Як забезпечити стабільну якість послуг, прозорість процесів та ефективну взаємодію команди, коли digital-агенція одночасно реалізує десятки проєктів на міжнародних ринках?
Для didgital-агенції HighwayToTop відповіддю стало системне управління, у якому кожен процес має зрозумілу структуру, відповідальних та вимірювані результати.
Данило Курило (Head of PPC) та Натік Гарагашев (Head of Project) розповіли, як Worksection допомагає їм аналізувати реальну собівартість завдань, уникати перевантаження команди та бачити ризики ще до настання дедлайну.
Міжнародна експертиза та перехід до системних комунікацій
Digital-агенція працює з проєктами у сферах e‑commerce, B2B, медицини, нерухомості та інших конкурентних нішах на ринках України, Європи та США. Серед ключових напрямів роботи — SEO, Google Ads, таргетована реклама, вебаналітика та розробка.
В основі підходу HighwayToTop лежить принцип Win-Win: довгостроковий успіх агенції можливий лише тоді, коли її робота створює реальну цінність для клієнта.
Саме тому компанія приділяє особливу увагу не лише маркетинговим стратегіям, а й внутрішнім процесам, які забезпечують якість та стабільність їх реалізації.
Зі зростанням команди та кількості проєктів виникла потреба в єдиній системі управління, здатній підтримувати масштаб бізнесу.
«Основна ціль при переході у Worksection – це систематизація внутрішніх бізнес-процесів. На великих обсягах працювати через таблиці чи особисті чати стало неможливо. Ми хотіли розуміти ефективність кожного спеціаліста й проєкту, бачити проблемні точки та знаходити нові напрямки зростання». – Натік Гарагашев, Head of Project
Від окремих інструментів до єдиної системи управління
На різних етапах розвитку HighwayToTop використовувала Google Таблиці, месенджери та інші інструменти для координації роботи. Ці рішення виконували свої завдання, проте зі збільшенням кількості команд і паралельних проєктів компанія вирішила централізувати операційне управління.
Worksection став головним майданчиком для управління проєктами, а месенджери залишилися лише для швидких питань. Такий підхід дозволяє зберігати контекст проєкту, забезпечувати наступність роботи та зменшувати залежність процесів від окремих співробітників.
«З Worksection можна чітко розібрати помилки в роботі і зрозуміти, хто де помилився зі спеціалістів. Бо якщо, до прикладу, задача була поставлена, але не виконана, то виконавець не зможе сказати, що задачу йому не ставили або він її не бачив і не знав про неї, і навпаки – якщо задача була поставлена некоректно, то розібрати чому була неправильно сформована задача». – Натік Гарагашев, Head of Project
П’ять принципів управління проєктами в HighwayToTop на прикладі інструментів сервісу
1. Єдиний інформаційний простір
Уся ключова інформація щодо проєкту структурована та доступна відповідним учасникам команди. Брифи, технічні завдання, робочі матеріали, домовленості та результати виконання завдань зберігаються у Worksection.
Це особливо важливо для комплексних digital-проєктів, де одночасно можуть працювати SEO-спеціалісти, PPC-команда, аналітики та проєктні менеджери.
2. Прозора відповідальність та контроль виконання
Кожен проєкт розподіляється на конкретні завдання з відповідальними спеціалістами, термінами виконання та очікуваними результатами. Історія обговорень допомагає команді розуміти логіку ухвалених рішень, своєчасно виявляти труднощі та вдосконалювати процеси.
«Для нас прозорість процесів — це насамперед можливість ефективніше взаємодіяти всередині команди. Коли всі бачать завдання, відповідальних, дедлайни та історію рішень, значно простіше знаходити оптимальні рішення й підтримувати високу якість роботи.» — Натік Гарагашев, Head of Project, HighwayToTop
3. Проактивне управління навантаженням
Один із важливих принципів HighwayToTop — не чекати виникнення проблеми, а виявляти потенційні ризики заздалегідь. Керівники напрямів аналізують завантаження спеціалістів на кілька днів уперед та за потреби перерозподіляють завдання між учасниками команди.
4. Аналітика собівартості та ефективності процесів
HighwayToTop використовує тайм-трекінг насамперед як інструмент управлінської аналітики. Він допомагає оцінювати реальну трудомісткість різних видів робіт, планувати ресурси та знаходити можливості для оптимізації.
Наприклад, якщо завдання, на яке команда планувала дві години, систематично потребує шести, це привід переглянути підхід до планування, оцінювання або виконання таких робіт.
«Цінність тайм-трекінгу для мене – це розуміння реальної собівартості робіт, а не намагання рахувати кожну хвилину фахівця. Ми не хочемо перетворюватися на команду з обмеженою кількістю годин на проєкт, тому дивимося на це як на аналітику процесів». – Данило Курило, Head of PPC
Такий підхід дозволяє компанії поєднувати економічну ефективність із гнучкістю, необхідною для досягнення маркетингових цілей клієнтів.
5. Управлінська аналітика для масштабування
Дані Worksection використовуються не лише для щоденного управління завданнями, а й для аналізу роботи команд. Через API та експорт у Google Таблиці компанія може систематизувати операційні показники, аналізувати навантаження, порівнювати процеси та виявляти потенційні точки зростання.
Вплив системного управління від Worksection на якість послуг агенції
Спеціалісти HighwayToTop переконані: ефективність внутрішніх процесів безпосередньо впливає на клієнтський досвід. Системний підхід до управління допомагає забезпечувати:
- Прозорість — чітке розуміння стану проєкту, пріоритетів і відповідальності.
- Прогнозованість — планування з урахуванням термінів і реального навантаження.
- Стабільність — збереження інформації та історії рішень у системі.
- Масштабованість — залучення додаткових спеціалістів за єдиними стандартами.
Три рекомендації компаніям, які планують масштабування з Worksection
1. Спочатку процеси, а потім — їх автоматизація
Жоден інструмент сам по собі не створить ефективну систему управління. Компанії необхідно визначити правила постановки завдань, розподілу відповідальності, контролю термінів і фіксації результатів.
2. Розуміння цінності змін командою
Успішне впровадження нових інструментів залежить від того, наскільки спеціалісти розуміють їхню користь. Система повинна спрощувати роботу, зменшувати кількість зайвих комунікацій та допомагати досягати результатів.
3. Аналітика — для розвитку, а не мікроменеджменту
Прозорість процесів має допомагати команді працювати ефективніше, а керівникам — ухвалювати якісніші рішення. Система має давати керованість, а не фіксувати кожен крок фахівця. Коли є довіра та зрозумілі дедлайни, команда працює набагато ефективніше.
«Сама система управління не гарантує ефективності. Результат з’являється тоді, коли є зрозумілі правила, відповідальність і культура командної взаємодії. Worksection допомагає нам підтримувати ці принципи та масштабувати їх разом зі зростанням компанії.»
— Данило Курило, Head of PPC, HighwayToTop
Масштабування ґрунтується на стабільній системі
Успішний досвід HighwayToTop демонструє, що розвиток digital-агенції потребує не лише сильних спеціалістів та ефективних маркетингових стратегій, а й зрілої системи операційного управління.
Worksection став одним з інструментів, які допомагають компанії підтримувати прозорість процесів, координувати роботу різних напрямів та ухвалювати рішення на основі даних.