Jak zapewnić stabilną jakość usług, przejrzystość procesów oraz efektywną interakcję zespołu, gdy agencja cyfrowa jednocześnie realizuje dziesiątki projektów na rynkach międzynarodowych?
Dla agencji cyfrowej HighwayToTop odpowiedzią stało się systematyczne zarządzanie, które opiera się na jasnej strukturyzacji każdego procesu, przypisaniu odpowiedzialnych osób oraz mierzalnych wynikach.
Danilo Kurilo (szef PPC) oraz Natik Garagashev (szef projektu) podzielili się tym, jak Worksection pomaga im analizować rzeczywisty koszt zadań, unikać przeciążenia zespołu oraz identyfikować ryzyka przed upływem terminów.
Międzynarodowa ekspertyza i przejście na systematyczną komunikację
Agencja cyfrowa pracuje nad projektami w dziedzinie e‑commerce, B2B, medycyny, nieruchomości oraz w innych konkurencyjnych niszach na rynkach Ukrainy, Europy i USA. Kluczowe obszary działalności obejmują SEO, Google Ads, reklamę celowaną, analitykę internetową oraz rozwój.
W sercu podejścia HighwayToTop leży zasada Win-Win: długoterminowy sukces agencji jest możliwy tylko wtedy, gdy jej praca przynosi realną wartość dla klienta.
Dlatego firma szczególną uwagę zwraca nie tylko na strategie marketingowe, ale także na procesy wewnętrzne, które zapewniają jakość i stabilność ich realizacji.
Wraz ze wzrostem zespołu i liczby projektów pojawiła się potrzeba zintegrowanego systemu zarządzania, zdolnego do wspierania skalowalności biznesu.
„Głównym celem przejścia na Worksection jest usystematyzowanie wewnętrznych procesów biznesowych. Praca za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub osobistych czatów przy dużych objętościach stała się niemożliwa. Chcieliśmy zrozumieć efektywność każdego specjalisty i projektu, zobaczyć obszary problemowe oraz znaleźć nowe kierunki wzrostu.” – Natik Garagashev, szef projektu
Od pojedynczych narzędzi do zintegrowanego systemu zarządzania
Na różnych etapach rozwoju HighwayToTop korzystało z Google Sheets, komunikatorów i innych narzędzi do koordynacji pracy. Rozwiązania te spełniały swoją funkcję, jednak wraz ze wzrostem liczby zespołów i równoległych projektów firma postanowiła scentralizować zarządzanie operacyjne.
Worksection stało się główną platformą do zarządzania projektami, a komunikatory pozostawiono tylko do szybkich pytań. Takie podejście umożliwia zachowanie kontekstu projektu, zapewnienie ciągłości pracy oraz redukcję zależności procesów od pojedynczych pracowników.
„Z Worksection łatwo zidentyfikować błędy w pracy i zrozumieć, gdzie specjaliści się pomylili. Ponieważ jeśli, na przykład, zadanie zostało wyznaczone, ale nie zrealizowane, wykonawca nie może twierdzić, że nigdy nie było mu przypisane lub że nie widział go. W przeciwnym razie, jeśli zadanie zostało błędnie przypisane, pomaga nam to zrozumieć, dlaczego zadanie było złe.” – Natik Garagashev, szef projektu
Pięć zasad zarządzania projektami w HighwayToTop ukazane przez narzędzia serwisu
1. Zintegrowana przestrzeń informacyjna
Wszystkie kluczowe informacje dotyczące projektu są uporządkowane i dostępne dla odpowiednich członków zespołu. Briefy, zadania techniczne, materiały robocze, umowy oraz wyniki wykonania są przechowywane w Worksection.
To szczególnie ważne w złożonych projektach cyfrowych, gdzie specjaliści SEO, zespoły PPC, analitycy i menedżerowie projektów mogą pracować jednocześnie.
2. Przejrzystość odpowiedzialności i kontroli wykonania
Kazdy projekt jest dzielony na konkretne zadania, z przypisanymi specjalistami, terminami i oczekiwanymi wynikami. Historia dyskusji pomaga zespołowi zrozumieć logikę podejmowanych decyzji, zidentyfikować trudności na czas oraz ulepszać procesy.
