worksection
Blog
Cum să organizăm eficient munca unei echipe multifuncționale de 100 de persoane – cazul Arsenal Asigurări
  •   6 min read

Cum să organizăm eficient munca unei echipe multifuncționale de 100 de persoane – cazul Arsenal Asigurări

Kostyantyn Palazov
Directorul Digital Principal (CDO) al companiei Arsenal Insurance
Echipa Arse­nal Insur­ance este for­mată din aprox­i­ma­tiv o mie de oameni cu divizii în întrea­ga Ucraina. Sedi­ul cen­tral anga­jează peste 150 de per­soane în mai mult de 10 depar­ta­mente — inclu­siv avo­cați, finanțiști, con­tabili, pro­gram­a­tori și spe­cial­iști în diverse domenii.

Fiecare echipă a ges­tion­at proiectele în felul său. Alin­ierea sarcinilor comune a nece­si­tat mult timp și a nece­si­tat clar­i­ficări con­stante. Datorită migrării tutur­or echipelor către Work­sec­tion, com­pa­nia a opti­mizat pro­ce­se­le interne și comu­ni­carea cu antre­prenorii. Statutele și etichetele per­son­al­izate au orga­ni­zat colab­o­rarea echipelor inter-funcționale.

Despre Com­panie

Arse­nal Insur­ance este una din­tre com­pani­ile de asig­urări de vârf din Ucraina. Se află în top 5 după dimen­si­unea primelor de asig­u­rare print­re toți asig­ură­torii non-viață din Ucraina.
Com­pa­nia activează de 20 de ani și are peste 350,000 de clienți — de la per­soane fiz­ice la mari afaceri.
Începând din iunie 2025, va fi nr. 1 pe piața CAS­CO după dimen­si­unea primelor de asigurare.
Volu­mul plăților de asig­u­rare depășește 7 mil­ioane UAH zilnic.
Cifra de afac­eri anu­ală — 5 mil­iarde UAH.
Are birouri fiz­ice în 29 de orașe din Ucraina.

Solic­itare

Înainte de imple­mentarea Work­sec­tion, fiecare depar­ta­ment de la Arse­nal Insur­ance uti­liza diverse instru­mente pen­tru ges­tionarea proiectelor. O echipă prefera să lucreze în chat-uri, alta în Excel, iar a treia comu­ni­ca prin e‑mail. Aceas­ta com­pli­ca inter­acți­unea și coor­donarea între echipe.

Sedi­ul cen­tral al com­paniei de asig­urări are sarci­ni care nece­sită impli­carea simul­tană a diferitelor echipe. Fiecare are pro­pria zonă de respon­s­abil­i­tate care tre­buie final­iza­tă, apro­bată și pre­dată urmă­toru­lui departament.

De exem­plu, com­pa­nia trece printr-un audit și primește cer­ti­fi­carea de con­for­mi­tate. Avo­cații pregătesc doc­u­men­tația, depar­ta­men­tul de finanțe întocmește rapoartele, iar depar­ta­men­tul IT adaptează infra­struc­tura la noile cer­ințe. La fiecare etapă, este impor­tant ca infor­mația să fie trans­misă corect și prompt.

Fără un flux de lucru struc­turat, aceas­ta s‑a trans­for­mat în clar­i­ficări nes­fârșite despre pro­duc­tiv­i­tatea echipei. Com­pa­nia implică frecvent antre­prenori externi, al căror sarci­ni tre­buie monitorizate.

Cer­erea prin­ci­pală a Arse­nal Insur­ance a fost de a uni toate echipele din sedi­ul cen­tral și antre­prenorii externi într-un sis­tem unic de ges­tionare a proiectelor.
​
„Când ai o sarcină ca ele­ment de bază care se descom­pune în sub-sarci­ni cu termene, bugete și așa mai departe — este con­ven­abil” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance

Provocările Clien­tu­lui​

Sin­cronizarea Echipelor Inter-Funcționale

Prob­lemă: Cer­ințele noi din partea reg­u­la­toru­lui pieței au afec­tat oper­ați­u­nile tutur­or com­pani­ilor de asig­urări. Adaptarea la aces­te cer­ințe a cauzat mod­i­ficări extinse. Mod­i­ficările au afec­tat toate depar­ta­mentele — de la avo­cați la dez­volta­tori. Ast­fel, a apărut o nevoie de a uni diferite echipe în sarci­ni mari comune pen­tru imple­mentarea modificărilor.
“Marea parte a muncii oper­aționale implică ajustarea pro­ce­selor de afac­eri. Toate sarcinile și mod­i­ficările tre­buie ges­tion­ate într-un sin­gur loc” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance
Man­agerii aveau nevoie să vadă pro­gre­sul muncii depar­ta­men­tale. Lip­sa de respon­s­abil­i­tate baza­tă pe date curente a com­pli­cat ajustările pla­nurilor și luarea deciziilor.

Solu­tie: Com­pa­nia a conec­tat trep­tat diverse­le depar­ta­mente ale sedi­u­lui cen­tral la Work­sec­tion pen­tru muncă colab­o­ra­tivă. Un man­ag­er Work­sec­tion a real­izat o con­sultare per­son­ală pen­tru șefii de depar­ta­ment. Întâl­nirea a aju­tat la adaptarea sis­temu­lui la nevoile de afaceri.

