалізованих проєктах.
Залежно від ваших розрахунків компанія може працювати в нуль, мати низьку маржинальність або взагалі бути збитковою. Всі показники індивідуальні. Правильний розрахунок внутрішнього рейту дає змогу оцінити вигідність проєктів та вжити заходів для їх оптимізації.
Worksection — компас для підвищення маржинальності
Впровадити погодинку складно, але компанії, які наважуються на цей крок, отримують значно більше контролю над своїм бізнесом. Worksection є ефективним інструментом для таких завдань, оскільки дозволяє стандартизувати роботу й накопичувати дані про витрачений час.
Це допомагає краще розуміти продуктивність команди, оцінювати, які клієнти приносять прибуток, а які — ні, і рухатись в сторону прибутковості та росту.
Далі за посиланням, на прикладі диджитал-агенції, ми покажемо, як налаштувати ефективний облік часу в Worksection і уникнути типових помилок.