Wie kann eine digitale Agentur bei der gleichzeitigen Umsetzung von Dutzenden Projekten in internationalen Märkten eine stabile Servicequalität, Transparenz der Prozesse und effektive Teaminteraktion gewährleisten?
Für die digitale Agentur HighwayToTop bestand die Antwort im systematischen Management, bei dem jeder Prozess eine klare Struktur, verantwortliche Personen und messbare Ergebnisse hat.
Danilo Kurilo (Leiter PPC) und Natik Garagashev (Projektleiter) haben geteilt, wie Worksection ihnen hilft, die tatsächlichen Kosten von Aufgaben zu analysieren, Überlastungen im Team zu vermeiden und Risiken zu identifizieren, bevor Fristen näher rücken.
Internationale Expertise und der Übergang zu systematischen Kommunikationsprozessen
Die digitale Agentur arbeitet an Projekten in den Bereichen E‑Commerce, B2B, Medizin, Immobilien und anderen wettbewerbsintensiven Nischen auf den Märkten der Ukraine, Europas und der USA. Zu den Hauptarbeitsbereichen gehören SEO, Google Ads, gezielte Werbung, Web-Analyse und Entwicklung.
Im Zentrum des Ansatzes von HighwayToTop steht das Prinzip Win-Win: Der langfristige Erfolg der Agentur ist nur möglich, wenn ihre Arbeit echten Mehrwert für den Kunden schafft.
Deshalb legt das Unternehmen besonderen Wert nicht nur auf Marketingstrategien, sondern auch auf interne Prozesse, die Qualität und Stabilität bei deren Umsetzung gewährleisten.
Mit dem Wachstum des Teams und der Zahl der Projekte entstand die Notwendigkeit für ein einheitliches Managementsystem, das die Skalierung des Unternehmens unterstützen kann.
„Das Hauptziel beim Übergang zu Worksection besteht darin, interne Geschäftsprozesse zu systematisieren. Die Arbeit über Tabellen oder persönliche Chats bei hohen Volumina wurde unmöglich. Wir wollten die Effizienz jedes Spezialisten und Projekts verstehen, Problembereiche sehen und neue Wachstumsrichtlinien finden.” – Natik Garagashev, Projektleiter
Von einzelnen Werkzeugen zu einem einheitlichen Managementsystem
In verschiedenen Entwicklungsphasen HighwayToTop verwendete Google Sheets, Messenger und andere Werkzeuge zur Koordination der Arbeit. Diese Lösungen erfüllten ihren Zweck, jedoch entschied das Unternehmen mit steigendem Team- und Projektvolumen, die operative Verwaltung zu zentralisieren.
Worksection wurde die Hauptplattform für das Projektmanagement und Messenger wurden nur für schnelle Fragen verwendet. Dieser Ansatz ermöglicht es, den Projektkontext zu bewahren, die Kontinuität der Arbeit zu gewährleisten und die Prozessabhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern zu reduzieren.
„Mit Worksection ist es einfach, Fehler in der Arbeit zu identifizieren und zu verstehen, wo die Spezialisten falsch gelegen haben. Denn wenn zum Beispiel eine Aufgabe festgelegt, aber nicht abgeschlossen wurde, kann der Ausführende nicht behaupten, dass die Aufgabe ihm nie zugewiesen wurde oder dass er sie nicht gesehen hat. Umgekehrt hilft es uns, zu verstehen, warum die Aufgabe falsch war, wenn sie falsch zugewiesen wurde.” – Natik Garagashev, Projektleiter
Fünf Prinzipien des Projektmanagements bei HighwayToTop, die durch die Werkzeuge des Services demonstriert werden
1. Einheitlicher Informationsraum
Alle wichtigen Informationen über das Projekt sind strukturiert und für die relevanten Teammitglieder zugänglich. Briefings, technische Aufgaben, Arbeitsmaterialien, Vereinbarungen und Ergebnisse der Durchführung werden in Worksection gespeichert.
Dies ist besonders wichtig für komplexe digitale Projekte, bei denen SEO-Spezialisten, PPC-Teams, Analysten und Projektmanager gleichzeitig arbeiten können.
2. Transparente Verantwortung und Kontrolle der Ausführung
Jedes Projekt wird in spezifische Aufgaben unterteilt, mit verantwortlichen Spezialisten, Fristen und erwarteten Ergebnissen. Die Historie der Diskussion hilft dem Team, die Logik hinter den getroffenen Entscheidungen zu verstehen, Schwierigkeiten rechtzeitig zu identifizieren und Prozesse zu verbessern.
