L’agenzia Pedan Buro aiuta a creare progetti di comunicazione e media.Il team è composto da 15 dipendenti e circa 10 collaboratori.
Oltre ai progetti commerciali, l’azienda realizza proprie iniziative sociali. Con la crescita del business e l’espansione delle aree di lavoro, i processi sono diventati meno trasparenti. Worksection ha aiutato a strutturare le attività dell’agenzia.
Informazioni sull’azienda
Pedan Buro è un’agenzia di comunicazione che sviluppa strategie di comunicazione per una promozione integrata attraverso strumenti PR e digitali, marketing degli influencer e produzione video. L’agenzia realizza sia ordini commerciali che progetti propri nel campo dell’istruzione.I clienti di Pedan Buro includono più di 20 aziende e organizzazioni ucraine, tra cui Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA e ATB. I partner dell’agenzia sono UNICEF, UCBI, USAID, il Ministero dell’Istruzione e della Scienza e altri. Tutti i progetti sono realizzati da un team di 15 specialisti.
Richiesta
All’inizio dell’attività dell’azienda, i compiti erano organizzati tramite fogli di calcolo e chat. Questo era abbastanza nella fase iniziale di sviluppo, quando il team era composto da un massimo di 5 dipendenti.
Tuttavia, man mano che il business si espandeva, questo approccio ha iniziato a complicare il lavoro. I compiti venivano persi, le persone responsabili si scordavano di aspetti importanti e era necessario controllare molte chat per trovare dati.
Perciò, l’azienda aveva bisogno di uno strumento che ripristinasse la trasparenza nei flussi di lavoro, garantisse una crescita stabile del team e minimizzasse i rischi durante l’implementazione dei progetti.
Le sfide del cliente
Mancanza di trasparenza nei flussi di lavoro
Problema: Mancanza di trasparenza nei flussi di lavoro a causa dei compiti tenuti in fogli di calcolo e chat. Con la crescita del team e l’aumento del numero di progetti, questo formato gestionale ha perso la sua efficacia.
I compiti venivano persi, e ci voleva molto tempo per trovare i dati giusti. Questo ha creato confusione, ha rallentato i flussi di lavoro e aumentato il rischio di mancare le scadenze.
Soluzione: Worksection è stato implementato per strutturare i processi. Questa soluzione ha fornito al team di Pedan Buro diversi vantaggi in un colpo solo:
1️⃣ Adattamento al team
Worksection consente di passare rapidamente tra i formati di visualizzazione dei compiti a seconda delle proprie esigenze. In questo modo, i manager possono personalizzare l’interfaccia del sistema per se stessi.
“Per me è più comodo lavorare con Kanban perché posso vedere i compiti in blocchi: cosa è in fase di elaborazione, cosa è in fase di controllo e cosa può essere chiuso. Ma ognuno personalizza il sistema come meglio crede. I miei colleghi, ad esempio, preferiscono le liste,” Daria Karpenko, Responsabile Partnerships di Pedan Buro
2️⃣ Chiara suddivisione delle aree di lavoro
Oltre agli stati standard, il team ha aggiunto set personalizzati per dettagliarne i processi. Ad esempio, “bloccato” e “necessita aiuto”.
3️⃣ Comunicazione efficace
Worksection permette di comunicare su ogni compito separatamente nei commenti. Grazie a questo, tutti i file e gli aggiornamenti sono conservati in un unico posto e possono essere accessibili in qualsiasi momento.
Coordinamento di progetti commerciali e sociali
Il problema: Con l’espansione delle aree di lavoro, in particolare con l’emergere di progetti educativi interni, è emersa la necessità di coordinare diverse aree di attività: commerciali e sociali.
Gli specialisti lavorano spesso su entrambi i tipi di progetti contemporaneamente. La mancanza di una chiara distribuzione del carico di lavoro crea un rischio di confusione dei compiti e ritardi nei flussi di lavoro.
Soluzione: Utilizzare Worksection per organizzare il lavoro, dove ogni progetto ha il suo spazio. I compiti sono distribuiti tra gli specialisti, e le etichette aiutano a meglio organizzarli per categoria e priorità. Questo garantisce trasparenza ed efficienza nel coordinamento del lavoro tra i dipartimenti.
Gestione delle risorse del team
Problema: La mancanza di strumenti di gestione dei progetti di base e l’aumento del carico di lavoro sul team hanno portato a una distribuzione irregolare delle risorse. Senza un sistema per monitorare i compiti, il team non poteva distribuire le responsabilità e monitorare il vero carico di lavoro di ciascun dipendente.
Soluzione: L’implementazione di Worksection ha fornito accesso a tutti gli strumenti necessari per la gestione dei progetti. Come status dei compiti, priorizzazione e un sistema di responsabilità integrato.
“Con Worksection, è diventato molto più facile pianificare e capire quanto siano occupate le persone e se hanno tempo per completare i loro compiti.” — Daria Karpenko, Responsabile Partnerships di Pedan Buro
I report forniscono analisi dettagliate sui progressi del progetto in tempo reale. Filtri convenienti consentono di personalizzare la visualizzazione dei dati a seconda delle proprie esigenze, il che ha permesso ai manager di allocare meglio le risorse e di adattare i processi in modo tempestivo per evitare di mancare le scadenze.
Perché Pedan Buro ha creato i Worksection Awards
“Chiudo così tanti compiti, forse dovremmo fare un premio?” — coordinatore di progetto di Pedan Buro
È stato questo commento scherzoso a dare origine all’idea di creare i Worksection Awards. Così l’azienda ha deciso di celebrare i successi e incoraggiare il team a nuovi traguardi.
“Beh, noi amiamo solo le barzellette,” Daria Karpenko, Responsabile Partnerships di Pedan Buro
Il premio è stato organizzato dal dipartimento culturale dell’azienda, responsabile della pianificazione delle attività extracurricolari. A novembre, hanno annunciato l’inizio dei preparativi per il premio. Poi l’analisi interna di Worksection ha aiutato a raccogliere tutti i dati sulle attività del team di Pedan Buro per l’anno e selezionare i vincitori delle nomination.
Premio dai Worksection Awards
Ogni membro del team ha ricevuto il proprio premio in base al numero di compiti completati, casi speciali e traguardi professionali personali.
“Sono molto contenta che abbiamo Worksection. Prima era difficile pianificare qualsiasi cosa in anticipo. Ora il lavoro è diventato molto più organizzato,” Daria Karpenko, Responsabile Partnerships di Pedan Buro
