Команда Arsenal Insurance состоит примерно из тысячи человек с подразделениями по всей Украине. В головном офисе работает более 150 человек в более чем 10 отделах — включая юристов, финансистов, бухгалтеров, программистов и специалистов в различных областях.
Каждая команда управляла проектами по-своему. Согласование общих задач занимало много времени и требовало постоянных уточнений. Благодаря миграции всех команд на Worksection компания оптимизировала внутренние процессы и коммуникацию с подрядчиками. Индивидуальные статусы задач и теги организовали сотрудничество кросс-функциональных команд.
О компании
Arsenal Insurance является одной из ведущих страховых компаний в Украине. Она входит в пятерку крупнейших по размеру страховых премий среди всех страховщиков по нестраховым рискам в Украине.
Компания работает уже 20 лет и имеет более 350,000 клиентов — от физических лиц до крупных бизнесов.
Начиная с июня 2025 года, она станет №1 на рынке КАСКО по размеру страховых премий.
Объем страховых выплат превышает 7 миллионов грн ежедневно.
Годовой оборот — 5 миллиардов грн.
У нее есть физические офисы в 29 городах Украины.
Запрос
Перед внедрением Worksection каждое подразделение Arsenal Insurance использовало различные инструменты для управления проектами. Одна команда предпочитала работать в чатах, другая — в Excel, а третья — общалась по электронной почте. Это усложняло взаимодействие и координацию между командами.
В головном офисе страховой компании есть задачи, которые требуют одновременного участия разных команд. Каждая из них имеет свою зону ответственности, которую нужно выполнить, утвердить и передать следующему подразделению.
Например, компания проходит аудит и получает сертификат соответствия. Юристы готовят документацию, финансовый отдел составляет отчеты, а IT-отдел адаптирует инфраструктуру под новые требования. На каждом этапе важно, чтобы информация передавалась правильно и своевременно.
Без структурированного рабочего процесса это превращалось в бесконечные уточнения по поводу продуктивности команд. Компания также часто привлекает внешних подрядчиков, чьи задачи нужно контролировать.
Основной запрос Arsenal Insurance заключался в объединении всех команд в головном офисе и внешних подрядчиков в единой системе управления проектами.
“Когда у вас есть одна задача как основа, которая разбивается на подзадачи со сроками, бюджетами и так далее — это удобно” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
Вызовы клиента
Синхронизация кросс-функциональных команд
Проблема: Новые требования со стороны регулятора рынка затронули работу всех страховых компаний. Адаптация к этим требованиям вызвала значительные изменения. Изменения затронули все отделы — от юристов до разработчиков. Таким образом, возникла необходимость объединить различные команды в совместные крупные задачи для внедрения изменений.
“Большая часть оперативной работы связана с корректировкой бизнес-процессов. Все задачи и изменения необходимо управлять в одном месте” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
Менеджерам было необходимо видеть прогресс работы отделов. Отсутствие подотчетности на основе актуальных данных усложняло корректировку планов и принятие решений.
Решение: Компания постепенно подключила различные отделы головного офиса к Worksection для совместной работы. Менеджер Worksection провел личную консультацию для руководителей отделов. Встреча помогла адаптировать систему к бизнес-потребностям.
“Мы быстро ознакомились с продуктом за полчаса. Нам довольно легко стало понять, как работает система. Мы записали инструкции для остальных коллег” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
После этого каждый отдел начал настраивать свое рабочее пространство в соответствии со своими потребностями. Команды добавили настраиваемые наборы статусов, настроили теги для обозначения областей работы и начали создавать задачи. Это помогло структурировать кросс-функциональные процессы и упростить взаимодействие между отделами.
Все отделы страховой компании перешли на Worksection. В результате координировать сложные задачи стало легко и быстро, а также своевременно реагировать на изменения в проектах.
Кастомизация рабочих процессов
Проблема: Команды работали без четко установленных этапов. Было трудно отслеживать, какие задачи находятся в процессе, какие ожидают утверждения, а какие завершены. Это приводило к путанице и замедляло работу команды.
Решение: Внедрение пользовательских статусов помогло структурировать задачи от внедрения до оценки результатов. Теперь у каждой команды есть свой набор статусов. Использование статусов в сочетании с фильтрами значительно упростило навигацию. Команды могут сортировать задачи по типам, исполнителям и срокам.
Совместная работа в команде
Проблема: Каждая команда использовала свой собственный инструмент для работы. Информация о проектах была разбросана между электронными письмами, чатами и документами, что создавало дополнительный хаос. Трудности в координации процессов между отделами мешали принятию решений.
“Много мелких и крупных задач. Одна команда может одновременно работать над несколькими проектами. Эта кросс-функциональность требует гибкого инструмента для мониторинга прогресса в одном месте” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
Решение: Хранение информации и обновлений по задачам в одном месте. Теперь каждый сотрудник имеет список задач со сроками. Каждый менеджер может за считанные минуты ознакомиться со статусом всех задач отделов.
Обсуждения о работе привязаны к конкретным задачам, а доступ к информации контролируется менеджерами. Например, подрядчики и партнеры видят только данные, относящиеся к их работе.
“Все задачи, обсуждения и файлы хранятся в одном месте. Вы всегда можете быстро найти то, что вам нужно, вместо того чтобы бесконечно искать файлы в различных чатах” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
Организация работы с подрядчиками
Проблема: Использование чатов в сочетании с Google Sheets для общения с подрядчиками вместо единого инструмента. Задачи терялись в сообщениях, и статус работ необходимо было постоянно уточнять вручную.
Решение: Перевод работы с подрядчиками на Worksection и использование Канбана для отслеживания хода работ.
Как это выглядит:
Таким образом, легко найти все задачи, которые находятся в процессе или ожидают выполнения.
“Все наши подрядчики работают через Worksection. Даже IT-компании, которые используют Jira или другие инструменты в своих командах” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance
Организованная подотчетность
Проблема: Чтобы проверить оставшийся бюджет и статус выполнения годового плана, много времени тратили на поиск информации из различных источников. Это усложняло мониторинг процессов.
Решение: Экспорт данных из Worksection в Excel помог структурировать планирование задач на год и распределить бюджеты по проектам. Это упростило менеджерам отслеживание выполнения годового плана и быструю адаптацию к изменениям.
Благодаря этому теперь возможно:
- Отслеживать прогресс по каждому проекту.
- Анализировать, какие бюджеты были выполнены, а какие требуют корректировки.
- Принимать своевременные решения: увеличить бюджет, приостановить часть работ или изменить приоритеты.
“Если у бизнеса много параллельных проектов, управлять всеми процессами без Worksection сложно. Это необходимый инструмент для контроля сроков и мониторинга внешних подрядчиков” — Костянтин Палазов, CDO Arsenal Insurance