„Für uns geht es bei der Transparenz der Prozesse in erster Linie darum, eine effektivere Interaktion im Team zu ermöglichen. Wenn jeder die Aufgaben, die verantwortlichen Personen, die Fristen und die Historie der Entscheidungen sehen kann, wird es erheblich einfacher, optimale Lösungen zu finden und eine hohe Arbeitsqualität aufrechtzuerhalten.” — Natik Garagashev, Projektleiter, HighwayToTop
3. Proaktive Lastenverwaltung
Eines der Hauptprinzipien von HighwayToTop ist es, nicht auf das Auftreten von Problemen zu warten, sondern potenzielle Risiken im Voraus zu identifizieren. Abteilungsleiter analysieren die Arbeitsbelastung der Spezialisten für mehrere Tage im Voraus und verteilen die Aufgaben bei Bedarf neu.
4. Kostenanalyse und Prozesseffizienz
HighwayToTop verwendet das Zeiterfassungssystem primär als Management-Analysetool. Es hilft, die tatsächliche Arbeitsintensität verschiedener Arten von Arbeiten zu bewerten, Ressourcen zu planen und Optimierungspotenziale zu identifizieren.
Zum Beispiel, wenn eine Aufgabe, die das Team für zwei Stunden geplant hat, konstant sechs Stunden benötigt, ist das ein Grund, den Ansatz bei der Planung, Bewertung oder Ausführung solcher Aufgaben zu überdenken.
„Der Wert der Zeiterfassung für mich besteht darin, die tatsächlichen Kosten der Arbeit zu verstehen, anstatt zu versuchen, jede Minute der Zeit eines Spezialisten zu zählen. Wir wollen nicht zu einem Team werden, das eine begrenzte Anzahl von Stunden pro Projekt hat, daher betrachten wir es als Prozessanalyse.” – Danilo Kurilo, Leiter PPC
Dieser Ansatz ermöglicht es dem Unternehmen, wirtschaftliche Effektivität mit der Flexibilität zu kombinieren, die erforderlich ist, um die Marketingziele der Kunden zu erreichen.
5. Management-Analytik für Skalierbarkeit
Daten aus Worksection werden nicht nur für das tägliche Aufgabenmanagement verwendet, sondern auch zur Analyse der Teamleistung. Über die API und den Export nach Google Sheets kann das Unternehmen operative Kennzahlen systematisieren, Arbeitslasten analysieren, Prozesse vergleichen und potenzielle Wachstumspunkte identifizieren.
Die Auswirkungen des systematischen Managements von Worksection auf die Servicequalität der Agentur
Die Spezialisten von HighwayToTop sind überzeugt: die Effizienz der internen Prozesse hat direkten Einfluss auf die Kundenerfahrung. Ein systematischer Ansatz im Management hilft, Folgendes zu gewährleisten:
- Transparenz – ein klares Verständnis des Projektstatus, der Prioritäten und der Verantwortlichkeiten.
- Vorhersehbarkeit – Planung unter Berücksichtigung von Fristen und tatsächlicher Arbeitslast.
- Stabilität – Erhalt von Informationen und Entscheidungs-Historie innerhalb des Systems.
- Skalierbarkeit – Einbeziehung zusätzlicher Spezialisten unter einheitlichen Standards.
Drei Empfehlungen für Unternehmen, die mit Worksection skalieren möchten
1. Zuerst Prozesse, dann Automatisierung
Kein Werkzeug an sich wird ein effektives Managementsystem schaffen. Unternehmen müssen die Regeln für die Aufgabenvergabe, Verantwortungsverteilung, Fristenkontrolle und Ergebnissdokumentation festlegen.
2. Wert der Veränderungen durch das Team verstehen
Der erfolgreiche Einsatz neuer Werkzeuge hängt davon ab, wie gut die Spezialisten ihre Vorteile erkennen. Das System sollte die Arbeit vereinfachen, unnötige Kommunikation reduzieren und helfen, Ergebnisse zu erzielen.
3. Analytik für Wachstum, nicht für Mikromanagement
Prozessetransparenz sollte dem Team helfen, effektiver zu arbeiten und den Führungskräften bessere Entscheidungen zu ermöglichen. Das System sollte verwaltbar sein, nicht jeden Schritt eines Spezialisten verfolgen. Wenn Vertrauen und klare Fristen vorhanden sind, arbeitet das Team viel effizienter.
„Das System selbst garantiert keine Effizienz. Das Ergebnis entsteht, wenn es klare Regeln, Verantwortlichkeiten und eine Kultur der Teaminteraktion gibt. Worksection hilft uns, diese Prinzipien aufrechtzuerhalten und mit dem Wachstum des Unternehmens zu skalieren.”
—Danilo Kurilo, Leiter PPC, HighwayToTop
Skalierung basiert auf einem stabilen System
Die erfolgreiche Erfahrung von HighwayToTop zeigt, dass die Entwicklung einer digitalen Agentur nicht nur starke Spezialisten und effektive Marketingstrategien erfordert, sondern auch ein reifes operatives Managementsystem.
Worksection ist eines der Werkzeuge geworden, das dem Unternehmen hilft, die Prozess-Transparenz aufrechtzuerhalten, die Arbeit in verschiedenen Bereichen zu koordinieren und Entscheidungen auf der Basis von Daten zu treffen.