Arsenal Insurance командасы Украина бойынша бөлімдерімен бірге шамамен мың адамнан тұрады. Бас кеңседе 10-нан астам бөлімде 150-ден астам адам жұмыс істейді — заңгерлер, қаржы мамандары, бухгалтерлер, бағдарламашылар және әр түрлі салалардағы мамандар.
Әр команда өз жобаларын өз тәсілдерімен басқарды. Ортақ тапсырмаларды өзара үйлестіру көп уақыт алып, үнемі түсініктемелерді талап етті. Барлық командалардың Worksection-қа көшуі арқасында компания ішкі процестерді және мердігерлермен байланысуды оңтайландырды. Тапсырмаларды реттеудің арнайы статустары мен белгілері кросс-функционалды командалардың ынтымақтастығын ұйымдастырды.
Компания туралы
Arsenal Insurance Украинадағы жетекші сақтандыру компанияларының бірі болып табылады. Ол Украинадағы барлық өмірлік емес сақтандырушылар арасында сақтандыру жарналарының көлемі бойынша 5‑орында тұр.
Компания 20 жылдан бері жұмыс істеп келеді және 350,000-нан астам клиентке ие — жеке тұлғалардан ірі бизнеске дейін.
2025 жылдың маусымынан бастап, ол CASCO нарығында сақтандыру жарналарының көлемі бойынша #1 болады.
Сақтандыру төлемдерінің көлемі күн сайын 7 миллион UAH-тан асып түседі.
Жылдық айналым — 5 миллиард UAH.
Компания 29 қалада физикалық офиске ие.
Сұраныс
Worksection-ды енгізуден бұрын, Arsenal Insurance-тың әр бөлімінде жобаларды басқаруға арналған әр түрлі құралдар қолданылды. Бір команда чаттарда жұмыс істеуді таңдаса, басқа команда Excel-де, ал үшіншісі электронды пошта арқылы байланысуды жөн көрді. Бұл командалар арасындағы өзара әрекеттестікті және үйлестіруді қиындатты.
Сақтандыру компаниясының бас кеңсесінде әртүрлі командалардың бір уақытта қатысуын қажет ететін тапсырмалар болды. Әрқайсысында аяқтауды, мақұлдауды және келесі бөлімге беруді қажет ететін өз міндеттемелері бар.
Мысалы, компания аудиттен өтуде және сәйкестік сертификатын алуда. Заңгерлер құжаттаманы дайындайды, қаржы бөлімі есептерді жинақтайды, ал IT бөлімі инфрақұрылымды жаңа талаптарға бейімдейді. Әр кезеңде ақпараттың дұрыс және уақтылы жеткізілуі маңызды.
Құрылымдалған жұмыс процесі болмаған жағдайда, бұл команда өнімділігі туралы шексіз түсініктемелерге айналды. Компания сондай-ақ жиі сыртқы мердігерлерді тартуға мәжбүр болды, олардың тапсырмаларын бақылау қажет болды.
Arsenal Insurance-тың негізгі талабы барлық командаларды бас кеңседе және сыртқы мердігерлерді бір жобалық басқару жүйесіне біріктіру болды.
“Сізде бір негізгі тапсырма болғанда, ол мерзімдер, бюджеттер және т.б. бар кіші тапсырмаларға бөлінсе — бұл ыңғайлы” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Клиенттің қиындықтары
Кросс-функционалды командалардың синхронизациясы
Мәселе: Нарық реттеушісінен жаңа талаптар барлық сақтандыру компанияларының жұмысына әсер етті. Бұл талаптарға бейімделу кең көлемде өзгерістер тудырды. Өзгерістер барлық бөлімдерге — заңгерлерден әзірлеушілерге дейін әсер етті. Осылайша, өзгерістерді енгізу үшін әр түрлі командаларды бірлескен үлкен тапсырмаларға біріктіру қажеттілігі туындады.
“Операциялық жұмыстың көп бөлігі бизнес процестерін реттеуді қамтиды. Барлық тапсырмалар мен өзгерістер бір жерде басқарылуы керек” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Менеджерлерге бөлім жұмысының прогресін көру қажет болды. Ағымдағы деректер негізінде жауапкершіліктің болмауы жоспарды түзету мен шешім қабылдауды қиындатты.
Шешім: Компания біртіндеп бас кеңседегі әр түрлі бөлімдерді Worksection-ға біріктіріп, ынтымақтастықты іске асырды. Worksection менеджері бөлім басшыларына жеке кеңес өткізді. Кездесу жүйені бизнес талабына бейімдеуге көмектесті.
“Біз өнімді жарты сағат ішінде жылдам қарап шықтық. Жүйенің қалай жұмыс істейтінін өте оңай түсіндік. Біз қалған әріптестеріміз үшін нұсқаулық жазып алдық” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Содан кейін, әр бөлім өздерінің қажеттіліктеріне қарай жұмыс орнын баптай бастады. Командалар тапсырыстарды пысықтауды, жұмыс аймақтарын көрсету үшін белгілерді орнатып, тапсырмаларды жасай бастады. Бұл кросс-функционалды процестерді құрылымдап, бөлімдер арасындағы өзара әрекеттестікті жеңілдетуге көмектесті.
Сақтандыру компаниясының барлық бөлімдері Worksection-ға өтті. Нәтижесінде күрделі тапсырмаларды үйлестіру жеңіл және жылдам болды, жобалардағы өзгерістерге жедел жауап беру мүмкіндігі туды.
Жұмыс процестерін баптау
Мәселе: Командалар анық талқылаусыз жұмыс істеді. Қай тапсырмалардың орындау үстінде, қайсысы мақұлдауды күтуде, қайсысы аяқталды — бұларды бақылау қиын болды. Бұл шатасуға және командалық жұмысты кешеуге алып келді.
Шешім: Арнайы статустарды енгізу тапсырмаларды іске асырудан нәтиже бағалауға дейін құрылымдауға көмектесті. Енді әр командада өз статустарының жиынтығы бар. Статустарды фильтрлермен бірге қолдану навигацияны айтарлықтай жеңілдетті. Командалар тапсырмаларды түрлері, жүктелгендер, және соңғы мерзімдері бойынша сұрыптай алады.
Ынтымақтастықтағы командалық жұмыс
Мәселе: Әр команда өз жұмысы үшін өз құралыны қолданды. Жобалар туралы ақпарат электрондық пошта, чаттар мен құжаттар арасында шашырап кетті, бұл қосымша хаос тудырды. Бөлімдер арасындағы процестерді үйлестірудегі қиындықтар шешім қабылдауды тежеді.
“Көптеген кіші және үлкен тапсырмалар. Бір команда бірнеше жобамен бір уақытта жұмыс істей алады. Бұл кросс-функционалдылық бір жерде прогрессті бақылауға арналған икемді құралды талап етеді” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Шешім: Тапсырмалар мен жаңартуларды бір жерде сақтау. Енді әр қызметкерде соңғы мерзімдері бар тапсырмалардың тізімі бар. Әр менеджер бірнеше минут ішінде барлық бөлім тапсырмаларының күйін шолуға мүмкіндік алады.
Жұмыс туралы талқылаулар белгілі бір тапсырмаларға байланысты, ал ақпаратқа қол жетімділік менеджерлер тарапынан бақыланады. Мысалы, мердігерлер мен серіктестер тек өз жұмыстарына қатысты деректерді көреді.
“Барлық тапсырмалар, талқылаулар және файлдар бір жерде сақталады. Сіз әрқашан қажетті ақпаратты тез таба аласыз, жойылған файлдарды әртүрлі чаттардан іздеумен емес” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Мердігерлермен жұмыс ұйымдастыру
Мәселе: Мердігерлермен байланыста чаттарды Google Sheets-пен бірге қолдану, бір құралдың орнына. Тапсырмалар хабарламаларда жоғалып кететін, жұмыстардың тұрағы үнемі қолмен түсіндірілуі қажет болды.
Шешім: Мердігерлермен жұмысты Worksection-ға ауыстыру және жұмыстардың прогресін бақылау үшін Канбанды пайдалану.
Бұл не көрінеді:
Осылайша, орындау үстіндегі немесе жүзеге асыруды күтетін барлық тапсырмаларды табу оңай.
“Біздің барлық мердігерлер Worksection арқылы жұмыс істейді. Тіпті өз командаларында Jira немесе басқа құралдарды қолданатын IT компаниялары” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов
Жауапкершілікті ұйымдастыру
Мәселе: Қалған бюджет пен жылдық жоспардың орындалу күйін тексеру үшін, көптеген уақыт түрлі көздерден ақпарат іздеуге жұмсалды. Бұл процесс мониторингін қиындатты.
Шешім: Worksection-нан Excel-ге деректерді экспорттау, жыл бойына тапсырмаларды жоспарлауды құрылымдауға және жобалар бойынша бюджеттерді бөлуге көмектесті. Бұл менеджерлерге жылдық жоспардың орындалуын бақылап, өзгерістерге жылдам бейімделуге мүмкіндік жасады.
Осының арқасында, енді мына нәрселерді жасау мүмкін:
- Әр жобада прогресті бақылау.
- Қандай бюджеттердің орындалғанын және қайсысының түзетуді қажет ететінін талдау.
- Уақытында шешім қабылдау: бюджетті ұлғайту, жұмыстың бір бөлігін тоқтату немесе приоритеттерді өзгерту.
“Егер бизнес көп параллель жобаларға ие болса, Worksection жоқ барлық процестерді басқару қиын. Сақтандыру мерзімдерін бақылау және сыртқы мердігерлерді мониторингтеу үшін қажетті құрал” — Arsenal Insurance-тың CDO-сы Костянтин Палазов