Das Arsenal Insurance-Team besteht aus etwa tausend Personen mit Abteilungen in ganz Ukraine. Die Zentrale beschäftigt über 150 Personen in mehr als 10 Abteilungen – darunter Juristen, Finanzexperten, Buchhalter, Programmierer und Fachleute aus verschiedenen Bereichen.
Jedes Team managte Projekte auf seine eigene Weise. Die Koordinierung gemeinsamer Aufgaben benötigte viel Zeit und erforderte ständige Klärungen. Dank der Migration aller Teams zu Worksection optimierte das Unternehmen interne Prozesse und die Kommunikation mit Auftragnehmern. Individuelle Aufgabenstatus und Tags organisierten die Zusammenarbeit der funktionsübergreifenden Teams.
Über das Unternehmen
Arsenal Insurance ist eines der führenden Versicherungsunternehmen in der Ukraine. Es gehört zu den Top 5 nach der Höhe der Versicherungsprämien unter allen Nicht-Lebensversicherern in der Ukraine.
Das Unternehmen ist seit 20 Jahren tätig und hat über 350.000 Kunden – von Privatpersonen bis hin zu großen Unternehmen.
Ab Juni 2025 wird es die Nummer 1 auf dem Markt für CASCO nach Höhe der Versicherungsprämien sein.
Das Volumen der Versicherungszahlungen übersteigt täglich 7 Millionen UAH.
Der jährliche Umsatz beträgt 5 Milliarden UAH.
Es hat physische Büros in 29 Städten in der Ukraine.
Anfrage
Vor der Implementierung von Worksection nutzte jede Abteilung von Arsenal Insurance verschiedene Werkzeuge für das Projektmanagement. Ein Team arbeitete lieber in Chats, ein anderes in Excel, und ein drittes kommunizierte per E‑Mail. Dies erschwerte die Interaktion und Koordination zwischen den Teams.
Die Zentrale des Versicherungsunternehmens hat Aufgaben, die die gleichzeitige Einbindung verschiedener Teams erfordern. Jedes hat seinen eigenen Zuständigkeitsbereich, der erledigt, genehmigt und an die nächste Abteilung übergeben werden muss.
Zum Beispiel unterzieht sich das Unternehmen einer Prüfung und erhält eine Konformitätszertifizierung. Juristen bereiten Dokumente vor, die Finanzabteilung erstellt Berichte, und die IT-Abteilung passt die Infrastruktur an neue Anforderungen an. In jeder Phase ist es wichtig, dass die Informationen korrekt und zeitnah übermittelt werden.
Ohne einen strukturierten Workflow verwandelte sich dies in endlose Klärungen über die Produktivität der Teams. Das Unternehmen bezieht auch häufig externe Auftragnehmer ein, deren Aufgaben überwacht werden müssen.
Die Hauptanfrage von Arsenal Insurance war alle Teams in der Zentrale und externe Auftragnehmer in einem einzigen Projektmanagementsystem zu vereinen.
„Wenn Sie eine Aufgabe als Kern haben, die in Teiltasks mit Fristen, Budgets usw. unterteilt wird – es ist praktisch“ – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Herausforderungen der Kunden
Synchronisation der funktionsübergreifenden Teams
Problem: Neue Anforderungen des Marktregulators betrafen die Tätigkeiten aller Versicherungsunternehmen. Die Anpassung an diese Anforderungen führte zu umfangreichen Änderungen. Die Änderungen betrafen alle Abteilungen – von Juristen bis zu Entwicklern. Somit entstand die Notwendigkeit, verschiedene Teams in gemeinsame große Aufgaben zur Umsetzung von Änderungen zu vereinen.
“Ein großer Teil der operativen Arbeit besteht darin, Geschäftsprozesse anzupassen. Alle Aufgaben und Änderungen müssen an einem Ort verwaltet werden” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Manager mussten den Fortschritt der Abteilungsarbeit sehen. Der Mangel an Verantwortlichkeit auf der Grundlage aktueller Daten erschwerte Plananpassungen und Entscheidungsfindungen.
Lösung: Das Unternehmen verband schrittweise verschiedene Abteilungen der Zentrale mit Worksection für die gemeinsame Arbeit. Ein Worksection-Manager führte eine persönliche Beratung für die Abteilungsleiter durch. Das Treffen half, das System an die geschäftlichen Bedürfnisse anzupassen.
“Wir haben das Produkt in einer halben Stunde schnell durchgesehen. Wir haben verstanden, wie das System funktioniert, ziemlich leicht. Wir haben Anweisungen für unsere anderen Kollegen aufgeschrieben” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Danach begann jede Abteilung, ihren Arbeitsbereich entsprechend ihren Bedürfnissen anzupassen. Die Teams fügten angepasste Statussets hinzu, richteten Tags zur Kennzeichnung von Arbeitsbereichen ein und begannen, Aufgaben zu erstellen. Dies half, funktionsübergreifende Prozesse zu strukturieren und die Interaktion zwischen den Abteilungen zu vereinfachen.
