L’équipe d’Arsenal Assurance se compose d’environ mille personnes avec des divisions à travers toute l’Ukraine. Le bureau principal emploie plus de 150 personnes dans plus de 10 départements — incluant des avocats, des financiers, des comptables, des programmeurs et des spécialistes dans divers domaines.
Chaque équipe gérait les projets à sa façon. L’alignement des tâches partagées prenait beaucoup de temps et nécessitait des clarifications constantes. Grâce à la migration de toutes les équipes vers Worksection, l’entreprise a optimisé les processus internes et la communication avec les entrepreneurs. Des statuts de tâches personnalisés et des étiquettes ont organisé la collaboration des équipes interfonctionnelles.
À Propos de l’Entreprise
Arsenal Assurance est l’une des principales compagnies d’assurance en Ukraine. Elle se classe parmi les 5 premières en termes de prime d’assurance parmi tous les assureurs non-vie en Ukraine.
L’entreprise est en activité depuis 20 ans et compte plus de 350 000 clients — allant des particuliers aux grandes entreprises.
À partir de juin 2025, elle sera numéro 1 sur le marché du CASCO en termes de primes d’assurance.
Le volume des paiements d’assurance dépasse 7 millions UAH par jour.
Chiffre d’affaires annuel — 5 milliards UAH.
Elle dispose de bureaux physiques dans 29 villes à travers l’Ukraine.
Demande
Avant de mettre en œuvre Worksection, chaque département d’Arsenal Assurance utilisait divers outils pour la gestion de projets. Une équipe préférait travailler dans des chats, une autre dans Excel, et une troisième communiquait par e‑mail. Cela compliquait les interactions et la coordination entre les équipes.
Le bureau principal de la compagnie d’assurance a des tâches qui nécessitent l’implication simultanée de différentes équipes. Chacune a son propre domaine de responsabilité qui doit être achevé, approuvé et transféré au département suivant.
Par exemple, l’entreprise subit un audit et reçoit une certification de conformité. Les avocats préparent la documentation, le département financier compile des rapports, et le département informatique adapte l’infrastructure aux nouvelles exigences. À chaque étape, il est important que l’information soit transmise correctement et rapidement.
Sans un flux de travail structuré, cela se transformait en clarifications sans fin sur la productivité des équipes. L’entreprise implique également fréquemment des entrepreneurs externes, dont les tâches doivent être surveillées.
La demande principale d’Arsenal Assurance était d’unir toutes les équipes du bureau principal et les entrepreneurs externes dans un seul système de gestion de projets.
“Lorsque vous avez une tâche comme noyau qui se décompose en sous-tâches avec des délais, des budgets, etc. — c’est pratique” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Défis des Clients
Synchronisation des Équipes Interfonctionnelles
Problème : De nouvelles exigences du régulateur du marché ont affecté les opérations de toutes les compagnies d’assurance. L’adaptation à ces exigences a nécessité d’importants changements. Les changements ont affecté tous les départements — des avocats aux développeurs. Ainsi, il est devenu nécessaire d’unir différentes équipes en grandes tâches communes pour mettre en œuvre les changements.
“Une grande partie du travail opérationnel consiste à ajuster les processus commerciaux. Toutes les tâches et changements doivent être gérés au même endroit” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Les gestionnaires avaient besoin de voir l’avancement du travail départemental. Le manqué de responsabilité basé sur des données actuelles compliquait les ajustements de plan et la prise de décision.
Solution : L’entreprise a progressivement connecté divers départements du bureau principal à Worksection pour un travail collaboratif. Un manager de Worksection a effectué une consultation personnelle pour les chefs de département. La réunion a aidé à adapter le système aux besoins de l’entreprise.
“Nous avons rapidement parcouru le produit en une demi-heure. Nous avons compris comment le système fonctionne assez facilement. Nous avons noté des instructions pour le reste de nos collègues” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Après cela, chaque département a commencé à personnaliser son espace de travail selon ses besoins. Les équipes ont ajouté des ensembles personnalisés de statuts, configuré des étiquettes pour indiquer les zones de travail, et ont commencé à créer des tâches. Cela a aidé à structurer les processus interfonctionnels et à simplifier l’interaction entre les départements.
