Sobre Volta One:
- Agência digital;
- 30 pessoas na equipe;
- 3 anos no mercado;
- O Worksection tem sido utilizado desde o início da empresa.
- Clientes: Uber, L’Oreal, Garnier, AB InBev, KFC etc.
Por que Worksection
Volta One tem operado por 3 anos. Nós fornecemos serviços em Produção Digital e marketing em mídias sociais. Nós cooperamos principalmente com clientes corporativos — Uber, AB InBev, L’Oreal e suas marcas, como Bud, Staropramen, Maybelline New York etc. Também lidamos com startups que estão expandindo seus produtos para o mercado internacional.
O problema da maioria dos gerenciadores de tarefas é que eles são feitos para empresas de TI, sendo mal ajustados para as realidades do dia a dia de uma agência digital.
A questão de organizar o processo de trabalho surgiu desde o primeiro dia da existência da empresa. Tentamos Trello, Asana e outros gerenciadores de tarefas. O problema desses sistemas é que eles são mal ajustados para as realidades do dia a dia de uma agência digital. A maioria deles é feita para empresas de TI com processos internos específicos.
Como o lançamos
Claro, fomos auxiliados na adoção do Worksection: recebemos conselhos, explicações e treinamento. É essencial que os desenvolvedores do produto consultem seus clientes, os ouçam e ajudem a encontrar respostas para perguntas que podem surgir no trabalho. Esse apoio pessoal é muito importante.
Agora o Worksection é a ferramenta básica das atividades operacionais da empresa. No Worksection, definimos tarefas, planejamos projetos, calculamos o tempo consumido. Cada membro da equipe que pergunta “o que eu devo fazer hoje?” encontra uma resposta no Worksection.
Sem esse sistema, a empresa continuaria a trabalhar, mas exigiria muito mais recursos para a gestão diária. Precisaríamos contratar pessoas para compensar a função que atualmente é cumprida pelo Worksection, ou colocar cartazes com tarefas escritas pelo escritório.
Agora Worksection é a principal ferramenta nas atividades operacionais da empresa
O que usamos
Nós usamos quase todas as funcionalidades do Worksection, exceto para armazenamento de arquivos. Os gerentes de projeto utilizam o gráfico de Gantt. Isso permite que eles planejem os recursos da empresa de forma flexível, entendam como os projetos se conectam e garantam que não se sobreponham.
Gráfico de Gantt no Worksection
Tivemos experiências de conectar clientes ao Worksection, mas isso não pegou. No nosso caso, o gerente de contas transmite ao cliente o que é necessário.
Os principais relatórios que usamos cobrem o tempo consumido e sua distribuição por projetos. Assim, nós
avaliamos o desempenho de toda a empresa e de cada funcionário.
Relatórios no Worksection
A maneira como usamos
No início, usamos o Worksection da maneira como foi concebido pelos desenvolvedores, de acordo com os conselhos de seus autores. Nem tudo foi tranquilo. Era difícil gerenciar uma grande variedade de tarefas, e nós conseguíamos lidar com 20 – 30 projetos simultaneamente. Precisávamos controlá-los continuamente em todos os níveis – alta administração, média administração e executores.
Quando o kanban do Worksection foi introduzido, esses problemas foram resolvidos. Pudemos representar totalmente a estrutura de gerenciamento da empresa, bem como a estrutura de gerenciamento de projetos. O “Kanban” permitiu que cada grupo obtivesse o que precisava.
Em um determinado momento, percebemos que a força desta ferramenta é personalização, e decidimos modificar o Worksection para atender às nossas necessidades.
Versão personalizada
Nossa primeira e não óbvia solução foi optar por não gerenciar projetos na seção “Projetos”. Nosso projeto típico assume a forma de uma tarefa com subtarefas.
Dividimos nossos projetos em internos e externos. A visão básica que usamos é “kanban”
com um fluxo de trabalho pré-definido, status e etiquetas que orientam o projeto. Cada quadro representa um
departamento composto por designers, redatores, desenvolvedores e gerentes de marketing. Também existem
quadros relacionados ao status do projeto, como “documentos” e “registro geral de projetos”.
Cada um de nossos projetos começa na seção Upcoming. Nós o planejamos e realizamos a forma como será iniciado, a forma de gerenciá-lo. Em seguida, o projeto entra no quadro do respectivo departamento. O gerente de projeto é responsável por tudo o que acontece dentro do projeto. Ele visualiza todas as tarefas, sua sequência e coerência, bem como prazos e prioridades para os usuários finais. Os executores finais, por sua vez, veem sua carga e prioridades de tarefas simplesmente clicando em suas fotos. A alta administração também pode monitorar todos os projetos.
O que é conveniente nesse sistema? Cada funcionário da empresa entende o que ele/ela deve fazer agora e em breve. O executor pode obter tarefas de diferentes gerentes de projeto, e também coordena prioridades na execução de tarefas com os PMs. Em nossas reuniões semanais, definimos prioridades globais.
Status e etiquetas
Desenvolvemos status para os processos que realmente ocorrem em nossa empresa. Por exemplo, o departamento de produção de vídeo tem seus próprios processos de trabalho e etiquetas. Eles podem personalizar o fluxo de trabalho “para si mesmos”, para se adequar à sua realidade. Esta é uma característica única do Worksection que não vimos em outros sistemas.
Etiquetas no Worksection
- As etiquetas são um aspecto importante das possibilidades funcionais do Worksection. Elas ajudam a identificar o tipo de projeto.
- Você também pode usar etiquetas para indicar o status da tarefa.
as pessoas são o recurso principal
Feito Sob Medida para o Digital
Nosso modelo de trabalho no Worksection pode ser usado em qualquer agência digital que lide com muitos projetos. Se houver várias dezenas de projetos — internos, externos, suspensos ou talvez pendentes — é muito difícil gerenciá-los. É até impossível avaliar o que está acontecendo.
Conseguimos lidar com cerca de 20 projetos simultaneamente. Graças ao Worksection, quatro gerentes de projeto lidam com esse volume. O Worksection se adequará a todos os tipos de negócios onde as pessoas são o recurso principal. Essas são empresas de produção, agências digitais, escritórios de arquitetura, talvez.
Para gerenciar projetos e pessoas de forma eficiente, é necessário uma ferramenta adequada. O Worksection é exatamente esse tipo de ferramenta.