Агентство Pedan Buro помогает создавать коммуникационные и медийные проекты. Команда состоит из 15 сотрудников и около 10 подрядчиков.
В дополнение к коммерческим проектам компания реализует свои социальные инициативы. С ростом бизнеса и расширением областей работы процессы стали менее прозрачными. Worksection помог структурировать деятельность агентства.
О компании
Pedan Buro — это коммуникационное агентство, которое разрабатывает коммуникационные стратегии для интегрированного продвижения через PR и цифровые инструменты, маркетинг влияния и видеопроизводство. Агентство реализует как коммерческие заказы, так и собственные проекты в области образования.Клиенты Pedan Buro включают более 20 украинских компаний и организаций, среди которых Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA и ATB. Партнерами бюро являются UNICEF, UCBI, USAID, Министерство образования и науки и другие. Все проекты осуществляет команда из 15 специалистов.
Запрос
В начале работы компании задачи организовывались через таблицы и чаты. Это было вполне достаточно на ранних этапах развития, когда команда состояла из максимум 5 сотрудников.
Однако, с увеличением масштабов бизнеса, такой подход стал усложнять работу. Задачи терялись, ответственные забывали о важных аспектах, и приходилось проверять много чатов, чтобы найти данные.
Поэтому компании нужен был инструмент, который восстановит прозрачность в рабочих процессах, обеспечит стабильный рост команды и минимизирует риски при реализации проектов.
Проблемы клиента
Недостаток прозрачности в рабочих процессах
Проблема: Недостаток прозрачности в рабочих процессах из-за хранения задач в таблицах и чатах. С ростом команды и увеличением количества проектов этот формат управления утратил свою эффективность.
Задачи терялись, и на поиск нужных данных уходило много времени. Это создавало путаницу, замедляло рабочие процессы и увеличивало риск пропуска сроков.
Решение: Внедрение Worksection помогло структурировать процессы. Это решение дало команде Pedan Buro несколько преимуществ сразу:
1️⃣ Адаптация к команде
Worksection позволяет быстро переключать форматы отображения задач в зависимости от ваших нужд. Таким образом, менеджеры могут настраивать интерфейс системы под себя.
“Мне удобнее работать с Канбаном, потому что я вижу задачи в блоках: что в процессе, что проверяется, и что можно закрыть. Но каждый настраивает систему так, как ему удобно. Мои коллеги, например, предпочитают списки,” Дарья Карпенко, менеджер по партнерствам в Pedan Buro
2️⃣ Четкое разделение областей работы
В дополнение к стандартным статусам команда добавила пользовательские наборы для детализации процессов. Например, “застрял” и “нужна помощь”.
3️⃣ Эффективная коммуникация
Worksection позволяет общаться по каждой задаче отдельно в комментариях. Благодаря этому все файлы и обновления хранятся в одном месте и доступны в любое время.
Координация коммерческих и социальных проектов
Проблема: С расширением областей работы, в частности появлением внутренних образовательных проектов, возникла необходимость координации различных направлений деятельности: коммерческого и социального.
Специалисты часто работают над обоими типами проектов одновременно. Отсутствие четкого распределения нагрузки создает риск путаницы задач и задержки в рабочих процессах.
Решение: Использовать Worksection для организации работы, где каждый проект получает свое пространство. Задачи распределяются между специалистами, а метки помогают лучше организовать их по категориям и приоритетам. Это обеспечивает прозрачность и эффективность в координации работы между отделами.
Управление ресурсами команды
Проблема: Отсутствие базовых инструментов управления проектами и увеличенная нагрузка на команду привели к неравномерному распределению ресурсов. Без системы мониторинга задач команда не могла распределять обязанности и отслеживать реальную нагрузку каждого сотрудника.
Решение: Внедрение Worksection обеспечило доступ к всем необходимым инструментам для управления проектами. Таким как статусы задач, приоритизация и встроенная система подотчетности.
“С Worksection стало значительно легче планировать и понимать, насколько загружены люди и есть ли у них время завершить свои задачи.” — Дарья Карпенко, менеджер по партнерствам в Pedan Buro
Отчеты предоставляют глубокую аналитику по прогрессу проекта в реальном времени. Удобные фильтры позволяют настраивать отображение данных в зависимости от ваших нужд, что позволяло менеджерам лучше распределять ресурсы и оперативно корректировать процессы, чтобы избежать пропуска сроков.
Почему Pedan Buro создал премию Worksection Awards
“Я закрываю так много задач, может, нам стоит учредить награду?” — координатор проекта Pedan Buro
Именно этот шутливый комментарий стал началом идеи создания премии Worksection Awards. Так компания решила отмечать достижения и поощрять команду к новым успехам.
“Ну, мы просто любим шутки,” Дарья Карпенко, менеджер по партнерствам в Pedan Buro
Награда была организована культурным отделом компании, который отвечает за планирование внеклассных мероприятий. В ноябре они объявили о начале подготовки к награде. Затем внутренние аналитические данные Worksection помогли собрать все данные о деятельности команды Pedan Buro за год и выбрать победителей номинаций.
Приз от премии Worksection Awards
Каждый член команды получил свою награду в зависимости от количества выполненных задач, специальных случаев и личных профессиональных достижений.
“Я очень рада, что у нас есть Worksection. Раньше было сложно что-либо планировать заранее. Теперь работа стала гораздо более организованной,” Дарья Карпенко, менеджер по партнерствам в Pedan Buro
