Especialistas de todas as áreas falam sobre a importância da flexibilidade. Quando se trata de gerenciamento de projetos, é a flexibilidade da equipe e do software que utiliza que permite eliminar os principais problemas.
Se a empresa teve um projeto fracassado, provavelmente foi causado por
- problemas de comunicação;
- falta de requisitos claramente descritos para o produto final;
- prazo incorretamente estabelecido para a implementação das etapas intermediárias e do projeto como um todo.
Assim, todas essas complicações podem ser permanentemente eliminadas do trabalho em equipe. Cada vez mais, gerenciamento de projetos flexível e ferramentas apropriadas são utilizadas para isso. É exatamente isso que descreveremos no artigo.
O que é gerenciamento de projetos, por que é necessário e por que é importante
O objetivo de qualquer projeto é implementar uma ideia. O gerenciamento de projetos é necessário para que cada projeto atinja seu objetivo.O gerente de projeto é um especialista que planeja atividades, se comunica com a equipe e o cliente, monitora o progresso, percebe lacunas e tendências, resolve problemas e reporta o resultado. O gerente de projeto também se certifica de que a equipe não perca de vista o objetivo. Essa pessoa também
- estruturas o trabalho com cuidado;
- sabe como determinar o que é principal e secundário;
- pode criar uma atmosfera de trabalho favorável;
- monitora o cumprimento dos prazos e a implementação do orçamento;
- tenta levar em conta os riscos.
Claro, é impossível fazer tudo isso sem um software adaptativo especial para gerenciamento de projetos. Talvez apenas para projetos extremamente simples que levam algumas horas. Em todos os outros casos, o gerenciamento de projetos funciona como deveria apenas com o software apropriado.
Para evitar confusão com um grande número de tarefas, o gerente de projeto elabora um plano de projeto e o revisa periodicamente. Um fluxo de trabalho bem organizado ajuda cada participante a trabalhar em sua tarefa sem distração.
Ao mesmo tempo, uma boa organização do fluxo de trabalho incentiva os membros da equipe a compartilhar conhecimento e experiência. Isso inspira e provoca soluções criativas.
O gerente de projeto controla que os recursos utilizados tragam o máximo benefício. Isso torna os termos de cooperação comercializáveis e o produto competitivo. E é o gerenciamento de projetos que ajuda a guiar o cliente e a equipe na direção certa mesmo nos primeiros estágios de desenvolvimento do produto.
Métodos tradicionais e flexíveis de gerenciamento de projetos
Existem abordagens tradicionais e flexíveis para gerenciamento de projetos. Na abordagem tradicional, o gerente de projeto, junto com a equipe, determina os marcos com antecedência: objetivos finais e resultados intermediários. Devido à sua rapidez e consistência, essa abordagem foi chamada de Waterfall.
É conveniente usar com equipes que entendem bem o desenvolvimento de produtos ou serviços de nicho, onde cada participante compreende seu trabalho, e o cliente está disposto a aguardar o resultado no prazo e não tem dúvidas sobre sua qualidade. O “Waterfall” não é adequado para projetos com condições mutáveis. Devido às especificidades da abordagem, mudanças no mercado ou nos negócios não permitem que o cliente defina características adicionais para o produto ou altere as atuais em processo.
A abordagem tradicional não permite fazer mudanças significativas após o início. Portanto, há um grande risco de perceber que algo está errado com o produto na fase final do trabalho, quando algo ainda pode ser alterado, mas isso será muito caro e levará muito tempo.