Tous les départements de la compagnie d’assurance sont passés à Worksection. En conséquence, il est devenu facile et rapide de coordonner des tâches complexes et de réagir rapidement aux changements dans les projets.
Personnalisation des Processus de Travail
Problème : Les équipes travaillaient sans étapes définies. Il était difficile de suivre quelles tâches étaient en cours, lesquelles attendaient une approbation, et lesquelles étaient terminées. Cela a conduit à de la confusion et a ralenti le travail d’équipe.
Solution : La mise en œuvre de statuts personnalisés a aidé à structurer les tâches de la mise en œuvre à l’évaluation des résultats. Maintenant, chaque équipe a son propre ensemble de statuts. L’utilisation des statuts en conjonction avec des filtres a considérablement simplifié la navigation. Les équipes peuvent trier les tâches par types, responsables et délais.
Travail d’Équipe Collaboratif
Problème : Chaque équipe utilisait son propre outil pour le travail. Les informations sur les projets étaient dispersées entre les e‑mails, les chats et les documents, ce qui créait un chaos supplémentaire. La difficulté à coordonner les processus entre les départements freinait la prise de décision.
“De nombreuses petites et grandes tâches. Une équipe peut travailler simultanément sur plusieurs projets. Cette interfonctionnalité nécessite un outil flexible pour suivre les progrès au même endroit” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Solution : Stocker l’information et les mises à jour sur les tâches au même endroit. Maintenant, chaque employé a une liste de tâches avec des délais. Chaque manager peut examiner l’état de toutes les tâches du département en seulement quelques minutes.
Les discussions sur le travail sont liées à des tâches spécifiques, et l’accès à l’information est contrôlé par les managers. Par exemple, les entrepreneurs et les partenaires né voient que les données pertinentes pour leur travail.
“Toutes les tâches, discussions et fichiers sont stockés au même endroit. Vous pouvez toujours rapidement trouver ce dont vous avez besoin, plutôt que de chercher sans fin des fichiers dans divers chats” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Organisation du Travail avec les Entrepreneurs
Problème : Utiliser des chats en combinaison avec Google Sheets pour communiquer avec les entrepreneurs au lieu d’un outil unique. Les tâches se perdaient dans les messages, et le statut des travaux devait être constamment clarifié manuellement.
Solution : Transférer le travail avec les entrepreneurs à Worksection et utiliser Kanban pour suivre l’avancement des travaux.
À quoi cela ressemble :
De cette manière, il est facile de trouver toutes les tâches qui sont en cours ou en attente d’exécution.
“Tous nos entrepreneurs travaillent via Worksection. Même les entreprises informatiques qui utilisent Jira ou d’autres outils au sein de leurs équipes” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance
Responsabilité Organisée
Problème : Pour vérifier le budget restant et le statut de l’exécution du plan annuel, beaucoup de temps était passé à rechercher des informations de diverses sources. Cela compliquait le suivi des processus.
Solution : L’exportation des données de Worksection vers Excel a aidé à structurer la planification des tâches pour l’année et à allouer des budgets par projets. Cela a facilité aux managers le suivi de l’exécution du plan annuel et une adaptation rapide aux changements.
Grâce à cela, il est maintenant possible de :
- Suivre l’avancement de chaque projet.
- Analyser quels budgets ont été exécutés et lesquels nécessitent une correction.
- Prendre des décisions rapides : augmenter le budget, suspendre une partie du travail ou changer les priorités.
“Si une entreprise a de nombreux projets parallèles, il est difficile de gérer tous les processus sans Worksection. C’est un outil nécessaire pour contrôler les délais et surveiller les entrepreneurs externes” — Kostyantyn Palazov, CDO d’Arsenal Assurance