О компании Volta One:
- Digital агентство.
- 30 человек в команде.
- 3 года на рынке.
- Cо старта пользуются Worksection.
- Клиенты: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC и другие.
Видео версия как всегда на нашем Youtube Worksection
Почему Worksection
Компания Volta One работает уже 3 года. Услуги, которые мы предоставляем — это Digital Production и маркетинг социальных сетей. Сотрудничаем, в основном, с корпоративными клиентами — Uber, AB InBev, L’Oreal — и их брендами: Bud, Staropramen, Maybelline New York и другими. Также работаем со стартапами, которые выводят свои продукты на международный рынок.
Проблема большинства task-менеджеров в том, что они заточены под IT-компании и плохо приспособлены для реалий работы digital-агентства
Вопрос организации рабочего процесса возник с первого дня существования компании. Мы пробовали Trello, Asana, другие task-менеджеры. Проблема подобных систем в том, что они плохо приспособлены для реалий работы digital-агентства. Большинство из них заточены под IT-компании со специфическими внутренними процессами.
настроить работу под свои потребности
Как запускали
Конечно, нам помогали внедрять Worksection: консультировали, объясняли, проводили тренинг. Это важный момент, когда разработчики продукта консультируют своих клиентов, слышат их, помогают ответить на вопросы, которые могут возникать в ходе работы. Такая персональная поддержка очень важна.
Сейчас Worksection — основной инструмент операционной работы компании. В нем мы ставим задачи, планируем проекты, считаем потраченное время. Каждый сотрудник на вопрос «что я сегодня делаю?» находит ответ в Worksection.
Если убрать эту систему, работа компании не остановилась бы, но потребовалось бы гораздо больше ресурсов на ежедневный менеджмент. Пришлось бы функцию, которую сейчас выполняет Worksection, компенсировать людьми. Или обвесить весь офис досками и исписать их задачами.
Сейчас Worksection — основной инструмент операционной работы компании
Что используем
Мы используем почти весь функционал Worksection за исключением хранения файлов. Проджект-менеджеры пользуются диаграммой Ганта. Она позволяет гибко планировать ресурсы компании, понимать, как проекты стыкуются между собой, нет ли накладок
Диаграмма Ганта в Worksection
У нас были эксперименты по добавлению в Worksection клиентов, но это не прижилось. В нашем случае аккаунт-менеджер доносит все, что нужно клиенту.
Основные отчеты, которыми пользуемся, — это потраченное время и его распределение по проектам. Так мы оцениваем эффективность работы всей компании и каждого сотрудника.
Отчеты в Worksection
Как используем
Поначалу мы использовали Worksection так, как он был задуман разработчиками, согласно рекомендациям его авторов. Не все шло гладко. Было сложно управлять большим количеством задач, а у нас в работе может быть 20-30 проектов одновременно. Нужно было постоянно контролировать их на всех уровнях — топ-менеджмента, менеджмента среднего звена, исполнителей.
С внедрением в Worksection «канбана» эти проблемы решились. Мы смогли полностью отобразить структуру управления компании и структуру ведения проектов. «Канбан» позволил каждой группе получать нужное.
В определенный момент мы поняли, что сила этого инструмента — в кастомизации, и решили изменить Worksection под свои нужды
Кастом-версия
Первое и неочевидное решение — мы отказались от ведения проектов в разделе «проекты». У нас проект — это задача с подзадачами.
Наши проекты мы делим на внешние и внутренние. Основной вид, которым пользуемся, — «канбан» с предварительно построенным workflow, статусами и метками, по которым движется проект. Каждая доска — это отдел: дизайнеры, копирайтеры, разработчики, маркетологи. Также есть доски, связанные со статусом проекта: «документы», «общий реестр проектов».
Каждый наш проект стартует в разделе Upcoming. Мы его планируем, понимаем, как он должен начаться, как с ним работать. Затем проект попадает на доску определенного отдела. За все, что происходит внутри проекта, отвечает project-менеджер. Он видит все задачи, их очередность и связность, дедлайны и приоритеты для конечных исполнителей. Конечные исполнители, в свою очередь, видят свою загрузку и приоритеты по задачам, просто нажимая на свое фото. А топ-менеджмент может наблюдать за всеми проектами.
Чем удобна такая система? Каждый сотрудник компании понимает, чем он будет заниматься сейчас и в ближайшее время. Исполнитель может получать задание от разных project-менеджеров, приоритеты в их исполнении он также согласовывает с «проджектами». Глобальные приоритеты мы расставляем на еженедельных собраниях.
Статусы и метки
Мы разрабатывали статусы под те процессы, которые у нас действительно происходят. Например, у отдела видео-продакшна свои рабочие процессы и свои метки. Они могут кастомизировать workflow «под себя» — так, как это у них действительно происходит. Это уникальная особенность Worksection, в других системах мы такого не видели.
Метки в Worksection
- Метки — важная часть функциональных возможностей Worksection. Они помогают идентифицировать тип проекта.
- Метками также можно указать состояние задачи.
Worksection подойдет всем типам бизнеса, гделюди — основной ресурс
Заточено под Digital
Наша модель работы в Worksection может быть использована в любом digital-агентстве, которое ведет много проектов. Если в работе одновременно находятся несколько десятков проектов — внутренних, внешних, поставленных на паузу, возможно, зависших — ими очень сложно управлять. Невозможно даже оценить картину происходящего.
Мы единовременно ведем порядка 20 проектов. Благодаря Worksection, с таким объемом справляются четыре project-менеджера. Worksection подойдет всем типам бизнеса, где люди — это основной ресурс. Это продакшн-компании, digital агентства, возможно, архитектурные бюро.
Чтобы эффективно управлять проектами и людьми, нужен правильный инструмент. Worksection — именно такой инструмент.
Крутяк, спасибо за инфу