Métodos de gerenciamento de projetos que envolvem adaptabilidade são chamados de flexíveis, Agile. Nos métodos flexíveis, o projeto é dividido em subprojetos ou sprints, que são segmentos menores de trabalho. A equipe reporta os resultados de cada um deles ao gerente ou diretamente ao cliente. Ele, por sua vez, dá feedback: compartilha comentários e compara o resultado com sua visão.
Se o cliente deseja alterar as características do produto em qualquer fase do trabalho, ele discute a possibilidade com a equipe. A propósito, o sucesso do produto depende em grande parte do envolvimento do cliente no processo de trabalho.
Normalmente, o desenvolvimento flexível consiste em 6 etapas:
- Pesquisa. Durante este período, a equipe estuda o que precisa ser feito e para quem, o que o mercado já possui.
- Criando um protótipo. No início, um fluxo de trabalho aproximado da operação do produto é suficiente.
- Desenvolvimento. Esta é já o trabalho direto no produto, no qual toda a equipe está envolvida.
- Testes. Nas metodologias ágeis, o desenvolvimento e os testes são realizados juntos para ver se algo está dando errado o mais rápido possível e corrigi-lo.
- Liberação. Este é o momento em que o produto finalizado é apresentado ao público-alvo.
- Monitoramento. Tem como objetivo analisar o quanto o produto está sendo demandado, se há alguma deficiente em seu funcionamento, etc.
Trabalhar com o projeto nas metodologias flexíveis leva mais tempo, mas permite que o cliente verifique a visão do objetivo em fases intermediárias do desenvolvimento e consulte a equipe sobre a melhoria do produto, fazendo mudanças no trabalho em tempo.
Tipos de Gestão Ágil
Não importa qual tipo de gestão ágil você escolha, deve conhecer os 12 princípios do Agile.
- A principal coisa no trabalho é a satisfação do cliente.
- Alterações nos requisitos em qualquer estágio do trabalho são normais.
- Versões atualizadas do produto devem ser lançadas regularmente, quanto mais frequente, melhor.
- Desenvolvedores e clientes devem comunicar-se o mais frequentemente possível.
- A motivação da equipe é extremamente importante.
- Comunicação pessoal deve ocorrer constantemente, pelo menos por comunicação via vídeo.
- O principal indicador de progresso é o produto.
- É muito importante manter um ritmo de trabalho constante.
- Cada novo projeto é uma chance de melhorar o processo de desenvolvimento.
- Trabalhos desnecessários devem ser reduzidos.
- Se você pode abrir mão do micromanagement, faça‑o.
- Uma análise regular é necessária sobre como a qualidade do trabalho pode ser melhorada. Inovações úteis devem ser testadas e implementadas o mais rápido possível.
Scrum
Um tipo popular de gestão ágil usado para trabalhar com projetos em vendas, marketing, TI e RH. No Scrum, o projeto é dividido em tarefas menores chamadas “sprints”.
Um prazo é determinado para cada “sprint”, geralmente de 2 a 4 semanas. Depois disso, a equipe reporta ao cliente sobre os resultados, problemas e percepções. O planejamento e a priorização regulares aumentam a produtividade. Os clientes raramente estão insatisfeitos com o resultado, e a equipe tem tempo e recursos para preencher as lacunas no trabalho.
Kanban
Um estilo visual de gerenciamento de projetos caracterizado pela clareza e acessibilidade. O gerente de projeto monitora o progresso graficamente, por exemplo, em um quadro branco. Os processos de trabalho são divididos em colunas: “a fazer”, “em progresso” ou “concluído”. Se necessário, você pode adicionar “acordo”, “verificação” e outras etapas. O número e os nomes dependem das especificidades do projeto e da equipe.
Extreme Programming (eXtreme Programming — XP)
Foca nos aspectos técnicos do desenvolvimento de software. Este tipo de gerenciamento de projetos é adequado apenas para a indústria de TI. O XP se concentra nos seguintes processos: codificação, teste, design e comunicação. Especialistas sêniores trabalham principalmente nesta metodologia.
O autor da abordagem, Kent Beck, sugeriu 12 práticas de trabalho de projeto: jogo de planejamento, lançamentos curtos, metáfora do sistema, design simples, testes de usuários, refatoração, programação em pares, propriedade de código compartilhada, integração contínua de código, semana de 40 horas, comunicação constante com o cliente, padrões de codificação. No entanto, a programação extrema não é eficaz para grandes projetos.
Adaptive Projects Framework — APF
Envolve a criação de um plano flexível que leva em conta riscos prováveis e mudanças potenciais nas necessidades do cliente. Adequado para projetos com objetivos claros, mas métodos não definidos de alcançá-los.
As partes determinam as condições imediatamente antes do ciclo de trabalho, e não semanas ou meses antes. No APF, o trabalho tem uma relação de causa e efeito clara: em cada etapa, a equipe se concentra em tarefas que aumentam o valor do produto.
Ferramentas para Gerenciamento Ágil de Projetos
Um gerente de projeto deve ser multifuncional e organizado ao mesmo tempo. Elaboramos uma lista do melhor software para gerenciamento flexível de projetos com preços, recursos e desvantagens.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS, Android.
Recursos: Worksection é um gerenciador de tarefas conveniente para diferentes equipes. Ele oferece a possibilidade de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo. A ferramenta possui gráficos de Gantt, quadros Kanban, rastreador de tempo e um painel visual, dando uma visão geral do status do projeto no monitor. Integrações embutidas com GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber e sistemas CRM.