„Dla nas przejrzystość procesów polega przede wszystkim na umożliwieniu bardziej efektywnej interakcji w zespole. Kiedy wszyscy mogą zobaczyć zadania, odpowiedzialne osoby, terminy oraz historię decyzji, znacznie łatwiej jest znaleźć optymalne rozwiązania i utrzymać wysoką jakość pracy.” — Natik Garagashev, szef projektu, HighwayToTop
3. Proaktywny zarządzanie obciążeniem
Jedną z kluczowych zasad HighwayToTop jest nierozczekiwanie na problemy, lecz z wyprzedzeniem identyfikowanie potencjalnych ryzyk. Kierownicy działów analizują obciążenie pracy specjalistów na kilka dni do przodu i w razie potrzeby redystrybują zadania pomiędzy członkami zespołu.
4. Analiza kosztów i efektywności procesów
HighwayToTop wykorzystuje śledzenie czasu przede wszystkim jako narzędzie analityczne dla zarządzania. Pomaga ocenić rzeczywistą pracochłonność różnych rodzajów prac, planować zasoby oraz identyfikować możliwości optymalizacji.
Dla przykładu, jeśli zadanie, które zespół zaplanował na dwie godziny, konsekwentnie zajmuje sześć, to jest to powód do przemyślenia podejścia do planowania, oceny lub wykonania takich zadań.
„Wartość śledzenia czasu dla mnie polega na zrozumieniu rzeczywistego kosztu pracy, a nie na próbie liczenia każdej minuty czasu specjalisty. Nie chcemy zamienić się w zespół z ograniczoną liczbą godzin na projekt, więc traktujemy to jako analizę procesów.” – Danilo Kurilo, szef PPC
Takie podejście umożliwia firmie połączenie efektywności ekonomicznej z elastycznością potrzebną do osiągnięcia celów marketingowych klientów.
5. Analityka zarządzania dla skalowalności
Dane z Worksection są wykorzystywane nie tylko do codziennego zarządzania zadaniami, ale także do analizy wyników zespołu. Dzięki API i eksportowi do Google Sheets firma może usystematyzować metryki operacyjne, analizować obciążenia, porównywać procesy oraz identyfikować potencjalne punkty wzrostu.
Wpływ systematycznego zarządzania z Worksection na jakość usług agencji
Specjaliści w HighwayToTop są przekonani, że efektywność procesów wewnętrznych bezpośrednio wpływa na doświadczenia klientów. Systematyczne podejście do zarządzania pomaga zapewnić:
- Przejrzystość — jasne zrozumienie statusu projektu, priorytetów oraz odpowiedzialności.
- Przewidywalność — planowanie z uwzględnieniem terminów i rzeczywistego obciążenia.
- Stabilność — zachowanie informacji i historii decyzji w systemie.
- Skalowalność — zaangażowanie dodatkowych specjalistów według zjednoczonych standardów.
Trzy rekomendacje dla firm planujących skalowanie z Worksection
1. Najpierw procesy, potem automatyzacja
Żadne narzędzie samo w sobie nie stworzy efektywnego systemu zarządzania. Firmy muszą zdefiniować zasady dotyczące przydzielania zadań, dystrybucji odpowiedzialności, kontroli terminów oraz dokumentacji wyników.
2. Zrozumienie wartości zmian przez zespół
Skuteczna implementacja nowych narzędzi zależy od tego, jak dobrze specjaliści rozumieją ich korzyści. System powinien ułatwiać pracę, ograniczać zbędne komunikacje oraz pomagać w osiąganiu wyników.
3. Analityka dla wzrostu, a nie mikrozarządzanie
Przejrzystość procesów powinna pomagać zespołowi pracować efektywniej, a liderom podejmować lepsze decyzje. System powinien zapewniać zarządzalność, a nie śledzić każdy krok specjalisty. Gdy istnieje zaufanie i jasne terminy, zespół pracuje znacznie efektywniej.
„System sam w sobie nie gwarantuje efektywności. Wynik pojawia się, gdy istnieją jasne zasady, odpowiedzialności i kultura interakcji w zespole. Worksection pomaga nam utrzymać te zasady i rozwijać je wraz z rozwojem firmy.”
— Danilo Kurilo, szef PPC, HighwayToTop
Skalowanie opiera się na stabilnym systemie
Skuteczne doświadczenia HighwayToTop pokazują, że rozwój agencji cyfrowej wymaga nie tylko silnych specjalistów i skutecznych strategii marketingowych, ale także dojrzałego systemu zarządzania operacyjnego.
Worksection stało się jednym z narzędzi, które pomagają firmie utrzymać przejrzystość procesów, koordynować pracę w różnych obszarach oraz podejmować decyzje na podstawie danych.