Como garantir a qualidade estável do serviço, a transparência dos processos e a interação eficaz da equipe quando uma agência digital está implementando simultaneamente dezenas de projetos em mercados internacionais?
Para a agência digital HighwayToTop, a resposta tem sido uma gestão sistemática, onde cada processo tem uma estrutura clara, indivíduos responsáveis e resultados mensuráveis.
Danilo Kurilo (Chefe de PPC) e Natik Garagashev (Chefe de Projeto) compartilharam como Worksection os ajuda a analisar o custo real das tarefas, evitar sobrecarga da equipe e identificar riscos antes que os prazos se aproximem.
Especialização internacional e a transição para comunicações sistemáticas
A agência digital trabalha em projetos nas áreas de e‑commerce, B2B, medicina, imóveis e outros nichos competitivos nos mercados da Ucrânia, Europa e Estados Unidos. As principais áreas de atuação incluem SEO, Google Ads, publicidade direcionada, análise web e desenvolvimento.
No cerne da abordagem da HighwayToTop está o princípio do Win-Win: o sucesso a longo prazo da agência só é possível quando seu trabalho cria valor real para o cliente.
É por isso que a empresa dá atenção especial não apenas às estratégias de marketing, mas também aos processos internos, que garantem qualidade e estabilidade em sua implementação.
À medida que a equipe e o número de projetos cresceram, surgiu a necessidade de um sistema de gestão unificado capaz de suportar a escalabilidade dos negócios.
“O principal objetivo na transição para o Worksection é sistematizar os processos internos de negócios. Trabalhar através de planilhas ou chats pessoais em grandes volumes tornou-se impossível. Queríamos entender a eficiência de cada especialista e projeto, ver as áreas problemáticas e encontrar novas direções de crescimento.” — Natik Garagashev, Chefe de Projeto
De ferramentas individuais a um sistema de gestão unificado
Em várias etapas de desenvolvimento, HighwayToTop utilizou Google Sheets, mensageiros e outras ferramentas para coordenar o trabalho. Essas soluções cumpriram seu propósito, no entanto, com o aumento no número de equipes e projetos paralelos, a empresa decidiu centralizar a gestão operacional.
Worksection se tornou a principal plataforma para a gestão de projetos, e os mensageiros foram mantidos apenas para perguntas rápidas. Essa abordagem permite manter o contexto do projeto, garantir continuidade no trabalho e reduzir a dependência do processo em funcionários individuais.
“Com o Worksection, é fácil identificar erros no trabalho e entender onde os especialistas se equivocaram. Porque, se, por exemplo, uma tarefa foi definida, mas não concluída, o executor não pode alegar que a tarefa nunca foi atribuída a eles ou que não a viu. Por outro lado, se a tarefa foi atribuída incorretamente, isso nos ajuda a entender por que a tarefa estava errada.” — Natik Garagashev, Chefe de Projeto
Cinco princípios de gestão de projetos na HighwayToTop demonstrados através das ferramentas do serviço
1. Espaço de informação unificado
Todas as informações chave sobre o projeto são estruturadas e acessíveis aos membros relevantes da equipe. Briefings, tarefas técnicas, materiais de trabalho, acordos e resultados de execução estão armazenados no Worksection.
Isso é especialmente importante para projetos digitais complexos, onde especialistas em SEO, equipes de PPC, analistas e gerentes de projeto podem estar trabalhando simultaneamente.
2. Responsabilidade transparente e controle de execução
Cada projeto é dividido em tarefas específicas, com especialistas responsáveis, prazos e resultados esperados. O histórico de discussões ajuda a equipe a entender a lógica por trás das decisões tomadas, identificar dificuldades a tempo e melhorar os processos.