Desvantagens: sem versão offline, o aplicativo mobile nem sempre é perfeito.
Preços: uma versão gratuita está disponível para 5 usuários e 2 projetos. Tarifas pagas custam entre $29 e $199 por mês. Você pode testar um plano tarifário escolhido gratuitamente durante um período de 14 dias.
Avaliação no Capterra é 4.9.
ClickUp
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: um software funcional com muitas ferramentas para design flexível: chats, wikis, integrações com Google Workspace, Dropbox, Zapier. Você pode configurar filtros de acordo com datas, cronogramas etc.

Desvantagens: nem todos os usuários estão satisfeitos com o aplicativo mobile.
Preços: você pode usar 3 quadros gratuitamente, versões mais avançadas começam em $5 por mês. Um período de teste de 14 dias também está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.7.
Smartsheet
Plataformas: Web, iOS, Android.
Recursos: entre todas as ferramentas flexíveis para gerenciamento de projetos, esta é a mais escolhida por usuários que preferem trabalhar com tabelas. Também oferece gráficos de Gantt, um calendário e lembretes, integração com produtos Jira, Google e Microsoft.

Desvantagens: os lembretes nem sempre são corretos, recursos visuais são insuficientes.
Preços: o produto custa a partir de $7 por usuário/mês. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.5.
Teamwork
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: um calendário, quadros Kanban, gráficos de Gantt, tarefas e subtarefas, um chat e um rastreador de tempo tornam essa ferramenta conveniente para gerenciamento de projetos.

Desvantagens: alguns usuários acham a interface muito complicada. Existem alguns problemas com a API.
Preços: há uma versão gratuita para usuários que gerenciam 1 ou 2 projetos. Uma versão de teste está disponível por 30 dias. Tarifas pagas custam entre $10 e $18 por usuário/mês.
Avaliação no Capterra é 4.5.
ProofHub
Plataformas: Web, iOS, Android.
Recursos: este produto inclui muitas funções: gráficos de Gantt, um calendário, um temporizador, notas, chats e relatórios.

Desvantagens: nem todos os usuários gostam da interface e navegação, as notificações às vezes são muitas.
Preços: o produto custa $45 por mês. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.5.
Atlassian Jira
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: uma das ferramentas mais populares para gerenciamento ágil. Oferece quadros Kanban, Scrum, relatórios úteis, opções para gerenciamento de sprints, tarefas com diferentes níveis de prioridade e muitas outras vantagens.

Desvantagens: por causa de muitas funções, os usuários acham difícil trabalhar com a interface e encontrar as funções ou informações necessárias.
Preços: equipes com menos de 10 membros podem usar a ferramenta gratuitamente. Para equipes maiores custará $7 por mês. Você pode primeiro usar uma versão de teste para ver a funcionalidade deste produto.
Avaliação no Capterra é 4.4.
Active Collab
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: um produto multifuncional com tarefas e subtarefas, um rastreador de tempo, faturamento e um chat.

Desvantagens: para alguns usuários, os recursos da versão básica do rastreador não são suficientes. A integração com um calendário é problemática.
Preços: o produto é gratuito para mini equipes com 3 ou menos usuários. Tarifas pagas começam em $11 para 3 usuários por mês. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.5.
Axosoft
Plataformas: Web, iOS, Windows, Mac, Linux.
Recursos: uma ferramenta conveniente para planejar sprints, rastrear bugs e corrigi-los. Também oferece a possibilidade de trabalhar com wikis e receber pedidos dos clientes.

