Jak zajistit stabilní kvalitu služeb, transparentnost procesů a efektivní interakci týmu, když digitální agentura současně realizuje desítky projektů na mezinárodních trzích?
Pro digitální agenturu HighwayToTop byla odpovědí systematická správa, kde každý proces má jasnou strukturu, odpovědné jednotlivce a měřitelné výsledky.
Danilo Kurilo (vedoucí PPC) a Natik Garagashev (vedoucí projektu) sdíleli, jak Worksection pomáhá analyzovat skutečné náklady na úkoly, vyhnout se přetížení týmu a identifikovat rizika před příchodem termínů.
Mezinárodní zkušenosti a přechod na systematickou komunikaci
Digitální agentura pracuje na projektech v oblastech e‑commerce, B2B, medicíny, realit a dalších konkurenčních niche na trzích Ukrajiny, Evropy a USA. Klíčové oblasti práce zahrnují SEO, Google Ads, cílenou reklamu, webovou analytiku a vývoj.
V jádru přístupu HighwayToTop je princip Win-Win: dlouhodobý úspěch agentury je možný pouze tehdy, když její práce vytváří skutečnou hodnotu pro klienta.
Proto společnost věnuje zvláštní pozornost nejen marketingovým strategiím, ale také vnitřním procesům, které zajišťují kvalitu a stabilitu při jejich realizaci.
Jak tým a počet projektů rostl, vznikla potřeba jednotného řídícího systému schopného podporovat škálovatelnost podnikání.
„Hlavním cílem přechodu na Worksection je systematizace vnitřních obchodních procesů. Práce v tabulkách nebo osobních chatech při velkých objemech se stala nemožnou. Chtěli jsme pochopit efektivitu každého specialisty a projektu, vidět problémové oblasti a najít nové směry růstu.“ – Natik Garagashev, vedoucí projektu
Od jednotlivých nástrojů k jednotnému řídícímu systému
V různých fázích vývoje, HighwayToTop používal Google Sheets, messengery a další nástroje pro koordinaci práce. Tato řešení splnila svůj účel, nicméně s nárůstem počtu týmů a paralelních projektů, se společnost rozhodla centralizovat operační řízení.
Worksection se stala hlavní platformou pro správu projektů, a messengery zůstaly pouze pro rychlé dotazy. Tento přístup umožňuje udržovat kontext projektu, zajistit kontinuitu práce a snížit závislost procesů na jednotlivých zaměstnancích.
„S Worksection je snadné identifikovat chyby v práci a pochopit, kde specialisté udělali chybu. Protože pokud například byl úkol nastaven, ale nebyl dokončen, vykonavatel nemůže tvrdit, že úkol nebyl nikdy přidělen nebo že ho neviděl. Naopak, pokud byl úkol nesprávně přiřazen, pomáhá nám to pochopit, proč byl úkol chybný.“ – Natik Garagashev, vedoucí projektu
Pět principů projektového řízení v HighwayToTop demonstrovaných pomocí nástrojů služby
1. Jednotný informační prostor
Všechny klíčové informace týkající se projektu jsou strukturovány a přístupné relevantním členům týmu. Briefy, technické úkoly, pracovní materiály, dohody a výsledky vykonání jsou uloženy v Worksection.
To je zvlášť důležité pro složité digitální projekty, kde mohou SEO specialisté, PPC týmy, analytici a projektoví manažeři pracovat současně.
2. Transparentní odpovědnost a kontrola vykonání
Každý projekt je rozdělen na konkrétní úkoly, s odpovědnými specialisty, termíny a očekávanými výsledky. Historie diskuzí pomáhá týmu pochopit logiku přijatých rozhodnutí, včas identifikovat obtíže a zlepšit procesy.
„Pro nás je transparentnost procesů především o umožnění efektivnější interakce v rámci týmu. Když každý vidí úkoly, odpovědné osoby, termíny a historii rozhodnutí, stává se výrazně snazší najít optimální řešení a udržovat vysokou kvalitu práce.“ — Natik Garagashev, vedoucí projektu, HighwayToTop
3. Proaktivní řízení zátěže
Jedním z klíčových principů HighwayToTop je nečekat na vznik problémů, ale identifikovat potenciální rizika předem. Vedoucí oddělení analyzují zatížení specialistů na několik dní dopředu a podle potřeby redistribuují úkoly mezi členy týmu.
4. Analýza nákladů a efektivita procesů
HighwayToTop používá sledování času primárně jako nástroj pro manažerskou analytiku. Pomáhá hodnotit skutečnou pracnost různých typů práce, plánovat zdroje a identifikovat příležitosti k optimalizaci.
Například, pokud úkol, který tým plánoval na dvě hodiny, trvale zabírá šest, je to důvod k přehodnocení přístupu k plánování, hodnocení nebo vykonání takových úkolů.
„Hodnota sledování času pro mě spočívá v porozumění skutečným nákladům práce, místo abych se snažil počítat každou minutu specialistova času. Nechceme se proměnit v tým s omezeným počtem hodin na projekt, proto to vnímáme jako procesní analytiku.“ – Danilo Kurilo, vedoucí PPC
Takový přístup umožňuje společnosti kombinovat ekonomickou efektivitu s flexibilitou potřebnou k dosažení marketingových cílů klientů.
5. Manažerská analytika pro škálovatelnost
Data z Worksection se používají nejen pro každodenní správu úkolů, ale také pro analýzu výkonnosti týmu. Díky API a exportu do Google Sheets může společnost systematizovat operační metriky, analyzovat zatížení, porovnávat procesy a identifikovat potenciální růstové body.
Vliv systematického řízení z Worksection na kvalitu služeb agentury
Specialisté na HighwayToTop jsou přesvědčeni: efektivita vnitřních procesů přímo ovlivňuje zkušenosti klienta. Systematický přístup k řízení pomáhá zajistit:
- Transparentnost — jasné pochopení stavu projektu, priorit a odpovědností.
- Predikovatelnost — plánování s ohledem na termíny a skutečné pracovní zatížení.
- Stabilita — uchování informací a historie rozhodnutí v rámci systému.
- Škálovatelnost — zapojení dalších specialistů podle jednotných standardů.
Tři doporučení pro společnosti plánující škálování s Worksection
1. Nejprve procesy, potom automatizace
Žádný nástroj sám o sobě nevytvoří efektivní řídicí systém. Společnosti musí definovat pravidla pro přiřazení úkolů, distribuci odpovědností, kontrolu termínů a dokumentaci výsledků.
2. Pochopení hodnoty změn týmem
Úspěšná implementace nových nástrojů závisí na tom, jak dobře specialisté rozumí jejich přínosům. Systém by měl usnadnit práci, snížit zbytečnou komunikaci a pomoci dosáhnout výsledků.
3. Analytika pro růst, nikoli micromanažování
Transparentnost procesů by měla pomoci týmu pracovat efektivněji a lídři lépe rozhodovat. Systém by měl poskytovat ovladatelnost, nikoli sledovat každý krok specialisty. Když je důvěra a jasné termíny, tým pracuje mnohem efektivněji.
„Systém sám o sobě nezaručuje efektivitu. Výsledek se dostaví, když existují jasná pravidla, odpovědnosti a kultura interakce v týmu. Worksection nám pomáhá udržovat tyto principy a škálovat je s růstem společnosti.“
— Danilo Kurilo, vedoucí PPC, HighwayToTop
Škálování vychází z stabilního systému
Úspěšná zkušenost HighwayToTop ukazuje, že vývoj digitální agentury vyžaduje nejen silné specialisty a efektivní marketingové strategie, ale také vyspělý systém operačního řízení.
Worksection se stal jedním z nástrojů, které pomáhají společnosti udržovat transparentnost procesů, koordinovat práci v různých oblastech a přijímat rozhodnutí na základě dat.