“Para nós, a transparência dos processos é, em primeiro lugar, sobre possibilitar uma interação mais efetiva dentro da equipe. Quando todos podem ver as tarefas, as partes responsáveis, os prazos e o histórico de decisões, torna-se significativamente mais fácil encontrar soluções ótimas e manter a qualidade elevada do trabalho.” — Natik Garagashev, Chefe de Projeto, HighwayToTop
3. Gestão proativa de carga de trabalho
Um dos princípios chave da HighwayToTop é não esperar os problemas surgirem, mas identificar os riscos potenciais com antecedência. Os chefes de departamento analisam a carga de trabalho dos especialistas para vários dias à frente e redistribuem tarefas entre os membros da equipe conforme necessário.
4. Análise de custos e eficiência do processo
HighwayToTop utiliza o acompanhamento de tempo principalmente como uma ferramenta de análise de gestão. Isso ajuda a avaliar a intensidade real de trabalho de diversos tipos, planejar recursos e identificar oportunidades de otimização.
Por exemplo, se uma tarefa que a equipe planejou para duas horas consistentemente leva seis, é um motivo para rever a abordagem ao planejamento, avaliação ou execução de tais tarefas.
“O valor do acompanhamento de tempo para mim é entender o custo real do trabalho, ao invés de tentar contar cada minuto do tempo de um especialista. Não queremos nos transformar em uma equipe com número limitado de horas por projeto, então vemos isso como análise de processo.” — Danilo Kurilo, Chefe de PPC
Essa abordagem permite à empresa combinar eficácia econômica com a flexibilidade necessária para alcançar os objetivos de marketing dos clientes.
5. Análise de gerenciamento para escalabilidade
Os dados do Worksection são utilizados não apenas para a gestão diária de tarefas, mas também para analisar o desempenho da equipe. Através da API e exportação para Google Sheets, a empresa pode sistematizar métricas operacionais, analisar cargas de trabalho, comparar processos e identificar potenciais pontos de crescimento.
O impacto da gestão sistemática do Worksection na qualidade do serviço da agência
Especialistas da HighwayToTop estão convencidos: a eficiência dos processos internos afeta diretamente a experiência do cliente. Uma abordagem sistemática à gestão ajuda a garantir:
- Transparência — uma compreensão clara do status do projeto, prioridades e responsabilidades.
- Previsibilidade — planejamento considerando prazos e carga de trabalho real.
- Estabilidade — retenção de informações e histórico de decisões dentro do sistema.
- Escalabilidade — inclusão de especialistas adicionais sob padrões unificados.
Três recomendações para empresas planejando escalar com Worksection
1. Primeiro processos, depois automação
Nenhuma ferramenta por si só criará um sistema de gestão eficaz. As empresas precisam definir as regras para atribuição de tarefas, distribuição de responsabilidades, controle de prazos e documentação de resultados.
2. Compreendendo o valor das mudanças pela equipe
A implementação bem-sucedida de novas ferramentas depende de quão bem os especialistas entendem seus benefícios. O sistema deve simplificar o trabalho, reduzir comunicações desnecessárias e ajudar a alcançar resultados.
3. Análise para crescimento, não micromanagement
A transparência do processo deve ajudar a equipe a trabalhar de forma mais eficaz, e os líderes a tomar melhores decisões. O sistema deve fornecer gerenciabilidade, não rastrear cada passo de um especialista. Quando há confiança e prazos claros, a equipe trabalha muito mais eficientemente.
“O sistema em si não garante eficiência. O resultado aparece quando existem regras claras, responsabilidades e uma cultura de interação da equipe. O Worksection nos ajuda a manter esses princípios e escalá-los com o crescimento da empresa.”
— Danilo Kurilo, Chefe de PPC, HighwayToTop
A escalabilidade é baseada em um sistema estável
A experiência bem-sucedida da HighwayToTop demonstra que o desenvolvimento de uma agência digital requer não apenas especialistas fortes e estratégias de marketing eficazes, mas também um sistema de gestão operacional maduro.
Worksection se tornou uma das ferramentas que ajudam a empresa a manter a transparência dos processos, coordenar o trabalho em diferentes áreas e tomar decisões baseadas em dados.