L’agence Pedan Buro aide à créer des projets de communication et de médias. L’équipe se compose de 15 employés et d’environ 10 contractuels.
En plus des projets commerciaux, l’entreprise met en œuvre ses propres initiatives sociales. Avec la croissance de l’entreprise et l’expansion des domaines d’activité, les processus sont devenus moins transparents. Worksection a aidé à structurer les activités de l’agence.
À propos de l’entreprise
Pedan Buro est une agence de communication qui élabore des stratégies de communication pour une promotion intégrée par le biais d’outils de PR et numériques, de marketing d’influence, et de production vidéo. L’agence réalise à la fois des commandes commerciales et ses propres projets dans le domaine de l’éducation.Les clients de Pedan Buro incluent plus de 20 entreprises et organisations ukrainiennes, y compris Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA, et ATB. Les partenaires du bureau sont l’UNICEF, UCBI, l’USAID, le Ministère de l’Éducation et de la Science, et d’autres. Tous les projets sont réalisés par l’équipe de 15 spécialistes.
Demande
Au début des activités de l’entreprise, les tâches étaient organisées par le biais de tableurs et de chats. Cela était suffisant aux premières étapes du développement, lorsque l’équipe comptait jusqu’à 5 employés.
Cependant, à mesure que l’entreprise s’est développée, cette approche a commencé à compliquer le travail. Les tâches étaient perdues, les responsables oubliaient des aspects importants, et de nombreux chats devaient être vérifiés pour trouver des données.
Par conséquent, l’entreprise avait besoin d’un outil qui restaurerait la transparence dans les flux de travail, garantirait une croissance stable de l’équipe, et minimiserait les risques lors de la mise en œuvre des projets.
Défis du client
Manqué de transparence dans les flux de travail
Problème : Manqué de transparence dans les flux de travail en raison des tâches conservées dans des tableurs et des chats. À mesure que l’équipe grandissait et que le nombre de projets augmentait, ce format de gestion a perdu son efficacité.
Les tâches se perdaient et il fallait beaucoup de temps pour trouver les bonnes données. Cela créait de la confusion, ralentissait les flux de travail et augmentait le risqué de manquer des délais.
Solution : Worksection a été mis en œuvre pour structurer les processus. Cette solution a donné à l’équipe de Pedan Buro plusieurs avantages à la fois :
1️⃣ Adaptation à l’équipe
Worksection permet de changer rapidement les formats d’affichage des tâches en fonction de vos besoins. De cette façon, les managers peuvent personnaliser l’interface du système pour eux-mêmes.
“Il est plus pratique pour moi de travailler avec Kanban parce que je peux voir les tâches en blocs : ce qui est en cours, ce qui est vérifié, et ce qui peut être clôturé. Mais chacun personnalise le système à sa manière. Mes collègues, par exemple, préfèrent les listes,” Daria Karpenko, Responsable des partenariats chez Pedan Buro
2️⃣ Division claire des domaines de travail
En plus des statuts standard, l’équipe a ajouté des ensembles personnalisés pour détailler les processus. Par exemple, “bloqué” et “besoin d’aide”.
3️⃣ Communication efficace
Worksection permet de communiquer sur chaque tâche séparément dans les commentaires. Grâce à cela, tous les fichiers et mises à jour sont stockés au même endroit et peuvent être consultés à tout moment.
Coordination des projets commerciaux et sociaux
Le problème : Avec l’expansion des domaines de travail, en particulier l’émergence de projets éducatifs internes, il y avait un besoin de coordonner différents domaines d’activité : commercial et social.
Les spécialistes travaillent souvent sur les deux types de projets en même temps. L’absence de répartition claire des charges de travail crée un risqué de confusion des tâches et de retard dans les flux de travail.
Solution : Utilisez Worksection pour organiser le travail, où chaque projet dispose de son propre espace. Les tâches sont réparties entre les spécialistes, et des étiquettes aident à mieux les organiser par catégorie et priorité. Cela garantit transparence et efficacité dans la coordination du travail entre les départements.
Gestion des ressources de l’équipe
Problème : Le manqué d’outils de gestion de projet de base et l’augmentation de la charge de travail de l’équipe ont conduit à une répartition inégale des ressources. Sans un système de suivi des tâches, l’équipe né pouvait pas répartir les responsabilités et suivre la charge de travail réelle de chaque employé.
Solution : La mise en œuvre de Worksection a fourni l’accès à tous les outils nécessaires pour la gestion de projet. Tels que les statuts des tâches, la priorisation, et un système de responsabilité intégré.
“Avec Worksection, il est devenu beaucoup plus facile de planifier et de comprendre à quel point les personnes sont occupées et si elles ont le temps de terminer leurs tâches.” — Daria Karpenko, Responsable des partenariats chez Pedan Buro
Les rapports fournissent des analyses approfondies sur l’avancement des projets en temps réel. Des filtres pratiques permettent de personnaliser l’affichage des données en fonction de vos besoins, ce qui a permis aux managers de mieux allouer les ressources et d’ajuster les processus en temps utile pour éviter de manquer des délais.
Pourquoi Pedan Buro a créé les Worksection Awards
“Je clôture tant de tâches, peut-être devrions-nous créer un prix ?” — coordinateur de projet Pedan Buro
C’est ce commentaire humoristique qui a donné naissance à l’idée de créer les Worksection Awards. C’est ainsi que l’entreprise a décidé de célébrer les réalisations et d’encourager l’équipe à de nouvelles réussites.
“Eh bien, nous aimons simplement les blagues,” Daria Karpenko, Responsable des partenariats chez Pedan Buro
Le prix a été organisé par le département culturel de l’entreprise, qui est responsable de la planification des activités parascolaires. En novembre, ils ont annoncé le début des préparatifs pour le prix. Ensuite, les analyses internes de Worksection ont aidé à rassembler toutes les données sur les activités de l’équipe Pedan Buro pour l’année et à sélectionner les gagnants des nominations.
Prix des Worksection Awards
Chaque membre de l’équipe a reçu son propre prix en fonction du nombre de tâches terminées, de cas particuliers et d’accomplissements professionnels personnels.
“Je suis très heureux que nous ayons Worksection. Avant, il était difficile de planifier quoi que ce soit à l’avance. Maintenant, le travail est devenu beaucoup plus organisé,” Daria Karpenko, Responsable des partenariats chez Pedan Buro
