Zespół Arsenal Insurance składa się z około tysiąca osób z oddziałami w całej Ukrainie. W biurze głównym pracuje ponad 150 osób w więcej niż 10 działach — w tym prawników, finansistów, księgowych, programistów i specjalistów w różnych dziedzinach.
Każdy zespół zarządzał projektami na swój sposób. Uzgodnienie wspólnych zadań zajmowało dużo czasu i wymagało ciągłych wyjaśnień. Dzięki migracji wszystkich zespołów do Worksection firma zoptymalizowała procesy wewnętrzne oraz komunikację z wykonawcami. Niestandardowe statusy zadań i tagi zorganizowały współpracę zespołów międzyfunkcyjnych.
O firmie
Arsenal Insurance jest jedną z wiodących firm ubezpieczeniowych w Ukrainie. Znajduje się w pierwszej piątce pod względem wielkości składek ubezpieczeniowych wśród wszystkich ubezpieczycieli non-life w Ukrainie.
Firma działa od 20 lat i ma ponad 350 000 klientów — od osób indywidualnych po duże przedsiębiorstwa.
Począwszy od czerwca 2025 roku, będzie numerem 1 na rynku CASCO pod względem wielkości składek ubezpieczeniowych.
Wartość wypłat ubezpieczeniowych przekracza 7 milionów UAH dziennie.
Roczny obrót — 5 miliardów UAH.
Posiada biura fizyczne w 29 miastach w całej Ukrainie.
Zapytanie
Przed wdrożeniem Worksection każdy dział Arsenal Insurance korzystał z różnych narzędzi do zarządzania projektami. Jeden z zespołów wolał pracować w czatach, inny w Excelu, a trzeci komunikował się za pośrednictwem e‑maila. To komplikowało interakcję i koordynację między zespołami.
W biurze głównym firmy ubezpieczeniowej znajdują się zadania, które wymagają jednoczesnego zaangażowania różnych zespołów. Każdy ma swoją własną odpowiedzialność, którą należy zakończyć, zatwierdzić i przekazać do następnego działu.
Na przykład, firma przechodzi audyt i otrzymuje certyfikację zgodności. Prawnicy przygotowują dokumentację, dział finansowy sporządza raporty, a dział IT dostosowuje infrastrukturę do nowych wymagań. Na każdym etapie ważne jest, aby informacja była przekazywana poprawnie i w odpowiednim czasie.
Bez zorganizowanego przebiegu pracy, przekształciło się to w niekończące się wyjaśnienia dotyczące wydajności zespołów. Firma często angażuje także zewnętrznych wykonawców, których zadania trzeba monitorować.
Podstawowym zapytaniem Arsenal Insurance było połączenie wszystkich zespołów w biurze głównym i zewnętrznych wykonawców w jednym systemie zarządzania projektami.
„Kiedy masz jedno zadanie jako rdzeń, które dzieli się na podzadania z terminami, budżetami itd. — to jest wygodne” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Wyzwania Klienta
Synchronizacja Zespołów Międzyfunkcyjnych
Problem: Nowe wymagania ze strony regulatora rynku wpłynęły na działalność wszystkich firm ubezpieczeniowych. Dostosowanie się do tych wymagań spowodowało szerokie zmiany. Zmiany dotknęły wszystkie działy — od prawników po programistów. W ten sposób pojawiła się potrzeba połączenia różnych zespołów w większe wspólne zadania związane z wdrażaniem zmian.
“Duża część pracy operacyjnej polega na dostosowywaniu procesów biznesowych. Wszystkie zadania i zmiany muszą być zarządzane w jednym miejscu” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Menedżerowie potrzebowali widzieć postępy pracy działów. Brak odpowiedzialności opartej na aktualnych danych utrudniał dostosowywanie planów i podejmowanie decyzji.
Rozwiązanie: Firma stopniowo połączyła różne działy biura głównego z Worksection do współpracy. Menedżer Worksection przeprowadził osobistą konsultację dla kierowników działów. Spotkanie pomogło dostosować system do potrzeb biznesowych.
“Szybko przejrzeliśmy produkt w pół godziny. Zrozumieliśmy, jak działa system dość łatwo. Sporządziliśmy instrukcje dla pozostałych kolegów” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Po tym każdy dział zaczął dostosowywać swoje miejsce pracy do swoich potrzeb. Zespoły dodały niestandardowe zestawy statusów, ustawiły tagi do wskazywania obszarów pracy i zaczęły tworzyć zadania. To pomogło zorganizować procesy międzyfunkcyjne i uprościć interakcję między działami.
Wszystkie działy firmy ubezpieczeniowej przeszły na Worksection. W rezultacie stało się łatwe i szybkie koordynowanie złożonych zadań oraz szybkie reagowanie na zmiany w projektach.
Dostosowanie Procesów Pracy
Problem: Zespoły pracowały bez określonych etapów. Trudno było śledzić, które zadania były w trakcie realizacji, które czekały na zatwierdzenie, a które zostały zakończone. To prowadziło do zamieszania i spowalniało pracę zespołów.
Rozwiązanie: Wdrożenie niestandardowych statusów pomogło uporządkować zadania od realizacji do oceny wyników. Teraz każdy zespół ma swój własny zestaw statusów. Użycie statusów w połączeniu z filtrami znacznie uprościło nawigację. Zespoły mogą sortować zadania według typów, przypisanych osób i terminów.
Współpraca w Zespole
Problem: Każdy zespół korzystał z własnego narzędzia do pracy. Informacje o projektach były rozproszone pomiędzy e‑maile, czaty i dokumenty, co stworzyło dodatkowy chaos. Trudności w koordynacji procesów między działami hamowały podejmowanie decyzji.
“Wiele małych i dużych zadań. Jeden zespół może jednocześnie pracować nad kilkoma projektami. Ta międzyfunkcyjność wymaga elastycznego narzędzia do monitorowania postępów w jednym miejscu” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Rozwiązanie: Przechowywanie informacji i aktualizacji o zadaniach w jednym miejscu. Teraz każdy pracownik ma listę zadań z terminami. Każdy menedżer może w ciągu zaledwie kilku minut sprawdzić status wszystkich zadań działu.
Dyskusje o pracy są związane z konkretnymi zadaniami, a dostęp do informacji jest kontrolowany przez menedżerów. Na przykład, wykonawcy i partnerzy widzą tylko dane dotyczące ich pracy.
“Wszystkie zadania, dyskusje i pliki są przechowywane w jednym miejscu. Zawsze możesz szybko znaleźć to, czego potrzebujesz, zamiast bez końca szukać plików w różnych czatach” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Organizacja Pracy z Wykonawcami
Problem: Używanie czatów w połączeniu z Arkuszami Google do komunikacji z wykonawcami zamiast jednego narzędzia. Zadania gubiły się w wiadomościach, a statusy prac trzeba było nieustannie wyjaśniać ręcznie.
Rozwiązanie: Przeniesienie pracy z wykonawcami do Worksection i wykorzystanie Kanban do śledzenia postępów pracy.
Jak to wygląda:
W ten sposób łatwo jest znaleźć wszystkie zadania, które są w trakcie realizacji lub oczekują na wykonanie.
“Wszyscy nasi wykonawcy pracują przez Worksection. Nawet firmy IT, które korzystają z Jiry lub innych narzędzi w swoich zespołach” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Zorganizowana Odpowiedzialność
Problem: Aby sprawdzić pozostały budżet i status wykonania rocznego planu, poświęcano dużo czasu na poszukiwanie informacji z różnych źródeł. To komplikowało monitorowanie procesów.
Rozwiązanie: Eksport danych z Worksection do Excela pomógł uporządkować planowanie zadań na rok i przydzielić budżety według projektów. To ułatwiło menedżerom śledzenie wykonania rocznego planu i szybkie dostosowanie się do zmian.
Dzięki temu możliwe jest teraz:
- Śledzenie postępów w każdym projekcie.
- Analiza, które budżety zostały zrealizowane, a które wymagają korekty.
- Podejmowanie terminowych decyzji: zwiększenie budżetu, zawieszenie części pracy lub zmiana priorytetów.
“Jeśli firma ma wiele równoległych projektów, trudno jest zarządzać wszystkimi procesami bez Worksection. To niezbędne narzędzie do kontrolowania terminów i monitorowania zewnętrznych wykonawców” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance