Agencja Pedan Buro pomaga w tworzeniu projektów komunikacyjnych i medialnych. Zespół składa się z 15 pracowników oraz około 10 kontrahentów.
Oprócz projektów komercyjnych, firma realizuje własne inicjatywy społeczne. Wraz z rozwojem biznesu i rozszerzeniem obszarów pracy, procesy stały się mniej przejrzyste. Worksection pomogło usystematyzować działania agencji.
O firmie
Pedan Buro jest agencją komunikacyjną, która opracowuje strategie komunikacji dla zintegrowanej promocji poprzez PR i narzędzia cyfrowe, marketing influencerów oraz produkcję wideo. Agencja realizuje zarówno zamówienia komercyjne, jak i własne projekty w dziedzinie edukacji.Klientami Pedan Buro jest ponad 20 ukraińskich firm i organizacji, w tym Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA i ATB. Partnerami biura są UNICEF, UCBI, USAID, Ministerstwo Edukacji i Nauki oraz inni. Wszystkie projekty realizowane są przez zespół 15 specjalistów.
Wniosek
Na początku działalności firmy zadania organizowane były za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i czatów. To w zupełności wystarczało na wczesnych etapach rozwoju, kiedy zespół liczył maksymalnie 5 pracowników.
Jednak w miarę rozwoju biznesu, podejście to zaczęło komplikować pracę. Zadania były gubione, osoby odpowiedzialne zapominały o ważnych aspektach, a wiele czatów trzeba było przeszukiwać, by znaleźć dane.
Dlatego firma potrzebowała narzędzia, które przywróciłoby przejrzystość w procesach roboczych, zapewniło stabilny wzrost zespołu oraz zminimalizowało ryzyko podczas realizacji projektów.
Wyzwania klienta
Brak przejrzystości w procesach roboczych
Problem: Brak przejrzystości w procesach roboczych z powodu przechowywania zadań w arkuszach kalkulacyjnych i czatach. Wraz z rozwojem zespołu i wzrostem liczby projektów, ten format zarządzania stracił na skuteczności.
Zadania znikały, a znalezienie odpowiednich danych zajmowało dużo czasu. Stworzyło to zamieszanie, spowolniło procesy robocze i zwiększyło ryzyko niedotrzymania terminów.
Rozwiązanie: Wprowadzono Worksection, aby usystematyzować procesy. To rozwiązanie dało zespole Pedan Buro kilka korzyści jednocześnie:
1️⃣ Adaptacja do zespołu
Worksection pozwala na szybkie przełączanie formatów wyświetlania zadań w zależności od potrzeb. W ten sposób menedżerowie mogą dostosować interfejs systemu do siebie.
“Lepiej mi pracować z Kanbanem, ponieważ widzę zadania w blokach: co jest w toku, co jest sprawdzane i co można zamknąć. Ale każdy dostosowuje system według własnych potrzeb. Moi koledzy, na przykład, wolą listy,” Daria Karpenko, Menedżer ds. Partnerstw w Pedan Buro
2️⃣ Wyraźny podział obszarów pracy
Oprócz standardowych statusów, zespół dodał niestandardowe zestawy do szczegółowego opisu procesów. Na przykład „utknięte” i „potrzebne wsparcie”.
3️⃣ Efektywna komunikacja
Worksection pozwala na komunikację w każdym zadaniu osobno w komentarzach. Dzięki temu wszystkie pliki i aktualizacje są przechowywane w jednym miejscu i można do nich uzyskać dostęp w każdej chwili.
Koordynacja projektów komercyjnych i społecznych
Problem: Wraz z rozszerzeniem obszarów pracy, w szczególności pojawieniem się wewnętrznych projektów edukacyjnych, pojawiła się potrzeba koordynacji różnych rodzajów działalności: komercyjnej i społecznej.
Specjaliści często pracują jednocześnie nad obydwoma typami projektów. Brak jasnego podziału obciążenia roboczego stwarza ryzyko pomylenia zadań i opóźnienia w procesach roboczych.
Rozwiązanie: Użycie Worksection do organizacji pracy, gdzie każdy projekt ma swoją przestrzeń. Zadania są przydzielane specjalistom, a etykiety pomagają lepiej je zorganizować według kategorii i priorytetu. To zapewnia przejrzystość i efektywność w koordynacji pracy w różnych działach.
Zarządzanie zasobami zespołu
Problem: Brak podstawowych narzędzi do zarządzania projektami oraz zwiększone obciążenie zespołu doprowadziły do nierównomiernego podziału zasobów. Bez systemu monitorowania zadań zespół nie mógł rozdzielić odpowiedzialności ani śledzić rzeczywistego obciążenia każdego pracownika.
Rozwiązanie: Wdrożenie Worksection zapewniło dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi do zarządzania projektami. Takich jak statusy zadań, priorytetyzacja i wbudowany system odpowiedzialności.
„Z Worksection planowanie i zrozumienie, jak bardzo zajęci są ludzie i czy mają czas na ukończenie swoich zadań, stało się znacznie łatwiejsze.” — Daria Karpenko, Menedżer ds. Partnerstw w Pedan Buro
Raporty zapewniają szczegółową analizę postępów projektów w czasie rzeczywistym. Wygodne filtry pozwalają dostosować wyświetlanie danych w zależności od potrzeb, co pozwoliło menedżerom lepiej przydzielać zasoby i na bieżąco dostosowywać procesy, aby uniknąć nieterminowości.
Dlaczego Pedan Buro stworzyło Nagrody Worksection
„Zamykam tak wiele zadań, może powinniśmy zrobić nagrodę?” — koordynator projektu Pedan Buro
To żartobliwe stwierdzenie dało początek pomysłowi stworzenia Nagród Worksection. Tak firma postanowiła uhonorować osiągnięcia i zachęcić zespół do nowych sukcesów.
„Cóż, po prostu uwielbiamy żarty,” Daria Karpenko, Menedżer ds. Partnerstw w Pedan Buro
Nagrodę zorganizował dział kultury firmy, który odpowiada za planowanie zajęć pozalekcyjnych. W listopadzie ogłosili rozpoczęcie przygotowań do nagrody. Następnie wewnętrzna analiza Worksection pomogła w zebraniu wszystkich danych o aktywności zespołu Pedan Buro w ciągu roku i wyłonieniu zwycięzców nominacji.
Nagroda z Nagród Worksection
Każdy członek zespołu otrzymał swoją nagrodę na podstawie liczby wykonanych zadań, specjalnych przypadków i osiągnięć zawodowych.
“Bardzo cieszę się, że mamy Worksection. Kiedyś było trudno zaplanować cokolwiek z wyprzedzeniem. Teraz praca stała się o wiele bardziej zorganizowana,” Daria Karpenko, Menedżer ds. Partnerstw w Pedan Buro