“Am revizuit rapid pro­dusul în jumă­tate de oră. Am înțe­les cum funcționează sis­temul destul de ușor. Am notat instrucți­u­nile pen­tru colegii noștri” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance
După aceea, fiecare depar­ta­ment a început să-și per­son­al­izaze spați­ul de lucru con­form nevoilor lor. Echipelor le-au fost adău­gate seturi per­son­al­izate de statu­turi, au con­fig­u­rat etichete pen­tru a indi­ca zonele de lucru și au început să creeze sarci­ni. Aceas­ta a aju­tat la struc­turarea pro­ce­selor inter-funcționale și a sim­pli­fi­cat inter­acți­unea între departamente.

Toate depar­ta­mentele com­paniei de asig­urări au tre­cut la Work­sec­tion. Ca rezul­tat, a devenit ușor și rapid să coor­donezi sarci­ni com­plexe și să răspun­zi prompt la mod­i­ficările din proiecte.

Per­son­alizarea Pro­ce­selor de Lucru

Prob­lemă: Echipelor le lipseau etapele def­i­nite. Era greu să urmărești care sarci­ni sunt în des­fășu­rare, care așteap­tă apro­bat­ul și care sunt final­izate. Aceas­ta a dus la con­fuzie și a înce­tinit munca echipei.
Solu­tie: Imple­mentarea statu­tilor per­son­al­izate a aju­tat la struc­turarea sarcinilor de la imple­mentare la eval­u­area rezul­tatelor. Acum fiecare echipă are pro­pri­ul set de sta­tusuri. Uti­lizarea statu­tilor în com­bi­nație cu fil­trele a sim­pli­fi­cat sem­ni­fica­tiv nav­i­garea. Echipelor le este posi­bil acum să sorteze sarcinile după tipuri, per­soanele respon­s­abile și termenele limită.


Colab­o­rarea în Echipă

Prob­lemă: Fiecare echipă uti­liza pro­pri­ul instru­ment pen­tru muncă. Infor­mați­ile despre proiecte erau împrăș­ti­ate între e‑mailuri, chat-uri și doc­u­mente, ceea ce crea haos supli­men­tar. Difi­cul­tatea de a coor­dona pro­ce­se­le între depar­ta­mente a împied­i­cat luarea deciziilor.
“Multe sarci­ni mici și mari. O echipă poate lucra simul­tan la mai multe proiecte. Această inter-funcțion­al­i­tate nece­sită un instru­ment flex­i­bil pen­tru a mon­i­tor­iza pro­gre­sul într-un sin­gur loc” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance
Solu­tie: Sto­carea infor­mați­ilor și actu­al­izărilor despre sarci­ni într-un sin­gur loc. Acum fiecare anga­jat are o listă de sarci­ni cu termene lim­ită. Fiecare man­ag­er poate revizui starea tutur­or sarcinilor din depar­ta­ment în doar câte­va minute.

Dis­cuți­ile despre muncă sunt legate de sarci­ni speci­fice, iar acce­sul la infor­mații este con­tro­lat de man­ageri. De exem­plu, antre­prenorii și partener­ii văd doar datele rel­e­vante pen­tru munca lor.
​

“Toate sarcinile, dis­cuți­ile și fișierele sunt sto­cate într-un sin­gur loc. Poți găsi întot­deau­na rapid ce ai nevoie, mai degrabă decât să cauți fără sfârșit fișiere în diferite chat-uri” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance

Orga­ni­zarea Lucru­lui cu Antreprenorii

Prob­lemă: Uti­lizarea chat-urilor în com­bi­nație cu Google Sheets pen­tru comu­ni­carea cu antre­prenorii în loc de un instru­ment unic. Sarcinile se pierdeau în mesaje, iar starea lucrărilor tre­buia să fie con­stant clar­i­fi­cată manual.
Solu­tie: Trans­fer­area muncii cu antre­prenorii în Work­sec­tion și uti­lizarea Kan­ban pen­tru a urmări pro­gre­sul lucrărilor.

Cum arată:

Ast­fel, este ușor să găsești toate sarcinile care sunt în des­fășu­rare sau așteap­tă execuția.
“Toți antre­prenorii noștri lucrează prin Work­sec­tion. Chiar și com­pani­ile IT care folos­esc Jira sau alte instru­mente în cadrul echipelor lor” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance

Respon­s­abil­i­tate Organizată

Prob­lemă: Pen­tru a ver­i­fi­ca buge­tul rămas și starea exe­cuției plan­u­lui anu­al, s‑a pier­dut mult timp căutând infor­mații din diverse surse. Acest lucru a com­pli­cat mon­i­tor­izarea procesului.
Solu­tie: Exportarea datelor din Work­sec­tion în Excel a aju­tat la struc­turarea plan­i­ficării sarcinilor pen­tru anul și la alo­carea bugetelor pe proiecte. Acest lucru a făcut ca man­agerii să poată urmări exe­cuția plan­u­lui anu­al și să se adapteze rapid la modificări.

Din acest motiv, acum este posi­bil să:
  • Urmări pro­gre­sul fiecărui proiect.
  • Anal­iza­ți care bugete au fost exe­cu­tate și care nece­sită corectare.
  • Luați decizii la timp: creșteți buge­tul, sus­pendați o parte din lucru sau schim­bați prioritățile.
“Dacă o afacere are multe proiecte para­lele, este greu să ges­tionezi toate pro­ce­se­le fără Work­sec­tion. Este un instru­ment nece­sar pen­tru con­trolul termenelor și mon­i­tor­izarea antre­preno­rilor externi” — Kostyan­tyn Pala­zov, CDO al Arse­nal Insurance
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula