Il team di Arsenal Insurance è composto da circa mille persone con divisioni in tutta Ucraina. L’ufficio centrale impiega oltre 150 persone in più di 10 dipartimenti — inclusi avvocati, finanziatori, contabili, programmatori e specialisti in vari settori.
Ogni team gestiva i progetti a modo proprio. Coordinare i compiti condivisi richiedeva molto tempo e costanti chiarimenti. Grazie alla migrazione di tutti i team a Worksection, l’azienda ha ottimizzato i processi interni e la comunicazione con i contraenti. Stati dei compiti personalizzati e tag organizzavano la collaborazione di team interfunzionali.
Informazioni sull’Azienda
Arsenal Insurance è una delle principali compagnie assicurative in Ucraina. Si classifica tra le prime 5 per volume di premi assicurativi tra tutti i non-life insurer in Ucraina.
L’azienda è attiva da 20 anni e ha oltre 350.000 clienti — da privati a grandi imprese.
A partire da giugno 2025, sarà la numero 1 nel mercato per CASCO per volume di premi assicurativi.
Il volume dei pagamenti assicurativi supera i 7 milioni di UAH al giorno.
Fatturato annuo — 5 miliardi di UAH.
Ha uffici fisici in 29 città in tutta l’Ucraina.
Richiesta
Prima di implementare Worksection, ogni dipartimento di Arsenal Insurance utilizzava vari strumenti per la gestione dei progetti. Un team preferiva lavorare in chat, un altro in Excel e un terzo comunicava via email. Questo complicava l’interazione e il coordinamento tra i team.
L’ufficio centrale della compagnia assicurativa ha compiti che richiedono il coinvolgimento simultaneo di diversi team. Ognuno ha la propria area di responsabilità che deve essere completata, approvata e trasferita al dipartimento successivo.
Ad esempio, l’azienda subisce un audit e riceve la certificazione di conformità. Gli avvocati preparano la documentazione, il dipartimento finanziario elabora i rapporti e il dipartimento IT adatta l’infrastruttura ai nuovi requisiti. In ogni fase, è importante che le informazioni siano trasmesse correttamente e tempestivamente.
In assenza di un flusso di lavoro strutturato, questo si è trasformato in continui chiarimenti sulla produttività del team. L’azienda coinvolge anche frequentemente contraenti esterni, i cui compiti devono essere monitorati.
La richiesta principale di Arsenal Insurance era unire tutti i team dell’ufficio centrale e i contraenti esterni in un’unica sistema di gestione dei progetti.
“Quando hai un compito principale che si suddivide in sottocompiti con scadenze, budget e così via — è comodo” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
Le Sfide del Cliente
Sincronizzazione dei Team Interfunzionali
Problema: Nuovi requisiti da parte dell’ente di regolamentazione del mercato hanno influenzato le operazioni di tutte le compagnie assicurative. Adattarsi a questi requisiti ha causato ampi cambiamenti. I cambiamenti hanno interessato tutti i dipartimenti — dagli avvocati agli sviluppatori. Pertanto, è sorto il bisogno di unire diversi team in compiti grandi e comuni per implementare i cambiamenti.
“Gran parte del lavoro operativo riguarda l’adattamento dei processi aziendali. Tutti i compiti e i cambiamenti devono essere gestiti in un unico posto” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
I manager avevano bisogno di vedere i progressi del lavoro dipartimentale. La mancanza di responsabilità basata su dati attuali complicava gli aggiustamenti ai piani e il processo decisionale.
Soluzione: L’azienda ha gradualmente connesso vari dipartimenti dell’ufficio centrale a Worksection per un lavoro collaborativo. Un manager di Worksection ha condotto una consulenza personale per i responsabili dei dipartimenti. L’incontro ha aiutato ad adattare il sistema alle esigenze aziendali.
