Tým Arsenal Insurance se skládá z přibližně tisíce lidí s odděleními po celé Ukrajině. Hlavní kancelář zaměstnává více než 150 lidí ve více než 10 odděleních — včetně právníků, financistů, účetních, programátorů a specialistů v různých oblastech.
Každý tým spravoval projekty po svém. Urovnání společných úkolů zabralo spoustu času a vyžadovalo neustálé objasňování. Díky migraci všech týmů na Worksection, společnost optimalizovala vnitřní procesy a komunikaci s dodavateli. Vlastní stavy úkolů a štítky organizovaly spolupráci mezi cross-funkčními týmy.
O společnosti
Arsenal Insurance je jednou z předních pojišťoven na Ukrajině. Řadí se do top 5 podle velikosti pojistných prémií mezi všemi pojišťovnami neživotního pojištění na Ukrajině.
Společnost funguje již 20 let a má více než 350 000 klientů — od jednotlivců po velké podniky.
Od června 2025 bude číslo 1 na trhu v oblasti CASCO podle velikosti pojistných prémií.
Objem pojistných plnění přesahuje 7 milionů UAH denně.
Roční obrat — 5 miliard UAH.
Má fyzické kanceláře ve 29 městech po celé Ukrajině.
Požadavek
Před implementací Worksection použilo každé oddělení Arsenal Insurance různé nástroje pro řízení projektů. Jeden tým dával přednost práci v chatech, jiný v Excelu a třetí komunikoval prostřednictvím e‑mailu. To zkomplikovalo interakci a koordinaci mezi týmy.
Hlavní kancelář pojišťovny má úkoly, které vyžadují současné zapojení různých týmů. Každý má svou vlastní oblast odpovědnosti, kterou je třeba dokončit, schválit a předat dalšímu oddělení.
Příklad: Společnost podstupuje audit a získává certifikaci shody. Právníci připravují dokumentaci, finanční oddělení sestavuje zprávy a IT oddělení přizpůsobuje infrastrukturu novým požadavkům. V každé fázi je důležité, aby informace byly správně a včas předávány.
Bez strukturovaného pracovního postupu to vedlo k nekonečnému objasňování ohledně produktivity týmu. Společnost také často zapojuje externí dodavatele, jejichž úkoly je potřeba sledovat.
Primární požadavek Arsenal Insurance byl sjednotit všechny týmy v hlavní kanceláři a externí dodavatele do jednoho systému pro řízení projektů.
„Když máte jeden úkol jako základ, který se rozpadá na dílčí úkoly s termíny, rozpočty a tak dále — je to pohodlné“ — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Výzvy klienta
Synchronizace cross-funkčních týmů
Problém: Nové požadavky od regulátora trhu ovlivnily operace všech pojišťoven. Přizpůsobení se těmto požadavkům způsobilo rozsáhlé změny. Tyto změny postihly všechna oddělení — od právníků po vývojáře. Tím vznikla potřeba sjednotit různé týmy do společných velkých úkolů pro implementaci změn.
“Mnoho operativní práce zahrnuje přizpůsobení obchodních procesů. Všechny úkoly a změny je třeba řídit na jednom místě” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Manažeři potřebovali vidět pokrok v práci oddělení. Nedostatek odpovědnosti založené na aktuálních údajích zkomplikoval úpravy plánů a rozhodování.
Řešení: Společnost postupně připojila různá oddělení hlavní kanceláře k Worksection pro společnou práci. Manažer Worksection provedl osobní konzultaci pro vedoucí oddělení. Schůzka pomohla přizpůsobit systém obchodním potřebám.
“Rychle jsme si produkt prohlédli za půl hodiny. Pochopili jsme, jak systém funguje, docela snadno. Sepsali jsme pokyny pro ostatní kolegy” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Po tom, každé oddělení začalo přizpůsobovat své pracovní prostředí podle svých potřeb. Týmy přidaly upravené sady stavů, nastavily štítky pro označení pracovních oblastí a začaly vytvářet úkoly. To pomohlo strukturovat cross-funkční procesy a zjednodušit interakci mezi odděleními.
Všechna oddělení pojišťovny přešla na Worksection. Výsledkem bylo, že koordinace složitých úkolů se stala snadnou a rychlou a na změny v projektech lze rychle reagovat.
Přizpůsobení pracovních procesů
Problém: Týmy pracovaly bez definovaných fází. Bylo obtížné sledovat, které úkoly jsou v procesu, které čekají na schválení a které jsou dokončené. To vedlo k zmatku a zpomalilo týmovou práci.
Řešení: Implementace vlastních stavů pomohla strukturovat úkoly od implementace po vyhodnocení výsledků. Nyní má každý tým svou vlastní sadu stavů. Použití stavů v kombinaci s filtry značně zjednodušilo navigaci. Týmy mohou třídit úkoly podle typů, přiřazení a termínů.
Spolupráce týmové práce
Problém: Každý tým používal svůj vlastní nástroj pro práci. Informace o projektech byly rozptýleny mezi e‑maily, chaty a dokumenty, což vytvořilo další chaos. Obtížnost koordinace procesů mezi odděleními bránila rozhodování.
“Mnoho malých a velkých úkolů. Jeden tým může současně pracovat na několika projektech. Tato cross-funkčnost vyžaduje flexibilní nástroj pro sledování pokroku na jednom místě” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Řešení: Ukládání informací a aktualizací o úkolech na jednom místě. Nyní má každý zaměstnanec seznam úkolů s termíny. Každý manažer může zkontrolovat stav všech úkolů oddělení během několika minut.
Diskuze o práci jsou vázány na konkrétní úkoly a přístup k informacím je řízen manažery. Například dodavatelé a partneři vidí pouze data relevantní k jejich práci.
“Všechny úkoly, diskuze a soubory jsou uloženy na jednom místě. Vždy můžete rychle najít, co potřebujete, než abyste nekonečně prohledávali soubory v různých chatech” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Organizace práce s dodavateli
Problém: Použití chatů v kombinaci s Google Sheets pro komunikaci s dodavateli namísto jednoho nástroje. Úkoly by se ztrácely v zprávách a stav prací bylo třeba neustále manuálně objasňovat.
Řešení: Přenesení práce s dodavateli na Worksection a použití Kanban pro sledování postupu práce.
Jak to vypadá:
Tímto způsobem je snadné najít všechny úkoly, které jsou v procesu nebo čekají na provedení.
“Všichni naši dodavatelé pracují prostřednictvím Worksection. Dokonce i IT společnosti, které používají Jira nebo jiné nástroje ve svých týmech” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance
Organizovaná odpovědnost
Problém: K ověření zbývajícího rozpočtu a stavu plnění ročního plánu bylo potřeba mnoho času na hledání informací z různých zdrojů. To zkomplikovalo monitorování procesu.
Řešení: Export dat z Worksection do Excelu pomohl strukturovat plánování úkolů na rok a rozdělit rozpočty podle projektů. Toto usnadnilo manažerům sledování plnění ročního plánu a rychlou adaptaci na změny.
Díky tomu je nyní možné:
- sledovat pokrok v každém projektu.
- analyzovat, které rozpočty byly vykonány a které je třeba opravit.
- učinit včasná rozhodnutí: zvýšit rozpočet, pozastavit část práce nebo změnit priority.
“Pokud má firma mnoho paralelních projektů, je obtížné řídit všechny procesy bez Worksection. Je to nezbytný nástroj pro kontrolu termínů a sledování externích dodavatelů” — Kostyantyn Palazov, CDO Arsenal Insurance