A agência Pedan Buro ajuda a criar projetos de comunicação e mídia. A equipe é composta por 15 funcionários e cerca de 10 contratados.
Além de projetos comerciais, a empresa implementa suas próprias iniciativas sociais. Com o crescimento dos negócios e a expansão das áreas de trabalho, os processos se tornaram menos transparentes. O Worksection ajudou a estruturar as atividades da agência.
Sobre a empresa
Pedan Buro é uma agência de comunicação que desenvolve estratégias de comunicação para promoção integrada por meio de ferramentas de PR e digitais, marketing de influenciadores e produção de vídeo. A agência realiza tanto encomendas comerciais quanto projetos próprios na área da educação.Os clientes da Pedan Buro incluem mais de 20 empresas e organizações ucranianas, incluindo Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA e ATB. Os parceiros do bureau são UNICEF, UCBI, USAID, o Ministério da Educação e Ciência, entre outros. Todos os projetos são realizados pela equipe de 15 especialistas.
Solicitação
No início do trabalho da empresa, as tarefas eram organizadas por meio de planilhas e chats. Isso era suficiente nas primeiras etapas de desenvolvimento, quando a equipe consistia em até 5 funcionários.
No entanto, à medida que os negócios escalaram, essa abordagem começou a complicar o trabalho. Tarefas eram perdidas, as pessoas responsáveis esqueciam aspectos importantes e muitos chats precisavam ser verificados para encontrar dados.
Portanto, a empresa precisava de uma ferramenta que restaurasse a transparência nos fluxos de trabalho, garantisse um crescimento estável da equipe e minimizasse riscos durante a implementação de projetos.
Desafios do cliente
Falta de transparência nos fluxos de trabalho
Problema: Falta de transparência nos fluxos de trabalho devido a tarefas sendo mantidas em planilhas e chats. À medida que a equipe crescia e o número de projetos aumentava, esse formato de gestão perdeu sua eficácia.
Tarefas estavam se perdendo, e levava muito tempo para encontrar os dados certos. Isso criou confusão, atrasou os fluxos de trabalho e aumentou o risco de perder prazos.
Solução: O Worksection foi implementado para estruturar os processos. Essa solução deu à equipe da Pedan Buro várias vantagens de uma só vez:
1️⃣ Adaptação à equipe
O Worksection permite alternar rapidamente os formatos de exibição de tarefas dependendo das suas necessidades. Dessa forma, os gerentes podem personalizar a interface do sistema para si mesmos.
“É mais conveniente para mim trabalhar com Kanban porque posso ver tarefas em blocos: o que está em processo, o que está sendo verificado e o que pode ser fechado. Mas todos personalizam o sistema como acham melhor. Meus colegas, por exemplo, preferem listas,” Daria Karpenko, Gerente de Parcerias na Pedan Buro
2️⃣ Divisão clara das áreas de trabalho
Além dos status padrões, a equipe adicionou conjuntos personalizados para detalhar os processos. Por exemplo, “parado” e “preciso de ajuda”.
3️⃣ Comunicação eficaz
O Worksection permite que você se comunique sobre cada tarefa separadamente nos comentários. Graças a isso, todos os arquivos e atualizações são armazenados em um só lugar e podem ser acessados a qualquer momento.
Coordenação de projetos comerciais e sociais
O problema: Com a expansão das áreas de trabalho, em particular o surgimento de projetos educacionais internos, surgiu a necessidade de coordenar diferentes áreas de atividade: comercial e social.
Especialistas frequentemente trabalham em ambos os tipos de projetos ao mesmo tempo. A falta de uma clara distribuição de carga de trabalho cria o risco de confundir tarefas e atrasar os fluxos de trabalho.
Solução: Use o Worksection para organizar o trabalho, onde cada projeto recebe seu próprio espaço. As tarefas são distribuídas entre os especialistas, e etiquetas ajudam a organizá-las melhor por categoria e prioridade. Isso garante transparência e eficiência na coordenação do trabalho entre departamentos.
Gerenciamento de recursos da equipe
Problema: A falta de ferramentas básicas de gerenciamento de projetos e o aumento da carga de trabalho da equipe levaram a uma distribuição desigual de recursos. Sem um sistema para monitorar tarefas, a equipe não conseguia distribuir responsabilidades e acompanhar a carga de trabalho real de cada funcionário.
Solução: A implementação do Worksection forneceu acesso a todas as ferramentas necessárias para o gerenciamento de projetos. Como status de tarefas, priorização e um sistema de responsabilidade integrado.
“Com o Worksection, ficou muito mais fácil planejar e entender quão ocupadas as pessoas estão e se têm tempo para concluir suas tarefas.” — Daria Karpenko, Gerente de Parcerias na Pedan Buro
Relatórios fornecem análises detalhadas sobre o progresso do projeto em tempo real. Filtros convenientes permitem personalizar a exibição dos dados dependendo das suas necessidades, o que permitiu que os gerentes alocassem recursos melhor e ajustassem os processos de maneira oportuna para evitar perder prazos.
Por que a Pedan Buro criou os Worksection Awards
“Eu fecho tantas tarefas, talvez devêssemos fazer um prêmio?” — coordenador de projetos da Pedan Buro
Foi esse comentário brincalhão que deu origem à ideia de criar os Worksection Awards. Assim, a empresa decidiu celebrar conquistas e incentivar a equipe a novas realizações.
“Bem, nós apenas amamos piadas,” Daria Karpenko, Gerente de Parcerias na Pedan Buro
O prêmio foi organizado pelo departamento cultural da empresa, responsável por planejar atividades extracurriculares. Em novembro, eles anunciaram o início dos preparativos para o prêmio. Então, a análise interna do Worksection ajudou a coletar todos os dados sobre as atividades da equipe da Pedan Buro durante o ano e selecionar os vencedores das indicações.
Prêmio do Worksection Awards
Cada membro da equipe recebeu seu próprio prêmio com base no número de tarefas concluídas, casos especiais e conquistas profissionais pessoais.
“Estou muito feliz por termos o Worksection. Antes, era difícil planejar qualquer coisa com antecedência. Agora, o trabalho se tornou muito mais organizado,” Daria Karpenko, Gerente de Parcerias na Pedan Buro
