El equipo de Arsenal Insurance está formado por cerca de mil personas con divisiones en toda Ucrania. La oficina central emplea a más de 150 personas en más de 10 departamentos, incluidos abogados, financieros, contadores, programadores y especialistas en diversas áreas.
Cada equipo gestionaba proyectos a su manera. Alinear tareas compartidas tomaba mucho tiempo y requería constantes aclaraciones. Gracias à la migración de todos los equipos a Worksection, la compañía optimizó los procesos internos y la comunicación con los contratistas. Los estados de tarea personalizados y las etiquetas organizaron la colaboración de equipos multifuncionales.
Acerca de la Empresa
Arsenal Insurance es una de las principales compañías de seguros en Ucrania. Se encuentra entre las 5 principales por el tamaño de las primas de seguros entre todos los aseguradores de no vida en Ucrania.
La empresa ha estado operando durante 20 años y tiene más de 350,000 clientes, desde individuos hasta grandes negocios.
A partir de junio de 2025, será la #1 en el mercado de CASCO por el tamaño de las primas de seguros.
El volumen de pagos de seguros supera los 7 millones de UAH diarios.
La facturación anual es de 5 mil millones de UAH.
Tiene oficinas físicas en 29 ciudades de Ucrania.
Solicitud
Antes de implementar Worksection, cada departamento de Arsenal Insurance utilizaba diversas herramientas para la gestión de proyectos. Un equipo prefería trabajar en chats, otro en Excel y un tercero se comunicaba por correo electrónico. Esto complicaba la interacción y la coordinación entre equipos.
La oficina central de la compañía de seguros tiene tareas que requieren la participación simultánea de diferentes equipos. Cada uno tiene su propia área de responsabilidad que debe completarse, aprobarse y entregarse al siguiente departamento.
Por ejemplo, la empresa se somete a una auditoría y recibe la certificación de cumplimiento. Los abogados preparan la documentación, el departamento de finanzas compila informes y el departamento de TI adapta la infraestructura a los nuevos requisitos. En cada etapa, es importante que la información se transmita correctamente y a tiempo.
Sin un flujo de trabajo estructurado, esto se convirtió en aclaraciones interminables sobre la productividad del equipo. La empresa también involucra con frecuencia a contratistas externos, cuyas tareas necesitan ser monitoreadas.
La solicitud principal de Arsenal Insurance era unir a todos los equipos en la oficina central y a los contratistas externos en un único sistema de gestión de proyectos.
“Cuando tienes una tarea como núcleo que se descompone en subtareas con plazos, presupuestos, etc., es conveniente” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Desafíos del Cliente
Sincronización de Equipos Multifuncionales
Problema: Los nuevos requisitos del regulador del mercado afectaron las operaciones de todas las compañías de seguros. Adaptarse a estos requisitos causó cambios extensos. Los cambios afectaron a todos los departamentos, desde abogados hasta desarrolladores. Así, surgió la necesidad de unir diferentes equipos en grandes tareas conjuntas para implementar modificaciones.
“Gran parte del trabajo operativo implica ajustar procesos comerciales. Todas las tareas y cambios deben gestionarse en un solo lugar” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Los gerentes necesitaban ver el progreso del trabajo departamental. La falta de responsabilidad basada en datos actuales complicaba los ajustes de planificación y la toma de decisiones.
Solución: La empresa conectó gradualmente varios departamentos de la oficina central a Worksection para el trabajo colaborativo. Un gerente de Worksection realizó una consulta personal para los jefes de departamento. La reunión ayudó a adaptar el sistema a las necesidades del negocio.
“Revisamos rápidamente el producto en media hora. Entendimos cómo funciona el sistema con bastante facilidad. Anotamos instrucciones para el resto de nuestros colegas” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Después de eso, cada departamento comenzó a personalizar su espacio de trabajo según sus necesidades. Los equipos añadieron conjuntos personalizados de estados, configuraron etiquetas para indicar áreas de trabajo y comenzaron a crear tareas. Esto ayudó a estructurar los procesos multifuncionales y simplificar la interacción entre departamentos.
Todos los departamentos de la compañía de seguros hicieron la transición a Worksection. Como resultado, se volvió fácil y rápido coordinar tareas complejas y responder rápidamente a cambios en los proyectos.
Personalización de Procesos de Trabajo
Problema: Los equipos trabajaban sin etapas definidas. Era difícil hacer seguimiento de qué tareas estaban en progreso, cuáles estaban esperando aprobación y cuáles estaban completadas. Esto llevó a confusiones y ralentizó el trabajo en equipo.
Solución: La implementación de estados personalizados ayudó a estructurar tareas desde la implementación hasta la evaluación de resultados. Ahora, cada equipo tiene su propio conjunto de estados. El uso de estados junto con filtros simplificó significativamente la navegación. Los equipos pueden clasificar tareas por tipos, asignados y plazos.
Trabajo Colaborativo en Equipo
Problema: Cada equipo utilizaba su propia herramienta para trabajar. La información sobre proyectos estaba dispersa entre correos electrónicos, chats y documentos, lo que creaba caos adicional. La dificultad en coordinar procesos entre departamentos obstaculizaba la toma de decisiones.
“Muchas tareas pequeñas y grandes. Un equipo puede trabajar simultáneamente en varios proyectos. Esta multifuncionalidad requiere una herramienta flexible para monitorear el progreso en un solo lugar” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Solución: Almacenar información y actualizaciones sobre tareas en un solo lugar. Ahora, cada empleado tiene una lista de tareas con plazos. Cada gerente puede revisar el estado de todas las tareas del departamento en solo unos minutos.
Las discusiones sobre el trabajo están vinculadas a tareas específicas, y el acceso à la información es controlado por los gerentes. Por ejemplo, los contratistas y socios solo ven los datos relevantes para su trabajo.
“Todas las tareas, discusiones y archivos se almacenan en un solo lugar. Siempre puedes encontrar rápidamente lo que necesitas, en lugar de buscar sin cesar archivos en varios chats” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Organización del Trabajo con Contratistas
Problema: Usar chats en combinación con Google Sheets para la comunicación con contratistas en lugar de una herramienta única. Las tareas se perdían en los mensajes, y el estado de los trabajos necesitaba ser constantemente aclarado manualmente.
Solución: Trasladar el trabajo con contratistas a Worksection y usar Kanban para rastrear el progreso del trabajo.
Cómo se ve:
De esta manera, es fácil encontrar todas las tareas que están en progreso o esperando ejecución.
“Todos nuestros contratistas trabajan a través de Worksection. Incluso las empresas de TI que utilizan Jira u otras herramientas dentro de sus equipos” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance
Responsabilidad Organizada
Problema: Para verificar el presupuesto restante y el estado de la ejecución del plan anual, se dedicaba mucho tiempo a buscar información de diversas fuentes. Esto complicaba el monitoreo del proceso.
Solución: Exportar datos de Worksection a Excel ayudó a estructurar la planificación de tareas para el año y asignar presupuestos por proyectos. Esto facilitó a los gerentes mantener un seguimiento de la ejecución del plan anual y adaptarse rápidamente a los cambios.
Gracias a esto, ahora es posible:
- Rastrear el progreso de cada proyecto.
- Analizar qué presupuestos han sido ejecutados y cuáles necesitan corrección.
- Tomar decisiones oportunas: aumentar el presupuesto, suspender parte del trabajo o cambiar prioridades.
“Si un negocio tiene muchos proyectos paralelos, es difícil gestionar todos los procesos sin Worksection. Es una herramienta necesaria para controlar plazos y monitorear contratistas externos” — Kostyantyn Palazov, CDO de Arsenal Insurance