Die Agentur Pedan Buro hilft bei der Erstellung von Kommunikations- und Medienprojekten. Das Team besteht aus 15 Mitarbeitern und etwa 10 Auftragnehmern.
Neben kommerziellen Projekten führt das Unternehmen eigene soziale Initiativen durch. Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Erweiterung der Arbeitsfelder wurden die Prozesse weniger transparent. Worksection half dabei, die Aktivitäten der Agentur zu strukturieren.
Über das Unternehmen
Pedan Buro ist eine Kommunikationsagentur, die Kommunikationsstrategien für integrierte Werbung durch PR- und digitale Werkzeuge, Influencer-Marketing und Video-Produktion entwickelt. Die Agentur führt sowohl kommerzielle Aufträge als auch eigene Projekte im Bereich Bildung durch.Die Kunden von Pedan Buro umfassen mehr als 20 ukrainische Unternehmen und Organisationen, darunter Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA und ATB. Die Partner des Büros sind UNICEF, UCBI, USAID, das Ministerium für Bildung und Wissenschaft und andere. Alle Projekte werden von dem Team von 15 Spezialisten. umgesetzt.
Anfrage
Zu Beginn der Unternehmensarbeit wurden Aufgaben über Tabellenkalkulationen und Chats organisiert. Dies war in den frühen Entwicklungsphasen, als das Team aus bis zu 5 Mitarbeitern bestand, völlig ausreichend.
Mit dem Wachstum des Unternehmens begann dieses Vorgehen jedoch, die Arbeit zu komplizieren. Aufgaben gingen verloren, Personen in der Verantwortung vergaßen wichtige Aspekte und es mussten viele Chats geprüft werden, um Daten zu finden.
Deshalb benötigte das Unternehmen ein Werkzeug, das die Transparenz in den Arbeitsabläufen wiederherstellt, das stabile Wachstum des Teams gewährleistet und Risiken während der Projektdurchführung minimiert.
Herausforderungen des Kunden
Mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen
Problem: Mangelnde Transparenz in den Arbeitsabläufen aufgrund der Aufgaben, die in Tabellenkalkulationen und Chats aufbewahrt wurden. Mit dem Wachstum des Teams und der zunehmenden Anzahl an Projekten verlor dieses Managementformat seine Effektivität.
Aufgaben gingen verloren, und es dauerte lange, die richtigen Daten zu finden. Dies führte zu Verwirrung, verlangsamte die Arbeitsabläufe und erhöhte das Risiko, Fristen zu verpassen.
Lösung: Worksection wurde implementiert, um die Prozesse zu strukturieren. Diese Lösung gab dem Team von Pedan Buro mehrere Vorteile auf einmal:
1️⃣ Anpassung an das Team
Worksection ermöglicht es, die Anzeigeformate von Aufgaben je nach Bedarf schnell zu wechseln. So können Manager die Benutzeroberfläche des Systems auf sich selbst zuschneiden.
“Es ist für mich bequemer, mit Kanban zu arbeiten, weil ich Aufgaben in Blöcken sehen kann: was in Bearbeitung ist, was geprüft wird und was geschlossen werden kann. Aber jeder passt das System nach seinen Vorstellungen an. Meine Kollegen ziehen zum Beispiel Listen vor,” Daria Karpenko, Partnerships Managerin bei Pedan Buro
2️⃣ Klare Aufteilung der Arbeitsbereiche
Zusätzlich zu den standardisierten Status hat das Team benutzerdefinierte Sets hinzugefügt, um die Prozesse detaillierter darzustellen. Zum Beispiel “festgefahren” und “brauche Hilfe”.
3️⃣ Effektive Kommunikation
Worksection ermöglicht es, zu jeder Aufgabe separat in Kommentaren zu kommunizieren. Dank dessen werden alle Dateien und Aktualisierungen an einem Ort gespeichert und können jederzeit abgerufen werden.
Koordination von kommerziellen und sozialen Projekten
Das Problem: Mit der Erweiterung der Arbeitsbereiche, insbesondere der Entstehung interner Bildungsprojekte, gab es die Notwendigkeit, verschiedene Tätigkeitsbereiche zu koordinieren: kommerzielle und soziale.
Spezialisten arbeiten oft gleichzeitig an beiden Projektarten. Das Fehlen einer klaren Arbeitslastverteilung schafft das Risiko, Aufgaben zu verwechseln und die Arbeitsabläufe zu verzögern.
Lösung: Nutzen Sie Worksection, um die Arbeit zu organisieren, wobei jedes Projekt seinen eigenen Raum erhält. Aufgaben werden unter den Spezialisten verteilt, und Labels helfen, sie besser nach Kategorie und Priorität zu organisieren. Dies gewährleistet Transparenz und Effizienz bei der Koordination der Arbeit zwischen den Abteilungen.
Teamressourcenmanagement
Problem: Der Mangel an grundlegenden Projektmanagement-Tools und die erhöhte Arbeitslast im Team führten zu einer ungleichmäßigen Verteilung der Ressourcen. Ohne ein System zur Überwachung der Aufgaben konnte das Team keine Verantwortlichkeiten verteilen und die reale Arbeitslast jedes Mitarbeiters verfolgen.
Lösung: Die Implementierung von Worksection bot Zugang zu allen notwendigen Tools für das Projektmanagement. Wie Aufgabenstatus, Priorisierung und ein integriertes Verantwortlichkeitssystem.
“Mit Worksection ist es viel einfacher geworden zu planen und zu verstehen, wie beschäftigt die Leute sind und ob sie Zeit haben, ihre Aufgaben zu erledigen.” — Daria Karpenko, Partnerships Managerin bei Pedan Buro
Berichte liefern tiefgehende Analysen zum Projektfortschritt in Echtzeit. Praktische Filter ermöglichen es, die Anzeige von Daten je nach Bedarf anzupassen, was den Managern half, Ressourcen besser zuzuweisen und Prozesse rechtzeitig anzupassen, um zu vermeiden, dass Fristen versäumt werden.
Warum Pedan Buro die Worksection Awards ins Leben gerufen hat
“Ich schließe so viele Aufgaben ab, vielleicht sollten wir einen Preis ausloben?” — Projektkoordinator bei Pedan Buro
Dieser scherzhafte Kommentar gab den Anstoß zur Idee, die Worksection Awards zu schaffen. So beschloss das Unternehmen, Erfolge zu feiern und das Team zu neuen Leistungen zu motivieren.
“Nun, wir lieben einfach Witze,” Daria Karpenko, Partnerships Managerin bei Pedan Buro
Der Preis wurde von der Kulturdirektion des Unternehmens organisiert, die für die Planung von Freizeitaktivitäten verantwortlich ist. Im November kündigten sie den Beginn der Vorbereitungen für den Preis an. Dann half die interne Analyse von Worksection, alle Daten über die Aktivitäten des Teams von Pedan Buro im Jahr zu erfassen und die Gewinner der Nominierungen auszuwählen.
Preis von den Worksection Awards
Jedes Teammitglied erhielt seinen eigenen Preis basierend auf der Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben, speziellen Fällen und persönlichen beruflichen Erfolgen.
“Ich bin sehr froh, dass wir Worksection haben. Früher war es schwierig, irgendetwas im Voraus zu planen. Jetzt ist die Arbeit viel organisierter geworden,” Daria Karpenko, Partnerships Managerin bei Pedan Buro
