Ефективне управління проєктами: Чому бізнесу варто обирати Worksection, а не Excel?

Успіх роботи чимало залежить від правильно обраного інструментарію. Проте в управлінні проєктами буває непросто зробити цей вибір із безлічі програм для управління роботи команди. 

Зокрема Excel — поширене рішення. І в цій статті ми проаналізуємо, чому бізнеси застосовують Excel і наскільки він відповідає потребам різних бізнес-процесів. 

Як компанії використовують Excel для управління проєктами

Excel – це, по суті, інтерактивна та «розумна» електронна таблиця, яка дозволяє користувачам створювати, редагувати та аналізувати дані. 


Excel зручний для зберігання даних та їх аналізу, зокрема чисел, текстів, дат. Також в Excel можна створювати діаграми, звіти та форми, застосовувати формули та графіки. 

Ці функції Excel потужні та розгалужені. Також вони досить зручні у застосуванні, що, разом з поширеністю Excel серед офісних програм, зробило його часто використовуваним інструментом в управлінні бізнесом різних галузей. Електронні таблиці використовують спеціалісти з фінансів, маркетингу, управління персоналом, виробництва.

Переваги Excel

З одного боку, поширеність рішення може свідчити про його універсальність. Але, окрім універсальності, маємо враховувати спеціальне призначення інструмента. 

Серед переваг Excel, що мотивують користувачів продовжувати застосовувати саме цю програму:

  1. По-перше, доступна вартість. Excel безкоштовний для використання, тоді як спеціальні таск-менеджери бувають досить дорогими. 
  2. По-друге, інерція. Багато людей знайомі з електронними таблицями буквально зі школи та давно знають, як ним користуватися. Тоді як перехід на іншу програму потребуватиме додаткових зусиль. 
  3. Нарешті, можливість інтеграції з іншими програмами, базами даних або системами керування дозволяє передавати дані з електронних таблиць та ділитися ними з іншими користувачами.
Та насправді ж Excel не розрахований на керування бізнес-проєктами й розроблявся для інших задач. Тому спроби використання Excel для управління проєктами має помітні недоліки. 

Excel може бути звичним та економічним рішенням для невеликих компаній, які не потребують спеціальних функцій управління проєктами. Він також може стати у пригоді на початкових етапах врегулювати робочих процесів. Але при серйозній роботі Excel не витримає навантаження і не зможе надати потрібні інструменти, зокрема на довгострокову перспективу.

Тому масштабування бізнесу потребує більш комплексних альтернатив.

Чому Excel підходить не всім?

Excel — поширений інструмент для роботи з даними, але він не призначений для управління проєктами. Навіть якщо колись ви починали саме з нього і певний час задовольнялися наявними функціями, рано чи пізно розвиток ваших проєктів призведе до моменту, коли можливостей електронних таблиць просто не вистачить для повноцінного менеджменту. 

Серед основних обмежень Excel:


Excel не має функцій для відстеження залежностей між завданнями, управління ризиками чи змінами у проєкті, що критично важливо для проєктів з великою кількістю задач. Неможливість Excel відстежувати залежність між задачами загрожує помилками та затримками в роботі. 

Також Excel не здатен відстежувати всі ресурси, які використовуються в проєкті, що може стати причиною виходу за бюджет. Відсутність структури вимагає щоразу з нуля будувати та налаштовувати робочі процеси. Певні шаблони існують, але допрацьовувати їх все одно необхідно. 

Excel не адаптується під мінливість проєкту. В системі немає можливості автоматично оновлювати всі пов’язані з цими змінами дані. Тож інформацію потрібно вносити вручну. 

Обмеження Excel в управлінні проєктами

Отже, Excel має низку обмежень, які можуть ускладнити управління складними проєктами:

  • Excel не підходить для відстеження залежностей між завданнями.
  • Відсутність узгодженості викликає труднощі у співпраці в режимі реального часу.
  • В Excel складно керувати завданнями, які мають різні пріоритети чи терміни виконання.
  • Неефективне введення та оновлення даних, а також можливі помилки ручного введення даних.
  • Excel не має вбудованих функцій для управління ризиками та змінами у проєкті.
  • Обмежена звітність та аналітика, як щодо неможливості створення проєктних інсайтів та формування стратегій управління.
  • Недостатні можливості візуалізації даних.
Excel може бути частково корисним для керування невеликими проєктами або для виконання окремих завдань, які не потребують системних функцій керування. Проте для складних чи великих проєктів набагато ефективнішим інструментом буде система управління проєктами.

