Už jsme mluvili o tom, jak zvýšit marže servisního podnikání implementací sledování času. Dnes vám podrobně ukážeme, jak nastavit hodinové fakturace v Worksection.
Obecné nastavení účtu
Abyste mohli začít pracovat s hodinovým fakturací v Worksection, povolte sledování času a financí v nastavení účtu. K tomu přejděte do menu úprav účtu.
Sledování času a časovač
Povolte funkci Sledování času k plánování a sledování pracovních hodin pro projekty nebo úkoly.
Další nastavení sledování času umožňují:
- Ukázat hostům plánované časové náklady.
- Nastavit nezávislé sledování času pro úkoly a podúkoly:
Funkce povolena — náklady na úkoly a podúkoly se shromažďují samostatně;
Funkce zakázána — všechny náklady z podúkolů se automaticky shromažďují a zobrazují v hlavním úkolu. - Zákaz mazání úkolů, které již mají přidané náklady.
- Zaokrouhlování času pro nastavení minimální délky relace, například 5 minut.
- Automatické vypnutí časovače během nepracovních hodin. To je výhodné, pokud zapomene pracovník zastavit časovač na konci dne.
Sledování financí a hodinové sazby
Povolte Sledování financí pro zobrazení nákladů v čase i penězích. Budete mít také možnost nastavit hodinové sazby.
Zde můžete konfigurovat:
- Měnu účtu.
- Úroveň přístupu uživatelů k finančním nákladům. Pokud je tato funkce vypnuta, mohou uživatelé pouze zadávat čas v úkolech.
Důležité! Pouze vlastník a administrátoři účtu mají přístup k finančním údajům. Klienti tyto informace nevidí.
Funkce hodinové sazby umožňuje nastavit jednotnou hodinovou sazbu pro všechny zaměstnance, když používají časovač.
Pro nastavení individuální sazby pro konkrétního zaměstnance přejděte na stránku Lidé. Následně vyberte uživatelskou kartu a klikněte na tlačítko Sazby v horní liště menu. Zadejte hodinovou sazbu zaměstnance a klikněte na Použít.
Také můžete vybrat více účastníků najednou a hromadně upravit sazbu.
Kontrolní seznam nastavení:
Nastavení projektu pro hodinovou fakturaci
Nastavte Plánované náklady v hodinách a penězích, abyste je mohli porovnat s skutečnými ukazateli. To pomůže pochopit, zda správně odhadujete hodiny pro projekt a udržet kontrolu nad použitými zdroji.
Připomínáme vám, že plánované náklady nejsou dostupné klientským týmům.
Také můžete nastavit další Omezení na projekt týkající se nákladů:
- Zakázat uzavření úkolu bez zaznamenaných nákladů.
- Omezit možnost zadání nákladů, které nejsou na aktuálním dni.
- Zakázat ruční zadávání pracovních hodin.
Sledování času
Sledování času v Worksection je rozděleno do tří hlavních akcí:- Automatické zadání hodin;
- Ručně zadané hodiny;
- Úprava zadaného času.
Automatické zadání pracovních hodin
Čas můžete zadat jednoduše tím, že spustíte časovač. To lze provést třemi způsoby:- Z okna zobrazení úkolu:
- Z seznamu úkolů v horní liště menu:
- Na stránce úkolu:
Po spuštění bude časovač zobrazen v horní části obrazovky. Kliknutím na něj může pracovník zastavit časovač a přidat komentář.
Po zastavení časovače se data automaticky uloží do úkolu.
Ručně zadané pracovní hodiny
Pokud jste zapomněli spustit časovač, ale práce byla vykonána, můžete použít ruční zadání pracovních hodin. K tomu v okně zobrazení úkolu klikněte na Zadat náklady.
V novém okně můžete ručně zadat náklady na úkol, napsat, co bylo uděláno, a uložit změny.
Úprava zadaného času
Pokud byl čas zadaný nesprávně nebo jste zapomněli vypnout časovač, můžete relaci upravit. Opravy lze provést kliknutím na Náklady úkolu.V novém okně může pracovník upravit počet hodin strávených na úkolu, upravit komentář, datum nebo dokonce relaci smazat.
Toto může provést pouze osoba, která čas zadala, nebo administrátor s odpovídajícími právy. Také lze zakázat pracovníkovi upravit čas omezením manuálního zadávání hodin v nastavení projektu.
Práce se zprávami
V Worksection existují čtyři typy zpráv:
- Obecná zpráva zobrazuje všechny informace o čase, který tým zadával v různých projektech.
- Projektová zpráva zobrazuje množství času sledovaného v konkrétních projektech.
- Zpráva o lidech zobrazuje množství času, který zadali zaměstnanci.
- Podrobná zpráva ukazuje, kolik času bylo zadáno do projektu, včetně konkrétních úkolů a jejich vykonavatelů.
Příklad používání zpráv při práci s hodinovou fakturací
Zprávy v Worksection jsou potřebné k pochopení:- Kolik času stráví můj tým na projektech za měsíc?
- Kdo přesně a kolik zadal času do projektů?
Jak zjistit, kolik času tým sledoval
Aby byla možná analýza výkonu týmu, otevřete Zprávu o lidech a nastavte požadovaný časový rámec. Po nakonfigurování filtru systém automaticky vygeneruje tabulku s údaji o zadaných výdajích zaměstnanců.
Pro podrobnou analýzu toho, kde a kolik času bylo sledováno podřízenými, klikněte na celkový počet hodin. Získáte Podrobnou zprávu , která ukazuje čas sledovaný konkrétním pracovníkem ve všech projektech a úkolech účtu.
Jak zjistit, kolik hodin firma strávila na projektu
Chcete-li zjistit, kolik hodin bylo zadáno do konkrétního projektu, otevřete Projektovou zprávu a vyberte potřebné období.
Pro hlubší analýzu klikněte na celkové sledované hodiny a zkontrolujte činnost vykonavatelů v úkolech konkrétního projektu pomocí Podrobné zprávy.
Export dat
Pokud je třeba zprávu zaslat klientovi nebo ji uložit pro další analýzu, můžete použít funkci exportu v CSV nebo XLS formátech. K tomu klikněte na tři tečky v pravém horním rohu stránky Zpráv a vyberte Export.
Kromě toho, pomocí API Worksection můžete vytvářet vlastní vlastní zprávy, jako to dělají naši klienti. Nebo synchronizujte Worksection s Google Sheets, abyste přenesli údaje do tabulek pro další manipulaci.
Na závěr
Abychom vám pomohli rychle nastavit hodinové sledování v Worksection, připravili jsme pohodlný kontrolní seznam. Pokrývá všechny hlavní kroky:
