Comment garantir une qualité de service stable, la transparence des processus et une interaction efficace de l’équipe lorsqu’une agence numérique met simultanément en œuvre des dizaines de projets sur des marchés internationaux ?
Pour l’agence numérique HighwayToTop , la réponse réside dans une gestion systématique, où chaque processus a une structure claire, des individus responsables et des résultats mesurables.
Danilo Kurilo (Responsable PPC) et Natik Garagashev (Responsable de projet) ont partagé comment Worksection les aide à analyser le coût réel des tâches, à éviter la surcharge de l’équipe et à identifier les risques avant l’échéance.
Expertise internationale et transition vers des communications systématiques
L’agence numérique travaille sur des projets dans les domaines du commerce électronique, B2B, de la médecine, de l’immobilier et d’autres niches concurrentielles sur les marchés de l’Ukraine, de l’Europe et des États-Unis. Les principaux domaines d’intervention incluent le SEO, Google Ads, la publicité ciblée, l’analyse web et le développement.
Au cœur de l’approche de HighwayToTop se trouve le principe Win-Win : le succès à long terme de l’agence n’est possible que lorsque son travail crée une réelle valeur pour le client.
C’est pourquoi l’entreprise accorde une attention particulière non seulement aux stratégies marketing, mais aussi aux processus internes, qui garantissent la qualité et la stabilité dans leur mise en œuvre.
À mesure que l’équipe et le nombre de projets croissaient, le besoin d’un système de gestion unifié capable de soutenir la scalabilité de l’entreprise est devenu évident.
“L’objectif principal de la transition vers Worksection est de systématiser les processus internes de l’entreprise. Travailler à travers des tableurs ou des chats personnels à volumes élevés est devenu impossible. Nous voulions comprendre l’efficacité de chaque spécialiste et projet, voir les points problématiques et trouver de nouvelles directions de croissance.” – Natik Garagashev, Responsable de projet
Des outils individuels à un système de gestion unifié
À différents stades de développement, HighwayToTop a utilisé Google Sheets, des messageries et d’autres outils pour coordonner le travail. Ces solutions ont rempli leur rôle, cependant, avec l’augmentation du nombre d’équipes et de projets parallèles, l’entreprise a décidé de centraliser la gestion opérationnelle.
Worksection est devenu la plateforme principale de gestion de projet, et les messageries ont été laissées uniquement pour des questions rapides. Cette approche permet de maintenir le contexte du projet, d’assurer la continuité du travail et de réduire la dépendance des processus à des employés individuels.
“Avec Worksection, il est facile d’identifier les erreurs dans le travail et de comprendre où les spécialistes se sont trompés. Parce que si, par exemple, une tâche a été assignée mais non exécutée, le responsable né peut pas prétendre que la tâche né lui a jamais été assignée ou qu’il né l’a pas vue. Inversement, si la tâche a été mal assignée, cela nous aide à comprendre pourquoi elle était erronée.” – Natik Garagashev, Responsable de projet
Cinq principes de gestion de projet chez HighwayToTop démontrés à travers les outils du service
1. Espace d’information unifié
Toutes les informations clés concernant le projet sont structurées et accessibles aux membres pertinents de l’équipe. Briefs, tâches techniques, matériaux de travail, accords et résultats d’exécution sont stockés dans Worksection.
Cela est particulièrement important pour des projets numériques complexes, où des spécialistes SEO, des équipes PPC, des analystes et des chefs de projet peuvent travailler simultanément.
2. Responsabilité transparente et contrôle de l’exécution
Chaque projet est décomposé en tâches spécifiques, avec des spécialistes responsables, des délais et des résultats attendus. L’historique des discussions aide l’équipe à comprendre la logique derrière les décisions adoptées, à identifier rapidement les difficultés et à améliorer les processus.