Alle Abteilungen des Versicherungsunternehmens wechselten zu Worksection. Infolgedessen wurde es einfach und schnell, komplexe Aufgaben zu koordinieren und zügig auf Änderungen in den Projekten zu reagieren.
Anpassung der Arbeitsprozesse
Problem: Teams arbeiteten ohne definierte Phasen. Es war schwierig zu verfolgen, welche Aufgaben in Arbeit waren, welche auf Genehmigung warteten und welche abgeschlossen waren. Dies führte zu Verwirrung und verlangsamte die Teamarbeit.
Lösung: Die Implementierung von benutzerdefinierten Status half, Aufgaben von der Implementierung bis zur Ergebnisbewertung zu strukturieren. Jetzt hat jedes Team sein eigenes Statusset. Die Verwendung von Status in Verbindung mit Filtern vereinfachte die Navigation erheblich. Teams können Aufgaben nach Typen, Zuweisenden und Fristen sortieren.
Gemeinsame Teamarbeit
Problem: Jedes Team verwendete sein eigenes Werkzeug zur Arbeit. Informationen über Projekte waren zwischen E‑Mails, Chats und Dokumenten verstreut, was zusätzliches Chaos verursachte. Die Schwierigkeit bei der Koordination von Prozessen zwischen den Abteilungen erschwerte die Entscheidungsfindung.
“Viele kleine und große Aufgaben. Ein Team kann gleichzeitig an mehreren Projekten arbeiten. Diese Funktionsübergreifensfähigkeit erfordert ein flexibles Werkzeug, um den Fortschritt an einem Ort zu überwachen” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Solution: Informationen und Aktualisierungen zu Aufgaben an einem Ort speichern. Jetzt hat jeder Mitarbeiter eine Liste von Aufgaben mit Fristen. Jeder Manager kann den Status aller Abteilungsaufgaben in nur wenigen Minuten überprüfen.
Diskussionen über die Arbeit sind mit spezifischen Aufgaben verbunden, und der Zugang zu Informationen wird von Managern kontrolliert. Zum Beispiel sehen Auftragnehmer und Partner nur die Daten, die für ihre Arbeit relevant sind.
“Alle Aufgaben, Diskussionen und Dateien sind an einem Ort gespeichert. Sie können immer schnell finden, was Sie benötigen, anstatt endlos nach Dateien in verschiedenen Chats zu suchen” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Organisation der Arbeit mit Auftragnehmern
Problem: Chats in Kombination mit Google Sheets für die Kommunikation mit Auftragnehmern anstelle eines einzigen Werkzeugs. Aufgaben gingen in Nachrichten verloren, und der Status der Arbeiten musste ständig manuell geklärt werden.
Solution: Die Übertragung der Arbeit mit Auftragnehmern auf Worksection und die Verwendung von Kanban zur Verfolgung des Fortschritts der Arbeiten.
So sieht es aus:
Auf diese Weise ist es einfach, alle Aufgaben zu finden, die in Arbeit sind oder auf Ausführung warten.
“Alle unsere Auftragnehmer arbeiten über Worksection. Selbst IT-Unternehmen, die Jira oder andere Werkzeuge innerhalb ihrer Teams verwenden” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance
Organisierte Verantwortung
Problem: Um das verbleibende Budget und den Status der Ausführung des Jahresplans zu überprüfen, wurde viel Zeit mit der Suche nach Informationen aus verschiedenen Quellen verbracht. Dies erschwerte die Prozessüberwachung.
Solution: Der Export von Daten aus Worksection nach Excel half, die Aufgabenplanung für das Jahr zu strukturieren und Budgets nach Projekten zuzuweisen. Dies erleichterte es den Managern, den Verlauf der Umsetzung des Jahresplans im Auge zu behalten und schnell auf Änderungen zu reagieren.
Dank dessen ist es jetzt möglich:
- Den Fortschritt jedes Projekts zu verfolgen.
- Zu analysieren, welche Budgets umgesetzt wurden und welche Korrektur benötigen.
- Rechtzeitig Entscheidungen zu treffen: das Budget erhöhen, einen Teil der Arbeit aussetzen oder Prioritäten ändern.
“Wenn ein Unternehmen viele parallele Projekte hat, ist es schwierig, alle Prozesse ohne Worksection zu managen. Es ist ein notwendiges Werkzeug zur Kontrolle von Fristen und zur Überwachung externer Auftragnehmer” – Kostyantyn Palazov, CDO von Arsenal Insurance