Worksection – інструмент для управління проєктами

Якщо ваш проєкт охоплює більше однієї задачі та до нього залучені декілька виконавців різного фаху, розгляньте можливість використання програми для управління робочими процесами. Worksection розроблений для управління проєктами та пропонують широкий спектр функцій, які можуть допомогти вам підвищити ефективність та продуктивність.


Worksection відомий як одне з кращих рішень у сфері менеджменту проєктів. Найширші можливості у поєднанні зі зручним інтерфейсом і максимальною адаптивністю мотивували безліч компаній з різних сфер обрати саме Worksection.

Переваги Worksection

Worksection поєднує можливості спеціально для управління проєктами різної складності, застосування яких максимально збільшує зручність, а відповідно — і швидкість та успіх вашої роботи.

Співпраця команди в режимі реального часу

Коментування, призначення завдань, сповіщення — це спрощує взаємодію з командою, клієнтами та третіми особами. Підключайте команду клієнта і субпідрядника до проєкту, щоб спільно ставити задачі, обговорювати і відстежувати роботу.

Зручне керування завданнями та термінами

Інформаційна панель з детальною інфографікою показує швидкість та успіх вашого проєкту. Плюс — автоматичне оновлення та відстеження прогресу (графіки вартості проєкту, робоче навантаження команди та інша корисна інформація завжди під рукою).

Звітність та аналітика з візуалізацією даних

Візуалізація допомагає зрозуміти, на які проєкти йде найбільше часу та ресурсів. Які проєкти прибуткові, а з якими краще попрощатись. А також скільки задач було поставлено на конкретну людину, скільки було зроблено вчасно або з затримкою.

Інтеграція з Worksection з Google Диск

Worksection співпрацює з іншими бізнес-інструментами: CRM системами, GoogleDocs, Slack, Telegram. Також є відкритий API, який дозволяє обмінюватися даними з Worksection. Всі ці інтеграції роблять спільну роботу зручніше, синхронізують і узгоджують процеси.

Зокрема ви можете інтегрувати Google Диск з Worksection, щоб працювати з документами спільно з командою чи клієнтами: ділитися файлами, редагувати презентації чи таблиці у зручному та звичному середовищі. При цьому ви контролюєте аудиторію та рівень доступу до матеріалів.

Висновки

Електронні таблиці Excel — це відомий інструмент для роботи з даними, але він не призначений для управління проєктами. А ряд його обмежень можуть ускладнити чи навіть унеможливити управління комплексними робочими процесами.


Натомість системи для управління командної роботи розробляються саме для керування проєктами різної складності й тому мають найширший спектр функцій, які сприяють ефективності та продуктивності. І якщо ви шукайте програму для управління проєктами, який поєднує максимум інструментів та вигідні умови користування, то Worksection вдовольнить і навіть перевершить ваші сподівання. Результат відчуєте ви, вся команда і ваші клієнти.

Більш ніж 1300 компаній вже використовують Worksection. Приєднуйтесь!

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Гібридна робота – це гнучка модель зайнятості, яка поєднує в собі елементи як віддаленої, так і офісної роботи. За такого підходу працівники мають можливість розподіляти свій робочий час між роботою в...
9 червня 2024   •   23 min read
Школа PM
Підходи «Зверху вниз» і «Знизу вгору» окреслюють, як організації орієнтуються в процесі прийняття рішень та їхнього виконання. Ці підходи розмежовують стилі управління та втілюють різні культури в організаціях...
5 червня 2024   •   11 min read
Школа PM
Знайомство з OKR Objectives and Key Results, або коротко — OKR — це один з найпоширеніших інструментів в управлінні бізнес-процесами, і не дарма. Саме OKR допомагає встановити цілі для всієї команди,...
3 червня 2024   •   9 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