Desvantagens: relatórios fracos e não é fácil encontrar as tarefas necessárias.
Preços: a ferramenta custa $25 por mês. Um período de teste está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.2.
Monday.com
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: com este rastreador você pode trabalhar com quadros e tarefas, fazendo cópias e definindo prioridades. É possível atribuir tarefas a usuários, bem como visualizadores.

Desvantagens: bastante caro, com configuração complicada.
Preços: dois membros da equipe podem usar a ferramenta gratuitamente. Para equipes maiores, o preço varia entre $8 e $16 por usuário/mês. Uma versão de teste gratuita está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.6.
Nifty
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: roteiros, tarefas, chats, automatização e orçamento são os destaques deste produto que o tornam bom para desenvolvedores. Ajuda a melhorar a produtividade e acelerar o ciclo de trabalho.

Desvantagens: os usuários não gostam de operar esta ferramenta com iPad, assim como de notificações e atualização dos arquivos baixados.
Preços: uma versão gratuita está disponível, oferecendo até 2 projetos. Tarifas pagas começam em $49 por mês para 10 usuários. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.7.
Wrike
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: este produto definitivamente está entre os melhores programas ágeis. Os usuários são atraídos por várias ferramentas visuais, como quadros Kanban, gráficos de Gantt e diagramas de projeto. Oferece gerenciamento de tarefas conveniente.

Desvantagens: é complicado configurar a plataforma para usar todas as funções. Você precisa consultar o suporte técnico regularmente, e a assistência nem sempre é rápida.
Preços: há uma versão gratuita com número limitado de tarefas. Tarifas pagas custam entre $9.80 e $24.80 por usuário/mês. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.2.
Asana
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: uma interface amigável é um dos pontos fortes desta ferramenta para gerenciamento ágil. Também oferece muitas integrações: Jira Cloud, OneDrive, Gitlab, Trello, etc. O gerenciamento de projetos e tarefas fica muito mais eficiente com esta ferramenta.

Desvantagens: as notificações nem sempre são corretas, muitas funções estão disponíveis apenas com integrações.
Preços: equipes de até 15 membros podem usar a ferramenta gratuitamente, embora com funções limitadas. O preço para versões pagas começa em $13.49 por usuário/mês. Um período de teste gratuito de 30 dias está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.5.
SpiraTeam
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: este sistema de gerenciamento de ciclo de vida de aplicativos ajuda a obter todos os requisitos de software, informações de testes e outros dados importantes em um só lugar. A maior vantagem do produto é a possibilidade de combinar design e testes.

Desvantagens: preço alto para desempenho não perfeito, problemas com atualizações, instalação pode ser feita com suporte técnico.
Preços: o preço começa em $47.5 por usuário/mês. Uma versão de teste está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.1.
Pivotal Tracker
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: uma ferramenta flexível para desenvolvimento de software que torna a colaboração em tempo real de equipes remotas muito mais fácil. Pode ser recomendada para pequenas equipes e startups.

Desvantagens: nem todos os usuários acham a interface amigável, a ferramenta é muito complicada de implementar sem suporte técnico.
Preços: a ferramenta é gratuita para organizações não comerciais. Uma versão de teste de 60 dias está disponível. O preço para versões pagas começa em $1 por usuário/mês (para 6 – 10 usuários). Para equipes com mais de 10 usuários, a ferramenta custará $6.5 por usuário/mês.
Avaliação no Capterra é 4.3.
Trello
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: uma boa opção para pequenas equipes, gerenciando vários pequenos projetos simultaneamente. Os usuários são atraídos por uma interface amigável, fluxos de trabalho, cartões de tarefas com status modificável, integrações e automatização de processos.

Desvantagens: algumas funções de configuração e princípios de trabalho não são claros à primeira vista. A ferramenta não é recomendada para grandes equipes.
Preços: a ferramenta pode ser usada gratuitamente, mas as funções serão limitadas, por exemplo, com calendário inativo ou cronologia do projeto. O preço para versões pagas começa em $6 por usuário/mês. Um período de teste gratuito está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.5.
Icescrum
Plataformas: Web, iOS, Windows, Mac, Linux.
Recursos: outro rastreador de tarefas, desenvolvido como um quadro virtual. Gráficos, indicadores de progresso e prioridades de tarefas aumentam sua funcionalidade.

