Agentia Pedan Buro ajută la crearea de proiecte de comunicare și media. Echipa este formată din 15 angajați și aproximativ 10 contractori.
Pe lângă proiectele comerciale, compania implementează inițiative sociale proprii. Odată cu creșterea afacerii și extinderea domeniilor de lucru, procesele au devenit mai puțin transparente. Worksection a ajutat la structurarea activităților agenției.
Despre companie
Pedan Buro este o agenție de comunicare care dezvoltă strategii de comunicare pentru promovare integrată prin PR și instrumente digitale, marketing de influență și producție video. Agenția implementează atât comenzi comerciale, cât și proiecte proprii în domeniul educației.Clienții Pedan Buro includ mai mult de 20 de companii și organizații ucrainene, inclusiv Nova Poshta, Uklon, KLO, Cinevo, EVA și ATB. Partenerii biroului sunt UNICEF, UCBI, USAID, Ministerul Educației și Științei și altele. Toate proiectele sunt implementate de echipa de 15 specialiști.
Cerere
La începutul activității companiei, sarcinile erau organizate prin foi de calcul și chat-uri. Acest lucru era suficient în etapele incipiente de dezvoltare, când echipa era formată din până la 5 angajați.
Cu toate acestea, pe măsură ce afacerea s‑a extins, această abordare a început să complice munca. Sarcinile erau pierdute, persoanele responsabile uitau aspecte importante, iar o mulțime de chat-uri trebuiau verificate pentru a găsi date.
Prin urmare, compania avea nevoie de un instrument care să restabilească transparența în fluxurile de lucru, să asigure o creștere stabilă a echipei și să minimizeze riscurile în timpul implementării proiectelor.
Provocările clientului
lipsa transparenței în fluxurile de lucru
Problemă: Lipsa transparenței în fluxurile de lucru din cauza sarcinilor păstrate în foi de calcul și chat-uri. Pe măsură ce echipa a crescut și numărul de proiecte a crescut, acest format de management și‑a pierdut eficiența.
Sarcinile erau pierdute, iar găsirea datelor corecte necesita mult timp. Acest lucru a creat confuzie, a încetinit fluxurile de lucru și a crescut riscul de a rata termenele limită.
Solution: Worksection a fost implementat pentru a structura procesele. Această soluție a oferit echipei Pedan Buro mai multe avantaje deodată:
1️⃣ Adaptarea la echipă
Worksection permite schimbarea rapidă a formatelor de af afișare a sarcinilor în funcție de nevoile tale. Astfel, managerii pot personaliza interfața sistemului pentru ei înșiși.
“Este mai convenabil pentru mine să lucrez cu Kanban pentru că pot vedea sarcinile în blocuri: ce e în curs, ce se verifică și ce poate fi închis. Dar toată lumea își personalizează sistemul cum consideră de cuviință. Colegii mei, de exemplu, preferă listele,” Daria Karpenko, Manager de Parteneriate la Pedan Buro
2️⃣ Divizarea clară a domeniilor de lucru
În plus față de statusurile standard, echipa a adăugat seturi personalizate pentru a detalia procesele. De exemplu, “blocat” și “necesită ajutor”.
3️⃣ Comunicare eficientă
Worksection permite comunicarea pe fiecare sarcină în parte în comentarii. Datorită acestui fapt, toate fișierele și actualizările sunt stocate într-un singur loc și pot fi accesate în orice moment.
Coordonarea proiectelor comerciale și sociale
Problema: Odată cu extinderea domeniilor de lucru, în special apariția proiectelor interne educaționale, a apărut nevoia de a coordona diferite domenii de activitate: comerciale și sociale.
Specialiștii lucrează adesea la ambele tipuri de proiecte simultan. Lipsa unei distribuții clare a încărcăturii de lucru creează un risc de confuzie a sarcinilor și de întârziere a fluxurilor de lucru.
Solution: Folosirea Worksection pentru a organiza munca, unde fiecare proiect primește propriul spațiu. Sarcinile sunt distribuite între specialiști, iar etichetele ajută la organizarea lor mai bine pe categorii și priorități. Acest lucru asigură transparență și eficiență în coordonarea muncii între departamente.
Managementul resurselor echipei
Problemă: Lipsa instrumentelor de bază pentru managementul proiectelor și creșterea sarcinilor de muncă asupra echipei a dus la o distribuție inegală a resurselor. Fără un sistem de monitorizare a sarcinilor, echipa nu putea distribui responsabilitățile și urmări încărcătura reală a fiecărui angajat.
Solution: Implementarea Worksection a oferit acces la toate instrumentele necesare pentru managementul proiectelor. Cum ar fi statușile sarcinilor, prioritizarea și un sistem de responsabilitate încorporat.
“Cu Worksection, a devenit mult mai ușor să planific și să înțeleg cât de ocupați sunt oamenii și dacă au timp să își finalizeze sarcinile.” — Daria Karpenko, Manager de Parteneriate la Pedan Buro
Rapoartele oferă analize detaliate asupra progresului proiectului în timp real. Filtrele convenabile permit personalizarea afișajului datelor în funcție de nevoile tale, ceea ce a permis managerilor să aloce mai bine resursele și să ajusteze procesele în timp util pentru a evita pierderea termenelor limită.
De ce a creat Pedan Buro Premiile Worksection
“Închid atât de multe sarcini, poate ar trebui să facem un premiu?” — coordonator de proiect Pedan Buro
A fost acest comentariu glumeț care a dat naștere ideii de a crea Premiile Worksection. Așa a decis compania să sărbătorească realizările și să încurajeze echipa spre noi realizări.
“Ei bine, pur și simplu iubim glumele,” Daria Karpenko, Manager de Parteneriate la Pedan Buro
Premiul a fost organizat de departamentul cultural al companiei, care este responsabil pentru planificarea activităților extracurriculare. În noiembrie, au anunțat începutul pregătirilor pentru premiu. Apoi, analizele interne ale Worksection au ajutat la colectarea tuturor datelor despre activitățile echipei Pedan Buro pe parcursul anului și la selectarea câștigătorilor nominalizărilor.
Premiu din Premiile Worksection
Fiecare membru al echipei a primit propriul premiu în funcție de numărul de sarcini finalizate, cazuri speciale și realizări personale profesionale.
“Sunt foarte bucuros că avem Worksection. Înainte era greu să planifici ceva dinainte. Acum, munca a devenit mult mai organizată,” Daria Karpenko, Manager de Parteneriate la Pedan Buro
