A equipe da Arsenal Insurance consiste em cerca de mil pessoas com divisões por toda a Ucrânia. O escritório central emprega mais de 150 pessoas em mais de 10 departamentos — incluindo advogados, financeiros, contadores, programadores e especialistas em várias áreas.
Cada equipe gerenciava projetos à sua maneira. Alinhar tarefas compartilhadas levava muito tempo e exigia constantes esclarecimentos. Graças à migração de todas as equipes para o Worksection, a empresa otimizou processos internos e a comunicação com contratantes. Status de tarefas personalizadas e tags organizaram a colaboração de equipes multifuncionais.
Sobre a Empresa
Arsenal Insurance é uma das principais empresas de seguros da Ucrânia. Ela ocupa a quinta posição em termos de volume de prêmios de seguros entre todos os seguradoras de não-vida na Ucrânia.
A empresa está em operação há 20 anos e possui mais de 350.000 clientes — de indivíduos a grandes empresas.
A partir de junho de 2025, será a número 1 no mercado de CASCO em termos de volume de prêmios de seguros.
O volume de pagamentos de seguros supera 7 milhões de UAH diariamente.
O faturamento anual — 5 bilhões de UAH.
Possui escritórios físicos em 29 cidades da Ucrânia.
Solicitação
Antes da implementação do Worksection, cada departamento da Arsenal Insurance utilizava várias ferramentas para gerenciamento de projetos. Uma equipe preferia trabalhar em chats, outra em Excel, e uma terceira se comunicava por e‑mail. Isso complicava a interação e a coordenação entre as equipes.
O escritório central da seguradora possui tarefas que exigem a participação simultânea de diferentes equipes. Cada uma tem sua própria área de responsabilidade que precisa ser completada, aprovada e repassada ao próximo departamento.
Por exemplo, a empresa passa por uma auditoria e recebe certificação de conformidade. Os advogados preparam a documentação, o departamento financeiro elabora relatórios, e o departamento de TI adapta a infraestrutura às novas exigências. Em cada etapa, é importante que a informação seja transmitida corretamente e pontualmente.
Sem um fluxo de trabalho estruturado, isso se transformou em esclarecimentos intermináveis sobre a produtividade da equipe. A empresa também envolve frequentemente contratantes externos, cujas tarefas precisam ser monitoradas.
A principal solicitação da Arsenal Insurance foi unir todas as equipes do escritório central e contratantes externos em um único sistema de gerenciamento de projetos.
“Quando você tem uma tarefa central que se desdobra em subtarefas com prazos, orçamentos e assim por diante — é conveniente” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Desafios do Cliente
Sincronização de Equipes Multifuncionais
Problema: Novos requisitos do regulador de mercado afetaram as operações de todas as empresas de seguros. A adaptação a esses requisitos causou mudanças extensivas. As mudanças afetaram todos os departamentos — de advogados a desenvolvedores. Assim, surgiu a necessidade de unir diferentes equipes em tarefas grandes conjuntas para implementar as mudanças.
“Muito do trabalho operacional envolve ajustar processos de negócios. Todas as tarefas e mudanças precisam ser geridas em um só lugar” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Os gerentes precisavam ver o progresso do trabalho departamental. A falta de responsabilidade baseada em dados atuais complicava os ajustes de planejamento e a tomada de decisões.
Solução: A empresa conectou gradualmente vários departamentos do escritório central ao Worksection para trabalho colaborativo. Um gerente do Worksection conduziu uma consulta pessoal para os chefes de departamento. A reunião ajudou a adaptar o sistema às necessidades do negócio.
“Revisamos rapidamente o produto em meia hora. Entendemos como o sistema funcionava com bastante facilidade. Anotamos instruções para o restante de nossos colegas” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Após isso, cada departamento começou a personalizar seu espaço de trabalho de acordo com suas necessidades. As equipes adicionaram conjuntos personalizados de status, configuraram tags para indicar áreas de trabalho e começaram a criar tarefas. Isso ajudou a estruturar processos multifuncionais e simplificar a interação entre departamentos.
Todos os departamentos da seguradora migraram para o Worksection. Como resultado, tornou-se fácil e rápido coordenar tarefas complexas e responder prontamente a mudanças em projetos.
Customização de Processos de Trabalho
Problema: As equipes trabalhavam sem etapas definidas. Era difícil acompanhar quais tarefas estavam em andamento, quais aguardavam aprovação e quais estavam concluídas. Isso levou a confusões e desacelerou o trabalho da equipe.
Solução: A implementação de status personalizados ajudou a estruturar tarefas desde a implementação até a avaliação de resultados. Agora cada equipe tem seu próprio conjunto de status. O uso de status em conjunto com filtros simplificou significativamente a navegação. As equipes podem classificar tarefas por tipos, responsáveis e prazos.
Trabalho em Equipe Colaborativo
Problema: Cada equipe usava sua própria ferramenta para trabalho. Informações sobre projetos estavam espalhadas entre e‑mails, chats e documentos, o que criava um caos adicional. A dificuldade em coordenar processos entre departamentos dificultava a tomada de decisões.
“Muitas tarefas pequenas e grandes. Uma equipe pode trabalhar simultaneamente em vários projetos. Essa multifuncionalidade requer uma ferramenta flexível para monitorar o progresso em um único lugar” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Solução: Armazenar informações e atualizações sobre tarefas em um só lugar. Agora, cada funcionário tem uma lista de tarefas com prazos. Cada gerente pode revisar o status de todas as tarefas do departamento em apenas alguns minutos.
Discussões sobre o trabalho estão atreladas a tarefas específicas, e o acesso às informações é controlado por gerentes. Por exemplo, contratantes e parceiros veem apenas os dados relevantes para seu trabalho.
“Todas as tarefas, discussões e arquivos estão armazenados em um só lugar. Você pode sempre encontrar rapidamente o que precisa, em vez de buscar interminavelmente arquivos em vários chats” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Organização do Trabalho com Contratantes
Problema: Usar chats em combinação com Google Sheets para comunicação com contratantes em vez de uma ferramenta única. Tarefas se perdiam em mensagens, e o status dos trabalhos precisava ser constantemente esclarecido manualmente.
Solução: Transferir o trabalho com contratantes para o Worksection e usar Kanban para acompanhar o progresso do trabalho.
Como fica:
Dessa forma, é fácil encontrar todas as tarefas que estão em andamento ou aguardando execução.
“Todos os nossos contratantes trabalham através do Worksection. Mesmo empresas de TI que usam Jira ou outras ferramentas dentro de suas equipes” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance
Responsabilidade Organizada
Problema: Para verificar o orçamento restante e o status da execução do plano anual, muito tempo era gasto buscando informações em várias fontes. Isso complicava o monitoramento do processo.
Solução: A exportação de dados do Worksection para Excel ajudou a estruturar o planejamento das tarefas para o ano e alocar orçamentos por projetos. Isso facilitou para os gerentes acompanharem a execução do plano anual e se adaptarem rapidamente a mudanças.
Graças a isso, agora é possível:
- Acompanhar o progresso de cada projeto.
- Analisar quais orçamentos foram executados e quais precisam de correções.
- Tomar decisões em tempo hábil: aumentar o orçamento, suspender parte do trabalho ou mudar prioridades.
“Se uma empresa tem muitos projetos paralelos, é difícil gerenciar todos os processos sem Worksection. É uma ferramenta necessária para controlar prazos e monitorar contratantes externos” — Kostyantyn Palazov, CDO da Arsenal Insurance