“Pour nous, la transparence des processus est avant tout une question de permettre une interaction plus efficace au sein de l’équipe. Lorsque tout le monde peut voir les tâches, les parties responsables, les délais et l’historique des décisions, il devient nettement plus facile de trouver des solutions optimales et de maintenir une haute qualité de travail.” — Natik Garagashev, Responsable de projet, HighwayToTop
3. Gestion proactive de la charge
Un des principes clés de HighwayToTop est de né pas attendre que des problèmes surviennent, mais d’identifier les risques potentiels à l’avance. Les chefs de département analysent la charge de travail des spécialistes plusieurs jours à l’avance et redistribuent les tâches parmi les membres de l’équipe si nécessaire.
4. Analyse des coûts et efficacité des processus
HighwayToTop utilise le suivi du temps principalement comme outil d’analytique de gestion. Cela aide à évaluer l’intensité réelle du travail pour différents types de tâches, à planifier les ressources et à identifier les opportunités d’optimisation.
Par exemple, si une tâche que l’équipe avait prévue pour deux heures prend systématiquement six heures, c’est une raison de revoir l’approche de planification, d’évaluation ou d’exécution de telles tâches.
“La valeur du suivi du temps pour moi est de comprendre le coût réel du travail, plutôt que d’essayer de compter chaque minute du temps d’un spécialiste. Nous né voulons pas devenir une équipe avec un nombre limité d’heures par projet, nous le considérons donc comme une analyse des processus.” – Danilo Kurilo, Responsable PPC
Cette approche permet à l’entreprise de combiner l’efficacité économique avec la flexibilité nécessaire pour atteindre les objectifs marketing des clients.
5. Analytique de gestion pour la scalabilité
Les données de Worksection sont utilisées non seulement pour la gestion quotidienne des tâches, mais aussi pour analyser la performance de l’équipe. Via l’API et l’export vers Google Sheets, l’entreprise peut systématiser les indicateurs opérationnels, analyser les charges de travail, comparer les processus et identifier les points de croissance potentiels.
L’impact de la gestion systématique de Worksection sur la qualité de service de l’agence
Les spécialistes de HighwayToTop sont convaincus : l’efficacité des processus internes influence directement l’expérience client. Une approche systématique de la gestion aide à garantir :
- Transparence — une compréhension claire de l’état du projet, des priorités et des responsabilités.
- Prévisibilité — planification tenant compte des délais et de la charge de travail réelle.
- Stabilité — conservation des informations et de l’historique des décisions au sein du système.
- Scalabilité — intégration de spécialistes supplémentaires selon des normes unifiées.
Trois recommandations pour les entreprises qui envisagent de se développer avec Worksection
1. D’abord les processus, ensuite l’automatisation
Aucun outil, en lui-même, né créera un système de gestion efficace. Les entreprises doivent définir les règles d’attribution des tâches, de distribution des responsabilités, de contrôle des délais et de documentation des résultats.
2. Comprendre la valeur des changements par l’équipe
L’implémentation réussie de nouveaux outils dépend de la manière dont les spécialistes comprennent leurs bénéfices. Le système doit simplifier le travail, réduire les communications inutiles et aider à atteindre des résultats.
3. Analytique pour la croissance, pas la micromanagement
La transparence des processus devrait aider l’équipe à travailler plus efficacement, et permettre aux dirigeants de prendre de meilleures décisions. Le système doit offrir une gérabilité, sans suivre chaque étape d’un spécialiste. Lorsqu’il y a confiance et délais clairs, l’équipe travaille beaucoup plus efficacement.
“Le système en lui-même né garantit pas l’efficacité. Le résultat apparaît lorsque des règles claires, des responsabilités et une culture d’interaction d’équipe sont en place. Worksection nous aide à maintenir ces principes et à les étendre avec la croissance de l’entreprise.”
— Danilo Kurilo, Responsable PPC, HighwayToTop
La scalabilité repose sur un système stable
L’expérience réussie de HighwayToTop montre que le développement d’une agence numérique nécessite non seulement des spécialistes compétents et des stratégies marketing efficaces, mais aussi un système de gestion opérationnelle mature.
Worksection est devenu l’un des outils qui aident l’entreprise à maintenir la transparence des processus, à coordonner le travail dans différents domaines et à prendre des décisions basées sur des données.