¿Cómo asegurar una calidad de servicio estable, transparencia en los procesos y una interacción efectiva del equipo cuando una agencia digital implementa simultáneamente docenas de proyectos en mercados internacionales?
Para la agencia digital HighwayToTop , la respuesta ha sido una gestión sistemática, donde cada proceso tiene una estructura clara, personas responsables y resultados medibles.
Danilo Kurilo (Jefe de PPC) y Natik Garagashev (Jefe de Proyecto) compartieron cómo Worksection les ayuda a analizar el costo real de las tareas, evitar la sobrecarga del equipo e identificar riesgos antes de que se acerquen los plazos.
Experiencia internacional y la transición a comunicaciones sistemáticas
La agencia digital trabaja en proyectos en los campos de comercio electrónico, B2B, medicina, bienes raíces y otros nichos competitivos en los mercados de Ucrania, Europa y EE. UU. Las áreas clave de trabajo incluyen SEO, Google Ads, publicidad dirigida, análisis web y desarrollo.
En el corazón del enfoque de HighwayToTop está el principio de Win-Win: el éxito a largo plazo de la agencia solo es posible cuando su trabajo crea un valor real para el cliente.
Por esto, la empresa presta especial atención no solo a las estrategias de marketing, sino también a los procesos internos, que garantizan calidad y estabilidad en su implementación.
A medida que el equipo y el número de proyectos crecieron, surgió la necesidad de un sistema de gestión unificado capaz de respaldar la escalabilidad del negocio.
“El objetivo principal al transitar a Worksection es sistematizar los procesos internos del negocio. Trabajar a través de hojas de cálculo o chats personales a grandes volúmenes se volvió imposible. Queríamos entender la eficiencia de cada especialista y proyecto, ver áreas problemáticas y encontrar nuevas direcciones de crecimiento.” – Natik Garagashev, Jefe de Proyecto
De herramientas individuales a un sistema de gestión unificado
En varias etapas de desarrollo, HighwayToTop usó Google Sheets, mensajeros y otras herramientas para coordinar el trabajo. Estas soluciones cumplieron su propósito, sin embargo, con el aumento en el número de equipos y proyectos paralelos, la empresa decidió centralizar la gestión operativa.
Worksection se convirtió en la plataforma principal para la gestión de proyectos, y los mensajeros se dejaron solo para preguntas rápidas. Este enfoque permite mantener el contexto del proyecto, garantizar la continuidad del trabajo y reducir la dependencia de procesos en empleados individuales.
“Con Worksection, es fácil identificar errores en el trabajo y comprender dónde se equivocaron los especialistas. Porque si, por ejemplo, se asignó una tarea pero no se completó, el ejecutor no puede afirmar que la tarea nunca se le asignó o que no la vio. Por el contrario, si la tarea se asignó incorrectamente, nos ayuda a entender por qué la tarea fue errónea.” – Natik Garagashev, Jefe de Proyecto
Cinco principios de gestión de proyectos en HighwayToTop demostrados a través de las herramientas del servicio
1. Espacio de información unificado
Toda la información clave sobre el proyecto está estructurada y es accesible para los miembros del equipo relevantes. Briefs, tareas técnicas, materiales de trabajo, acuerdos y resultados de ejecución se almacenan en Worksection.
Esto es especialmente importante para proyectos digitales complejos, donde especialistas en SEO, equipos de PPC, analistas y gerentes de proyecto pueden estar trabajando simultáneamente.
2. Transparencia en la responsabilidad y control de ejecución
Cada proyecto se descompone en tareas específicas, con especialistas responsables, plazos y resultados esperados. La historia de discusión ayuda al equipo a comprender la lógica detrás de las decisiones adoptadas, identificar dificultades a tiempo y mejorar procesos.
“Para nosotros, la transparencia de los procesos se trata principalmente de permitir una interacción más efectiva dentro del equipo. Cuando todos pueden ver las tareas, las partes responsables, los plazos y la historia de decisiones, se vuelve significativamente más fácil encontrar soluciones óptimas y mantener una alta calidad de trabajo.” — Natik Garagashev, Jefe de Proyecto, HighwayToTop
3. Gestión proactiva de la carga
Uno de los principios clave de HighwayToTop es no esperar a que surjan problemas, sino identificar potenciales riesgos por adelantado. Los jefes de departamento analizan la carga de trabajo de los especialistas varios días adelante y redistribuyen tareas entre los miembros del equipo según sea necesario.
4. Análisis de costos y eficiencia de procesos
HighwayToTop utiliza el seguimiento del tiempo principalmente como una herramienta de análisis de gestión. Ayuda a evaluar la intensidad laboral real de varios tipos de trabajo, planificar recursos e identificar oportunidades de optimización.
Por ejemplo, si una tarea que el equipo planeaba durante dos horas consistentemente toma seis, es un motivo para revisar el enfoque de planificación, evaluación o ejecución de tales tareas.
“El valor del seguimiento del tiempo para mí es entender el costo real del trabajo, en lugar de intentar contar cada minuto del tiempo de un especialista. No queremos convertirnos en un equipo con un número limitado de horas por proyecto, así que lo vemos como análisis de procesos.” – Danilo Kurilo, Jefe de PPC
Este enfoque permite à la empresa combinar la efectividad económica con la flexibilidad necesaria para lograr los objetivos de marketing de los clientes.
5. Análisis de gestión para escalabilidad
Los datos de Worksection se utilizan no solo para la gestión diaria de tareas, sino también para analizar el rendimiento del equipo. A través de la API y la exportación a Google Sheets, la empresa puede sistematizar métricas operativas, analizar cargas de trabajo, comparar procesos e identificar posibles puntos de crecimiento.
El impacto de la gestión sistemática de Worksection en la calidad del servicio de la agencia
Los especialistas de HighwayToTop están convencidos: la eficiencia de los procesos internos afecta directamente la experiencia del cliente. Un enfoque sistemático en la gestión ayuda a garantizar:
- Transparencia — una comprensión clara del estado del proyecto, prioridades y responsabilidades.
- Previsibilidad — planificación considerando plazos y carga de trabajo real.
- Estabilidad — retención de información y la historia de decisiones dentro del sistema.
- Escalabilidad — involucrar a especialistas adicionales bajo estándares unificados.
Tres recomendaciones para empresas que planean escalar con Worksection
1. Primero procesos, luego automatización
Ninguna herramienta por sí sola creará un sistema de gestión efectivo. Las empresas deben definir las reglas para la asignación de tareas, distribución de responsabilidades, control de plazos y documentación de resultados.
2. Comprensión del valor de los cambios por parte del equipo
La implementación exitosa de nuevas herramientas depende de qué tan bien comprenden los especialistas sus beneficios. El sistema debe simplificar el trabajo, reducir comunicaciones innecesarias y ayudar a lograr resultados.
3. Análisis para el crecimiento, no micromanagement
La transparencia de procesos debe ayudar al equipo a trabajar más eficazmente y a los líderes a tomar mejores decisiones. El sistema debe proporcionar manejabilidad, no rastrear cada paso de un especialista. Cuando hay confianza y plazos claros, el equipo trabaja de manera mucho más eficiente.
“El sistema en sí no garantiza la eficiencia. El resultado aparece cuando hay reglas claras, responsabilidades y una cultura de interacción en el equipo. Worksection nos ayuda a mantener estos principios y escalarlos con el crecimiento de la empresa.”
— Danilo Kurilo, Jefe de PPC, HighwayToTop
Escalar se basa en un sistema estable
La experiencia exitosa de HighwayToTop muestra que el desarrollo de una agencia digital requiere no solo especialistas fuertes y estrategias de marketing efectivas, sino también un sistema de gestión operativa maduro.
Worksection se ha convertido en una de las herramientas que ayudan à la empresa a mantener la transparencia de procesos, coordinar el trabajo en diferentes áreas y tomar decisiones basadas en datos.