Desvantagens: funcionamento instável com alguns navegadores, problemas com cache e interface.
Preços: equipes com até 3 membros podem usar a versão em nuvem gratuita. A tarifa paga mais barata custa €8.90 por mês para equipes com até 7 membros. Um período de teste de 14 dias está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.2.
Gravity
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: um software verdadeiramente flexível para gerenciamento de projetos, que pode ser facilmente adaptado às necessidades e requisitos de diferentes equipes. Oferece ferramentas para brainstorming, relatórios e feedback dos clientes.
Desvantagens: os usuários acham difícil usar os máximos recursos sem um treinamento especial. O relatório nem sempre é sem problemas.
Preços: a ferramenta custa $150 ou mais por mês. Uma versão de teste gratuita está disponível.
Avaliação no Capterra é 5.
Gitlab
Plataformas: Web, iOS, Windows, Linux.
Recursos: o produto ajuda a facilitar o ciclo de desenvolvimento de software, melhorar sua qualidade e reduzir custos.

Desvantagens: a ferramenta pode parecer complicada à primeira vista. Às vezes, desacelera, tornando o trabalho menos eficiente.
Preços: uma versão de teste gratuita com funções limitadas está disponível. Tarifas pagas custam a partir de $19 por usuário/mês. Você pode testar a ferramenta gratuitamente durante o período de teste.
Avaliação no Capterra é 4.6.
VersionOne
Plataformas: Web, SaaS, nuvem.
Recursos: a ferramenta torna o desenvolvimento de software mais eficiente, eliminando riscos. Oferece bons filtros de tarefas, gráficos de progresso, relatórios e integrações com JIRA, TeamCity, Octopus Deploy.

Desvantagens: você precisa de alguma assistência técnica para implementar o produto. Além disso, é difícil navegar em algumas seções.
Preços: uma versão gratuita com funções limitadas está disponível, enquanto um plano tarifário mínimo custa $29 por mês. Você pode usar uma versão de teste por 30 dias.
Avaliação no Capterra é 4.1.
Taiga
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Linux.
Recursos: os usuários gostam de uma interface intuitiva, planejamento de sprints, quadros Kanban, wikis, gráficos de burnout e hashtags coloridas.

Desvantagens: novos usuários não entendem todos os termos, a integração não está disponível com todos os serviços necessários, relatórios não são perfeitos.
Preços: equipes com até 15 membros e até 5 projetos podem usar a ferramenta gratuitamente. O plano tarifário básico custa a partir de $7 por usuário/mês. Uma versão de teste também está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.4.
Quire
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: as funções mais importantes deste produto são quadros Kanban, um calendário, gerenciamento de tarefas, rastreamento de progresso, modelos e priorização. Eles funcionam sem esforço, então a ferramenta é preferida por diferentes equipes em muitas áreas de negócios.

Desvantagens: nem todos os usuários gostam do design minimalista do produto, alguns acham difícil entender a conexão entre tarefas e subtarefas, gráficos de Gantt estão ausentes.
Preços: equipes com até 10 membros, gerenciando até 8 projetos podem usar a ferramenta gratuitamente. O plano tarifário básico custa $10.95 por usuário/mês. Uma versão de teste de 30 dias está disponível.
Avaliação no Capterra é 4.7.
Preços: a ferramenta é gratuita para uso pessoal. As equipes terão que pagar $4 por usuário/mês.
Avaliação no Capterra é 4.8.
Hitask
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: um rastreador de tarefas intuitivo que ajuda a fazer uma lista de tarefas, atribuí-las a funcionários, definir horários e gerar relatórios.

Desvantagens: falhas técnicas às vezes ocorrem, suporte técnico é lento.
Preços: a ferramenta é gratuita para equipes com até 5 usuários. Para mais usuários, o produto custará entre $5 e $20 por usuário/mês. Você também pode usar uma versão de teste para testar o produto.
Avaliação no Capterra é 4.
De acordo com suas necessidades, você pode escolher um software para gerenciamento flexível de projetos, que será a combinação ideal de preço, qualidade e conveniência para sua equipe. Também recomendamos pensar nas perspectivas e implementar um produto que possa ser usado conforme sua empresa cresce.