Agentura Pedan Buro pomáhá vytvářet komunikační a mediální projekty. Tým se skládá z 15 zaměstnanců a přibližně 10 dodavatelů.
Kromě komerčních projektů společnost realizuje vlastní sociální iniciativy. S růstem podnikání a rozšířením pracovních oblastí se procesy staly méně transparentními. Worksection pomohl strukturovat aktivity agentury.
O společnosti
Pedan Buro je komunikační agentura, která vyvíjí komunikační strategie pro integrovanou propagaci prostřednictvím PR a digitálních nástrojů, marketingu influencerů a produkce videí. Agentura realizuje jak komerční zakázky, tak vlastní projekty v oblasti vzdělání.Mezi klienty Pedan Buro patří více než 20 ukrajinských společností a organizací, včetně Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA a ATB. Partneři úřadu jsou UNICEF, UCBI, USAID, Ministerstvo školství a vědy a další. Všechny projekty realizuje tým 15 specialistů.
Žádost
Na začátku činnosti společnosti byly úkoly organizovány prostřednictvím tabulek a chatů. To bylo v raných fázích vývoje dostatečné, když se tým skládal z maximálně 5 zaměstnanců.
Jakmile však podnik začal růst, tento přístup začal komplikovat práci. Úkoly se ztrácely, odpovědné osoby zapomínaly na důležité aspekty a k nalezení dat bylo třeba zkontrolovat mnoho chatů.
Proto společnost potřebovala nástroj, který by obnovil transparentnost pracovních toků, zajistil stabilní růst týmu a minimalizoval rizika během realizace projektů.
Výzvy klienta
Nedostatek transparentnosti v pracovních tocích
Problém: Nedostatek transparentnosti v pracovních tocích kvůli tomu, že úkoly byly uchovávány v tabulkách a chatech. S rostoucím týmem a se zvyšujícím se počtem projektů tato forma řízení ztratila svou účinnost.
Úkoly se ztrácely a hledání správných dat zabralo mnoho času. To vytvářelo chaos, zpomalovalo pracovní toky a zvyšovalo riziko zmeškání termínů.
Řešení: Worksection byl implementován pro strukturování procesů. Toto řešení poskytlo týmu Pedan Buro několik výhod najednou:
1️⃣ Adaptace k týmu
Worksection umožňuje rychle měnit formáty zobrazení úkolů podle potřeb. Tímto způsobem si mohou manažeři systém přizpůsobit pro sebe.
“Je pro mě pohodlnější pracovat s Kanbanem, protože vidím úkoly v blocích: co je v procesu, co se kontroluje a co může být uzavřeno. Ale každý si systém přizpůsobuje podle svého uvážení. Moji kolegové, například, dávají přednost seznamům,” Daria Karpenko, manažerka partnerství v Pedan Buro
2️⃣ Jasné rozdělení pracovních oblastí
Kromě standardních statusů tým přidal vlastní soupravy pro podrobnější procesy. Například „zaseknuto” a „potřebuje pomoc”.
3️⃣ Efektivní komunikace
Worksection umožňuje komunikaci k jednotlivým úkolům odděleně v komentářích. Díky tomu jsou všechny soubory a aktualizace uloženy na jednom místě a k nim se dá přistupovat kdykoli.
Koordinace komerčních a sociálních projektů
Problém: S rozšířením pracovních oblastí, zejména vznikem interních vzdělávacích projektů, se objevila potřeba koordinovat různé oblasti činnosti: komerční a sociální.
Specialisté často pracují současně na obou typech projektů. Nedostatek jasného rozdělení pracovního zatížení vytváří riziko zaměnění úkolů a zpoždění pracovních toků.
Řešení: Použití Worksection k organizaci práce, kde každý projekt získá svůj vlastní prostor. Úkoly jsou rozděleny mezi specialisty a štítky pomáhají lépe je organizovat podle kategorie a priority. To zajišťuje transparentnost a efektivitu při koordinaci práce napříč odděleními.
Správa týmových zdrojů
Problém: Nedostatek základních nástrojů pro řízení projektů a zvýšené zatížení týmu vedly k nerovnoměrné distribuci zdrojů. Bez systému pro sledování úkolů nemohl tým rozdělit odpovědnosti a sledovat skutečné pracovní zatížení každého zaměstnance.
Řešení: Implementace Worksection poskytla přístup ke všem nezbytným nástrojům pro řízení projektů. Jako například statusy úkolů, stanovení priorit a vestavěný systém zodpovědnosti.
„S Worksection je mnohem snazší plánovat a chápat, jak moc jsou lidé vytížení a zda mají čas na dokončení svých úkolů.” — Daria Karpenko, manažerka partnerství v Pedan Buro
Reporty poskytují podrobné analýzy o pokroku projektů v reálném čase. Pohodlné filtry umožňují přizpůsobit zobrazení dat podle potřeb, což manažerům umožnilo lépe alokovat zdroje a včas upravit procesy, aby se předešlo zmeškání termínů.
Proč Pedan Buro vytvořil Worksection Awards
„Zavírám tolik úkolů, možná bychom měli udělat ocenění?” — projektový koordinátor Pedan Buro
Byl to tento žertovný komentář, který dal vzniknout myšlence vytvořit Worksection Awards. Tak se společnost rozhodla oslavit úspěchy a povzbudit tým k novým úspěchům.
„To je jasné, že máme rádi vtipy,” Daria Karpenko, manažerka partnerství v Pedan Buro
Ocenění bylo organizováno kulturním oddělením společnosti, které je zodpovědné za plánování mimoškolních aktivit. V listopadu oznámili začátek příprav na ocenění. Poté interní analýzy Worksection pomohly shromáždit všechna data o aktivitách týmu Pedan Buro za rok a vybrat vítěze nominací.
Cena z Worksection Awards
Každý člen týmu obdržel svou vlastní cenu na základě počtu dokončených úkolů, speciálních případů a osobních profesních úspěchů.
“Jsem velmi ráda, že máme Worksection. Dříve bylo těžké cokoli plánovat předem. Teď je práce mnohem více organizovaná,” Daria Karpenko, manažerka partnerství v Pedan Buro
