Команда «Арсенал Страхування» налічує близько тисячі людей з підрозділами по всій Україні. У головному офісі працює понад 150 людей у більш ніж 10 департаментах — це юристи, фінансисти, бухгалтери, програмісти та спеціалісти інших напрямків.
Кожна команда контролювала проєкти по-своєму. Узгодження спільних задач займало багато часу і потребувало постійних уточнень. Завдяки міграції всіх команд у Worksection компанія оптимізувала внутрішні процеси та комунікацію з підрядниками. Кастомні статуси задач та мітки впорядкували співпрацю кросфункціональних команд.
Про компанію
«Арсенал Страхування» — одна з провідних страхових компаній України. Входить в ТОП‑5 за обсягом страхових премій серед усіх non-life страховиків України.
Компанія працює вже 20 років та має понад 350 тисяч клієнтів — від фізичних осіб до великого бізнесу.
Починаючи з червня 2025 року — №1 на ринку КАСКО за розміром страхових премій.
Обсяг страхових виплат — понад 7 млн грн щодня.
Річний оборот — 5 млрд грн.
Має фізичні офіси в 29 містах України.
Запит
До впровадження Worksecion кожен департамент компанії «Арсенал Страхування» користувався різними інструментами для управління проєктами. Одна команда звикла працювати в чатах, інша в Excel, а третя вела комунікацію поштою. Це ускладнювало взаємодію та координацію роботи команд.
Головний офіс страхової компанії має задачі, які потребують одночасного залучення різних команд. У кожної є своя зона відповідальності, яку потрібно виконати, затвердити та передати наступному департаменту.
Наприклад, компанія проходить аудит і отримує сертифікацію відповідності. Юристи готують документацію, фінансовий відділ складає звіти, а ІТ-відділ адаптує інфраструктуру під нові вимоги. На кожному етапі важливо, щоб інформація передавалася коректно і вчасно.
Без структурованого робочого процесу це перетворювалось на нескінченні уточнення продуктивності команд. Також компанія часто залучає зовнішніх підрядників, задачі яких потрібно контролювати.
Основним запитом компанії «Арсенал страхування» стало об’єднання всіх команд головного офісу та зовнішніх підрядників у єдиній системі проєктного менеджменту.
«Коли в тебе є одна задача як ядро, яка розділяється на підзадачі з термінами, грошима і так далі — це зручно», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Виклики клієнта
Синхронізація кросфункціональних команд
Проблема: Нові вимоги регулятора ринку вплинули на роботу всіх страхових компаній. Адаптація до вимог спричинила масштабні зміни. Зміни охопили всі відділи — від юристів до розробників. Так виникла необхідність об’єднати різні команди у спільні великі задачі з впровадження змін.
«Багато операційної роботи пов’язано з коригуванням бізнес-процесів. Всі задача та зміни потрібно вести в одному місці», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Керівникам було необхідно бачити прогрес роботи департаментів. Відсутність підзвітності на основі актуальних даних ускладнювала коригування планів та ухвалення рішень.
Рішення: Компанія поступово підключала різні департаменти головного офісу до Worksection для спільної роботи. Менеджер Worksection провів персональну консультацію для керівників відділів. Зустріч допомогла адаптувати систему під запит бізнесу.
«Ми за півгодини пробіглись по продукту. Досить швидко зрозуміли, як працює система. Записали інструкцію для решти колег», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Після цього кожен департамент почав налаштовувати робочий простір під свої потреби. Команди додали кастомізовані набори статусів, налаштували мітки для позначення напрямків роботи та почали створювати задачі. Це допомогло структурувати кросфункціональні процеси та спростити взаємодію між відділами.
Всі департаменти страхової компанії перейшли у Worksection. Завдяки цьому стало просто і швидко узгоджувати комплексні задачі та оперативно реагувати на зміни в проєктах.
Кастомізація робочих процесів
Проблема: Команди працювали без визначених етапів. Було важко простежити, які задачі в роботі, які очікують затвердження, а які виконані. Це провокувало плутанину та сповільнювало роботу команд.
Рішення: Впровадження кастомних статусів допомогло структурувати задачі від реалізації до оцінки результатів. Тепер кожна команда має власний набір статусів. Використання статусів в парі з фільтром значно спростило навігацію. Команди можуть сортувати задачі за типами, виконавцями та термінами.
Спільна командна робота
Проблема: Кожна команда використовувала свій інструмент для роботи. Інформація про проєкти була розпорошена між поштою, чатами та документами, що створювало додатковий хаос. Складність у координації процесів між департаментами гальмувала ухвалення рішень.
«Багато маленьких і великих задач. Одна команда може працювати одразу на декількох проєктах. Ця кросфункціональність вимагає гнучкого інструменту, щоб можна було моніторити прогрес в єдиному місці», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Рішення: Збереження інформації та апдейтів по задачах в єдиному місці. Тепер кожен співробітник має перелік завдань із термінами виконання. Кожен керівник може за кілька хвилин переглянути статус по всім задачам відділу.
Обговорення роботи прив’язані до конкретних задач, а доступ до інформації контролюється керівниками. Наприклад, підрядники та партнери бачать лише ті дані, які стосуються їхньої роботи.
«Усі задачі, обговорення та файли зберігаються в одному місці. Завжди можна швидко знайти необхідне, а не нескінченно шукати файли в різних чатах», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Організація роботи з підрядниками
Проблема: Використання чатів в комбінації з Google Sheets для комунікації з підрядниками замість єдиного інструменту. Задачі губилися між повідомленнями, а статус робіт потрібно було постійно уточнювати вручну.
Рішення: Перенесення роботи з підрядниками у Worksection та використання Канбану для відстеження ходу робіт.
Як це виглядає:
У такий спосіб можна швидко знайти всі завдання, що перебувають у роботі або очікують виконання.
«Всі наші підрядники працюють через Worksection. Навіть IT-компанії, які користуються всередині своїх команд Jira або іншими інструментами», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»
Впорядкована підзвітність
Проблема: Для перевірки залишку бюджету та стану виконання річних планів доводилось витрачати багато часу на пошук інформації з різних джерел. Це ускладнювало моніторинг процесів.
Рішення: Експорт даних з Worksection в Excel допомогло структуровано планувати задачі на рік і розподіляти бюджети за проєктами. Таким чином керівникам стало легко тримати під контролем виконання річного плану та швидко адаптовуватись до змін.
Завдяки цьому можна:
- Відстежувати прогрес по кожному проєкту.
- Аналізувати, які бюджети вже виконані, а які потребують корекції.
- Вчасно приймати рішення: збільшити бюджет, призупинити частину роботи або змінити пріоритети.
«Якщо у бізнеса стає багато паралельних проєктів, то без Worksection складно впоратися з управлінням всіма процесами. Це необхідний інструмент для контролю дедлайнів та роботи зовнішніх підрядників», — Костянтин Палазов, CDO компанії «Арсенал страхування»