“Abbiamo rapidamente esaminato il prodotto in mezz’ora. Abbiamo capito come funziona il sistema piuttosto facilmente. Abbiamo annotato istruzioni per il resto dei nostri colleghi” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
Successivamente, ogni dipartimento ha iniziato a personalizzare il proprio spazio di lavoro in base alle proprie esigenze. I team hanno aggiunto set personalizzati di stati, impostato tag per indicare le aree di lavoro e hanno iniziato a creare compiti. Questo ha aiutato a strutturare i processi interfunzionali e semplificare l’interazione tra i dipartimenti.
Tutti i dipartimenti della compagnia assicurativa sono passati a Worksection. Di conseguenza, è diventato semplice e veloce coordinare compiti complessi e rispondere prontamente ai cambiamenti nei progetti.
Personalizzazione dei Processi di Lavoro
Problema: I team lavoravano senza fasi definite. Era difficile tenere traccia di quali compiti fossero in corso, quali attendessero approvazione e quali fossero completati. Questo portava a confusione e rallentava il lavoro di squadra.
Soluzione: L’implementazione di stati personalizzati ha aiutato a strutturare i compiti dall’implementazione alla valutazione dei risultati. Ora ogni team ha il proprio set di stati. L’uso degli stati in combinazione con filtri semplifica notevolmente la navigazione. I team possono ordinare i compiti per tipologie, assegnatari e scadenze.
Lavoro di Squadra Collaborativo
Problema: Ogni team utilizzava il proprio strumento per lavorare. Le informazioni sui progetti erano disperse tra email, chat e documenti, creando ulteriore caos. La difficoltà nel coordinare i processi tra i dipartimenti ostacolava il processo decisionale.
“Molti compiti piccoli e grandi. Un team può lavorare contemporaneamente su più progetti. Questa interfunzionalità richiede uno strumento flessibile per monitorare i progressi in un unico posto” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
Soluzione: Archiviazione delle informazioni e aggiornamenti sui compiti in un unico posto. Ora ogni dipendente ha un elenco di compiti con scadenze. Ogni manager può rivedere lo stato di tutti i compiti del dipartimento in pochi minuti.
Le discussioni sul lavoro sono collegate a compiti specifici, e l’accesso alle informazioni è controllato dai manager. Ad esempio, i contraenti e i partner vedono solo i dati pertinenti al loro lavoro.
“Tutti i compiti, le discussioni e i file sono archiviati in un unico posto. Puoi sempre trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno, anziché cercare senza fine file in varie chat” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
Organizzazione del Lavoro con i Contraenti
Problema: Utilizzare chat in combinazione con Google Sheets per la comunicazione con i contraenti invece di uno strumento unico. I compiti si perdevano nei messaggi, e lo stato dei lavori doveva essere continuamente chiarito manualmente.
Soluzione: Trasferire il lavoro con i contraenti a Worksection e utilizzare Kanban per monitorare i progressi dei lavori.
Come appare:
In questo modo, è facile trovare tutti i compiti che sono in corso o in attesa di esecuzione.
“Tutti i nostri contraenti lavorano tramite Worksection. Anche le aziende IT che utilizzano Jira o altri strumenti all’interno dei loro team” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance
Responsabilità Organizzata
Problema: Per controllare il budget residuo e lo stato dell’esecuzione del piano annuale, veniva speso molto tempo nella ricerca di informazioni da varie fonti. Questo complicava il monitoraggio del processo.
Soluzione: L’esportazione dei dati da Worksection a Excel ha aiutato a strutturare la pianificazione dei compiti per l’anno e assegnare budget per progetti. Questo ha reso facile per i manager tenere traccia dell’esecuzione del piano annuale e adattarsi rapidamente ai cambiamenti.
Grazie a questo, ora è possibile:
- Monitorare i progressi di ciascun progetto.
- Analizzare quali budget sono stati eseguiti e quali necessitano di correzione.
- Prendere decisioni tempestive: aumentare il budget, sospendere parte del lavoro o cambiare priorità.
“Se un’azienda ha molti progetti paralleli, è difficile gestire tutti i processi senza Worksection. È uno strumento necessario per controllare le scadenze e monitorare i contraenti esterni” — Kostyantyn Palazov, CDO di Arsenal Insurance