Агентство Pedan Buro допомагає своїм замовникам створювати комунікаційні проєкти та медійні проєкти. Команда налічує 15 співробітників штату та ще близько 10 підрядників.
Окрім комерційних проєктів, компанія реалізує власні соціальні ініціативи. Зі зростанням бізнесу та розширенням напрямків роботи процеси стали непрозорими. Worksection допоміг структурувати діяльність агенції
Про компанію
Pedan Buro — комунікаційне агентство, що займається розробкою комунікаційних стратегій комплексного просування через інструменти PR та діджиталу, інфлюенсер-маркетингу та відеопродакшну. Агентство реалізовує, як комерційні замовлення, так і власні проєкти у сфері освіти.
Клієнтами Pedan Buro є понад 20 українських компаній та організацій, серед яких Нова пошта, Uklon, KLO, Сінево, EVA та АТБ. Партнерами бюро є ЮНІСЕФ, UCBI, USAID, Міністерство освіти та науки та ін. Всі проєкти реалізовує команда з 15 спеціалістів.
Запит
На початку роботи завдання в компанії організовували через таблиці та чати. Цього було цілком достатньо на ранніх етапах розвитку, коли команда налічувала до 5 працівників.
Проте з масштабуванням бізнесу цей підхід почав ускладнювати роботу. Завдання губилися, відповідальні забували про важливі моменти, а для пошуку даних треба було перевіряти купу чатів.
Тому компанії потрібен був інструмент, який би відновив прозорість у робочих процесах, забезпечив стабільне зростання команди та мінімізував ризики під час реалізації проєктів.
Виклики клієнта
Відсутність прозорості в робочих процесах
Проблема: Відсутність прозорості у робочих процесах через ведення завдань у таблицях і чатах. Зі зростанням команди та збільшенням кількості проєктів такий формат управління зовсім втратив ефективність.
Завдання губилися, а пошук потрібних даних забирав багато часу. Це створювало плутанину, уповільнювало робочі процеси та підвищувало ризик зриву дедлайнів.
Рішення: Для структуризації процесів впровадили Worksection. Це рішення дало команді Pedan Buro одразу декілька переваг:
Адаптація під командуWorksection дозволяє швидко перемикати формати відображення завдань залежно від ваших потреб. Таким чином, менеджери можуть налаштувати інтерфейс системи під себе.
«Мені зручніше працювати з канбаном, бо я бачу завдання блоками: що в процесі, що на перевірці, а що можна закривати. Але кожен налаштовує систему так, як йому зручніше. Мої колеги, наприклад, віддають перевагу спискам», — Дар’я Карпенко, менеджерка з партнерств Pedan Buro
Чіткий розподіл напрямків роботиОкрім стандартних статусів, команда додала кастомні набори для деталізації процесів. Наприклад, «застрягли» та «треба допомога».
3️⃣ Ефективна комунікація
Worksection дозволяє комунікувати по кожній задачі окремо в коментарях. Завдяки цьому всі файли та апдейти зберігаються в одному місці та до них можна повернутись у будь-який момент.
Координація комерційних і соціальних проєктів
Проблема: З розширенням напрямків роботи, зокрема появою внутрішніх освітніх проєктів, виникла необхідність узгодження різних сфер діяльності: комерційної та соціальної.
Спеціалісти часто працюють одночасно над обома типами проєктів. Відсутність чіткого розподілу навантаження створює ризик переплутати завдання і затримати робочі процеси.
Рішення: Використання Worksection для організації роботи, де кожен проєкт отримує окремий простір. Завдання розподіляються між спеціалістами, а мітки допомагають краще організувати їх за категоріями та пріоритетністю. Це забезпечує прозорість і ефективність у координації роботи між напрямками.
Управління ресурсами команди
Проблема: Відсутність базових інструментів для управління проєктами та збільшення навантаження на команду призводили до нерівномірного розподілу ресурсів. Без системи для моніторингу завдань, команда не могла розподіляти обов’язки та відстежувати реальне навантаження на кожного співробітника.
Рішення: Впровадження Worksection дало доступ до всіх необхідних інструментів для управління проєктами. Таких як статуси завдань, пріоритезація та вбудована система підзвітності.
«З Worksection стало значно легше планувати та розуміти, наскільки завантажені люди та чи встигають вони виконувати свої завдання», — Дар’я Карпенко, менеджерка з партнерств Pedan Buro
Звіти дають глибоку аналітику щодо прогресу проєктів у реальному часі. Зручні фільтри дозволяють налаштувати відображення даних залежно від потреб, Це дозволило керівникам краще розподіляти ресурси та своєчасно коригувати процеси для уникнення зривів дедлайнів.
Навіщо зробили Worksection Awards
«Я закриваю так багато завдань, може, варто зробити премію?», — проєктна координаторка Pedan Buro
Саме цей жартівливий коментар започаткувала ідею створення премії Worksection Awards. Так в компанії вирішили відзначати досягнення та заохотити команду до нових звершень.
«Ну, ми просто любимо якісь приколи», — Дар’я Карпенко, менеджерка з партнерств Pedan Buro
Премія була організована культурним департаментом компанії, який займається плануванням позаробочих активностей. У листопаді оголосили про початок підготовки до премії. Далі внутрішня аналітика Worksection допомогла зібрати всі дані про активності команди Pedan Buro за рік та виокремити переможців номінацій.
Нагорода з премії Worksection Awards
Кожен член команди отримав власну відзнаку на основі кількості виконаних завдань, особливих кейсів та персональних професійних досягнень.
«Я дуже рада, що у нас з’явився Worksrction. Раніше було складно щось спланувати наперед. Тепер робота стала значно організованішою», — Дар’я Карпенко, менеджерка з партнерств Pedan Buro
